Chaque secteur utilise sa part de documents numériques. Le domaine de l’éducation s’appuie quotidiennement sur de nombreux fichiers normalisés de ce type. Les certificats d’achèvement de cours font partie de ceux qui doivent être délivrés régulièrement.
Malheureusement, cette tâche peut être extrêmement fastidieuse et répétitive. MailMergic offre la possibilité de créer sans effort des flux de travail PDF de remplissage automatique qui prennent en charge les tâches manuelles et simplifient le traitement des PDF de remplissage en masse.
L’importance des certificats numériques d’achèvement de cours
Un certificat de cours doit avoir une belle apparence et doit également paraître professionnel. Une mise en page, un format et des éléments d’image de marque appropriés contribuent tous à la crédibilité de l’établissement d’enseignement.
Voici pourquoi la qualité est importante lorsqu’il s’agit de générer des certificats de cours au format PDF :
- Les certificats de haute qualité semblent crédibles
- Ils renforcent la confiance des étudiants dans l’institution académique respective.
- Un certificat d’achèvement de cours est un excellent outil de valorisation de la marque.
- Elle établit la certification et la licence d’une institution académique (éléments qui ajoutent de la gravité au document)
Avantages de l’utilisation du format PDF
Les certificats d’achèvement de cours au format PDF sont très utiles pour toutes les raisons suivantes :
- Création à la demande sans effort
- Le formatage du document est toujours maintenu (quelle que soit la façon dont le certificat est partagé).
- Le format PDF est largement adopté (quasi universel)
- Peut être crypté et protégé par un mot de passe si nécessaire.
- Intégration sans effort d’éléments textuels et graphiques
- Pratique et compact
Un guide simple pour utiliser MailMergic afin de générer des certificats d’achèvement de cours
Les établissements d’enseignement et les universités doivent délivrer des centaines, voire des milliers, de certificats d’achèvement de cours chaque année.
Heureusement, le processus peut être automatisé grâce à des programmes qui remplissent automatiquement les PDF (avec Excel).
MailMergic (PMM) est l’une de ces solutions, qui est fournie avec une version gratuite. Voici un guide étape par étape pour remplir les certificats d’achèvement de cours avec PMM :
- Étape 1 : téléchargez le modèle PDF de votre diplôme.
- Étape 2 : Téléchargez le tableau Excel qui sera utilisé comme source de données pour le remplissage automatique du certificat. Si vous avez besoin de plus d’informations sur la façon de structurer la feuille de calcul Excel, veuillez cliquer ici.
- Étape 3 : Faites glisser et déposez les éléments qui devront être remplis automatiquement dans le certificat d’achèvement du cours. Le plus souvent, il s’agit du nom de l’élève, d’une date, d’une note, etc. Vous pouvez également choisir une police et un style de texte pour tous les éléments qui seront remplis automatiquement dans le certificat d’achèvement de cours/diplôme.
- Étape 4 : Indiquez quel doit être le nom du fichier personnalisé pour chaque diplôme généré. Choisissez également les options de sortie (documents séparés ou combinés, suppression ou conservation des éléments de formulaire interactifs) et indiquez si vous souhaitez recevoir des pièces jointes par courrier électronique une fois le travail terminé.
- Étape 5 : Cliquez sur Générer des fichiers PDF, asseyez-vous et détendez-vous.
- Étape 6 : vous pouvez indiquer les adresses électroniques des destinataires dans votre tableau Excel et préciser si vous souhaitez que les VFP finalisés soient envoyés automatiquement. Lorsque ces informations sont fournies, PMM peut envoyer les diplômes générés par la plateforme au bon destinataire. C’est une tâche en moins pour vous !
PMM fonctionne avec toutes sortes de modèles de certificats et vous pouvez générer autant de champs à remplir que nécessaire. Le logiciel suivra vos exigences pour remplir automatiquement et concevoir chaque certificat tel que vous l’imaginez.
Vous pouvez toujours trouver plus d’informations sur MailMergic et son fonctionnement en visitant notre site Web ou en contactant l’équipe d’assistance clientèle à l’adresse [email protected].
