Personalisierte Zertifikate per Seriendruck im Stapel drucken

Um personalisierte Zertifikate im Stapel zu drucken, führen Sie Ihre Liste per Serienbrief zu einem gemeinsamen PDF mit einem Zertifikat pro Seite zusammen, sortiert in der Reihenfolge, in der Sie sie überreichen. Drucken Sie eine einzelne Testseite auf Normalpapier, um die Ausrichtung zu prüfen, und drucken Sie dann die ganze Datei in tatsächlicher Größe (nicht „An Seite anpassen“) auf Zertifikatspapier, in Etappen, die Sie zwischendurch kontrollieren können. Diese Anleitung behandelt die Details, die über einen reibungslosen Druckdurchgang entscheiden: Papier, Druckeinstellungen, Reihenfolge, Ausrichtung auf vorgedrucktem Zertifikatspapier und den Druck einer Rückseite.

Vorlage für ein Leistungszertifikat mit personalisiertem Empfängernamen.

Schritt 1: Ein gemeinsames, druckfertiges PDF erstellen

Zum Drucken ist ein gemeinsames PDF besser als ein Ordner mit Einzeldateien. Sie senden einen einzigen Druckauftrag, statt 80 Dateien zu öffnen, jedes Zertifikat erhält dieselben Druckeinstellungen, und die Seitenzahlen entsprechen direkt den Zeilen Ihrer Liste. Wenn sich Zertifikat 37 im Drucker staut, drucken Sie Seite 37 erneut und sonst nichts.

Zwei Dinge sollten Sie vor dem Drucken prüfen:

Immer ein Zertifikat pro Seite. Wenn ein langer Name oder Kurstitel in eine zweite Zeile umbricht und Text auf eine zusätzliche Seite schiebt, ist jedes folgende Zertifikat verrutscht. Sehen Sie sich den längsten Namen Ihrer Liste in der Vorschau an, bevor Sie den Stapel erzeugen.
Das Vorlagenformat passt zu Ihrem Papier. Eine A4-Vorlage, die auf US Letter gedruckt wird (oder umgekehrt), wird skaliert oder beschnitten. Legen Sie das Design für das Papier an, das Sie tatsächlich einlegen.

Wenn Sie Vorlage und Liste noch nicht erstellt haben, führt Sie diese Anleitung für Zertifikate per Serienbrief als PDF Schritt für Schritt durch.

Schritt 2: Die Liste in die Reihenfolge der Übergabe bringen

Die Zertifikate kommen in der Reihenfolge der Zeilen Ihrer Tabelle heraus. Sortieren Sie also die Liste vor dem Serienbrief, nicht das Papier danach. Sortieren Sie nach Nachnamen für eine Feier, bei der die Namen alphabetisch aufgerufen werden, nach Klasse oder Gruppe, wenn jede Lehrkraft ihren eigenen Stapel überreicht, oder nach Sitzordnung, wenn die Personen so nach vorne gerufen werden. Werden die Gruppen getrennt bedient, führen Sie für jede Gruppe einen eigenen Serienbrief aus, damit jeder Stapel eine eigene Datei ist.

Prüfen Sie dann, wie Ihr Drucker das Papier ablegt. Die meisten Bürolaserdrucker geben die Seiten mit der Druckseite nach unten aus, sodass der Stapel in der richtigen Reihenfolge herauskommt. Drucker, die mit der Druckseite nach oben ausgeben, erzeugen einen umgekehrten Stapel; nutzen Sie in diesem Fall die Option für umgekehrte Reihenfolge im Druckdialog, sofern Ihr Druckertreiber eine anbietet.

Schritt 3: Das Papier wählen

Grammatur. Normales Kopierpapier (80 g/m² bzw. 20 lb) wirkt für ein Zertifikat dünn. Schwereres Papier oder leichter Karton, etwa 120 bis 250 g/m², fühlt sich wie ein Dokument an, das man aufbewahrt. Prüfen Sie in den technischen Daten Ihres Druckers die maximale Grammatur und verwenden Sie für schwereres Papier den manuellen Einzug oder die Universalzufuhr, da dort der Papierweg meist am geradesten ist.
Oberfläche. Matte Papiere, Pergamentpapier und Papiere mit Leinenstruktur passen zu Zertifikaten und nehmen Toner und Tinte gut an. Glänzendes Papier gibt es entweder für Tintenstrahl- oder für Laserdrucker, und die beiden sind nicht austauschbar.
Vorgedrucktes Zertifikatspapier. Papier mit gedrucktem Rahmen, Siegel oder Folienprägung erspart Ihnen den Druck der Gestaltung. Prüfen Sie, ob auf der Packung steht, dass es für Ihren Druckertyp geeignet ist: Folien- und Prägepapier ist nicht immer sicher in einem Laserdrucker, dessen Fixiereinheit das Papier erhitzt.
Reserve. Kaufen Sie mindestens 10 Prozent mehr Papier, als Sie Zertifikate haben. Fehleinzüge, ein falsch geschriebener Name und die Testblätter verbrauchen alle Papier.

Schritt 4: Druckeinstellungen, die das Layout erhalten

Tatsächliche Größe oder 100 Prozent. Wählen Sie im Druckdialog Ihres PDF-Readers „Tatsächliche Größe“ statt „Anpassen“ oder „Übergroße Seiten verkleinern“. Beim Anpassen wird die Seite um einige Prozent skaliert, und das reicht, um auf vorgedrucktem Papier jeden Namen von seiner Linie zu schieben.
Ausrichtung. Zertifikate im Querformat sollten im Querformat gedruckt werden. Wenn der Reader eine automatische Drehung anbietet, prüfen Sie die erste Seite in der Vorschau.
Papiertyp. Stellen Sie den Papiertyp im Druckertreiber auf schweres Papier, Karton oder dicken Karton, damit der Drucker Geschwindigkeit und Fixiertemperatur anpasst. Wird das übersprungen, ist verschmierter Toner auf dickem Papier eine häufige Folge.
Standardmäßig einseitig. Viele Bürodrucker drucken ab Werk beidseitig. Stellen Sie auf einseitig um, es sei denn, Sie drucken bewusst eine Rückseite (siehe Schritt 6).
Fach. Wählen Sie das Fach, in das Sie das Zertifikatspapier eingelegt haben, damit der Drucker nicht mittendrin Normalpapier aus der Hauptkassette zieht.

Schritt 5: Die Namen auf vorgedrucktem Zertifikatspapier ausrichten

Wenn Rahmen, Titel und Logo bereits auf dem Papier gedruckt sind, darf Ihre Vorlage nur den Text enthalten, der sich pro Person ändert, und zwar genau über den leeren Linien platziert. So kommen Sie üblicherweise dorthin:

Legen Sie eine Vorlage ohne Gestaltung an: eine leere Seite im Papierformat Ihres Vordruckpapiers, auf der nur die Felder stehen. Ein Scan eines leeren Zertifikats hilft als Referenz dafür, wo die Linien liegen, darf aber nicht in die Druckdatei gelangen.
Drucken Sie Seite 1 auf Normalpapier. Zeichnen Sie vor dem Drucken einen Pfeil an den oberen Rand des Blattes und notieren Sie, welche Seite nach oben zeigt, damit Sie erfahren, wie Ihr Drucker das Papier einzieht.
Halten Sie den Testdruck auf ein leeres Zertifikat gegen ein Fenster oder eine Lampe und messen Sie in Millimetern, wie weit der Name von seiner Linie entfernt ist.
Verschieben Sie die Felder um diesen Betrag, erzeugen Sie die Datei neu und testen Sie erneut. Zwei Durchgänge reichen meist.
Drucken Sie ein echtes Zertifikat, prüfen Sie es und drucken Sie dann den Rest.

Mit zwei Grenzen sollten Sie rechnen: Die meisten Bürodrucker können nicht bis ganz an den Blattrand drucken, halten Sie daher allen Text einige Millimeter davon entfernt. Und Papier wird nie zweimal genau an derselben Position eingezogen, lassen Sie also etwas Spielraum um die vorgedruckten Linien, statt Text dicht daran zu setzen.

Schritt 6: Eine Rückseite drucken (Duplex)

Manche Zertifikate tragen Informationen auf der Rückseite: eine Liste der Kursmodule, Stunden pro Thema, Hinweise zur Überprüfung oder Bedingungen. Für den Duplexdruck muss das gemeinsame PDF Vorder- und Rückseiten abwechseln (Vorderseite 1, Rückseite 1, Vorderseite 2, Rückseite 2), sodass jedes Zertifikat genau zwei Seiten hat. Ist Ihre Rückseite für alle gleich, muss sie trotzdem nach jeder Vorderseite erscheinen.

Wählen Sie bei Zertifikaten im Querformat in den Duplexeinstellungen an kurzer Kante spiegeln, wenn das Blatt seitlich umgedreht wird wie eine Buchseite; an langer Kante spiegeln druckt die Rückseite im Verhältnis dazu auf dem Kopf. Druckertreiber benennen diese Optionen unterschiedlich. Drucken Sie daher ein beidseitiges Testblatt und drehen Sie es so um, wie ein Empfänger es tun würde, bevor Sie den Stapel drucken.

Schritt 7: In Etappen drucken und zwischendurch prüfen

Drucken Sie in Etappen von 20 bis 50 Seiten und nutzen Sie dafür den Seitenbereich im Druckdialog. Ein Papierstau kostet Sie dann einige Blätter, nicht den ganzen Stapel.
Sehen Sie sich etwa jedes zehnte Zertifikat an, um schleichend verrutschende Ausrichtung, Streifen oder wenig Toner zu bemerken.
Führen Sie eine kurze Liste der Seiten, die neu gedruckt werden müssen (Staus, Fehleinzüge, späte Korrekturen der Schreibweise), und drucken Sie sie am Ende als einen Seitenbereich.
Lassen Sie Tintenstrahldrucke trocknen, bevor Sie sie stapeln, und lagern Sie den Stapel flach.
Wenn Zertifikate von Hand unterschrieben werden, planen Sie Zeit dafür ein: 200 Unterschriften mit Tinte dauern eine Weile. Ein gedrucktes Unterschriftsbild erspart Ihnen das.

Einen Zertifikat-Seriendruck aus Word drucken

Ist Ihr Zertifikat ein Word-Dokument, schickt Sendungen > Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken die zusammengeführten Zertifikate direkt an den Drucker, und im Dialog können Sie alle Datensätze, den aktuellen Datensatz oder einen Bereich von Datensätzen drucken. Sicherer ist Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten: Word erstellt ein Dokument mit allen Zertifikaten, das Sie durchblättern, korrigieren und vor dem Drucken als PDF speichern können. Achten Sie auf Namen, die in eine zweite Zeile umbrechen, denn Word schiebt dann den Rest dieses Zertifikats auf eine neue Seite, und der Stapel gerät durcheinander. Ein Textfeld mit fester Größe um den Namen oder eine etwas kleinere Schrift verhindert das.

Zertifikate mit MailMergic im Stapel drucken

MailMergic erstellt die Druckdatei für Sie im Browser. Laden Sie Ihr Zertifikat als PDF- oder Word-Datei hoch oder wählen Sie ein Design aus der Galerie der Zertifikatsvorlagen, fügen Sie Ihre Liste aus Excel, CSV oder Google Sheets hinzu und ziehen Sie die Spalten auf die Seite. Wählen Sie als Ausgabe ein einziges gemeinsames PDF, und Sie erhalten eine druckfertige Datei mit einem Zertifikat pro Zeile, in der Reihenfolge Ihrer Liste. Für vorgedrucktes Papier laden Sie eine leere Seite im Papierformat Ihres Vordrucks hoch, platzieren nur die Felder und justieren ihre Position mit dem oben beschriebenen Testdruck.

Für kleinere Formate, etwa Auszeichnungskarten oder Zertifikate im Kartenformat, von denen mehrere auf ein Blatt passen, setzt der Modus „Auffüllen bis voll“ mehrere Zeilen auf jede Seite, bis sie voll ist. Derselbe Serienbrief-Durchgang kann auch ein PDF pro Person erzeugen, damit jeder Empfänger neben der gedruckten auch eine digitale Ausfertigung per E-Mail erhält. Beachten Sie, dass der kostenlose Plan auf jedes PDF ein Wasserzeichen druckt; für Zertifikate, die Sie überreichen, brauchen Sie einen bezahlten Plan. Erstellen Sie Ihre Zertifikat-Druckdatei in MailMergic.

Sie überlegen noch, was auf das Zertifikat selbst gehört? Lesen Sie, was ein Abschlusszertifikat enthalten muss. Für den Serienbrief selbst sehen Sie, wie Sie Zertifikate aus Excel erstellen.