Formatação na mala direta: corrija números, datas e fontes no Word

O Word não puxa os formatos de número e data do Excel: a mala direta recebe o valor bruto, então R$ 1.500,00 chega como 1500 e uma data pode aparecer na ordem americana. Você corrige isso no Word acrescentando uma opção ao campo de mesclagem: \# "R$ #.##0,00" para moeda e \@ "dd/MM/yyyy" para datas. Pressione Alt+F9 para mostrar os códigos de campo, digite a opção dentro das chaves, pressione Alt+F9 de novo e atualize.

Este guia traz exemplos que funcionam para números, moeda, porcentagens, datas e maiúsculas e minúsculas, e depois resolve os outros problemas comuns de formatação: texto mesclado na fonte errada, linhas em branco por causa de campos vazios, endereços com espaçamento duplo e tabelas que se desmontam.

Gato malhado sentado numa mesa de madeira ao lado de um MacBook fechado, diante de uma parede azul-escura.

Como ver e editar o código de um campo de mesclagem

Os campos de mesclagem aparecem sempre entre aspas angulares, como «Valor». As aspas angulares são só a forma como o Word exibe o campo: digitar «Valor» à mão cria texto comum, não um campo. Por trás de cada um há um código de campo que você pode editar:

Alt+F9 mostra ou oculta os códigos de todos os campos. «Valor» vira { MERGEFIELD Valor }.
Shift+F9 faz o mesmo só para o campo selecionado.
Clique dentro das chaves, depois do nome do campo, e digite a opção. Não digite as chaves: elas só funcionam quando inseridas pelo Word (Ctrl+F9 cria um par vazio).
Pressione Alt+F9 para voltar, depois selecione o texto e pressione F9 para atualizar. Com Visualizar Resultados ativado, você vê na hora o valor formatado.

Formatar números e moeda com \#

A opção de imagem numérica \# recebe um padrão entre aspas. Um 0 sempre mostra um dígito, um # mostra um dígito só se houver um, e todo o resto (um símbolo de moeda, um espaço, texto) é impresso como foi digitado.

{ MERGEFIELD Valor \# "#.##0,00" }                    1.234,50
{ MERGEFIELD Valor \# "R$ #.##0,00" }                 R$ 1.234,50
{ MERGEFIELD Valor \# "#.##0" }                       1.235
{ MERGEFIELD Valor \# "R$ #.##0,00;(R$ #.##0,00)" }   (R$ 1.234,50) para um valor negativo
{ MERGEFIELD Valor \# "#.##0,00 EUR" }                1.234,50 EUR
{ MERGEFIELD CEP \# "00000000" }                      01310100

Três coisas que você precisa saber:

Casas decimais longas. O Excel às vezes passa valores com uma longa cauda de casas decimais, como 1234,5000000001. Qualquer padrão com um número fixo de casas decimais, como #.##0,00, arredonda corretamente.
Os separadores seguem a região do Windows. O ponto e a vírgula no padrão são os separadores de milhar e decimal das suas configurações regionais. Num sistema em português do Brasil, o padrão para 1.234,50 é escrito com esses separadores, como nos exemplos acima; num sistema em inglês, o mesmo padrão seria #,##0.00.
Zeros à esquerda. \# "00000000" devolve os zeros que o Excel tirou de CEPs ou códigos, desde que o valor seja um número com até essa quantidade de dígitos.

Formatar porcentagens

O Excel guarda 25% como 0,25, e é isso que o Word recebe. Um % no padrão é impresso apenas como caractere; ele não multiplica por 100. Por isso você precisa de um pequeno campo de fórmula em volta do campo de mesclagem:

{ = { MERGEFIELD Taxa } * 100 \# "0%" }      25%
{ = { MERGEFIELD Taxa } * 100 \# "0,0%" }    25,0%

Insira os dois pares de chaves com Ctrl+F9: primeiro o par externo, digite = e um espaço, depois Ctrl+F9 de novo para o par interno e digite MERGEFIELD Taxa.

Formatar datas com \@

A opção de data \@ funciona do mesmo jeito. Repare no M maiúsculo para os meses: um m minúsculo significa minutos.

{ MERGEFIELD DataFatura \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" }   2 de março de 2025
{ MERGEFIELD DataFatura \@ "d/M/yy" }                  2/3/25
{ MERGEFIELD DataFatura \@ "dd/MM/yyyy" }              02/03/2025
{ MERGEFIELD DataFatura \@ "MM/dd/yyyy" }              03/02/2025
{ MERGEFIELD DataFatura \@ "dddd, d 'de' MMMM" }       domingo, 2 de março

Uma data que chega com a hora junto (por exemplo 3/2/2025 12:00:00 AM) é limpa pela mesma opção, já que o padrão não contém hora. Se a opção parecer não ter efeito, confira se a coluna do Excel contém datas de verdade, e não texto que só parece uma data.

Mudar maiúsculas e minúsculas com \*

A opção de formato \* muda o uso de maiúsculas, o que ajuda quando a sua lista mistura "SOUZA" e "souza":

{ MERGEFIELD Sobrenome \* Upper }     SOUZA
{ MERGEFIELD Sobrenome \* Lower }     souza
{ MERGEFIELD Cidade \* Caps }         Belo Horizonte  (primeira letra de cada palavra)
{ MERGEFIELD Observacao \* FirstCap } Só a primeira letra da primeira palavra

Caps coloca em maiúscula a primeira letra de cada palavra, mas não mexe nas outras letras, então um nome digitado todo em maiúsculas continua em maiúsculas. Para uma lista assim, limpe antes a coluna no Excel com =PRI.MAIÚSCULA(A2).

Manter o estilo de fonte do campo

O texto mesclado assume a formatação do campo no Word, nunca a formatação da célula do Excel. Negrito, cores e fontes da sua planilha são ignorados. Para dar estilo a um valor mesclado:

Selecione o campo inteiro, incluindo as duas aspas angulares. Ao clicar nele, ele fica cinza.
Aplique a fonte, o tamanho, o negrito ou a cor.
Se a formatação voltar ao que era depois de uma atualização ou nos documentos prontos, pressione Alt+F9, selecione o código inteiro incluindo as chaves, aplique a formatação ali e volte.
Ainda não funciona? Acrescente \* CHARFORMAT ao código e formate a primeira letra de MERGEFIELD; o Word então aplica a formatação dessa letra ao resultado inteiro.

Não dá para formatar só uma parte de um valor (por exemplo deixar em negrito a primeira palavra de um endereço). Em vez disso, divida os dados em duas colunas e formate cada campo separadamente.

Evitar linhas em branco por causa de campos vazios

Quando um campo está vazio para alguns destinatários (uma segunda linha de endereço, um nome de empresa), a linha dele pode ficar como um espaço vazio. Há três soluções, da mais simples à mais flexível.

Bloco de Endereço. Para endereços postais, Inserir Bloco de Endereço deixa de fora as partes vazias automaticamente.

Texto antes ou depois de um campo com \b e \f. \b acrescenta texto antes de um valor e \f acrescenta texto depois dele, mas só se o campo não estiver vazio. Isso é útil para rótulos dentro de uma linha:

{ MERGEFIELD Telefone \b "Telefone: " }

imprime "Telefone: (11) 5555-0100", ou nada quando não há número de telefone.

Um campo IF que contém a quebra de linha. Coloque o campo opcional e a sua marca de parágrafo dentro de um IF, para que a linha inteira desapareça quando o campo estiver vazio. Aqui, o Enter depois de { MERGEFIELD Endereco2 } é digitado dentro das aspas, e a linha da Cidade começa logo depois da chave de fechamento:

{ MERGEFIELD Endereco1 }
{ IF { MERGEFIELD Endereco2 } <> "" "{ MERGEFIELD Endereco2 }
" }{ MERGEFIELD Cidade } - { MERGEFIELD Estado }, { MERGEFIELD CEP }

Você pode montar campos IF simples em Correspondências, Regras, Se...Então...Senão; para condições aninhadas e mais exemplos, veja Como usar a lógica condicional (instruções IF) na mala direta.

Corrigir o espaçamento de parágrafo nos endereços

O estilo Normal padrão do Word acrescenta 8 pt de espaço depois de cada parágrafo, então um endereço com um parágrafo por linha parece ter espaçamento duplo. Selecione o endereço e aplique o estilo Sem Espaçamento ou defina o Espaçamento Antes e Depois como 0 pt na guia Layout. Outra opção é terminar cada linha do endereço com Shift+Enter (uma quebra de linha) em vez de Enter.

Ative Mostrar Tudo (Ctrl+Shift+8) enquanto formata o modelo. Ele mostra parágrafos vazios perdidos, espaços antes dos campos e quebras de página manuais que vão se repetir em cada documento mesclado.

Tabelas em documentos de mala direta

Fixe a largura das colunas. Por padrão, uma tabela se redimensiona para caber o conteúdo, então um valor longo pode esticar uma coluna e espremer as outras. Escolha Layout da Tabela, AutoAjuste, Largura Fixa da Coluna.
Alinhe os números à direita nas colunas de valores e dê a todos os valores o mesmo padrão \#, para que as casas decimais fiquem alinhadas.
Mantenha as linhas inteiras. Em Propriedades da Tabela, Linha, desmarque "Permitir quebra de linha entre páginas" para que uma linha não seja dividida entre duas páginas.
Só uma linha por destinatário. A mala direta do Word coloca uma linha do Excel em cada documento. Ela não consegue preencher uma tabela com várias linhas por destinatário (por exemplo todos os itens de uma fatura). O tipo Diretório lista todos os registros um depois do outro num único documento, o que serve para listas, mas não para tabelas por cliente.

Ou corrija o formato no Excel

Se você prefere não editar códigos de campo, entregue ao Word um texto já formatado. Acrescente uma coluna auxiliar no Excel com a função TEXTO e insira essa coluna como campo de mesclagem:

=TEXTO(B2;"R$ #.##0,00")    R$ 1.234,50
=TEXTO(C2;"dd/mm/aaaa")     02/03/2025
=TEXTO(D2;"0%")             25%
=TEXTO(E2;"00000000")       01310100

Como o resultado é texto, o Word o imprime exatamente como aparece. A desvantagem é que cada coluna nova precisa da sua própria coluna auxiliar, e quem edita a planilha tem que mantê-las.

O mesmo modelo sem opções de campo

O MailMergic faz a mala direta do seu modelo do Word no navegador e pega os formatos de data, moeda e número do seu arquivo do Excel, então um valor formatado como R$ 1.500,00 ou 2 de março de 2025 na planilha chega assim ao documento, sem opções \# ou \@. O conteúdo condicional é definido com regras visuais em vez da sintaxe de campos IF, inclusive para ocultar linhas de endereço vazias. Cada linha vira um arquivo PDF ou Word próprio, com nome tirado dos seus dados, pronto para baixar ou enviar por email.

O plano gratuito permite gerar 100 documentos por mês (com marca d'água), sem cartão de crédito. Envie o seu modelo do Word e veja a prévia com os seus próprios dados.

Checklist antes de concluir a mala direta

Todo campo de valor e de data tem uma opção (ou uma coluna auxiliar formatada).
Os valores mesclados têm a mesma fonte e o mesmo tamanho do texto em volta.
Espaços e pontuação ficam fora dos campos: «Nome» «Sobrenome», e não «Nome»«Sobrenome».
Registros com campos opcionais vazios não deixam linhas em branco.
Visualizar Resultados mostra tudo certo para os nomes e endereços mais curtos e mais longos da sua lista. Correspondências, Verificar Erros encontra campos faltando antes de você concluir.

Vai imprimir etiquetas ou envelopes? As mesmas opções valem lá; veja Como fazer mala direta de etiquetas, envelopes e crachás no Word.