Imprimer des certificats personnalisés par lots avec le publipostage

Pour imprimer des certificats personnalisés par lots, fusionnez votre liste par publipostage en un seul PDF regroupé, avec un certificat par page, trié dans l’ordre où vous allez les remettre. Imprimez une seule page de test sur du papier ordinaire pour vérifier l’alignement, puis imprimez tout le fichier en taille réelle (et non « Ajuster ») sur du papier à certificat, par lots que vous pouvez contrôler au fur et à mesure. Ce guide couvre les détails qui font qu’une impression se passe bien ou non : le papier, les réglages d’impression, l’ordre, l’alignement sur du papier à certificat pré-imprimé et l’impression d’un verso.

Modèle de certificat de réussite avec le nom personnalisé du destinataire.

Étape 1 : créer un seul PDF regroupé, prêt à imprimer

Pour l’impression, un seul PDF regroupé vaut mieux qu’un dossier de fichiers individuels. Vous envoyez une seule tâche d’impression au lieu d’ouvrir 80 fichiers, chaque certificat reçoit les mêmes réglages d’impression, et les numéros de page correspondent directement aux lignes de votre liste. Si le certificat 37 se coince, vous réimprimez la page 37 et rien d’autre.

Deux points à vérifier avant d’imprimer :

Un certificat par page, toujours. Si un nom ou un intitulé de formation long passe à la ligne et repousse du texte sur une page supplémentaire, tous les certificats suivants sont décalés. Affichez l’aperçu du nom le plus long de votre liste avant de générer le lot.
Le format du modèle correspond à votre papier. Un modèle A4 imprimé sur du US Letter (ou l’inverse) est mis à l’échelle ou rogné. Concevez le modèle pour le papier que vous allez réellement charger.

Si vous n’avez pas encore préparé le modèle et la liste, ce guide du publipostage de certificats en PDF vous accompagne pas à pas.

Étape 2 : trier la liste dans l’ordre de remise

Les certificats sortent dans l’ordre des lignes de votre tableur : triez donc la liste avant le publipostage, plutôt que le papier après. Triez par nom de famille pour une cérémonie où les noms sont appelés par ordre alphabétique, par classe ou par groupe si chaque enseignant remet sa propre pile, ou selon le plan de table si c’est ainsi que les personnes sont appelées. Lorsque les groupes sont remis séparément, lancez un publipostage par groupe pour que chaque pile corresponde à son propre fichier.

Vérifiez ensuite comment votre imprimante empile le papier. La plupart des imprimantes laser de bureau sortent les pages face imprimée vers le bas, si bien que la pile sort dans le bon ordre. Les imprimantes qui sortent les pages face vers le haut produisent une pile inversée ; dans ce cas, utilisez l’option d’impression en ordre inverse de la boîte de dialogue d’impression, si le pilote de votre imprimante la propose.

Étape 3 : choisir le papier

Grammage. Le papier de photocopie standard (80 g/m² ou 20 lb) paraît trop fin pour un certificat. Un papier plus épais ou un carton léger, d’environ 120 à 250 g/m², donne l’impression d’un document qui mérite d’être conservé. Vérifiez le grammage maximal indiqué dans les caractéristiques de votre imprimante, et utilisez le bac manuel ou le bac d’alimentation manuelle pour le papier épais, car c’est généralement lui qui offre le trajet papier le plus droit.
Finition. Les papiers mats, parchemin et toilés conviennent bien aux certificats et acceptent bien le toner comme l’encre. Le papier brillant est conçu soit pour les imprimantes jet d’encre, soit pour les imprimantes laser, et les deux ne sont pas interchangeables.
Papier à certificat pré-imprimé. Un papier avec une bordure, un sceau ou une dorure déjà imprimés vous évite d’imprimer le visuel vous-même. Vérifiez sur l’emballage qu’il convient à votre type d’imprimante : le papier doré ou gaufré n’est pas toujours sans risque dans une imprimante laser, où l’unité de fusion chauffe le papier.
Réserve. Achetez au moins 10 % de papier de plus que de certificats. Les mauvaises alimentations, un nom mal orthographié et les feuilles de test consomment tous du papier.

Étape 4 : des réglages d’impression qui préservent la mise en page

Taille réelle ou 100 %. Dans la boîte de dialogue d’impression de votre lecteur PDF, choisissez « Taille réelle » plutôt que « Ajuster » ou « Réduire les pages trop grandes ». L’ajustement réduit la page de quelques pour cent, ce qui suffit à faire sortir chaque nom de sa ligne sur du papier pré-imprimé.
Orientation. Les certificats au format paysage doivent s’imprimer en paysage. Si le lecteur propose la rotation automatique, vérifiez la première page dans l’aperçu.
Type de papier. Dans le pilote de l’imprimante, réglez le type de papier sur papier épais, carte ou carton, pour que l’imprimante adapte sa vitesse et la température de fusion. Oublier ce réglage est une cause fréquente de toner qui bave sur le papier épais.
Recto seul par défaut. Beaucoup d’imprimantes de bureau impriment en recto verso dès l’installation. Passez en recto seul, sauf si vous imprimez volontairement un verso (voir l’étape 6).
Bac. Choisissez le bac dans lequel vous avez chargé le papier à certificat, pour que l’imprimante ne prenne pas du papier ordinaire dans le bac principal en cours de route.

Étape 5 : aligner les noms sur du papier à certificat pré-imprimé

Lorsque la bordure, le titre et le logo sont déjà imprimés sur le papier, votre modèle ne doit contenir que le texte qui change d’une personne à l’autre, placé exactement sur les lignes vides. La méthode habituelle :

Créez un modèle sans le visuel : une page vierge au format de votre papier, avec seulement les champs. Un scan d’un certificat vierge aide à repérer où se trouvent les lignes, mais il ne doit pas se retrouver dans le fichier d’impression.
Imprimez la page 1 sur du papier ordinaire. Avant d’imprimer, dessinez une flèche sur le bord supérieur de la feuille et notez quelle face est vers le haut, pour comprendre comment votre imprimante entraîne le papier.
Superposez l’impression de test à un certificat vierge contre une fenêtre ou une source de lumière, et mesurez en millimètres l’écart entre le nom et sa ligne.
Déplacez les champs de cette distance, régénérez et testez à nouveau. Deux essais suffisent généralement.
Imprimez un vrai certificat, vérifiez-le, puis imprimez le reste.

Deux limites à prévoir : la plupart des imprimantes de bureau ne peuvent pas imprimer jusqu’au bord de la feuille, alors gardez tout le texte à quelques millimètres du bord. Et le papier n’entre jamais deux fois exactement à la même position : laissez donc une marge de tolérance autour des lignes pré-imprimées au lieu de coller le texte contre elles.

Étape 6 : imprimer un verso (recto verso)

Certains certificats portent des informations au verso : la liste des modules de la formation, les heures par thème, des instructions de vérification ou des conditions. Pour l’impression recto verso, le PDF regroupé doit alterner les pages recto et verso (recto 1, verso 1, recto 2, verso 2), de sorte que chaque certificat fasse exactement deux pages. Si votre verso est identique pour tout le monde, il doit quand même apparaître après chaque page recto.

Pour les certificats au format paysage, choisissez retourner sur les bords courts dans les réglages recto verso si la feuille se retourne latéralement comme la page d’un livre ; retourner sur les bords longs imprime le verso à l’envers par rapport à ce sens. Les pilotes d’imprimante nomment ces options différemment : imprimez donc une feuille de test recto verso et retournez-la comme le ferait un destinataire avant d’imprimer le lot.

Étape 7 : imprimer par lots et contrôler au fur et à mesure

Imprimez par lots de 20 à 50 pages, en utilisant la plage de pages de la boîte de dialogue d’impression. Un bourrage papier ne vous coûte alors que quelques feuilles, et non toute la pile.
Regardez environ un certificat sur dix pour repérer un décalage progressif, des traînées ou un manque de toner.
Tenez une courte liste des pages à réimprimer (bourrages, mauvaises alimentations, corrections d’orthographe tardives) et imprimez-les à la fin en une seule plage de pages.
Laissez sécher les impressions jet d’encre avant de les empiler, et rangez la pile à plat.
Si les certificats sont signés à la main, prévoyez le temps de signature : 200 signatures à l’encre prennent un moment. Une image de signature imprimée vous l’évite.

Imprimer un publipostage de certificats depuis Word

Si votre certificat est un document Word, Publipostage > Terminer et fusionner > Imprimer les documents envoie les certificats fusionnés directement à l’imprimante, et la boîte de dialogue vous permet d’imprimer tous les enregistrements, l’enregistrement en cours ou une plage d’enregistrements. La voie la plus sûre est Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels : Word crée un seul document avec tous les certificats, que vous pouvez parcourir, corriger et enregistrer en PDF avant l’impression. Faites attention aux noms qui passent à la ligne, car Word repousse alors le reste de ce certificat sur une nouvelle page et la pile se décale. Une zone de texte de taille fixe autour du nom, ou une police un peu plus petite, évite ce problème.

Imprimer des certificats par lots avec MailMergic

MailMergic produit le fichier d’impression pour vous, dans le navigateur. Importez votre certificat en PDF ou en fichier Word, ou choisissez un modèle dans la galerie de modèles de certificat, ajoutez votre liste depuis Excel, un CSV ou Google Sheets, et faites glisser les colonnes sur la page. Choisissez un seul PDF regroupé comme format de sortie : vous obtenez un fichier prêt à imprimer avec un certificat par ligne, dans l’ordre de votre liste. Pour du papier pré-imprimé, importez une page vierge au format de votre papier, placez uniquement les champs et ajustez leur position avec l’impression de test décrite plus haut.

Pour les petits formats, comme des cartes de récompense ou des certificats au format carte qui tiennent à plusieurs par feuille, le mode de remplissage place plusieurs lignes sur chaque page jusqu’à ce qu’elle soit pleine. Le même publipostage peut aussi produire un PDF par personne, pour envoyer à chaque destinataire une copie numérique en plus de la version imprimée. Notez que l’offre gratuite imprime un filigrane sur chaque PDF ; pour des certificats que vous remettez, vous aurez besoin d’une offre payante. Créez votre fichier d’impression de certificats dans MailMergic.

Vous n’avez pas encore décidé de ce qui figure sur le certificat lui-même ? Consultez ce que doit contenir un certificat de fin de formation. Pour le publipostage lui-même, découvrez comment générer des certificats à partir d’Excel.