Como fazer mala direta de etiquetas, envelopes e crachás no Word

Para fazer mala direta de etiquetas no Word, vá em Correspondências, Iniciar Mala Direta, Etiquetas, escolha o fornecedor e o número do produto da etiqueta, conecte a sua lista do Excel com Selecionar Destinatários, insira um Bloco de Endereço na primeira etiqueta e clique em Atualizar Etiquetas para que todas as etiquetas da folha sejam preenchidas. Envelopes funcionam da mesma forma, a partir de Iniciar Mala Direta, Envelopes, e crachás são simplesmente etiquetas em folhas próprias para crachá.

Abaixo estão os passos exatos para cada um, seguidos dos problemas mais comuns: só uma etiqueta preenchida, texto escapando das etiquetas e envelopes impressos do lado errado.

Antes de começar: prepare a sua lista de endereços

Etiquetas, envelopes e crachás leem o mesmo tipo de lista. No Excel:

Coloque os cabeçalhos na linha 1 e uma pessoa por linha abaixo, sem linhas em branco.
Divida o endereço em colunas separadas: Nome, Sobrenome, Empresa, Endereco1, Endereco2, Cidade, Estado, CEP, Pais. Assim o Bloco de Endereço do Word consegue organizá-las na ordem certa e pular as vazias.
Para crachás, acrescente as colunas que você quer imprimir, como Empresa ou Cargo.
Feche a pasta de trabalho antes de conectá-la no Word. Um arquivo aberto pode bloquear a conexão.

CEPs com zero à esquerda (01310100) muitas vezes chegam ao Word como 1310100, porque o Excel os guarda como números. Formate a coluna como Texto antes de digitar, ou corrija no Word com uma opção numérica, como explicado em como formatar campos de mala direta.

Como fazer mala direta de etiquetas no Word

Abra um documento em branco e vá em Correspondências, Iniciar Mala Direta, Etiquetas.
Em Opções de Etiqueta, escolha em Fornecedores de etiquetas a entrada que corresponde ao tamanho do seu papel (para Avery, "Avery US Letter" ou "Avery A4/A5") e depois o Número do produto impresso no pacote de etiquetas. A Avery 5160, por exemplo, é a etiqueta de endereço comum com 30 por folha (1" x 2-5/8"); a Avery L7160 é uma etiqueta A4 com 21 por folha. Se as suas etiquetas não estiverem na lista, clique em Nova Etiqueta e digite as medidas do pacote.
Clique em OK. O Word preenche a página com uma tabela, uma célula por etiqueta. Se você não enxergar as bordas das células, ative Exibir Linhas de Grade na guia Layout da Tabela.
Clique em Selecionar Destinatários, Usar uma Lista Existente, escolha o seu arquivo do Excel e a planilha, e deixe marcada a opção "A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna".
Clique dentro da primeira etiqueta e escolha Bloco de Endereço. Escolha um formato de nome e confira a visualização à direita. Se faltar uma linha, clique em Coincidir Campos e indique ao Word qual das suas colunas é o endereço, a cidade e assim por diante. Outra opção é montar a etiqueta você mesmo com Inserir Campo de Mesclagem, por exemplo «Nome» «Sobrenome» numa linha e «Endereco1» na seguinte.
Clique em Atualizar Etiquetas. O Word copia a primeira etiqueta para todas as outras da folha e coloca um campo «Próximo Registro» na frente de cada cópia, para que cada etiqueta pegue a linha seguinte.
Clique em Visualizar Resultados e percorra alguns registros.
Escolha Concluir e Mesclar, Editar Documentos Individuais para obter um documento com todas as folhas, que você pode conferir e salvar, ou Imprimir Documentos para imprimir direto.

Antes de imprimir um lote inteiro, imprima uma página em papel comum, segure-a junto a uma folha de etiquetas contra a luz de uma janela e confira se o texto fica dentro de cada etiqueta.

Como fazer mala direta de envelopes no Word

Vá em Correspondências, Iniciar Mala Direta, Envelopes.
Na guia Opções de Envelope, escolha o Tamanho do envelope (o Size 10 é o envelope comercial padrão nos EUA; DL e C5 são comuns na Europa). Aqui você também pode definir a fonte e a posição do endereço de entrega e do remetente.
Na guia Opções de Impressão, escolha o método de alimentação que corresponde a como a sua impressora recebe envelopes: qual borda entra primeiro, face para cima ou para baixo, e qual bandeja. O Word mostra uma imagem de cada opção. Se tiver dúvida, consulte o manual da impressora ou a marcação na bandeja.
Clique em OK. O Word transforma a página em um envelope. Digite o seu endereço de remetente no canto superior esquerdo (o Word pode já mostrar o endereço para correspondência salvo em Arquivo, Opções, Avançado).
Clique em Selecionar Destinatários, Usar uma Lista Existente e conecte o seu arquivo do Excel.
Clique no meio do envelope, onde fica a área do endereço de entrega (ative Mostrar Tudo com Ctrl+Shift+8 para ver a marca de parágrafo dela), e insira um Bloco de Endereço ou os seus próprios campos de mesclagem.
Clique em Visualizar Resultados e depois em Concluir e Mesclar, Imprimir Documentos. Escolha primeiro "Registro atual" para testar um único envelope.

Envelopes não precisam do passo Atualizar Etiquetas: cada registro ganha a sua própria página de envelope. Se a sua impressora enrosca ou borra com envelopes, uma alternativa comum é imprimir os endereços em etiquetas e colá-las.

Como fazer crachás e etiquetas de identificação no Word

O Word não tem um recurso separado para crachás. Crachás são etiquetas, então você usa a mala direta de etiquetas com folhas de crachá:

Vá em Correspondências, Iniciar Mala Direta, Etiquetas e escolha o número do produto das suas folhas de crachá (por exemplo os crachás adesivos Avery 5395, oito por folha). Para cartões ou insertos de crachá, procure o número no pacote ou crie uma Nova Etiqueta com as medidas dele.
Conecte a sua lista com Selecionar Destinatários.
No primeiro crachá, insira os campos um a um com Inserir Campo de Mesclagem: «Nome» grande numa linha própria, «Sobrenome» abaixo e «Empresa» ou «Cargo» menor embaixo. Para acrescentar um campo de sobrenome, clique onde ele deve ficar, abra Inserir Campo de Mesclagem e escolha a coluna; se ela não estiver na lista, confira o cabeçalho na linha 1 da sua planilha.
Formate cada campo selecionando o campo inteiro, incluindo as aspas angulares « », e depois definindo a fonte e o tamanho. Para centralizar o texto no crachá, selecione a primeira célula e clique em Alinhar no Centro no grupo Alinhamento da guia Layout da Tabela.
Acrescente um logotipo, se quiser: insira a imagem no primeiro crachá. Tudo o que estiver no primeiro crachá é copiado para os outros no próximo passo.
Clique em Atualizar Etiquetas, depois em Visualizar Resultados, e confira os nomes mais longos. Um nome longo que quebra a linha pode desmontar o layout do crachá; diminua o tamanho da fonte ou alargue a linha.
Concluir e Mesclar, Imprimir Documentos, depois de uma página de teste em papel comum.

Se o texto do crachá deve mudar conforme a função (por exemplo "Palestrante" só para os palestrantes), use Regras, Se...Então...Senão. Mudar a cor ou o layout do crachá para cada registro não é prático no Word; em vez disso, faça uma mala direta separada por função, filtrada em Editar Lista de Destinatários.

Problemas comuns e como resolvê-los

Só a primeira etiqueta é preenchida

Você pulou o Atualizar Etiquetas, ou mudou a primeira etiqueta depois de clicar nele. Clique de novo em Atualizar Etiquetas sempre que editar a primeira etiqueta. Se todas as etiquetas de uma página mostram a mesma pessoa, faltam os campos «Próximo Registro», geralmente porque os campos foram colados nas células à mão. Apague o conteúdo das outras etiquetas e use Atualizar Etiquetas.

Aparece «Próximo Registro» ou { MERGEFIELD } nas etiquetas

«Próximo Registro» fica visível enquanto você monta o layout e não é impresso na mala direta pronta. Se as etiquetas mostram códigos entre chaves como { MERGEFIELD Nome }, os códigos de campo estão ativados: pressione Alt+F9 para desativá-los. Se você vê «Nome» em vez de um nome, ative Visualizar Resultados.

O texto desce pela folha ou não cai nas etiquetas

Número do produto ou tamanho de papel errado. Folhas US Letter e A4 com etiquetas parecidas têm medidas diferentes. Compare o número em Opções de Etiqueta com o do pacote.
Escala da impressora. Imprima em 100% ou "Tamanho real", nunca em "Ajustar à página" ou "Reduzir páginas grandes".
Linhas demais. Se um endereço tem mais linhas do que a etiqueta comporta, a linha da tabela cresce e todas as etiquetas abaixo se deslocam. Diminua o tamanho da fonte, defina o espaçamento antes e depois do parágrafo como 0 pt ou remova uma linha.
Deslocamento da impressora. Algumas impressoras deslocam tudo em um ou dois milímetros. Ajuste a margem superior ou lateral em Opções de Etiqueta, Detalhes, e teste de novo.

Linhas em branco ou partes faltando nos endereços

O Bloco de Endereço deixa de fora automaticamente as partes vazias (por exemplo um Endereco2 que falta). Se você montou o endereço com campos de mesclagem avulsos, um campo vazio pode deixar uma linha em branco; mude para o Bloco de Endereço ou use uma regra IF em volta da linha opcional, como explicado no guia de formatação para mala direta.

Envelope impresso do lado errado ou de cabeça para baixo

O método de alimentação em Opções de Envelope não corresponde à sua impressora. Marque um envelope com um X a lápis na borda superior da frente, imprima um único teste e veja onde o endereço foi parar. Depois escolha a imagem correspondente na guia Opções de Impressão.

Etiquetas, envelopes e crachás sem a configuração do Word

Se você prefere pular Opções de Etiqueta, Atualizar Etiquetas e as configurações de alimentação da impressora, o MailMergic faz o mesmo trabalho no navegador a partir da sua lista do Excel, CSV ou Google Sheets. Não é preciso instalar nada.

Envelopes e crachás de um por página: envie um documento do Word configurado no tamanho do seu envelope ou crachá, posicione os campos, e o MailMergic cria uma página por linha, como um PDF pronto para imprimir ou como arquivos individuais. Comece pelo seu modelo do Word.
Folhas de etiquetas e crachás com vários por página: salve a sua folha de etiquetas em branco como PDF (no Word: Arquivo, Salvar Como, PDF), envie-a como modelo em PDF, posicione os campos uma vez por etiqueta e escolha a opção Fill until full, then continue with next document (preencher até completar e depois continuar no próximo documento). As suas linhas preenchem todas as etiquetas da página antes de a próxima folha começar. Veja Preencher até completar: mala direta para etiquetas e crachás. Para Avery L7160, L7163, 5160 e mais dez folhas comuns, isso já está feito: veja como imprimir etiquetas do Excel.
Crachás e ingressos com design feitos no Canva ou numa ferramenta de design podem ser preenchidos como imagens; veja mala direta de imagens.

O plano gratuito permite gerar 100 documentos por mês (com marca d'água), sem cartão de crédito, então você pode imprimir antes uma folha de teste com a sua própria lista.