Combinación de correspondencia a PDF y envío de cada uno por correo: macro o sin código

Sí, puede hacer una combinación de correspondencia a PDF, pero Word por sí solo le da un único PDF que contiene todos los registros. No puede guardar cada registro como un PDF independiente, y su combinación por correo electrónico no puede adjuntar un PDF a cada mensaje. Para enviar a cada destinatario su propio PDF necesita una de estas tres cosas: una macro VBA (Word de escritorio para Windows con Outlook clásico), un complemento de pago o una herramienta que haga la combinación de correspondencia, el PDF y el correo electrónico en un solo paso.

Esta guía muestra lo que Word puede hacer de forma nativa, le ofrece una macro breve que puede adaptar y explica la vía sin código para cuando prefiera no mantener código.

Lo que Word puede y no puede hacer por sí solo

Una combinación de correspondencia en Word (pestaña Correspondencia y después Iniciar combinación de correspondencia, Seleccionar destinatarios e Insertar campo combinado) termina con Finalizar y combinar, que ofrece tres resultados:

Editar documentos individuales crea un documento de Word largo con todos los registros uno detrás de otro, separados por saltos de sección. Si lo guarda como PDF, obtiene un PDF grande, no un archivo por persona.
Imprimir documentos envía todos los registros a una impresora. Si elige una impresora PDF, vuelve a obtener un único archivo combinado.
Enviar mensajes de correo electrónico convierte cada carta combinada en el cuerpo de un correo y lo envía a través de Outlook, que tiene que ser su programa de correo predeterminado. La carta es el propio mensaje: Word no la convierte a PDF y no hay ningún campo para adjuntar un archivo por destinatario.

Conviene conocer otras dos limitaciones antes de planificar nada. Word para la Web no tiene combinación de correspondencia, así que todo esto requiere Word de escritorio. Y Word para Mac tiene la misma pestaña Correspondencia, pero la macro de abajo depende de rutas de Windows y de la interfaz de automatización de Outlook para Windows.

Así que lo que falta son siempre los mismos dos pasos: dividir el resultado en un PDF por registro y adjuntar cada PDF a un correo dirigido a la dirección correcta.

Prepare primero los datos de Excel y la plantilla de Word

Elija la vía que elija, la preparación es la misma:

Una fila por destinatario en Excel, con los encabezados en la primera fila y sin filas en blanco entre medias.
Una columna de correo electrónico (por ejemplo Email) con una dirección por celda.
Una columna para el nombre del archivo, como un número de cliente o el apellido. Evite encabezados con espacios o signos de puntuación; son más fáciles de usar en una macro.
Campos combinados en la plantilla de Word, insertados con Correspondencia, Insertar campo combinado. Revise algunos registros con Vista previa de resultados antes de automatizar nada.

Si los importes o las fechas aparecen mal en la vista previa (demasiados decimales, una fecha en orden estadounidense), corríjalo ahora con modificadores de campo; consulte cómo dar formato a los campos de combinación de correspondencia en Word.

La vía de la macro: un PDF por registro, enviado a través de Outlook

Una macro VBA automatiza lo que de otro modo haría a mano. Recorre la lista de destinatarios y, para cada registro:

limita la combinación de correspondencia a ese único registro,
ejecuta la combinación en un documento nuevo y temporal,
guarda ese documento como PDF con un nombre tomado de los datos,
cierra el documento temporal sin guardarlo,
crea un mensaje de Outlook dirigido a la dirección de ese registro y le adjunta el PDF.

El código siguiente es para Word de escritorio para Windows con Outlook clásico instalado. Usa enlace en tiempo de ejecución (late binding), así que no necesita añadir una referencia a Outlook. Cambie Email y Apellido por los nombres de columna de su hoja.

' Solo Word de escritorio para Windows. Guarde primero el documento principal:
' los PDF se guardan en la misma carpeta. Conecte la lista de destinatarios y
' quite cualquier filtro.
Sub MergeEachRecordToPdfAndEmail()
    Dim mainDoc As Document, outDoc As Document
    Dim olApp As Object, i As Long, lastRecord As Long
    Dim pdfPath As String, emailTo As String

    Set mainDoc = ActiveDocument
    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")

    With mainDoc.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .DataSource.ActiveRecord = wdLastRecord
        lastRecord = .DataSource.ActiveRecord

        For i = 1 To lastRecord
            .DataSource.ActiveRecord = i
            .DataSource.FirstRecord = i
            .DataSource.LastRecord = i
            emailTo = .DataSource.DataFields("Email").Value
            pdfPath = mainDoc.Path & "\" & i & "_" & _
                .DataSource.DataFields("Apellido").Value & ".pdf"

            .Execute Pause:=False
            Set outDoc = ActiveDocument
            outDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=pdfPath, _
                ExportFormat:=wdExportFormatPDF
            outDoc.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges

            With olApp.CreateItem(0)
                .To = emailTo
                .Subject = "Su documento"
                .Body = "Le adjuntamos su documento."
                .Attachments.Add pdfPath
                .Display   ' cambie a .Send tras una prueba correcta
            End With
        Next i
    End With
End Sub

Cómo ejecutarla de forma segura:

Pulse Alt+F11 en Word, elija Insertar, Módulo y pegue el código.
Para una primera prueba, sustituya temporalmente lastRecord en la línea For por 3. La macro crea entonces tres PDF y abre tres borradores de correo sin enviar nada.
Revise los PDF y los borradores. Solo entonces cambie .Display por .Send y vuelva a poner lastRecord.
Guarde la plantilla como documento habilitado para macros (.docm) si quiere conservar la macro junto con ella.

Problemas habituales con este método:

Solo Outlook clásico. El nuevo Outlook para Windows no admite este tipo de automatización, y Outlook puede mostrar un aviso de seguridad cuando una macro envía correo.
Nombres de archivo. Un valor con una barra, dos puntos o un signo de interrogación en la columna del nombre hace que falle la exportación a PDF. Use un identificador o una columna depurada para los nombres de archivo.
Filtros y filas excluidas. El bucle simple recorre los registros por número. Quite antes los filtros y los destinatarios desmarcados, o elimine esas filas de la hoja.
Sin registro. Si algo falla a mitad, tiene que averiguar qué correos ya se han enviado. Los envíos más grandes necesitan control de errores y un archivo de registro.

Para una introducción más suave al editor de VBA y a las macros en una combinación de correspondencia, consulte Cómo usar macros de Word en la combinación de correspondencia.

Complementos y otras herramientas

Si prefiere no tocar código, varios complementos de pago amplían Word u Outlook con una opción de "un PDF por registro, adjunto a cada correo". Se diferencian en precio, licencias y forma de envío, así que consulte la documentación actual del fabricante:

Complementos de combinación de correspondencia para Outlook, como Mail Merge Toolkit de MAPILab, añaden opciones de adjuntos al paso Enviar mensajes de correo electrónico de Word.
Adobe Acrobat en Windows añade a Word una pestaña Acrobat, cuya opción de combinación de correspondencia convierte una combinación de Word en archivos PDF. Requiere una licencia de pago de Acrobat y Word de escritorio.
AutoMailMerge, un complemento de Acrobat de EverMap, funciona al revés: rellena un formulario PDF en lugar de un documento de Word.
Power Automate puede rellenar una plantilla de Word, convertirla a PDF y enviarla con Outlook, fila por fila. El conector de Word es un conector premium y trabaja con controles de contenido, no con campos combinados, así que normalmente hay que rehacer la plantilla.

Si su plantilla ya es un formulario PDF y no un documento de Word, la pregunta deja de ser "combinación de correspondencia a PDF" y pasa a ser "rellenar un PDF desde Excel"; consulte rellenar formularios PDF automáticamente.

La vía sin código: entra una plantilla de Word, sale un PDF por destinatario

MailMergic hace la combinación de correspondencia, la conversión a PDF y el envío en un solo lugar, en el navegador. No se instala nada: ni complementos de Word, ni Outlook, ni ajustes de seguridad de macros.

Suba su plantilla de Word (.docx). El diseño, las fuentes y el membrete se quedan como están.
Añada su lista de destinatarios desde Excel (.xlsx o .xls), CSV o Google Sheets. Una columna contiene la dirección de correo electrónico.
Coloque sus campos combinados y revise la vista previa de algunas filas.
Genere un PDF (o un archivo de Word) por fila, con un nombre tomado de sus datos, por ejemplo Factura_{Numero}.pdf. Descárguelos como ZIP si solo necesita los archivos.
Redacte el correo. El asunto y el cuerpo también admiten campos combinados, y a cada destinatario se le adjunta su propio documento. Puede enviar desde su propio dominio verificado, o desde su dirección sin ninguna configuración.
Siga el resultado. La entrega, los rebotes y las aperturas se registran por fila, así que una dirección errónea aparece en lugar de desaparecer sin avisar.

También puede adjuntar, junto al archivo personal, un archivo fijo que reciben todos (condiciones generales, un plano del lugar) y proteger cada PDF con una contraseña tomada de una columna. Los detalles están en la página de combinación de correspondencia con archivos adjuntos.

El plan gratuito le permite generar 100 documentos al mes (con marca de agua), sin tarjeta de crédito, para que pueda comprobar el resultado con su propia plantilla antes de enviar nada. El envío de documentos por correo electrónico forma parte de los planes de pago.

Suba su plantilla de Word y cree un PDF por destinatario

Qué vía elegir

Macro: gratuita y totalmente bajo su control, si trabaja en Windows con Outlook clásico y se siente cómodo probando y manteniendo VBA.
Complemento: sin código, pero ligado a Word de escritorio o Acrobat en un solo equipo y a una licencia por usuario.
Herramienta en el navegador: sin código y sin instalar nada, funciona en cualquier ordenador y añade seguimiento por destinatario. Sus datos se suben al servicio para realizar la combinación de correspondencia.

Elija lo que elija, pruebe primero con tres o cuatro direcciones propias. Un error en una combinación de correspondencia les llega a todos a la vez, y una prueba cuesta un minuto.