Cómo combinar correspondencia para etiquetas, sobres y tarjetas de identificación en Word

Para combinar correspondencia en etiquetas con Word, vaya a Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Etiquetas, elija el proveedor de etiquetas y el número de producto, conecte su lista de Excel con Seleccionar destinatarios, inserte un Bloque de direcciones en la primera etiqueta y haga clic en Actualizar etiquetas para que se rellenen todas las etiquetas de la hoja. Los sobres funcionan igual desde Iniciar combinación de correspondencia, Sobres, y las tarjetas de identificación no son más que etiquetas impresas en hojas para acreditaciones.

A continuación encontrará los pasos exactos para cada caso, seguidos de los problemas más frecuentes: solo se rellena una etiqueta, el texto se va saliendo de las etiquetas o los sobres se imprimen por el lado equivocado.

Antes de empezar: prepare su lista de direcciones

Las etiquetas, los sobres y las acreditaciones leen el mismo tipo de lista. En Excel:

Ponga los encabezados en la fila 1 y una persona por fila debajo, sin filas en blanco.
Separe la dirección en columnas distintas: Nombre, Apellido, Empresa, Direccion1, Direccion2, Ciudad, Provincia, CP, Pais. Así, el Bloque de direcciones de Word puede ordenarlas correctamente y omitir las vacías.
Para las acreditaciones, añada las columnas que quiera imprimir, como Empresa o Cargo.
Cierre el libro antes de conectarlo en Word. Un archivo abierto puede bloquear la conexión.

Los códigos postales con un cero inicial (08001) suelen llegar a Word como 8001, porque Excel los guarda como números. Dé a la columna formato de Texto antes de escribir los datos o corríjalo en Word con un modificador numérico, como se explica en cómo dar formato a los campos de combinación de correspondencia.

Cómo combinar correspondencia en etiquetas con Word

Abra un documento en blanco y vaya a Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Etiquetas.
En Opciones para etiquetas, elija en Proveedores de etiquetas la entrada que corresponda al tamaño de su papel (en Avery, «Avery US Letter» o «Avery A4/A5») y después el Número de producto impreso en el paquete de etiquetas. La Avery 5160, por ejemplo, es la etiqueta de dirección habitual de 30 por hoja (1" x 2-5/8"); la Avery L7160 es una etiqueta A4 de 21 por hoja. Si sus etiquetas no aparecen, haga clic en Nueva etiqueta e introduzca las medidas que figuran en el paquete.
Haga clic en Aceptar. Word llena la página con una tabla, una celda por etiqueta. Si no ve los bordes de las celdas, active Ver cuadrícula en la pestaña Disposición de tabla.
Haga clic en Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente, elija su archivo de Excel y la hoja, y deje marcada la casilla «La primera fila de datos contiene encabezados de columna».
Haga clic en la primera etiqueta y elija Bloque de direcciones. Elija un formato de nombre y revise la vista previa de la derecha. Si falta una línea, haga clic en Asignar campos e indique a Word cuál de sus columnas es la dirección, la ciudad, etc. También puede montar la etiqueta usted mismo con Insertar campo combinado, por ejemplo «Nombre» «Apellido» en una línea y «Direccion1» en la siguiente.
Haga clic en Actualizar etiquetas. Word copia la primera etiqueta en todas las demás etiquetas de la hoja y coloca un campo «Siguiente registro» delante de cada copia, para que cada etiqueta tome la fila siguiente.
Haga clic en Vista previa de resultados y recorra algunos registros.
Elija Finalizar y combinar, Editar documentos individuales para obtener un documento con todas las hojas que pueda revisar y guardar, o Imprimir documentos para imprimir directamente.

Antes de imprimir un lote completo, imprima una página en papel normal, colóquela sobre una hoja de etiquetas a contraluz delante de una ventana y compruebe que el texto queda dentro de cada etiqueta.

Cómo combinar correspondencia en sobres con Word

Vaya a Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Sobres.
En la pestaña Opciones de sobre, elija el Tamaño del sobre (el Nº 10 es el sobre comercial estándar en EE. UU.; en Europa son habituales el DL y el C5). Aquí también puede definir la fuente y la posición de la dirección del destinatario y del remite.
En la pestaña Opciones de impresión, elija el método de alimentación que corresponda a cómo toma los sobres su impresora: qué borde entra primero, boca arriba o boca abajo, y qué bandeja. Word muestra una imagen de cada opción. Si no está seguro, consulte el manual de la impresora o la marca de la bandeja.
Haga clic en Aceptar. Word convierte la página en un sobre. Escriba el remite en la esquina superior izquierda (puede que Word ya muestre la dirección postal guardada en Archivo, Opciones, Avanzadas).
Haga clic en Seleccionar destinatarios, Usar una lista existente y conecte su archivo de Excel.
Haga clic en el centro del sobre, donde está la zona de la dirección del destinatario (active Mostrar todo con Ctrl+Mayús+8 para ver su marca de párrafo), e inserte un Bloque de direcciones o sus propios campos combinados.
Haga clic en Vista previa de resultados y después en Finalizar y combinar, Imprimir documentos. Elija primero «Registro actual» para probar con un solo sobre.

Los sobres no necesitan el paso Actualizar etiquetas: cada registro tiene su propia página de sobre. Si su impresora se atasca o mancha los sobres, una alternativa habitual es imprimir las direcciones en etiquetas y pegarlas.

Cómo crear tarjetas de identificación y acreditaciones en Word

Word no tiene una función aparte para tarjetas de identificación. Las acreditaciones son etiquetas, así que se usa la combinación de correspondencia de etiquetas con hojas para acreditaciones:

Vaya a Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia, Etiquetas y elija el número de producto de sus hojas de acreditaciones (por ejemplo las etiquetas adhesivas de identificación Avery 5395, ocho por hoja). Para fundas o tarjetas de acreditación, busque el número en el paquete o cree una Nueva etiqueta con sus medidas.
Conecte su lista con Seleccionar destinatarios.
En la primera acreditación, inserte los campos uno a uno con Insertar campo combinado: «Nombre» en grande en su propia línea, «Apellido» debajo y «Empresa» o «Cargo» más pequeño a continuación. Para añadir el campo del apellido, haga clic donde debe ir, abra Insertar campo combinado y elija la columna; si no aparece en la lista, revise el encabezado en la fila 1 de su hoja.
Dé formato a cada campo seleccionando el campo completo, incluidas las comillas angulares « », y ajustando la fuente y el tamaño. Para centrar el texto en la acreditación, seleccione la primera celda y haga clic en Alinear en el centro en el grupo Alineación de la pestaña Disposición de tabla.
Si quiere, añada un logotipo: inserte la imagen en la primera acreditación. Todo lo que hay en la primera acreditación se copia a las demás en el paso siguiente.
Haga clic en Actualizar etiquetas, después en Vista previa de resultados, y revise los nombres más largos. Un nombre largo que salta de línea puede descolocar el diseño de la acreditación; reduzca el tamaño de la fuente o amplíe la línea.
Finalizar y combinar, Imprimir documentos, después de imprimir una página de prueba en papel normal.

Si el texto de la acreditación debe variar según el cargo (por ejemplo «Ponente» solo para los ponentes), use Reglas, Si...Entonces...Sino. Cambiar el color o el diseño de la acreditación en cada registro no es práctico en Word; en su lugar, haga una combinación de correspondencia por cargo, filtrada en Editar lista de destinatarios.

Problemas comunes y cómo solucionarlos

Solo se rellena la primera etiqueta

Se saltó Actualizar etiquetas, o modificó la primera etiqueta después de hacer clic en ese botón. Vuelva a hacer clic en Actualizar etiquetas cada vez que edite la primera etiqueta. Si todas las etiquetas de una página muestran a la misma persona, faltan los campos «Siguiente registro», normalmente porque los campos se pegaron a mano en las celdas. Borre el contenido de las demás etiquetas y use Actualizar etiquetas.

En las etiquetas aparece «Siguiente registro» o { MERGEFIELD }

«Siguiente registro» se ve mientras diseña y no se imprime en la combinación de correspondencia terminada. Si las etiquetas muestran códigos entre llaves como { MERGEFIELD Nombre }, los códigos de campo están activados: pulse Alt+F9 para desactivarlos. Si ve «Nombre» en lugar de un nombre, active Vista previa de resultados.

El texto se desplaza hacia abajo en la hoja o no cae dentro de las etiquetas

Número de producto o tamaño de papel incorrectos. Las hojas US Letter y A4 con etiquetas parecidas tienen medidas distintas. Compare el número de Opciones para etiquetas con el del paquete.
Escala de la impresora. Imprima al 100 % o a «Tamaño real», nunca con «Ajustar a la página» ni «Reducir páginas de gran tamaño».
Demasiadas líneas. Si una dirección tiene más líneas de las que caben en la etiqueta, la fila de la tabla crece y todas las etiquetas de debajo se desplazan. Reduzca el tamaño de la fuente, ponga el espaciado de párrafo anterior y posterior a 0 pto o quite una línea.
Desplazamiento de la impresora. Algunas impresoras desplazan todo uno o dos milímetros. Ajuste el margen superior o lateral en Opciones para etiquetas, Detalles, y vuelva a probar.

Líneas en blanco o partes que faltan en las direcciones

El Bloque de direcciones omite automáticamente las partes vacías (por ejemplo una Direccion2 que falta). Si construyó la dirección con campos combinados sueltos, un campo vacío puede dejar una línea en blanco; cambie a Bloque de direcciones o use una regla IF alrededor de la línea opcional, como se explica en la guía de formato para la combinación de correspondencia.

El sobre se imprime por el lado equivocado o al revés

El método de alimentación de Opciones de sobre no corresponde a su impresora. Marque un sobre con una cruz a lápiz en el borde superior de la cara delantera, imprima una sola prueba y mire dónde ha quedado la dirección. Después elija la imagen correspondiente en la pestaña Opciones de impresión.

Etiquetas, sobres y acreditaciones sin la configuración de Word

Si prefiere saltarse Opciones para etiquetas, Actualizar etiquetas y la configuración de alimentación de la impresora, MailMergic hace el mismo trabajo en el navegador a partir de su lista de Excel, CSV o Google Sheets. No hay que instalar nada.

Sobres y acreditaciones de una por página: suba un documento de Word con el tamaño de su sobre o acreditación, coloque sus campos y MailMergic crea una página por fila, como PDF listo para imprimir o como archivos individuales. Empiece con su plantilla de Word.
Hojas de etiquetas y acreditaciones con muchas por página: guarde su hoja de etiquetas en blanco como PDF (en Word: Archivo, Guardar como, PDF), súbala como plantilla PDF, coloque sus campos una vez por etiqueta y elija Rellenar hasta completar y continuar con el siguiente documento. Sus filas rellenan todas las etiquetas de la página antes de que empiece la hoja siguiente. Consulte Rellenar hasta completar: combinación de correspondencia para etiquetas y acreditaciones.
Las acreditaciones y entradas diseñadas en Canva o en una herramienta de diseño se pueden rellenar como imágenes; consulte la combinación de correspondencia con imágenes.

El plan gratuito le permite generar 100 documentos al mes (con marca de agua), sin tarjeta de crédito, así que puede imprimir primero una hoja de prueba con su propia lista.