Cómo imprimir certificados personalizados por lotes con combinación de correspondencia

Para imprimir certificados personalizados por lotes, combine su lista en un único PDF con un certificado por página, ordenado tal como los va a entregar. Imprima una sola página de prueba en papel normal para comprobar la alineación y después imprima el archivo completo a tamaño real (no "ajustar a la página") en papel para certificados, en tandas que pueda revisar sobre la marcha. Esta guía trata los detalles que deciden si una tirada sale bien: el papel, los ajustes de impresión, el orden, la alineación en papel de certificado preimpreso y la impresión de un reverso.

Paso 1: Cree un único PDF combinado y listo para imprimir

Para imprimir, un PDF combinado es mejor que una carpeta de archivos sueltos. Envía un solo trabajo de impresión en lugar de abrir 80 archivos, todos los certificados reciben los mismos ajustes de impresión y los números de página corresponden directamente a las filas de su lista. Si el certificado 37 se atasca, reimprime la página 37 y nada más.

Dos cosas que debe comprobar antes de imprimir:

• Un certificado por página, siempre. Si un nombre o un título de curso largo pasa a una segunda línea y empuja texto a una página adicional, todos los certificados siguientes quedan desfasados. Revise la vista previa del nombre más largo de su lista antes de generar el lote.
• El tamaño de la plantilla coincide con el papel. Una plantilla A4 impresa en papel carta (o al revés) se escala o se recorta. Prepare el diseño para el papel que de verdad va a cargar.

Si todavía no ha preparado la plantilla y la lista, esta guía para crear certificados en PDF con combinación de correspondencia le acompaña paso a paso.

Paso 2: Ordene la lista según el orden de entrega

Los certificados salen en el orden de las filas de su hoja de cálculo, así que ordene la lista antes de la combinación de correspondencia, no el papel después. Ordénela por apellido para una ceremonia en la que los nombres se leen por orden alfabético, por clase o grupo si cada profesor entrega su propio montón, o por orden de asientos si así se llama a la gente. Cuando los grupos se entregan por separado, haga una combinación de correspondencia por grupo, para que cada montón sea un archivo propio.

Después, compruebe cómo apila el papel su impresora. La mayoría de las impresoras láser de oficina entregan las páginas boca abajo, así que el montón sale en el orden correcto. Las impresoras que entregan boca arriba producen un montón invertido; en ese caso, use la opción de orden inverso del cuadro de diálogo de impresión si el controlador de su impresora la ofrece.

Paso 3: Elija el papel

• Gramaje. El papel de copia normal (80 g/m² o 20 lb) resulta endeble para un certificado. Un papel más grueso o una cartulina ligera, de unos 120 a 250 g/m², da la sensación de un documento que merece guardarse. Consulte en las especificaciones de su impresora el gramaje máximo y use la bandeja manual o de alimentación especial para el papel grueso, ya que suele tener el recorrido de papel más recto.
• Acabado. Los papeles mate, pergamino y con textura de lino van bien para certificados y aceptan bien el tóner y la tinta. El papel satinado se fabrica para impresoras de inyección de tinta o para impresoras láser, y uno no sirve para la otra.
• Papel de certificado preimpreso. El papel con un borde, un sello o un dorado ya impresos le evita imprimir usted el diseño. Compruebe que el paquete indica que es apto para su tipo de impresora: el papel con dorado o en relieve no siempre es seguro en una impresora láser, donde el fusor calienta el papel.
• Reservas. Compre al menos un 10 por ciento más de papel que certificados. Los atascos, un nombre mal escrito y las hojas de prueba consumen papel.

Paso 4: Ajustes de impresión que mantienen el diseño intacto

• Tamaño real o 100 por ciento. En el cuadro de diálogo de impresión de su lector de PDF, elija "Tamaño real" en lugar de "Ajustar" o "Reducir páginas de gran tamaño". La opción Ajustar escala la página en un pequeño porcentaje, suficiente para que todos los nombres se salgan de su línea en el papel preimpreso.
• Orientación. Los certificados apaisados deben imprimirse en horizontal. Si el lector ofrece girar automáticamente, compruebe la primera página en la vista previa.
• Tipo de papel. En el controlador de la impresora, configure el tipo de papel como papel grueso o cartulina, para que la impresora ajuste la velocidad y la temperatura del fusor. Saltarse este paso es una causa frecuente de tóner corrido en papel grueso.
• Una cara por defecto. Muchas impresoras de oficina imprimen a doble cara de forma predeterminada. Cambie a una sola cara, salvo que vaya a imprimir un reverso a propósito (consulte el paso 6).
• Bandeja. Elija la bandeja en la que cargó el papel de certificado, para que la impresora no tome papel normal del cajón principal a mitad del trabajo.

Paso 5: Alinee los nombres en papel de certificado preimpreso

Cuando el borde, el título y el logotipo ya están impresos en el papel, su plantilla debe contener solo el texto que cambia para cada persona, colocado exactamente sobre las líneas en blanco. La forma habitual de conseguirlo:

1. Prepare una plantilla sin el diseño: una página en blanco del tamaño de su papel, solo con los campos. Un escaneo de un certificado en blanco ayuda como referencia para saber dónde están las líneas, pero no debe acabar en el archivo de impresión.
2. Imprima la página 1 en papel normal. Antes de imprimir, dibuje una flecha en el borde superior de la hoja y anote qué cara queda hacia arriba, para saber cómo alimenta el papel su impresora.
3. Ponga la impresión de prueba sobre un certificado en blanco, mírelas a contraluz contra una ventana o una lámpara y mida en milímetros a qué distancia queda el nombre de su línea.
4. Desplace los campos esa distancia, vuelva a generar y pruebe de nuevo. Normalmente bastan dos rondas.
5. Imprima un certificado real, revíselo y después imprima el resto.

Hay dos limitaciones que debe prever: la mayoría de las impresoras de oficina no pueden imprimir hasta el mismo borde de la hoja, así que mantenga todo el texto a unos milímetros de él. Y el papel nunca entra dos veces exactamente en la misma posición, así que deje cierto margen alrededor de las líneas preimpresas en lugar de pegar el texto a ellas.

Paso 6: Imprimir un reverso (doble cara)

Algunos certificados llevan información en el reverso: una lista de módulos del curso, las horas por tema, instrucciones de verificación o condiciones. Para imprimir a doble cara, el PDF combinado tiene que alternar anversos y reversos (anverso 1, reverso 1, anverso 2, reverso 2), de modo que cada certificado tenga exactamente dos páginas. Si el reverso es igual para todos, aun así tiene que aparecer después de cada anverso.

Para certificados apaisados, elija voltear por el borde corto en los ajustes de doble cara si la hoja se gira de lado como la página de un libro; voltear por el borde largo imprime el reverso al revés con respecto a esa forma de girarla. Los controladores de impresora nombran estas opciones de forma distinta, así que imprima una hoja de prueba a doble cara y dele la vuelta como lo haría un destinatario antes de imprimir el lote.

Paso 7: Imprima por tandas y revise sobre la marcha

• Imprima en tandas de 20 a 50 páginas, usando el intervalo de páginas del cuadro de diálogo de impresión. Así, un atasco de papel le cuesta unas pocas hojas, no todo el montón.
• Revise más o menos uno de cada diez certificados para detectar desalineaciones progresivas, rayas o falta de tóner.
• Lleve una lista breve de las páginas que hay que reimprimir (atascos, hojas mal alimentadas, correcciones de última hora en los nombres) e imprímalas al final como un solo intervalo de páginas.
• Deje secar las impresiones de inyección de tinta antes de apilarlas y guarde el montón en plano.
• Si los certificados se firman a mano, reserve tiempo para firmar: 200 firmas con tinta llevan un buen rato. Una imagen de la firma impresa lo evita.

Imprimir una combinación de correspondencia de certificados desde Word

Si su certificado es un documento de Word, Correspondencia > Finalizar y combinar > Imprimir documentos envía los certificados combinados directamente a la impresora, y el cuadro de diálogo le permite imprimir todos los registros, el registro actual o un intervalo de registros. La opción más segura es Finalizar y combinar > Editar documentos individuales: Word crea un documento con todos los certificados, que puede recorrer, corregir y guardar como PDF antes de imprimir. Vigile los nombres que pasan a una segunda línea, porque entonces Word empuja el resto de ese certificado a una página nueva y el montón queda desfasado. Un cuadro de texto de tamaño fijo alrededor del nombre, o una fuente un poco más pequeña, lo evita.

Imprimir certificados por lotes con MailMergic

MailMergic le prepara el archivo de impresión en el navegador. Suba su certificado como PDF o archivo de Word, o elija un diseño de la galería de plantillas de certificados, añada su lista desde Excel, CSV o Google Sheets y arrastre las columnas sobre la página. Elija como resultado un único PDF combinado y obtendrá un archivo listo para imprimir con un certificado por fila, en el orden de su lista. Para papel preimpreso, suba una página en blanco del tamaño de su papel, coloque solo los campos y ajuste su posición con la impresión de prueba descrita más arriba.

Para formatos más pequeños, como tarjetas de premio o certificados de bolsillo que caben varios en una hoja, el modo de relleno coloca varias filas en cada página hasta llenarla. La misma combinación de correspondencia puede producir también un PDF por persona, para enviar a cada destinatario una copia digital además de la impresa. Tenga en cuenta que el plan gratuito imprime una marca de agua en cada PDF; para los certificados que va a entregar, le convendrá un plan de pago. Cree el archivo de impresión de sus certificados en MailMergic.

¿Todavía está decidiendo qué debe figurar en el propio certificado? Consulte qué debe incluir un certificado de finalización. Para la combinación de correspondencia en sí, vea cómo generar certificados desde Excel.