Publipostage de lettres professionnelles : des courriers personnalisés dans Word

Un publipostage de lettres professionnelles produit une lettre finie par client à partir d'un seul modèle Word et d'une liste Excel. Ce qui change d'un destinataire à l'autre, c'est l'adresse du destinataire, la formule d'appel, quelques valeurs dans le texte (numéro de client, montant, date) et parfois des paragraphes entiers. Ce guide montre comment configurer chacun de ces éléments pour que les lettres semblent écrites une à une, et comment choisir à la fin entre impression, PDF et e-mail.

Les exemples utilisent Microsoft Word avec une liste Excel. Si vous avez d'abord besoin des manipulations de base (connecter la liste, insérer un champ, Terminer et fusionner), consultez le guide de l'onglet Publipostage.

Quelles parties d'une lettre professionnelle personnaliser

• En-tête de lettre : identique pour tous. Placez-le dans l'en-tête du document pour qu'il se répète sur chaque page.
• Date : en général identique pour tous. Tapez-la en texte brut plutôt que d'insérer une date qui se met à jour automatiquement : une lettre rouverte le mois suivant affichera toujours le jour de l'envoi.
• Adresse du destinataire : personnalisée (nom, fonction, société, rue, code postal, ville, pays).
• Référence ou objet : souvent personnalisé, par exemple « Votre compte 10482 ».
• Formule d'appel : personnalisée, et c'est la partie qui pose le plus souvent problème.
• Corps du texte : surtout du texte fixe, avec des valeurs individuelles et des paragraphes facultatifs.
• Formule de politesse et signature : fixes, ou personnalisées quand des personnes différentes signent pour des clients différents.

Les données derrière les lettres

Donnez à chaque élément de la lettre sa propre colonne. Cette liste d'exemple couvre tout ce qui est utilisé plus bas :

Civilité	Prénom	Nom	Société	Adresse	Ville	CodePostal	NumClient	Solde	Responsable
Docteur	Anna	Becker	Cabinet dentaire Becker	12 rue des Ormes	Bordeaux	33000	10482	0	Laura Chen
Monsieur	Julien	Moreau	Moreau & Fils	7 quai du Port	Marseille	13002	10519	420,00	Marc Ellis
	Camille	Morel		30 avenue des Coteaux	Nantes	44000	10533	0	Laura Chen

Regardez la troisième ligne : pas de civilité ni de société. Les vraies listes de clients ont toujours ce genre de trous, et la lettre doit savoir les gérer. La ligne d'en-tête, les colonnes de texte ou de nombres et les codes postaux sont traités en détail dans notre guide pour préparer les données Excel pour un publipostage.

L'adresse du destinataire

Vous avez deux possibilités :

• Bloc d'adresse (onglet Publipostage) : insère toute l'adresse sous forme d'un seul champ et omet les lignes vides, si bien que la lettre de Camille Morel n'a pas de ligne vide à l'endroit de la société. Dans sa boîte de dialogue, choisissez le format du nom, cochez Insérer le nom de la société et réglez la règle du pays sur N'inclure le pays/la région que si différent(e) de votre propre pays. Si un élément se retrouve au mauvais endroit, utilisez Faire correspondre les champs pour indiquer à Word quelle colonne correspond à quoi.
• Des champs de fusion séparés : contrôle total sur la mise en page (fonction sur sa propre ligne, ligne « À l'attention de »), mais les champs vides laissent des lignes vides, sauf si vous les entourez d'un champ IF, comme le montre le guide de l'onglet Publipostage.

Si vous envoyez vos lettres dans des enveloppes à fenêtre, vérifiez une fois la position de l'adresse par rapport à la fenêtre sur une lettre de test imprimée. Vous n'aurez alors pas besoin de publipostage séparé pour les enveloppes.

La formule d'appel : selon la civilité, le genre ou le prénom

La méthode rapide : Ligne de salutation

Ligne de salutation compose « Cher Docteur Becker, » à partir de la civilité et du nom, et utilise une formule de repli comme « Madame, Monsieur, » quand le nom manque. Elle convient pour des listes simples. Son point faible est le cas intermédiaire : une ligne avec un nom mais sans civilité peut donner simplement « Cher Morel, », ce qui sonne étrangement dans une lettre professionnelle.

Mieux : un champ IF sur la colonne Civilité

Un champ IF vous permet d'écrire vous-même les règles de la formule d'appel. Avec une civilité : « Bonjour Docteur Becker, ». Sans civilité : « Bonjour Camille Morel, ».

{ IF "{ MERGEFIELD Civilité }" = "" "Bonjour { MERGEFIELD Prénom } { MERGEFIELD Nom }," "Bonjour { MERGEFIELD Civilité } { MERGEFIELD Nom }," }

Pour le construire, appuyez sur Ctrl+F9 pour chaque paire d'accolades (les accolades tapées au clavier ne fonctionnent pas), tapez le texte entre elles, et insérez les parties MERGEFIELD avec Insérer un champ de fusion ou en les tapant dans leurs propres accolades Ctrl+F9. Appuyez sur Alt+F9 pour basculer entre le code et le résultat, puis vérifiez les trois lignes avec Aperçu des résultats.

Formule d'appel selon le genre

Si votre liste contient une colonne de genre plutôt que des civilités, le même principe fonctionne :

{ IF "{ MERGEFIELD Genre }" = "F" "Bonjour Madame { MERGEFIELD Nom }," "Bonjour Monsieur { MERGEFIELD Nom }," }

Prudence avec celle-ci. Toute ligne sans « F » devient « Monsieur », y compris les cellules vides et les personnes qui ne se reconnaissent dans aucun des deux. Une colonne Civilité remplie à partir de ce que les clients vous ont indiqué, combinée à la formule de repli avec le prénom ci-dessus, évite ces erreurs. L'alternative la plus simple est une colonne FormuleAppel dans Excel qui contient déjà la formule complète pour chaque ligne.

Paragraphes conditionnels avec les règles IF

Les lettres professionnelles contiennent souvent du texte que seuls certains destinataires doivent recevoir : une relance de paiement, une note pour les clients d'une région donnée, une offre pour un segment de clientèle. Utilisez Règles > Si...Alors...Sinon dans l'onglet Publipostage :

1. Cliquez à l'endroit où le paragraphe facultatif doit apparaître.
2. Choisissez Règles > Si...Alors...Sinon.
3. Réglez Nom du champ sur Solde, Comparaison sur Supérieur à, Comparer à sur 0.
4. Dans Insérer ce texte, tapez le paragraphe de relance. Laissez Sinon, insérer ce texte vide.
5. Cliquez sur OK et affichez l'aperçu de la lettre de Julien Moreau (solde 420,00) et de celle d'Anna Becker (solde 0).

La boîte de dialogue n'accepte que du texte brut. Pour ajouter le montant ou une mise en forme, appuyez sur Alt+F9 et modifiez directement le champ. Le montant lui-même est un champ de fusion imbriqué avec un format numérique :

{ IF { MERGEFIELD Solde } > 0 "Nos registres indiquent un solde impayé de { MERGEFIELD Solde \# "#,##0.00" } € sur le compte { MERGEFIELD NumClient }. Merci de le régler sous 14 jours." "" }

Vous pouvez sélectionner le texte entre les guillemets et le mettre en gras ou changer sa police comme n'importe quel autre texte. Limitez chaque règle à une seule décision. Si une lettre demande de nombreuses variantes, il est généralement plus clair de diviser la liste et d'utiliser deux modèles.

Formule de politesse et signature

Si une seule personne signe toutes les lettres, la formule de politesse est du texte simple : « Cordialement, » suivi du nom, de la fonction et, si vous le souhaitez, d'une image de signature numérisée placée une fois pour toutes dans le modèle. Si des personnes différentes signent pour des clients différents, ajoutez leur nom (et leur fonction) en colonnes, ici la colonne Responsable, et insérez-les comme champs de fusion sous la formule de politesse. Une image de signature différente par destinataire est difficile à obtenir dans Word : il faut des champs INCLUDEPICTURE qui pointent vers des fichiers image et qui se cassent facilement quand les fichiers sont déplacés.

Impression, PDF ou e-mail ?

• Impression : Terminer et fusionner > Imprimer les documents. Chaque lettre commence sur une nouvelle page. Imprimez d'abord une courte plage (De 1 À 3) pour vérifier le papier, la position de l'adresse et les réglages recto verso.
• PDF : Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels crée un seul document avec toutes les lettres ; Fichier > Enregistrer sous > PDF en fait un seul PDF combiné. Word ne peut pas enregistrer la lettre de chaque client dans son propre PDF sans macro ni complément.
• E-mail : Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques envoie le texte de la lettre comme corps de l'e-mail via Outlook, en utilisant une colonne d'adresses e-mail de votre liste. Il ne peut pas joindre la lettre de chaque client en PDF.

Si les lettres doivent parvenir aux clients par e-mail sous forme de vrais documents, la voie du PDF est celle que veulent la plupart des entreprises, et c'est là que Word cesse d'être pratique.

Avant l'envoi : une courte liste de contrôle

• Affichez l'aperçu d'une ligne dont tous les champs sont remplis, d'une ligne avec des trous (sans civilité, sans société) et de la ligne avec le nom de société le plus long.
• Vérifiez le format des montants et des dates.
• Utilisez Rechercher les erreurs dans l'onglet Publipostage avant une grosse impression.
• Imprimez ou ouvrez trois lettres et lisez-les comme le ferait le destinataire.

Pour un tout premier publipostage, avec un exemple plus petit et chaque clic détaillé, consultez le tutoriel de publipostage simple.

Quand un outil en ligne est plus simple

Word est un bon choix quand vous imprimez une série de lettres depuis votre propre ordinateur. Un outil en ligne est plus simple quand vous avez besoin d'un PDF par client, voulez envoyer chaque lettre par e-mail en pièce jointe, ou n'avez pas Word. MailMergic fonctionne avec les mêmes modèles Word, dans le navigateur :

• Importez votre lettre (.docx) et votre liste Excel, CSV ou Google Sheets, puis faites glisser les colonnes dans la lettre.
• Affichez ou masquez des paragraphes avec des règles visuelles au lieu de la syntaxe des champs IF, par exemple une relance uniquement pour les clients ayant un solde impayé, ou un bloc de signature différent selon la région. Les lignes d'adresse vides sont masquées automatiquement.
• Les formats de date, de devise et de nombre de votre tableur sont conservés, et vous pouvez placer une image différente par ligne, comme la signature du responsable signataire.
• Générez un fichier PDF ou Word par client, nommé à partir de vos données (par exemple Lettre_10482_Becker.pdf), avec en option un mot de passe par fichier.
• Avec les offres payantes, envoyez chaque lettre à son destinataire en pièce jointe PDF, avec des champs de fusion dans l'objet et le message.

Les modèles peuvent être enregistrés et réutilisés pour la prochaine fois. L'offre gratuite couvre 100 documents par mois (avec un filigrane), sans carte bancaire. Lancez un publipostage de lettres professionnelles dans MailMergic ou découvrez le publipostage Word avec MailMergic.