Comment faire un publipostage d'étiquettes, d'enveloppes et de badges dans Word

Pour faire un publipostage d'étiquettes dans Word, allez dans Publipostage, Démarrer la fusion et le publipostage, Étiquettes, choisissez le fournisseur et la référence de vos étiquettes, connectez votre liste Excel avec Sélection des destinataires, insérez un Bloc d'adresse dans la première étiquette, puis cliquez sur Mettre à jour les étiquettes pour que toutes les étiquettes de la planche soient remplies. Les enveloppes fonctionnent de la même façon depuis Démarrer la fusion et le publipostage, Enveloppes, et les badges nominatifs ne sont rien d'autre que des étiquettes sur un support pour badges.

Vous trouverez ci-dessous les étapes exactes pour chacun, suivies des problèmes les plus fréquents : une seule étiquette remplie, un texte qui déborde des étiquettes et des enveloppes imprimées du mauvais côté.

Avant de commencer : préparez votre liste d'adresses

Les étiquettes, les enveloppes et les badges lisent tous le même type de liste. Dans Excel :

Placez les en-têtes sur la ligne 1 et une personne par ligne en dessous, sans lignes vides.
Répartissez l'adresse dans des colonnes séparées : Prénom, Nom, Société, Adresse1, Adresse2, Ville, Région, CodePostal, Pays. Le bloc d'adresse de Word peut alors les disposer dans le bon ordre et ignorer celles qui sont vides.
Pour les badges, ajoutez les colonnes que vous voulez imprimer, comme Société ou Fonction.
Fermez le classeur avant de le connecter dans Word. Un fichier ouvert peut bloquer la connexion.

Les codes postaux commençant par un zéro (01000) arrivent souvent dans Word sous la forme 1000, car Excel les stocke comme des nombres. Mettez la colonne au format Texte avant la saisie, ou corrigez-le dans Word avec un commutateur numérique, comme l'explique notre guide pour mettre en forme les champs de fusion.

Comment faire un publipostage d'étiquettes dans Word

Ouvrez un document vierge et allez dans Publipostage, Démarrer la fusion et le publipostage, Étiquettes.
Dans Options pour les étiquettes, choisissez l'entrée de Fournisseurs d'étiquettes qui correspond à votre format de papier (pour Avery, « Avery US Letter » ou « Avery A4/A5 »), puis la Référence du produit imprimée sur le paquet d'étiquettes. Avery 5160, par exemple, est l'étiquette d'adresse courante à 30 par planche (1" x 2-5/8") ; Avery L7160 est une étiquette A4 à 21 par planche. Si vos étiquettes ne figurent pas dans la liste, cliquez sur Nouvelle étiquette et saisissez les dimensions indiquées sur le paquet.
Cliquez sur OK. Word remplit la page avec un tableau, une cellule par étiquette. Si vous ne voyez pas les bordures des cellules, activez Afficher le quadrillage dans l'onglet Disposition du tableau.
Cliquez sur Sélection des destinataires, Utiliser une liste existante, choisissez votre fichier Excel et la feuille, et laissez cochée la case « La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes ».
Cliquez dans la première étiquette et choisissez Bloc d'adresse. Choisissez un format de nom et vérifiez l'aperçu à droite. S'il manque une ligne, cliquez sur Faire correspondre les champs et indiquez à Word laquelle de vos colonnes contient l'adresse, la ville, etc. Vous pouvez aussi composer l'étiquette vous-même avec Insérer un champ de fusion, par exemple «Prénom» «Nom» sur une ligne et «Adresse1» sur la suivante.
Cliquez sur Mettre à jour les étiquettes. Word copie la première étiquette dans toutes les autres étiquettes de la planche et place un champ «Enregistrement suivant» devant chaque copie, pour que chaque étiquette prenne la ligne suivante.
Cliquez sur Aperçu des résultats et parcourez quelques enregistrements.
Choisissez Terminer et fusionner, Modifier des documents individuels pour obtenir un document contenant toutes les planches, que vous pouvez vérifier et enregistrer, ou Imprimer les documents pour imprimer directement.

Avant d'imprimer toute une série, imprimez une page sur du papier ordinaire, superposez-la à une planche d'étiquettes devant une fenêtre et vérifiez que le texte tombe bien à l'intérieur de chaque étiquette.

Comment faire un publipostage d'enveloppes dans Word

Allez dans Publipostage, Démarrer la fusion et le publipostage, Enveloppes.
Dans l'onglet Options d'enveloppe, choisissez la Taille de l'enveloppe (la taille 10 est l'enveloppe professionnelle standard aux États-Unis, DL et C5 sont courantes en Europe). Vous pouvez aussi y régler la police et la position de l'adresse du destinataire et de l'adresse de l'expéditeur.
Dans l'onglet Options d'impression, choisissez le mode d'alimentation qui correspond à la façon dont votre imprimante prend les enveloppes : quel bord entre en premier, face vers le haut ou vers le bas, et quel bac. Word affiche une image pour chaque option. En cas de doute, consultez le manuel de votre imprimante ou le marquage sur le bac.
Cliquez sur OK. Word transforme la page en enveloppe. Tapez votre adresse d'expéditeur dans le coin supérieur gauche (Word peut déjà afficher l'adresse postale enregistrée sous Fichier, Options, Options avancées).
Cliquez sur Sélection des destinataires, Utiliser une liste existante et connectez votre fichier Excel.
Cliquez au milieu de l'enveloppe, là où se trouve la zone de l'adresse du destinataire (activez Afficher tout avec Ctrl+Maj+8 pour voir sa marque de paragraphe), et insérez un Bloc d'adresse ou vos propres champs de fusion.
Cliquez sur Aperçu des résultats, puis sur Terminer et fusionner, Imprimer les documents. Choisissez d'abord « Enregistrement actif » pour tester une seule enveloppe.

Les enveloppes n'ont pas besoin de l'étape Mettre à jour les étiquettes : chaque enregistrement obtient sa propre page d'enveloppe. Si votre imprimante se bloque ou bave sur les enveloppes, une alternative courante consiste à imprimer les adresses sur des étiquettes et à les coller.

Comment créer des badges nominatifs dans Word

Word n'a pas de fonction distincte pour les badges nominatifs. Les badges sont des étiquettes : vous utilisez donc le publipostage d'étiquettes avec un support pour badges.

Allez dans Publipostage, Démarrer la fusion et le publipostage, Étiquettes et choisissez la référence de vos planches de badges (par exemple les badges adhésifs Avery 5395, huit par planche). Pour des inserts ou des cartes de badge, cherchez la référence sur le paquet, ou créez une Nouvelle étiquette avec ses dimensions.
Connectez votre liste avec Sélection des destinataires.
Dans le premier badge, insérez les champs un par un avec Insérer un champ de fusion : «Prénom» en grand sur sa propre ligne, «Nom» en dessous, et «Société» ou «Fonction» plus petit en dessous. Pour ajouter un champ de nom de famille, cliquez à l'endroit voulu, ouvrez Insérer un champ de fusion et choisissez la colonne ; si elle n'apparaît pas dans la liste, vérifiez l'en-tête sur la ligne 1 de votre feuille.
Mettez en forme chaque champ en sélectionnant le champ entier, chevrons « » compris, puis en réglant la police et la taille. Pour centrer le texte sur le badge, sélectionnez la première cellule et cliquez sur Centrer dans le groupe Alignement de l'onglet Disposition du tableau.
Ajoutez un logo si vous le souhaitez : insérez l'image dans le premier badge. Tout ce qui se trouve dans le premier badge est copié dans les autres à l'étape suivante.
Cliquez sur Mettre à jour les étiquettes, puis sur Aperçu des résultats, et vérifiez les noms les plus longs. Un nom long qui passe à la ligne peut déformer la mise en page du badge ; réduisez la taille de police ou élargissez la ligne.
Terminer et fusionner, Imprimer les documents, après une page de test sur papier ordinaire.

Si le texte du badge doit varier selon le rôle (par exemple « Intervenant » uniquement pour les intervenants), utilisez Règles, Si...Alors...Sinon. Changer la couleur ou la mise en page du badge pour chaque enregistrement n'est pas réaliste dans Word ; faites plutôt un publipostage séparé par rôle, filtré dans Modifier la liste de destinataires.

Problèmes courants et comment les résoudre

Seule la première étiquette est remplie

Vous avez sauté Mettre à jour les étiquettes, ou vous avez modifié la première étiquette après avoir cliqué dessus. Cliquez de nouveau sur Mettre à jour les étiquettes chaque fois que vous modifiez la première étiquette. Si toutes les étiquettes d'une page affichent la même personne, les champs «Enregistrement suivant» manquent, généralement parce que les champs ont été collés à la main dans les cellules. Supprimez le contenu des autres étiquettes et utilisez plutôt Mettre à jour les étiquettes.

Vous voyez «Enregistrement suivant» ou { MERGEFIELD } sur les étiquettes

«Enregistrement suivant» est visible pendant la conception et ne s'imprime pas dans le publipostage terminé. Si les étiquettes affichent des codes entre accolades comme { MERGEFIELD Prénom }, les codes de champs sont activés : appuyez sur Alt+F9 pour les désactiver. Si vous voyez «Prénom» au lieu d'un prénom, activez Aperçu des résultats.

Le texte glisse vers le bas de la planche ou rate les étiquettes

Mauvaise référence ou mauvais format de papier. Des planches US Letter et A4 aux étiquettes similaires n'ont pas les mêmes dimensions. Comparez la référence dans Options pour les étiquettes avec celle du paquet.
Mise à l'échelle de l'imprimante. Imprimez à 100 % ou en « Taille réelle », jamais avec « Ajuster à la page » ou « Réduire les pages trop grandes ».
Trop de lignes. Si une adresse a plus de lignes que l'étiquette ne peut en contenir, la ligne du tableau s'agrandit et toutes les étiquettes situées en dessous se décalent. Réduisez la taille de police, réglez l'espacement avant et après les paragraphes sur 0 pt, ou supprimez une ligne.
Décalage de l'imprimante. Certaines imprimantes décalent tout d'un ou deux millimètres. Ajustez la marge supérieure ou latérale dans Options pour les étiquettes, Détails, puis refaites un test.

Lignes vides ou éléments manquants dans les adresses

Le bloc d'adresse omet automatiquement les éléments vides (par exemple une Adresse2 manquante). Si vous avez composé l'adresse avec des champs de fusion individuels, un champ vide peut laisser une ligne vide ; passez au bloc d'adresse ou utilisez une règle IF autour de la ligne facultative, comme l'explique le guide de mise en forme du publipostage.

Enveloppe imprimée du mauvais côté ou à l'envers

Le mode d'alimentation choisi dans Options d'enveloppe ne correspond pas à votre imprimante. Marquez une enveloppe d'une croix au crayon sur le bord supérieur, côté recto, imprimez un seul test et regardez où l'adresse est tombée. Choisissez ensuite l'image correspondante dans l'onglet Options d'impression.

Étiquettes, enveloppes et badges sans la configuration Word

Si vous préférez vous passer d'Options pour les étiquettes, de Mettre à jour les étiquettes et des réglages d'alimentation de l'imprimante, MailMergic fait le même travail dans le navigateur à partir de votre liste Excel, CSV ou Google Sheets. Rien à installer.

Enveloppes et badges à un par page : importez un document Word au format de votre enveloppe ou de votre badge, placez vos champs, et MailMergic crée une page par ligne, dans un PDF prêt à imprimer ou sous forme de fichiers individuels. Commencez avec votre modèle Word.
Planches d'étiquettes et de badges à plusieurs par page : enregistrez votre planche d'étiquettes vierge en PDF (dans Word : Fichier, Enregistrer sous, PDF), importez-la comme modèle PDF, placez vos champs une fois par étiquette et choisissez Remplir jusqu'à saturation, puis continuer avec le document suivant. Vos lignes remplissent toutes les étiquettes de la page avant que la planche suivante ne commence. Consultez Remplir jusqu'à saturation : le publipostage pour étiquettes et badges. Pour Avery L7160, L7163 et onze autres planches courantes, c’est déjà fait : voir imprimer des étiquettes depuis Excel.
Les badges et billets graphiques créés dans Canva ou un outil de design peuvent être remplis comme des images ; consultez le publipostage d'images.

L'offre gratuite vous permet de générer 100 documents par mois (avec un filigrane), sans carte bancaire : vous pouvez donc d'abord imprimer une planche de test à partir de votre propre liste.