Serienbrief als PDF einzeln per E-Mail senden: Makro oder ohne Code

Ja, Sie können einen Serienbrief als PDF ausgeben, aber Word allein liefert Ihnen nur ein PDF, das alle Datensätze enthält. Es kann nicht jeden Datensatz als eigenes PDF speichern, und sein E-Mail-Seriendruck kann keiner Nachricht ein PDF anhängen. Damit jeder Empfänger sein eigenes PDF erhält, brauchen Sie eines von drei Dingen: ein VBA-Makro (Word für Windows auf dem Desktop mit klassischem Outlook), ein kostenpflichtiges Add-in oder ein Tool, das Serienbrief, PDF und E-Mail in einem Schritt erledigt.

Diese Anleitung zeigt, was Word von Haus aus kann, gibt Ihnen ein kurzes Makro zum Anpassen und erklärt den Weg ohne Code für den Fall, dass Sie keinen Code pflegen möchten.

Was Word allein kann und was nicht

Ein Seriendruck in Word (Registerkarte Sendungen, dann Seriendruck starten, Empfänger auswählen und Seriendruckfeld einfügen) endet mit Fertig stellen und zusammenführen, das drei Ausgaben anbietet:

Einzelne Dokumente bearbeiten erstellt ein langes Word-Dokument mit allen Datensätzen hintereinander, getrennt durch Abschnittswechsel. Speichern Sie es als PDF, erhalten Sie ein großes PDF und nicht eine Datei pro Person.
Dokumente drucken schickt alle Datensätze an einen Drucker. Wählen Sie einen PDF-Drucker, erhalten Sie wieder eine einzige Gesamtdatei.
E-Mail-Nachrichten senden macht aus jedem zusammengeführten Brief den Text einer E-Mail und sendet ihn über Outlook, das Ihr Standard-E-Mail-Programm sein muss. Der Brief ist die Nachricht selbst: Word wandelt ihn nicht in ein PDF um, und es gibt kein Feld, um pro Empfänger eine Datei anzuhängen.

Zwei weitere Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie etwas planen. Word für das Web hat überhaupt keinen Seriendruck, für all das brauchen Sie also die Desktopversion von Word. Und Word für Mac hat zwar dieselbe Registerkarte Sendungen, aber das Makro unten setzt auf Windows-Pfade und die Automatisierungsschnittstelle von Outlook für Windows.

Die Lücke besteht also immer aus denselben zwei Schritten: das Ergebnis in ein PDF pro Datensatz aufteilen und jedes PDF an eine E-Mail an die richtige Adresse anhängen.

Zuerst Excel-Daten und Word-Vorlage vorbereiten

Welchen Weg Sie auch wählen, die Vorbereitung ist dieselbe:

Eine Zeile pro Empfänger in Excel, mit Überschriften in der ersten Zeile und ohne leere Zeilen dazwischen.
Eine E-Mail-Spalte (zum Beispiel Email) mit einer Adresse pro Zelle.
Eine Spalte für den Dateinamen, etwa eine Kundennummer oder den Nachnamen. Vermeiden Sie Überschriften mit Leerzeichen oder Satzzeichen; sie lassen sich in einem Makro leichter ansprechen.
Seriendruckfelder in der Word-Vorlage, eingefügt über Sendungen, Seriendruckfeld einfügen. Prüfen Sie einige Datensätze mit Vorschau Ergebnisse, bevor Sie irgendetwas automatisieren.

Wenn Beträge oder Datumsangaben in der Vorschau falsch aussehen (zu viele Nachkommastellen, ein Datum in US-Reihenfolge), korrigieren Sie das jetzt mit Feldschaltern; siehe wie Sie Seriendruckfelder in Word formatieren.

Der Weg mit Makro: ein PDF pro Datensatz, per Outlook versendet

Ein VBA-Makro automatisiert, was Sie sonst von Hand erledigen würden. Es geht die Empfängerliste durch und macht für jeden Datensatz Folgendes:

Es beschränkt den Seriendruck auf diesen einen Datensatz,
führt den Seriendruck in ein neues, temporäres Dokument aus,
speichert dieses Dokument als PDF mit einem Namen aus den Daten,
schließt das temporäre Dokument, ohne es zu speichern,
erstellt eine Outlook-Nachricht an die Adresse in diesem Datensatz und hängt das PDF an.

Der folgende Code ist für Word für Windows auf dem Desktop mit installiertem klassischem Outlook. Er nutzt späte Bindung, Sie müssen also keinen Verweis auf Outlook hinzufügen. Ändern Sie Email und Nachname in die Spaltennamen Ihrer Tabelle.

' Nur Word für Windows (Desktop). Speichern Sie zuerst das Hauptdokument:
' Die PDFs landen im selben Ordner. Empfängerliste verbinden, Filter entfernen.
Sub MergeEachRecordToPdfAndEmail()
    Dim mainDoc As Document, outDoc As Document
    Dim olApp As Object, i As Long, lastRecord As Long
    Dim pdfPath As String, emailTo As String

    Set mainDoc = ActiveDocument
    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")

    With mainDoc.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .DataSource.ActiveRecord = wdLastRecord
        lastRecord = .DataSource.ActiveRecord

        For i = 1 To lastRecord
            .DataSource.ActiveRecord = i
            .DataSource.FirstRecord = i
            .DataSource.LastRecord = i
            emailTo = .DataSource.DataFields("Email").Value
            pdfPath = mainDoc.Path & "\" & i & "_" & _
                .DataSource.DataFields("Nachname").Value & ".pdf"

            .Execute Pause:=False
            Set outDoc = ActiveDocument
            outDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=pdfPath, _
                ExportFormat:=wdExportFormatPDF
            outDoc.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges

            With olApp.CreateItem(0)
                .To = emailTo
                .Subject = "Ihr Dokument"
                .Body = "Ihr Dokument finden Sie im Anhang."
                .Attachments.Add pdfPath
                .Display   ' nach erfolgreichem Test in .Send ändern
            End With
        Next i
    End With
End Sub

So führen Sie es sicher aus:

Drücken Sie in Word Alt+F11, wählen Sie Einfügen, Modul, und fügen Sie den Code ein.
Ersetzen Sie für einen ersten Test in der For-Zeile lastRecord vorübergehend durch 3. Das Makro erstellt dann drei PDFs und öffnet drei E-Mail-Entwürfe, ohne etwas zu senden.
Prüfen Sie die PDFs und die Entwürfe. Erst dann ändern Sie .Display in .Send und setzen lastRecord wieder ein.
Speichern Sie die Vorlage als Dokument mit Makros (.docm), wenn Sie das Makro darin behalten möchten.

Was bei diesem Ansatz häufig schiefgeht:

Nur klassisches Outlook. Das neue Outlook für Windows unterstützt diese Art der Automatisierung nicht, und Outlook zeigt unter Umständen eine Sicherheitsabfrage, wenn ein Makro E-Mails sendet.
Dateinamen. Ein Wert mit Schrägstrich, Doppelpunkt oder Fragezeichen in der Namensspalte lässt den PDF-Export scheitern. Verwenden Sie für Dateinamen eine ID oder eine bereinigte Spalte.
Filter und ausgeschlossene Zeilen. Die einfache Schleife geht die Datensätze nach Nummer durch. Entfernen Sie vorher Filter und abgewählte Empfänger, oder löschen Sie diese Zeilen aus der Tabelle.
Kein Protokoll. Wenn mittendrin etwas schiefgeht, müssen Sie selbst herausfinden, welche E-Mails schon verschickt wurden. Größere Durchläufe brauchen Fehlerbehandlung und eine Protokolldatei.

Eine sanftere Einführung in den VBA-Editor und Makros im Seriendruck finden Sie unter Seriendruck mit Word-Makros kombinieren.

Add-ins und andere Tools

Wenn Sie lieber keinen Code anfassen möchten, erweitern mehrere kostenpflichtige Add-ins Word oder Outlook um eine Option „ein PDF pro Datensatz, an jede E-Mail angehängt“. Sie unterscheiden sich in Preis, Lizenzierung und Versandweg, prüfen Sie also die aktuelle Dokumentation des Anbieters:

Seriendruck-Add-ins für Outlook wie das Mail Merge Toolkit von MAPILab ergänzen den Schritt E-Mail-Nachrichten senden in Word um Optionen für Anhänge.
Adobe Acrobat fügt Word unter Windows eine Registerkarte Acrobat hinzu, deren Seriendruck-Option einen Word-Seriendruck in PDF-Dateien umwandelt. Dafür brauchen Sie eine kostenpflichtige Acrobat-Lizenz und die Desktopversion von Word.
AutoMailMerge, ein Acrobat-Plug-in von EverMap, arbeitet andersherum: Es füllt ein PDF-Formular statt eines Word-Dokuments aus.
Power Automate kann Zeile für Zeile eine Word-Vorlage ausfüllen, sie in ein PDF umwandeln und mit Outlook versenden. Der Word-Connector ist ein Premium-Connector und arbeitet mit Inhaltssteuerelementen statt mit Seriendruckfeldern, Sie bauen die Vorlage also meist neu auf.

Ist Ihre Vorlage bereits ein PDF-Formular und kein Word-Dokument, lautet die Frage nicht mehr „Serienbrief als PDF“, sondern „PDF aus Excel ausfüllen“; siehe PDF-Formulare automatisch ausfüllen.

Der Weg ohne Code: Word-Vorlage hinein, ein PDF pro Empfänger heraus

MailMergic erledigt Serienbrief, PDF-Umwandlung und Versand an einem Ort, im Browser. Installiert wird nichts: kein Word-Add-in, kein Outlook, keine Makro-Sicherheitseinstellungen.

Laden Sie Ihre Word-Vorlage hoch (.docx). Layout, Schriften und Briefkopf bleiben, wie sie sind.
Fügen Sie Ihre Empfängerliste hinzu, aus Excel (.xlsx oder .xls), CSV oder Google Sheets. Eine Spalte enthält die E-Mail-Adresse.
Platzieren Sie Ihre Seriendruckfelder und sehen Sie sich einige Zeilen in der Vorschau an.
Erzeugen Sie ein PDF (oder eine Word-Datei) pro Zeile, benannt nach Ihren Daten, zum Beispiel Rechnung_{Nummer}.pdf. Laden Sie sie als ZIP herunter, wenn Sie nur die Dateien brauchen.
Schreiben Sie die E-Mail. Auch Betreff und Text können Seriendruckfelder enthalten, und jedem Empfänger wird sein eigenes Dokument an die Nachricht angehängt. Sie können von Ihrer eigenen verifizierten Domain senden oder ohne jede Einrichtung von Ihrer Adresse.
Verfolgen Sie das Ergebnis. Zustellung, Unzustellbarkeit und Öffnungen werden pro Zeile festgehalten, sodass eine fehlerhafte Adresse auffällt, statt stillschweigend unterzugehen.

Sie können neben dem persönlichen Dokument auch eine feste Datei anhängen, die alle erhalten (AGB, ein Lageplan), und jedes PDF mit einem Passwort aus einer Spalte schützen. Die Details finden Sie auf der Seite Serien-E-Mail mit Anhängen.

Mit dem kostenlosen Plan erzeugen Sie 100 Dokumente pro Monat (mit Wasserzeichen), ohne Kreditkarte, und können so das Ergebnis Ihrer eigenen Vorlage prüfen, bevor Sie etwas versenden. Der Versand von Dokumenten per E-Mail ist Teil der bezahlten Pläne.

Laden Sie Ihre Word-Vorlage hoch und erstellen Sie ein PDF pro Empfänger

Welchen Weg Sie wählen sollten

Makro: kostenlos und vollständig unter Ihrer Kontrolle, wenn Sie unter Windows mit klassischem Outlook arbeiten und VBA ohne Scheu testen und pflegen.
Add-in: kein Code, aber gebunden an Word oder Acrobat auf dem Desktop eines Rechners und an eine Lizenz pro Benutzer.
Browser-Tool: kein Code und nichts zu installieren, funktioniert auf jedem Computer und bietet Nachverfolgung pro Empfänger. Ihre Daten werden für den Serienbrief zum Dienst hochgeladen.

Wofür Sie sich auch entscheiden, testen Sie zuerst mit drei oder vier eigenen Adressen. Ein Fehler im Serienbrief geht an alle gleichzeitig, ein Testlauf kostet eine Minute.