Etiketten, Umschläge und Namensschilder per Seriendruck in Word erstellen

Um in Word Etiketten per Seriendruck zu erstellen, gehen Sie zu Sendungen, Seriendruck starten, Etiketten, wählen Etikettenhersteller und Etikettennummer, verbinden Ihre Excel-Liste über Empfänger auswählen, fügen in das erste Etikett einen Adressblock ein und klicken dann auf Etiketten aktualisieren, damit jedes Etikett auf dem Bogen gefüllt wird. Umschläge funktionieren genauso über Seriendruck starten, Umschläge, und Namensschilder sind einfach Etiketten auf Namensschild-Bögen.

Unten finden Sie die genauen Schritte für jede Variante, gefolgt von den Problemen, auf die man am häufigsten stößt: nur ein Etikett gefüllt, Text, der von den Etiketten wandert, und Umschläge, die auf der falschen Seite bedruckt werden.

Vor dem Start: Ihre Adressliste vorbereiten

Etiketten, Umschläge und Namensschilder lesen alle aus derselben Art von Liste. In Excel:

Setzen Sie die Überschriften in Zeile 1 und darunter eine Person pro Zeile, ohne leere Zeilen.
Teilen Sie die Adresse auf eigene Spalten auf: Vorname, Nachname, Firma, Adresse1, Adresse2, Ort, Bundesland, PLZ, Land. Der Adressblock in Word kann sie dann in die richtige Reihenfolge bringen und leere Felder überspringen.
Für Namensschilder ergänzen Sie die Spalten, die Sie drucken möchten, etwa Firma oder Funktion.
Schließen Sie die Arbeitsmappe, bevor Sie sie in Word verbinden. Eine geöffnete Datei kann die Verbindung blockieren.

Postleitzahlen mit führender Null (01067) kommen in Word oft als 1067 an, weil Excel sie als Zahlen speichert. Formatieren Sie die Spalte vor dem Eintippen als Text, oder beheben Sie es in Word mit einem Zahlenschalter, wie in Seriendruckfelder richtig formatieren erklärt.

Etiketten per Seriendruck in Word erstellen

Öffnen Sie ein leeres Dokument und gehen Sie zu Sendungen, Seriendruck starten, Etiketten.
Wählen Sie unter Etiketten einrichten bei Etikettenhersteller den Eintrag, der zu Ihrem Papierformat passt (bei Avery „Avery US Letter“ oder „Avery A4/A5“), und dann die Etikettennummer, die auf der Etikettenpackung steht. Avery 5160 ist zum Beispiel das gängige Adressetikett mit 30 Stück pro Bogen (1 x 2 5/8 Zoll); Avery L7160 ist ein A4-Etikett mit 21 Stück pro Bogen. Wenn Ihre Etiketten nicht aufgeführt sind, klicken Sie auf Neues Etikett und geben die Maße von der Packung ein.
Klicken Sie auf OK. Word füllt die Seite mit einer Tabelle, eine Zelle pro Etikett. Wenn Sie die Zellränder nicht sehen, aktivieren Sie auf der Registerkarte „Tabellenlayout“ die Option Gitternetzlinien anzeigen.
Klicken Sie auf Empfänger auswählen, Vorhandene Liste verwenden, wählen Sie Ihre Excel-Datei und das Blatt, und lassen Sie „Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften“ angehakt.
Klicken Sie in das erste Etikett und wählen Sie Adressblock. Wählen Sie ein Namensformat und prüfen Sie die Vorschau rechts. Fehlt eine Zeile, klicken Sie auf Felder zuordnen und teilen Word mit, welche Ihrer Spalten die Adresse, den Ort und so weiter enthält. Alternativ bauen Sie das Etikett selbst mit Seriendruckfeld einfügen auf, zum Beispiel «Vorname» «Nachname» in einer Zeile und «Adresse1» in der nächsten.
Klicken Sie auf Etiketten aktualisieren. Word kopiert das erste Etikett auf jedes andere Etikett des Bogens und setzt vor jede Kopie ein Feld «Nächster Datensatz», damit jedes Etikett die nächste Zeile übernimmt.
Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse und blättern Sie durch einige Datensätze.
Wählen Sie Fertig stellen und zusammenführen, Einzelne Dokumente bearbeiten, um ein Dokument mit allen Bögen zu erhalten, das Sie prüfen und speichern können, oder Dokumente drucken, um direkt zu drucken.

Bevor Sie einen ganzen Stapel drucken, drucken Sie eine Seite auf Normalpapier, halten Sie sie vor einem Fenster gegen einen Etikettenbogen und prüfen Sie, ob der Text innerhalb jedes Etiketts sitzt.

Umschläge per Seriendruck in Word erstellen

Gehen Sie zu Sendungen, Seriendruck starten, Umschläge.
Wählen Sie auf der Registerkarte Umschlagoptionen das Umschlagformat (Format 10 ist der übliche US-Geschäftsumschlag, DL und C5 sind in Europa verbreitet). Hier können Sie auch Schriftart und Position von Empfänger- und Absenderadresse festlegen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Druckoptionen die Zuführung, die dazu passt, wie Ihr Drucker Umschläge einzieht: welche Kante zuerst, mit der Vorderseite nach oben oder nach unten, und welches Fach. Word zeigt zu jeder Option ein Bild. Wenn Sie unsicher sind, sehen Sie im Handbuch Ihres Druckers oder in der Markierung am Fach nach.
Klicken Sie auf OK. Word macht aus der Seite einen Umschlag. Tippen Sie Ihre Absenderadresse oben links ein (Word zeigt eventuell schon die Postanschrift an, die unter Datei, Optionen, Erweitert gespeichert ist).
Klicken Sie auf Empfänger auswählen, Vorhandene Liste verwenden und verbinden Sie Ihre Excel-Datei.
Klicken Sie in die Mitte des Umschlags, wo der Bereich für die Empfängeradresse liegt (schalten Sie mit Strg+Umschalt+* „Alle anzeigen“ ein, um seine Absatzmarke zu sehen), und fügen Sie einen Adressblock oder Ihre eigenen Seriendruckfelder ein.
Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse und dann auf Fertig stellen und zusammenführen, Dokumente drucken. Wählen Sie zuerst „Aktueller Datensatz“, um einen einzelnen Umschlag zu testen.

Für Umschläge brauchen Sie keinen Schritt „Etiketten aktualisieren“: Jeder Datensatz bekommt seine eigene Umschlagseite. Wenn Ihr Drucker bei Umschlägen Papierstau hat oder schmiert, ist eine gängige Alternative, die Adressen stattdessen auf Etiketten zu drucken und diese aufzukleben.

Namensschilder und Badges in Word erstellen

Word hat keine eigene Funktion für Namensschilder. Namensschilder sind Etiketten, also verwenden Sie den Etiketten-Seriendruck mit Namensschild-Bögen:

Gehen Sie zu Sendungen, Seriendruck starten, Etiketten und wählen Sie die Etikettennummer Ihrer Namensschild-Bögen (zum Beispiel Avery 5395, selbstklebende Namensschilder, acht pro Bogen). Für Einsteckschilder oder Karten suchen Sie die Nummer auf der Packung heraus, oder legen Sie über Neues Etikett eines mit den passenden Maßen an.
Verbinden Sie Ihre Liste über Empfänger auswählen.
Fügen Sie im ersten Namensschild die Felder einzeln mit Seriendruckfeld einfügen ein: «Vorname» groß in einer eigenen Zeile, «Nachname» darunter und «Firma» oder «Funktion» kleiner darunter. Um ein Feld für den Nachnamen einzufügen, klicken Sie an die gewünschte Stelle, öffnen „Seriendruckfeld einfügen“ und wählen die Spalte; steht sie nicht in der Liste, prüfen Sie die Überschrift in Zeile 1 Ihrer Tabelle.
Formatieren Sie jedes Feld, indem Sie das ganze Feld einschließlich der spitzen Klammern « » markieren und dann Schriftart und Schriftgröße festlegen. Um den Text auf dem Namensschild zu zentrieren, markieren Sie die erste Zelle und klicken in der Gruppe „Ausrichtung“ der Registerkarte „Tabellenlayout“ auf Zentriert ausrichten.
Fügen Sie bei Bedarf ein Logo hinzu: Setzen Sie das Bild in das erste Namensschild. Alles im ersten Namensschild wird im nächsten Schritt auf die anderen kopiert.
Klicken Sie auf Etiketten aktualisieren, dann auf Vorschau Ergebnisse, und prüfen Sie die längsten Namen. Ein langer Name, der umbricht, kann das Layout des Namensschilds sprengen; verkleinern Sie die Schrift oder verbreitern Sie die Zeile.
Fertig stellen und zusammenführen, Dokumente drucken, nach einer Testseite auf Normalpapier.

Soll sich der Text auf dem Namensschild je nach Funktion unterscheiden (zum Beispiel „Referent“ nur für Referenten), verwenden Sie Regeln, Wenn...Dann...Sonst. Farbe oder Layout des Namensschilds pro Datensatz zu ändern, ist in Word kaum praktikabel; führen Sie stattdessen pro Funktion einen eigenen Seriendruck aus, gefiltert unter „Empfängerliste bearbeiten“.

Häufige Probleme und ihre Lösung

Nur das erste Etikett ist gefüllt

Sie haben Etiketten aktualisieren übersprungen oder das erste Etikett geändert, nachdem Sie darauf geklickt hatten. Klicken Sie jedes Mal erneut auf „Etiketten aktualisieren“, wenn Sie das erste Etikett bearbeiten. Zeigt jedes Etikett auf einer Seite dieselbe Person, fehlen die Felder «Nächster Datensatz», meist weil die Felder von Hand in die Zellen eingefügt wurden. Löschen Sie den Inhalt der anderen Etiketten und verwenden Sie stattdessen „Etiketten aktualisieren“.

Sie sehen «Nächster Datensatz» oder { MERGEFIELD } auf den Etiketten

«Nächster Datensatz» ist während der Gestaltung sichtbar und wird im fertigen Seriendruck nicht gedruckt. Zeigen die Etiketten Codes in geschweiften Klammern wie { MERGEFIELD Vorname }, sind die Feldfunktionen eingeschaltet: Drücken Sie Alt+F9, um sie auszuschalten. Sehen Sie «Vorname» statt eines Namens, schalten Sie Vorschau Ergebnisse ein.

Der Text verrutscht auf dem Bogen oder trifft die Etiketten nicht

Falsche Etikettennummer oder falsches Papierformat. Bögen im Format US Letter und A4 mit ähnlichen Etiketten haben unterschiedliche Maße. Vergleichen Sie die Nummer unter „Etiketten einrichten“ mit der Packung.
Skalierung des Druckers. Drucken Sie mit 100 % oder „Tatsächliche Größe“, nie mit „An Seite anpassen“ oder „Übergroße Seiten verkleinern“.
Zu viele Zeilen. Hat eine Adresse mehr Zeilen, als auf das Etikett passen, wächst die Tabellenzeile, und jedes Etikett darunter verschiebt sich. Verkleinern Sie die Schrift, setzen Sie den Absatzabstand vor und nach auf 0 Pt., oder entfernen Sie eine Zeile.
Versatz des Druckers. Manche Drucker verschieben alles um ein bis zwei Millimeter. Passen Sie den oberen oder seitlichen Rand unter „Etiketten einrichten“, „Details“ an und testen Sie erneut.

Leere Zeilen oder fehlende Teile in Adressen

Der Adressblock lässt leere Teile (zum Beispiel eine fehlende Adresse2) automatisch weg. Haben Sie die Adresse aus einzelnen Seriendruckfeldern aufgebaut, kann ein leeres Feld eine leere Zeile hinterlassen; wechseln Sie entweder zum Adressblock, oder setzen Sie eine IF-Regel um die optionale Zeile, wie in der Anleitung zur Formatierung von Serienbriefen erklärt.

Umschlag auf der falschen Seite oder kopfüber bedruckt

Die Zuführung in den Umschlagoptionen passt nicht zu Ihrem Drucker. Markieren Sie einen Umschlag mit einem Bleistiftkreuz an der oberen Kante der Vorderseite, drucken Sie einen einzelnen Test und sehen Sie nach, wo die Adresse gelandet ist. Wählen Sie dann auf der Registerkarte „Druckoptionen“ das passende Bild.

Etiketten, Umschläge und Namensschilder ohne Word-Einrichtung

Wenn Sie sich „Etiketten einrichten“, „Etiketten aktualisieren“ und die Zuführungseinstellungen des Druckers sparen möchten, erledigt MailMergic dieselbe Aufgabe im Browser mit Ihrer Liste aus Excel, CSV oder Google Sheets. Es muss nichts installiert werden.

Umschläge und Namensschilder mit einem Exemplar pro Seite: Laden Sie ein Word-Dokument im Format Ihres Umschlags oder Namensschilds hoch, platzieren Sie Ihre Felder, und MailMergic erstellt eine Seite pro Zeile, als druckfertige PDF oder als einzelne Dateien. Mit Ihrer Word-Vorlage starten.
Etiketten- und Namensschild-Bögen mit vielen Exemplaren pro Seite: Speichern Sie Ihren leeren Etikettenbogen als PDF (in Word: Datei, Speichern unter, PDF), laden Sie ihn als PDF-Vorlage hoch, platzieren Sie Ihre Felder einmal pro Etikett und wählen Sie Auffüllen bis voll, dann mit dem nächsten Dokument fortfahren. Ihre Zeilen füllen jedes Etikett der Seite, bevor der nächste Bogen beginnt. Siehe Auffüllen bis voll: Seriendruck für Etiketten und Namensschilder.
Gestaltete Namensschilder und Tickets aus Canva oder einem Designprogramm lassen sich als Bilder füllen; siehe Seriendruck mit Bildern.

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