Comment faire un publipostage dans Word : guide de l'onglet Publipostage

Pour faire un publipostage dans Word, ouvrez l'onglet Publipostage et avancez de gauche à droite : Démarrer la fusion et le publipostage (choisir le type de document), Sélection des destinataires (connecter votre liste), insertion des champs, Aperçu des résultats, puis Terminer et fusionner. Ce guide explique chaque option en chemin et se termine par les solutions aux erreurs les plus fréquentes : nombres et dates mal formatés, lignes d'adresse vides et destinataires manquants.

Les étapes ci-dessous concernent Word pour Microsoft 365 sous Windows. Word pour Mac possède le même onglet Publipostage avec des boutons presque identiques. Word pour le web peut ouvrir un document de publipostage, mais ne peut pas exécuter le publipostage. Si vous n'en avez jamais fait, commencez par notre tutoriel de publipostage simple et revenez ici quand vous aurez besoin d'une option précise.

L'onglet Publipostage en un coup d'œil

Créer : Enveloppes et Étiquettes pour une seule adresse (ce n'est pas un publipostage).
Démarrer la fusion et le publipostage : Démarrer la fusion et le publipostage, Sélection des destinataires, Modifier la liste de destinataires.
Champs d'écriture et d'insertion : Champs de fusion en surbrillance, Bloc d'adresse, Ligne de salutation, Insérer un champ de fusion, Règles, Faire correspondre les champs, Mettre à jour les étiquettes.
Aperçu des résultats : Aperçu des résultats, navigation entre les enregistrements, Rechercher un destinataire, Rechercher les erreurs.
Terminer : Terminer et fusionner.

La plupart des boutons restent grisés tant que l'étape précédente n'est pas faite. Insérer un champ de fusion, par exemple, ne devient actif qu'une fois une liste de destinataires connectée.

Étape 1 : Démarrer la fusion et le publipostage et choisir le type de document

Ouvrez le document que vous voulez utiliser (ou un document vierge) et cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage. Le type choisi détermine la façon dont Word met en page le résultat :

Lettres : un exemplaire du document par destinataire, chacun commençant sur une nouvelle page. À utiliser pour les lettres, certificats, contrats et tout document d'une page ou plus.
Messages électroniques : un e-mail par destinataire, envoyé via Outlook. Le texte du document devient le corps de l'e-mail.
Enveloppes : demande le format d'enveloppe et transforme la page en enveloppe ; chaque destinataire reçoit une enveloppe.
Étiquettes : demande la référence de l'étiquette (par exemple une planche d'étiquettes d'adresse standard) et remplit une étiquette par destinataire, plusieurs par page.
Répertoire : place tous les enregistrements les uns après les autres dans un seul document, sans saut de page. À utiliser pour des listes téléphoniques, des catalogues ou une liste imprimée de participants.
Document Word normal : supprime la configuration du publipostage et refait du fichier un document ordinaire.
Assistant Fusion et publipostage pas à pas : le même processus sous forme de volet en six étapes à droite. Pratique la première fois, plus lent ensuite.

Étape 2 : Sélection des destinataires

Sélection des destinataires connecte le document à votre source de données. Trois choix sont possibles :

Taper une nouvelle liste : saisissez les destinataires dans un petit formulaire à l'intérieur de Word. Word enregistre la liste dans un fichier de liste d'adresses distinct. Convient pour une douzaine de noms, fastidieux au-delà.
Utiliser une liste existante : le choix habituel. Sélectionnez un classeur Excel, un fichier CSV, une base de données Access ou un autre fichier pris en charge. Pour Excel, la fenêtre Sélectionner le tableau demande ensuite quelle feuille utiliser ; cochez La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes.
Choisir à partir des contacts Outlook : utilise un dossier de contacts d'Outlook.

Word se connecte à une seule feuille ou plage par publipostage. La façon d'organiser cette feuille (ligne d'en-tête, un enregistrement par ligne, colonnes de texte ou de nombres) est expliquée dans notre guide pour préparer les données Excel pour un publipostage.

Étape 3 : Modifier la liste de destinataires (filtrer, trier, dédoublonner)

Modifier la liste de destinataires ouvre la fenêtre Fusion et publipostage : Destinataires. Vous y décidez qui est inclus, sans toucher au fichier source :

Cases à cocher : décochez une ligne pour exclure ce destinataire.
Trier : classez les lettres, par exemple par code postal pour un envoi en nombre.
Filtrer : n'incluez que les lignes qui remplissent certaines conditions, comme Pays Égal à France, ou Solde Supérieur à 0. Les comparaisons possibles sont notamment égal à, différent de, inférieur à, supérieur à, est vide, n'est pas vide, contient et ne contient pas, et plusieurs conditions peuvent être combinées avec Et ou Ou.
Rechercher les doublons : liste les lignes qui se ressemblent pour que vous puissiez décocher celles en trop.
Rechercher un destinataire : recherche un nom ou une valeur dans la liste.
Actualiser : sélectionnez la source de données dans la zone du bas et cliquez sur Actualiser après avoir modifié et enregistré le fichier Excel.

Les filtres et les lignes décochées sont enregistrés avec le document. Ce sont aussi la cause la plus fréquente de destinataires « manquants » plus tard (voir les solutions plus bas).

Étape 4 : Insérer des champs

Insérer un champ de fusion

Place une seule colonne, comme «Prénom» ou «NuméroFacture», à l'emplacement du curseur. C'est l'option la plus souple, et celle que la plupart des gens utilisent pour tout. Champs de fusion en surbrillance grise tous les champs pour que vous les repériez dans un long document.

Bloc d'adresse

Insère une adresse postale complète sous forme d'un seul champ. Dans sa boîte de dialogue, vous choisissez le format du nom (par exemple « M. Joshua Randall Jr. » ou simplement « Joshua Randall »), si le nom de la société doit figurer, et si le pays ou la région doit s'afficher toujours, jamais, ou seulement s'il diffère du vôtre. Le bloc d'adresse ignore automatiquement les lignes vides, ce qui est son principal avantage sur des champs séparés. Si l'aperçu affiche de mauvaises données, cliquez sur Faire correspondre les champs et indiquez à Word laquelle de vos colonnes contient le prénom, la rue, la ville, etc.

Ligne de salutation

Insère une formule d'appel comme « Cher Monsieur Randall, ». Vous choisissez la formule, le format du nom et la ponctuation, ainsi qu'une formule de repli pour les lignes où le nom manque (« Madame, Monsieur, »). Pour produire des formules d'appel soignées, elle a besoin d'une colonne de civilité (M., Mme, Dr) associée via Faire correspondre les champs. Pour plus de contrôle, par exemple une formule différente selon la civilité, consultez les règles de formule d'appel de notre guide du publipostage de lettres professionnelles.

Règles

Le bouton Règles insère des champs Word qui modifient le résultat selon l'enregistrement :

Si...Alors...Sinon : insère un texte ou un autre selon la valeur d'un champ, par exemple une phrase de relance uniquement quand Solde est supérieur à 0.
Ignorer l'enregistrement si : exclut les enregistrements qui remplissent une condition, par exemple les lignes où Email est vide. (Un filtre dans Modifier la liste de destinataires fait le même travail et se vérifie plus facilement.)
Demander et Remplir : vous demandent une valeur pendant le publipostage, une seule fois ou pour chaque enregistrement.
Numéro d'enregistrement de fusion et Numéro de séquence de fusion : insèrent la position de l'enregistrement, utile pour numéroter des lettres.
Enregistrement suivant et Enregistrement suivant si : passent à l'enregistrement suivant sans commencer de nouvelle page. Les étiquettes utilisent automatiquement Enregistrement suivant pour placer plusieurs destinataires sur une même planche.
Définir le signet : stocke une valeur que vous pouvez réutiliser ailleurs dans le document.

Étape 5 : Aperçu des résultats et recherche des erreurs

Cliquez sur Aperçu des résultats pour remplacer les champs par les vraies données. Les flèches juste à côté parcourent les enregistrements, et Rechercher un destinataire permet d'aller directement à l'un d'eux. Vérifiez au moins le premier enregistrement, un enregistrement dont un champ facultatif est vide, et un autre avec des valeurs longues.

Rechercher les erreurs propose trois modes : simuler la fusion et signaler les erreurs dans un nouveau document, effectuer la fusion en s'arrêtant à chaque erreur, ou l'effectuer et signaler les erreurs à la fin. La simulation est un test sans risque avant une grosse impression.

Étape 6 : Terminer et fusionner

Modifier des documents individuels : crée un nouveau document (nommé Lettres1, Étiquettes1, etc.) contenant tous les enregistrements, les uns après les autres. Vous choisissez Tous, Enregistrement actif ou une plage De/À. Utilisez cette option pour relire, faire des retouches ponctuelles ou enregistrer le résultat.
Imprimer les documents : envoie les enregistrements directement à l'imprimante, avec le même choix entre Tous, Enregistrement actif ou une plage.
Envoyer des messages électroniques : disponible pour le type Messages électroniques. Vous choisissez la colonne contenant l'adresse e-mail, tapez un objet et choisissez HTML ou texte brut. Word envoie les e-mails via Outlook, qui doit être configuré comme application de messagerie par défaut.

Deux limites sont bonnes à connaître avant de commencer. Word n'a aucune option pour enregistrer chaque enregistrement dans un PDF distinct : Modifier des documents individuels vous donne un seul fichier, et Fichier > Enregistrer sous > PDF en fait un seul PDF combiné. Pour le découper par destinataire, il faut une macro ou un complément. Et Envoyer des messages électroniques place le texte du document dans le corps de l'e-mail ; il ne peut pas joindre un fichier distinct, comme une lettre en PDF, à chaque destinataire.

Enregistrez aussi le document principal. Quand vous le rouvrez, Word demande s'il doit exécuter une commande SQL qui lit votre source de données. Cliquez sur Oui pour rétablir la connexion.

Erreurs de publipostage courantes et comment les corriger

Les nombres affichent trop de décimales ou perdent la devise

Word lit la valeur stockée dans une cellule Excel, pas la façon dont la cellule est affichée. 1 250,50 € au format monétaire dans Excel peut arriver sous la forme 1250,5, et les valeurs calculées peuvent afficher de longues décimales. Corrigez cela avec un commutateur numérique sur le champ. Appuyez sur Alt+F9 pour afficher les codes de champs (ou faites un clic droit sur le champ et choisissez Basculer les codes de champs) et ajoutez un commutateur à l'intérieur des accolades :

{ MERGEFIELD Montant \# "#,##0.00" }

Appuyez de nouveau sur Alt+F9 pour masquer les codes, puis affichez l'aperçu. Vous pouvez ajouter un symbole monétaire entre les guillemets. Les séparateurs utilisés par Word dépendent des paramètres régionaux de votre système.

Les dates s'affichent dans le mauvais format

Les dates arrivent souvent dans l'ordre américain (le mois d'abord) ou avec une heure. Ajoutez un commutateur de date, avec un M majuscule pour les mois :

{ MERGEFIELD DateFacture \@ "d MMMM yyyy" }

Cela affiche 14 novembre 2026. "dd/MM/yyyy" affiche 14/11/2026. Si une date reste incorrecte, la colonne Excel contient probablement du texte plutôt que de vraies dates.

Les codes postaux ou identifiants perdent leurs zéros initiaux

Excel enregistre 01000 comme le nombre 1000. Mettez la colonne au format Texte dans Excel avant de saisir les valeurs, ou imposez cinq chiffres dans Word avec \# "00000". Le côté Excel est expliqué dans notre guide des données Excel.

Lignes vides quand un champ est vide

Si vous composez l'adresse à partir de champs séparés et que certaines lignes n'ont pas de ComplementAdresse ou de Société, Word laisse une ligne vide. Deux solutions : utilisez le Bloc d'adresse, qui supprime les lignes vides, ou entourez la ligne d'un champ IF pour que la marque de paragraphe ne soit imprimée que si le champ a une valeur. Insérez les accolades avec Ctrl+F9 (des accolades tapées au clavier ne fonctionnent pas) et appuyez sur Entrée à l'intérieur des guillemets :

{ IF { MERGEFIELD ComplementAdresse } <> "" "{ MERGEFIELD ComplementAdresse }
" "" }

Des destinataires manquent

Ouvrez Modifier la liste de destinataires et cherchez des lignes décochées ou un filtre actif (Filtrer > Effacer tout).
Vérifiez que vous avez choisi la bonne feuille dans Sélectionner le tableau. Dans un classeur à plusieurs feuilles, la liste se trouve souvent sur la deuxième.
Si vous avez ajouté des lignes dans Excel, enregistrez le classeur, puis cliquez sur Actualiser dans la liste de destinataires ou rouvrez le document principal.
Cherchez une règle Ignorer l'enregistrement si dans le document (Alt+F9 l'affiche).

Autres problèmes fréquents

Une seule lettre est produite : vous avez choisi Enregistrement actif dans Terminer et fusionner, ou vous avez imprimé le document principal avec Ctrl+P au lieu de passer par Terminer et fusionner > Imprimer les documents.
Insérer un champ de fusion est grisé : aucun destinataire n'est connecté, ou le type de document est Document Word normal.
Les champs de fusion s'affichent comme «Prénom» dans le résultat : le texte a été tapé avec des chevrons au lieu d'être inséré. Supprimez-le et utilisez Insérer un champ de fusion.
Les champs affichent le code {MERGEFIELD ...} au lieu des valeurs : les codes de champs sont activés. Appuyez sur Alt+F9.
Word signale un champ de fusion non valide : une colonne a été renommée ou supprimée dans Excel après l'insertion du champ. Choisissez la colonne correspondante dans la boîte de dialogue affichée par Word, ou supprimez le champ et insérez-le à nouveau.

Quand les options de Word ne suffisent plus : MailMergic

L'onglet Publipostage fait bien les lettres imprimées, les enveloppes et les étiquettes. Il devient laborieux quand vous avez besoin d'un PDF par destinataire, d'un e-mail auquel est joint le document de chaque personne, ou de dates et de montants identiques à ceux de votre tableur. MailMergic utilise les mêmes modèles Word, dans le navigateur :

Importez votre modèle .docx et vos données Excel, CSV ou Google Sheets.
Faites glisser les colonnes dans le document comme espaces réservés. Les formats de date, de devise et de nombre d'Excel sont conservés, sans commutateur de champ.
Générez un fichier PDF ou Word par ligne, chacun nommé à partir de vos données (par exemple Facture_Martin.pdf), et téléchargez-les dans un fichier ZIP.
Avec les offres payantes, envoyez chaque document à son destinataire en pièce jointe PDF, avec des champs de fusion dans l'objet et le message. Outlook n'est pas nécessaire.

Il existe une offre gratuite de 100 documents par mois (avec un filigrane). Lancez un publipostage Word dans MailMergic ou voyez comment le publipostage Word dans MailMergic se compare à la fonction intégrée.