Serienbrief in Word erstellen – einfach & schnell mit MailMergic

Word-Serienbriefe erstellen, E-Mails personalisieren, in PDF konvertieren und Ihren gesamten Workflow automatisieren – ohne die Komplexität von Microsoft Office, ohne Plugins und ohne technisches Vorwissen.

Mit MailMergic erstellen Sie beeindruckende, personalisierte Dokumente in großem Umfang – dank nahtloser Excel-Integration, PDF-Generierung mit einem Klick und sicherer E-Mail-Zustellung. Optimiert für Geschwindigkeit, Genauigkeit und Datenschutz verwandelt MailMergic den klassischen Serienbrief in einen modernen, automatisierten Prozess, mit dem Sie Stunden sparen und in wenigen Minuten professionelle Ergebnisse erzielen.

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Word-Serienbriefe im Vergleich – MailMergic vs. Microsoft Word

Microsoft Word-Serienbriefe sind bewährt, aber häufig mühsam. MailMergic setzt genau dort an und macht den Prozess so einfach wie nie:

		Microsoft Word
Einrichtung	✓ In 2 Minuten einsatzbereit, keine Installation	✗ Erfordert Office- & Outlook-Einrichtung
Lernkurve	✓ Intuitiv und einfach, keine technischen Kenntnisse erforderlich	✗ Steilere Lernkurve, erfordert Kenntnisse mit Word & Makros
Datenquellen	✓ Excel, CSV, Google Sheets, Google Drive, Dropbox, OneDrive und mehr über Zapier	✗ Nur Excel
Benutzerdefinierte Dateinamen	✓ Vollständig anpassbar mithilfe von Variablen	✗ Keine individuellen oder dynamischen Dateinamen
Ausgabe in einzelnen Dateien	✓ Unterstützt	✗ Exportiert nur als ein einziges Sammeldokument
In PDF konvertieren	✓ Unterstützt	✗ Erfordert Macros oder Plug-ins
Passwortschutz für Dokumente	✓ Flexibler, anpassbarer Passwortschutz für jedes Dokument	✗ Nein
E-Mails senden	✓ Automatisierte Zustellung, Einrichtung in 30 Sekunden	✗ Erfordert Outlook, Plug-ins und Konfiguration – dazu oft begrenzte SMTP-Versandlimits.
Wiederverwendbare Vorlagen	✓ Serienbriefvorlagen speichern und wiederverwenden	✗ Begrenzt oder manuell
Automatisierung	✓ Integrierte Automatisierung mit über 8.000 Apps	✗ Erfordert VBA oder externe Tools
KI-gestützte Fehlererkennung	✓ Erkennt und markiert Inkonsistenzen und fehlerhafte Einträge automatisch	✗ Keine Überprüfung von Daten

Warum MailMergic die bessere Wahl für Serienbriefe aus Word und Excel ist

Mit MailMergic wird die Serienbrief-Erstellung spürbar einfacher, effizienter und sicherer – dank Funktionen, die weit über die Möglichkeiten von Word und Excel hinausgehen.

Schnell & intuitiv

Starten Sie Ihr erstes Mail-Merge-Projekt in Minuten statt Stunden. MailMergic ist so intuitiv, dass Sie keinerlei technische Vorkenntnisse benötigen. Laden Sie einfach Ihre Word-Vorlage (.doc oder .docx) hoch, verbinden Sie Ihre Excel- oder Google-Sheets-Daten, und schon können Sie Ihre Dokumente erzeugen. Ob 10 oder 10.000 personalisierte Dateien – der Ablauf bleibt stets schnell und unkompliziert.

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DSGVO-konform & sicher

MailMergic wurde mit einem klaren Fokus auf Sicherheit entwickelt. Ihre Daten bleiben durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, moderne Infrastruktur und strikte Compliance geschützt. Für hochsensible Informationen wie Gesundheits- oder Bankdaten ermöglicht Ihnen die MailMergic Offline-App, alles lokal zu verarbeiten. Anders als beim Mail Merge in Word bietet MailMergic standardmäßig Schutz auf Enterprise-Niveau und gibt Ihre Daten niemals an Dritte weiter.

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KI-gestützte Fehlererkennung

„Das intelligente System von MailMergic prüft Ihre Daten in Echtzeit und erkennt fehlerhafte Angaben und Inkonsistenzen aller Art – etwa Buchstaben- oder Zahlendreher, fehlende Felder, doppelte Einträge oder ungewöhnliche Werte. So werden Probleme frühzeitig sichtbar, bevor Ihre Dokumente erzeugt werden. Das ist ein wichtiger Vorteil gegenüber Microsoft Mail Merge, das keine automatische Prüfung bietet. Beheben Sie mögliche Fehler ganz in Ruhe, bevor Sie Ihre finalen Dokumente erstellen.

Mehr erfahren

Unsere Kunden lieben MailMergic

Von kleinen Teams bis hin zu großen Organisationen – Nutzer weltweit verlassen sich auf MailMergic, um ihre Dokumentprozesse zu automatisieren, stundenlange Handarbeit einzusparen und jedes Mal perfekt personalisierte Ergebnisse zu liefern.

Durchschnittliche Bewertung im Jahr 2024: 4,7/5

„Mit MailMergic konnten wir unser Geschäft um 25% skalieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen.“

Alex Harper

Immobilienmakler

„Dank MailMergic haben wir 95 % der Fehler beseitigt, die wir früher in unseren Verträgen gefunden haben.“

Anil Kumar

Anwalt

„Wir haben über 100 Stunden pro Monat bei der Dokumentenvorbereitung eingespart.“

Sophia Davis

Handelsvertreterin

„Was normalerweise mindestens 2 oder 3 Stunden dauert, wurde auf nur 2 Minuten reduziert.“

Isabella Porter

HR-Managerin

„Ich war erstaunt, wie einfach MailMergic zu erlernen und zu bedienen war. Es war innerhalb von Minuten einsatzbereit“

Jamie Miller

Online-Lehrer

„MailMergic hat unseren gesamten Dokumenten-Workflow optimiert.“

Emily Lewis

Klinikmanagerin

Unsere Funktionen im Überblick

Wiederverwendbare Vorlagen

Erstellen Sie eine Bibliothek mit Word-Vorlagen und verwenden Sie diese unendlich oft wieder. Einmal mit Seriendruckfeldern konfiguriert, sind Ihre Vorlagen für jede zukünftige Kampagne bereit – perfekt für wiederkehrende Rechnungen, Standardverträge oder Zertifikatstapel.

Dynamische Dateibenennung

Generieren Sie automatisch eindeutige Dateinamen basierend auf Ihren Daten. Verwandeln Sie jedes Dokument ohne manuelle Arbeit in „Rechnung_[Kundenname]_[Datum].pdf“, wodurch die Dateiorganisation und -abruf mühelos werden.

E-Mail-AutomatisierungproEnterprise

Senden Sie personalisierte Dokumente direkt von MailMergic aus, wobei jeder Empfänger seine eindeutige Datei als PDF-Anhang erhält. Passen Sie E-Mail-Betreffzeilen und Textkörper mithilfe derselben Seriendruckfelder an, wodurch die manuelle Verteilung über Outlook oder Gmail entfällt.

Automatische PDF-Konvertierung

Konvertieren Sie alle zusammengeführten Dokumente in PDF. Sie müssen Dateien nicht einzeln öffnen und exportieren – MailMergic übernimmt die Massen-PDF-Generierung und behält dabei die Formatierung perfekt bei.

Dynamische Bildeinfügung

ProEnterprise

Fügen Sie jedem Dokument basierend auf Ihren Daten unterschiedliche Bilder hinzu. Zeigen Sie Kundenlogos, Produktfotos oder personalisierte Signaturen automatisch in jeder Version an – Funktionen, die mit dem Standard-Seriendruck in MS Word unmöglich sind.

QR-Code-Integration

Fügen Sie dynamische QR-Codes in Ihre Word-Dokumente ein. Jeder Code kann eindeutige Informationen (URLs, Kontaktdaten, Zahlungslinks) enthalten, die sich automatisch an jeden Empfänger anpassen – ideal für Veranstaltungstickets, Ausweise oder Authentifizierungszertifikate.

Zusammenarbeit mit KollegenEnterprise

Arbeiten Sie effizient mit Teamkonten, die mehrere Benutzer unterstützen. Definieren Sie Rollen und Berechtigungen, teilen Sie Vorlagen und verfolgen Sie Aktivitäten, was für Personalabteilungen, Buchhaltungsteams und Marketinggruppen, die an Serienbriefprojekten zusammenarbeiten, unerlässlich ist.

Unbegrenzte AutomatisierungproEnterprise

Planen Sie wiederkehrende Serienbriefe, die automatisch in festgelegten Intervallen ausgeführt werden. Verbinden Sie MailMergic über die API mit Ihren Datenquellen und erstellen Sie vollständig automatisierte Workflows. Generieren und versenden Sie monatliche Berichte, wiederkehrende Rechnungen oder Zertifikate ohne menschliches Zutun.

All diese Funktionen vereinen sich in einer einzigen, benutzerfreundlichen Lösung, die das Erstellen von Serienbriefen mit Excel oder Word grundlegend vereinfacht. Entdecken Sie unsere verfügbaren Pläne auf der Preisseite

Schritt-für-Schritt:
So erstellen Sie einen Word Serienbrief

Das Erstellen eines Serienbriefs in Word mit MailMergic ist unkompliziert und dauert nur 5 Schritte. Für eine vollständige visuelle Demonstration sehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Word Serienbriefs in MailMergic an.

Schritt 1: Laden Sie Ihre Word-Datei hoch

Melden Sie sich bei Ihrem MailMergic-Konto an und erstellen Sie einen neuen Serienbrief. Laden Sie Ihre Word-Vorlage hoch. Die Benutzeroberfläche führt Sie durch jeden Konfigurationsschritt.

Schritt 2: Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch

Strukturieren Sie Ihre Daten in Excel oder Google Sheets mit Spaltenüberschriften in der ersten Zeile (Vorname, Firma, Adresse usw.). Stellen Sie sicher, dass die Daten sauber und konsistent sind, um Seriendruckfehler zu vermeiden. Jede Zeile stellt ein personalisiertes Dokument dar.

Schritt 3: Drag & Drop Platzhalter

Fügen Sie Seriendruckfeld-Platzhalter ein, an denen personalisierte Daten erscheinen sollen. Fügen Sie Tags wie @Vorname, @Firma, @Adresse an den entsprechenden Stellen ein. Formatieren Sie Ihre Vorlage mit Schriftarten, Farben, Tabellen, Bildern, Kopf- und Fußzeilen – die gesamte Formatierung bleibt in den zusammengeführten Dokumenten erhalten.

Schritt 4: Vorschau und Validierung

Bevor Sie alle Dokumente generieren, können Sie die Vorschau ansehen, um zu überprüfen, ob alles korrekt angezeigt wird. Die KI-Fehlererkennung von MailMergic benachrichtigt Sie über Datenanomalien, fehlende Felder oder Formatierungsprobleme. Nehmen Sie Korrekturen direkt in der Benutzeroberfläche vor oder aktualisieren Sie Ihre Quelldatei nach Bedarf.

Schritt 5: Generieren und verteilen

Starten Sie den Seriendruck, um alle personalisierten Dokumente zu erstellen. Wählen Sie Ihre bevorzugte Ausgabe:

● Laden Sie alle Word-Dateien in einem einzigen ZIP-Archiv herunter
● Automatische Konvertierung in das PDF-Format
● Senden Sie sie per E-Mail mit personalisierten Anhängen
● Planen Sie die wiederkehrende automatische Generierung

Der gesamte Mail-Merge-Vorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten. Dadurch können Sie deutlich mehr Kampagnen mit deutlich weniger Aufwand durchführen als in Microsoft Word.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Serienbrief in Microsoft Word?

Serienbrief in Microsoft Word ist eine Funktion, die eine Dokumentvorlage mit einer Datenquelle (wie Excel) kombiniert, um automatisch personalisierte Kopien zu erstellen. Sie können beispielsweise 500 angepasste Briefe erstellen, indem Sie eine einzelne Briefvorlage mit einer Tabelle mit 500 Namen und Adressen zusammenführen. MailMergic erweitert diesen Prozess durch Hinzufügen von Automatisierung, Fehlererkennung, PDF-Konvertierung und E-Mail-Verteilungsfunktionen.

Kann ich MailMergic für Serienbriefe mit Excel-Daten verwenden?

Ja. MailMergic arbeitet nahtlos mit Excel-Dateien (.xlsx, .xls), Google Sheets und CSV-Formaten zusammen. Laden Sie einfach Ihre Tabelle hoch, deren Spaltenüberschriften zu den Platzhaltern Ihrer Word-Vorlage passen – den Rest erledigt MailMergic automatisch. Diese Flexibilität sorgt für eine reibungslose Integration in die meisten Geschäftssysteme und Arbeitsabläufe.

Kann ich meinen Word-Serienbrief als PDF exportieren oder per E-Mail versenden?

Ja – das gehört zu den zentralen Funktionen von MailMergic. Nach dem Zusammenführen können Sie alle Dokumente mit einem Klick als PDF exportieren, was für universelle Kompatibilität und eine professionelle Darstellung sorgt. Außerdem kann MailMergic jede personalisierte PDF automatisch an die jeweiligen Empfänger senden – inklusive individueller Betreffzeilen und Nachrichten. Diese vollständige Automatisierung macht manuelle Verteilungsarbeit überflüssig.

Ist MailMergic mit Microsoft Word kompatibel?

Ja. MailMergic ist vollständig kompatibel mit den Microsoft-Word-Formaten (.doc und .docx). Sie erstellen Ihre Vorlagen ganz normal in Word, und MailMergic übernimmt während des Mail-Merge-Prozesses sämtliche Formatierungen, Designs, Schriftarten, Tabellen, Bilder und das gesamte Layout. Sie müssen keine neuen Tools zur Dokumenterstellung lernen – nutzen Sie Word einfach wie gewohnt.

Ist MailMergic DSGVO-konform?

Ja. Sicherheit, Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO stehen im Zentrum der Entwicklung von MailMergic. Sämtliche Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt, sicher verarbeitet und niemals an Dritte weitergegeben. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Informationen. MailMergic erfüllt internationale Datenschutzstandards und die Anforderungen der DSGVO, damit Ihre Dokumente und Kundendaten stets geschützt bleiben. Weitere Details zu unserem Sicherheits- und Datenschutzkonzept finden Sie in unserem dedizierten Artikel zur Sicherheit.

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Optimieren Sie noch heute Ihren Mail-Merge-Workflow

Word-Serienbriefe müssen weder langsam noch fehleranfällig sein.
MailMergic bietet moderne Automatisierung, Sicherheit und intelligente Funktionen – weit über die eingebauten Tools von Microsoft Word hinaus.

Von Arbeitsverträgen und Kundenanschreiben bis hin zu Rechnungen und Zertifikaten
verwandelt MailMergic stundenlange Handarbeit in wenige Minuten automatisierter Arbeit.

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