Como imprimir certificados personalizados em lote com mala direta

Para imprimir certificados personalizados em lote, faça a mala direta da sua lista em um único PDF combinado, com um certificado por página, ordenado na sequência em que você vai entregá-los. Imprima uma única página de teste em papel comum para conferir o alinhamento e depois imprima o arquivo inteiro em tamanho real (não "ajustar à página") no papel de certificado, em lotes que você consiga conferir no caminho. Este guia cobre os detalhes que decidem se a impressão corre bem: papel, configurações de impressão, ordem, alinhamento em papel de certificado pré-impresso e impressão do verso.

Passo 1: Crie um único PDF combinado, pronto para impressão

Para imprimir, um PDF combinado é melhor do que uma pasta de arquivos individuais. Você envia um único trabalho de impressão em vez de abrir 80 arquivos, todos os certificados recebem as mesmas configurações de impressão e os números de página correspondem diretamente às linhas da sua lista. Se o certificado 37 atolar, você reimprime a página 37 e mais nada.

Duas coisas para conferir antes de imprimir:

• Um certificado por página, sempre. Se um nome ou título de curso longo quebrar para uma segunda linha e empurrar texto para uma página extra, todos os certificados seguintes saem fora de sequência. Visualize o nome mais longo da sua lista antes de gerar o lote.
• O tamanho do modelo corresponde ao seu papel. Um modelo A4 impresso em papel Carta (US Letter), ou o contrário, é redimensionado ou cortado. Monte o design para o papel que você realmente vai colocar na impressora.

Se você ainda não montou o modelo e a lista, este guia de mala direta de certificados em PDF mostra tudo passo a passo.

Passo 2: Coloque a lista na ordem de entrega

Os certificados saem na ordem das linhas da sua planilha, então ordene a lista antes de fazer a mala direta, e não o papel depois. Ordene pelo sobrenome para uma cerimônia em que os nomes são lidos em ordem alfabética, por turma ou grupo se cada professor entrega a sua própria pilha, ou pela ordem dos assentos se é assim que as pessoas são chamadas. Quando os grupos são entregues separadamente, faça uma mala direta por grupo, para que cada pilha seja um arquivo próprio.

Depois, veja como a sua impressora empilha o papel. A maioria das impressoras a laser de escritório entrega as páginas com a face para baixo, então a pilha sai na ordem certa. Impressoras que entregam com a face para cima produzem uma pilha invertida; nesse caso, use a opção de ordem inversa na caixa de diálogo de impressão, se o driver da sua impressora oferecer.

Passo 3: Escolha o papel

• Gramatura. O papel sulfite comum (80 g/m² ou 20 lb) parece frágil para um certificado. Um papel mais pesado ou uma cartolina leve, de aproximadamente 120 a 250 g/m², transmite a sensação de um documento que vale a pena guardar. Verifique nas especificações da impressora a gramatura máxima e use a bandeja manual (bypass) para papéis mais grossos, já que ela costuma ter o caminho de papel mais reto.
• Acabamento. Papéis foscos, pergaminho e com textura de linho combinam com certificados e recebem bem toner e tinta. O papel brilhante é feito para jato de tinta ou para laser, e os dois não são intercambiáveis.
• Papel de certificado pré-impresso. Papel com moldura, selo ou hot stamping já impressos poupa você de imprimir a arte. Confira se a embalagem diz que ele serve para o seu tipo de impressora: papéis com hot stamping ou relevo nem sempre são seguros em uma impressora a laser, onde o fusor aquece o papel.
• Folhas de reserva. Compre pelo menos 10 por cento a mais de papel do que o número de certificados. Folhas puxadas tortas, um nome escrito errado e as folhas de teste consomem papel.

Passo 4: Configurações de impressão que preservam o layout

• Tamanho real ou 100 por cento. Na caixa de diálogo de impressão do seu leitor de PDF, escolha "Tamanho real" em vez de "Ajustar" ou "Reduzir páginas grandes demais". O ajuste redimensiona a página em alguns por cento, o suficiente para tirar cada nome da sua linha em papel pré-impresso.
• Orientação. Certificados em paisagem devem ser impressos em paisagem. Se o leitor oferecer rotação automática, confira a primeira página na visualização.
• Tipo de papel. No driver da impressora, defina o tipo de papel como papel pesado, cartão ou cartolina, para que a impressora ajuste a velocidade e a temperatura do fusor. Pular essa etapa é uma causa comum de toner borrado em papel grosso.
• Uma face por padrão. Muitas impressoras de escritório vêm configuradas para imprimir frente e verso. Mude para uma face, a menos que você esteja imprimindo o verso de propósito (veja o passo 6).
• Bandeja. Escolha a bandeja em que você colocou o papel de certificado, para que a impressora não puxe papel comum da gaveta principal no meio do trabalho.

Passo 5: Alinhe os nomes em papel de certificado pré-impresso

Quando a moldura, o título e o logotipo já estão impressos no papel, o seu modelo deve conter apenas o texto que muda para cada pessoa, posicionado exatamente sobre as linhas em branco. O caminho habitual:

1. Monte um modelo sem a arte: uma página em branco no tamanho do seu papel, apenas com os campos. Uma digitalização de um certificado em branco ajuda como referência para saber onde ficam as linhas, mas ela não pode acabar no arquivo de impressão.
2. Imprima a página 1 em papel comum. Antes de imprimir, desenhe uma seta na borda superior da folha e anote qual lado fica para cima, para entender como a sua impressora puxa o papel.
3. Coloque a impressão de teste sobre um certificado em branco contra uma janela ou uma luz e meça, em milímetros, a distância entre o nome e a sua linha.
4. Mova os campos por essa distância, gere de novo e teste outra vez. Duas rodadas costumam bastar.
5. Imprima um certificado de verdade, confira e depois imprima o restante.

Dois limites para considerar: a maioria das impressoras de escritório não imprime até a borda da folha, então mantenha todo o texto alguns milímetros longe dela. E o papel nunca entra exatamente na mesma posição duas vezes, então deixe alguma folga em torno das linhas pré-impressas em vez de colar o texto nelas.

Passo 6: Impressão do verso (frente e verso)

Alguns certificados trazem informações no verso: uma lista dos módulos do curso, horas por tema, instruções de verificação ou condições. Para imprimir frente e verso, o PDF combinado precisa alternar páginas de frente e verso (frente 1, verso 1, frente 2, verso 2), para que cada certificado tenha exatamente duas páginas. Se o verso for igual para todos, ele ainda assim precisa aparecer depois de cada página de frente.

Para certificados em paisagem, escolha virar na borda curta nas configurações de frente e verso se a folha for virada de lado, como a página de um livro; virar na borda longa imprime o verso de cabeça para baixo em relação a isso. Os drivers de impressora dão nomes diferentes a essas opções, então imprima uma folha de teste frente e verso e vire-a do jeito que um destinatário viraria antes de imprimir o lote.

Passo 7: Imprima em lotes e confira no caminho

• Imprima em lotes de 20 a 50 páginas, usando o intervalo de páginas na caixa de diálogo de impressão. Assim, um atolamento de papel custa algumas folhas, não a pilha inteira.
• Olhe mais ou menos um a cada dez certificados em busca de desalinhamento progressivo, listras ou toner fraco.
• Mantenha uma pequena lista de páginas para reimprimir (atolamentos, folhas puxadas tortas, correções de grafia de última hora) e imprima-as no final como um único intervalo de páginas.
• Deixe as impressões a jato de tinta secarem antes de empilhá-las e guarde a pilha deitada.
• Se os certificados forem assinados à mão, reserve tempo para isso: 200 assinaturas com caneta levam um bom tempo. Uma imagem de assinatura impressa evita isso.

Imprimindo uma mala direta de certificados pelo Word

Se o seu certificado é um documento do Word, Correspondências > Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos envia os certificados mesclados direto para a impressora, e a caixa de diálogo permite imprimir todos os registros, o registro atual ou um intervalo de registros. O caminho mais seguro é Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais: o Word cria um documento com todos os certificados, que você pode percorrer, corrigir e salvar como PDF antes de imprimir. Fique atento a nomes que quebram para uma segunda linha, porque o Word então empurra o resto daquele certificado para uma nova página e a pilha sai de sequência. Uma caixa de texto de tamanho fixo em volta do nome, ou uma fonte um pouco menor, evita isso.

Impressão de certificados em lote com o MailMergic

O MailMergic gera o arquivo de impressão para você no navegador. Carregue seu certificado como arquivo PDF ou Word, ou escolha um design na galeria de modelos de certificado, adicione sua lista do Excel, CSV ou Google Sheets e arraste as colunas para a página. Escolha um único PDF combinado como saída, e você recebe um arquivo pronto para impressão com um certificado por linha, na ordem da sua lista. Para papel pré-impresso, carregue uma página em branco no tamanho do seu papel, posicione apenas os campos e ajuste a posição deles com a impressão de teste descrita acima.

Para formatos menores, como cartões de premiação ou certificados de bolso que cabem vários por folha, o modo de preenchimento coloca várias linhas em cada página até ela ficar cheia. A mesma mala direta também pode gerar um PDF por pessoa, para enviar a cada destinatário uma cópia digital junto com a impressa. Observe que o plano gratuito imprime uma marca d'água em cada PDF; para certificados que você vai entregar, você vai querer um plano pago. Crie o arquivo de impressão dos seus certificados no MailMergic.

Ainda está decidindo o que vai no próprio certificado? Veja o que um certificado de conclusão deve conter. Para a mala direta em si, veja como gerar certificados a partir do Excel.