Cómo hacer una combinación de correspondencia en Word: guía de la pestaña Correspondencia

Para hacer una combinación de correspondencia en Word, abra la pestaña Correspondencia y avance de izquierda a derecha: Iniciar combinación de correspondencia (elija el tipo de documento), Seleccionar destinatarios (conecte su lista), inserte los campos, Vista previa de resultados y, por último, Finalizar y combinar. Esta guía explica cada opción por el camino y termina con soluciones para los errores más frecuentes: formatos de número y fecha incorrectos, líneas de dirección en blanco y destinatarios que faltan.

Los pasos siguientes se refieren a Word para Microsoft 365 en Windows. Word para Mac tiene la misma pestaña Correspondencia con botones casi idénticos. Word para la Web puede abrir un documento de combinación de correspondencia, pero no puede realizar la combinación. Si nunca ha hecho una, empiece por nuestra guía de combinación de correspondencia sencilla y vuelva aquí cuando necesite una opción concreta.

La pestaña Correspondencia de un vistazo

Crear: Sobres y Etiquetas para una sola dirección (no es una combinación de correspondencia).
Iniciar combinación de correspondencia: Iniciar combinación de correspondencia, Seleccionar destinatarios, Editar lista de destinatarios.
Escribir e insertar campos: Resaltar campos de combinación, Bloque de direcciones, Línea de saludo, Insertar campo combinado, Reglas, Asignar campos, Actualizar etiquetas.
Vista previa de resultados: Vista previa de resultados, navegación entre registros, Buscar destinatario, Comprobación automática de errores.
Finalizar: Finalizar y combinar.

La mayoría de los botones siguen en gris hasta que se completa el paso anterior. Insertar campo combinado, por ejemplo, solo se activa cuando hay una lista de destinatarios conectada.

Paso 1: Iniciar combinación de correspondencia y elegir el tipo de documento

Abra el documento que quiera usar (o uno en blanco) y haga clic en Iniciar combinación de correspondencia. El tipo que elija determina cómo organiza Word el resultado:

Cartas: una copia del documento por destinatario, cada una en una página nueva. Úselo para cartas, certificados, contratos y cualquier documento de una página o más.
Mensajes de correo electrónico: un correo por destinatario, enviado a través de Outlook. El texto del documento se convierte en el cuerpo del correo.
Sobres: pide el tamaño del sobre y convierte la página en un sobre; cada destinatario recibe un sobre.
Etiquetas: pide el producto de etiquetas (por ejemplo una hoja de etiquetas de dirección estándar) y rellena una etiqueta por destinatario, varias por página.
Directorio: coloca todos los registros uno detrás de otro en un único documento, sin saltos de página. Úselo para listas de teléfonos, catálogos o una lista impresa de participantes.
Documento normal de Word: elimina la configuración de combinación de correspondencia y vuelve a convertir el archivo en un documento normal.
Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia: el mismo proceso en un panel de seis pasos a la derecha. Práctico la primera vez, más lento después.

Paso 2: Seleccionar destinatarios

Seleccionar destinatarios conecta el documento con su origen de datos. Hay tres opciones:

Escribir una nueva lista: introduzca los destinatarios en un pequeño formulario dentro de Word. Word guarda la lista como un archivo de lista de direcciones aparte. Sirve para una docena de nombres, pero es tedioso para más.
Usar una lista existente: la opción habitual. Elija un libro de Excel, un archivo CSV, una base de datos de Access u otro archivo compatible. En el caso de Excel, la ventana Seleccionar tabla pregunta a continuación qué hoja usar; marque La primera fila de datos contiene encabezados de columna.
Elegir de los contactos de Outlook: usa una carpeta de contactos de Outlook.

Word se conecta a una sola hoja o rango por combinación de correspondencia. Cómo organizar esa hoja (fila de encabezado, un registro por fila, columnas de texto frente a columnas numéricas) se explica en nuestra guía para preparar los datos de Excel para una combinación de correspondencia.

Paso 3: Editar lista de destinatarios (filtrar, ordenar, quitar duplicados)

Editar lista de destinatarios abre la ventana Destinatarios de combinar correspondencia. Aquí decide a quién incluir sin tocar el archivo de origen:

Casillas: desmarque una fila para dejar fuera a ese destinatario.
Ordenar: ordene las cartas, por ejemplo por código postal para un envío masivo.
Filtrar: incluya solo las filas que cumplan unas condiciones, como País Igual a España o Saldo Mayor que 0. Las comparaciones incluyen igual a, no igual a, menor que, mayor que, está en blanco, no está en blanco, contiene y no contiene, y puede combinar varias condiciones con Y u O.
Buscar duplicados: muestra las filas que parecen iguales para que pueda desmarcar las sobrantes.
Buscar destinatario: busca un nombre o un valor en la lista.
Actualizar: seleccione el origen de datos en el cuadro inferior y haga clic en Actualizar después de modificar y guardar el archivo de Excel.

Los filtros y las filas desmarcadas se guardan con el documento. También son la causa más común de que más adelante «falten» destinatarios (vea las soluciones más abajo).

Paso 4: Insertar campos

Insertar campo combinado

Coloca una sola columna, como «Nombre» o «NumeroFactura», en la posición del cursor. Es la opción más flexible y la que la mayoría usa para todo. Resaltar campos de combinación sombrea todos los campos en gris para que pueda localizarlos en un documento largo.

Bloque de direcciones

Inserta una dirección postal completa como un solo campo. En su cuadro de diálogo puede elegir el formato del nombre (por ejemplo «Sr. Joshua Randall Jr.» o simplemente «Joshua Randall»), si se incluye el nombre de la empresa y si el país o región se muestra siempre, nunca o solo cuando es distinto del suyo. Bloque de direcciones omite automáticamente las líneas vacías, que es su principal ventaja frente a los campos separados. Si la vista previa muestra datos incorrectos, haga clic en Asignar campos e indique a Word cuál de sus columnas es el nombre, la calle, la ciudad, etc.

Línea de saludo

Inserta un saludo como «Estimado Sr. Randall:». Puede elegir la fórmula de saludo, el formato del nombre y la puntuación, además de un saludo alternativo para las filas en las que falta el nombre («Estimado señor o señora:»). Para generar saludos formales necesita una columna de tratamiento (Sr., Sra., Dr.) asignada mediante Asignar campos. Si quiere más control, por ejemplo un saludo distinto según el tratamiento, consulte las reglas de saludo de nuestra guía de combinación de correspondencia para cartas comerciales.

Reglas

El botón Reglas inserta campos de Word que cambian el resultado en cada registro:

Si...Entonces...Sino: inserta un texto u otro según el valor de un campo, por ejemplo una frase de recordatorio solo cuando Saldo es mayor que 0.
Omitir registro si: deja fuera los registros que cumplen una condición, por ejemplo las filas en las que Email está vacío. (Un filtro en Editar lista de destinatarios hace lo mismo y es más fácil de comprobar).
Preguntar y Rellenar: le piden un valor durante la combinación de correspondencia, una sola vez o en cada registro.
Combinar registro # y Combinar secuencia #: insertan la posición del registro, útil para numerar las cartas.
Siguiente registro y Siguiente registro si: pasan al registro siguiente sin empezar una página nueva. Las etiquetas usan Siguiente registro automáticamente para colocar varios destinatarios en una misma hoja.
Marcador: guarda un valor que puede reutilizar en otra parte del documento.

Paso 5: Vista previa de resultados y comprobación de errores

Haga clic en Vista previa de resultados para sustituir los campos por datos reales. Las flechas que hay al lado recorren los registros y Buscar destinatario salta a uno concreto. Compruebe al menos el primer registro, un registro con un campo opcional vacío y otro con valores largos.

Comprobación automática de errores ofrece tres modos: simular la combinación y notificar los errores en un documento nuevo, completarla haciendo una pausa en cada error, o completarla y notificar los errores al final. La simulación es una prueba segura antes de una impresión grande.

Paso 6: Finalizar y combinar

Editar documentos individuales: crea un documento nuevo (llamado Cartas1, Etiquetas1, etc.) que contiene todos los registros, uno detrás de otro. Puede elegir Todos, Registro actual o un intervalo Desde/Hasta. Úselo para revisar, hacer cambios puntuales o guardar el resultado.
Imprimir documentos: envía los registros directamente a la impresora, con la misma elección entre Todos, Registro actual o un intervalo.
Enviar mensajes de correo electrónico: disponible para el tipo Mensajes de correo electrónico. Elija la columna con la dirección de correo, escriba un asunto y elija HTML o texto sin formato. Word envía los correos a través de Outlook, que debe estar configurado como su aplicación de correo predeterminada.

Conviene conocer dos limitaciones antes de empezar. Word no tiene ninguna opción para guardar cada registro como un PDF independiente: Editar documentos individuales le da un solo archivo, y Archivo > Guardar como > PDF lo convierte en un único PDF combinado. Para dividirlo por destinatario necesita una macro o un complemento. Además, Enviar mensajes de correo electrónico coloca el texto del documento en el cuerpo del correo; no puede adjuntar un archivo aparte, como una carta en PDF, a cada destinatario.

Guarde también el documento principal. Cuando vuelva a abrirlo, Word le pregunta si quiere ejecutar un comando SQL que lee su origen de datos. Haga clic en Sí para volver a conectarlo.

Errores comunes de la combinación de correspondencia y cómo solucionarlos

Los números muestran demasiados decimales o pierden el símbolo de moneda

Word lee el valor almacenado en una celda de Excel, no la forma en que se muestra la celda. Un importe de 1.250,50 € con formato de moneda en Excel puede llegar como 1250,5, y los valores calculados pueden mostrar decimales largos. Soluciónelo con un modificador numérico en el campo. Pulse Alt+F9 para mostrar los códigos de campo (o haga clic con el botón derecho en el campo y elija Activar o desactivar códigos de campo) y añada un modificador dentro de las llaves:

{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00" }

Pulse de nuevo Alt+F9 para ocultar los códigos y revise la vista previa. Puede añadir un símbolo de moneda dentro de las comillas. Los separadores que usa Word dependen de la configuración regional de su sistema.

Las fechas aparecen con un formato incorrecto

Las fechas suelen llegar en el orden estadounidense (primero el mes) o con una hora añadida. Añada un modificador de fecha, con M mayúscula para los meses:

{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" }

Eso imprime 14 de noviembre de 2026. Con "dd/MM/yyyy" se imprime 14/11/2026. Si una fecha sigue viéndose mal, probablemente la columna de Excel contiene texto en lugar de fechas reales.

Los códigos postales o los identificadores pierden los ceros iniciales

Excel guarda 08001 como el número 8001. Dé a la columna formato de Texto en Excel antes de escribir los valores, o fuerce cinco dígitos en Word con \# "00000". La parte de Excel se explica en nuestra guía de datos de Excel.

Líneas en blanco cuando un campo está vacío

Si compone la dirección con campos separados y algunas filas no tienen Direccion2 o Empresa, Word deja una línea vacía. Hay dos soluciones: usar Bloque de direcciones, que suprime las líneas vacías, o envolver la línea en un campo IF para que la marca de párrafo solo se imprima cuando el campo tiene un valor. Inserte las llaves con Ctrl+F9 (las llaves escritas con el teclado no funcionan) y pulse Intro dentro de las comillas:

{ IF { MERGEFIELD Direccion2 } <> "" "{ MERGEFIELD Direccion2 }
" "" }

Faltan destinatarios

Abra Editar lista de destinatarios y busque filas desmarcadas o un filtro activo (Filtrar > Borrar todo).
Compruebe que eligió la hoja correcta en Seleccionar tabla. En un libro con varias hojas, la lista suele estar en la segunda.
Si añadió filas en Excel, guarde el libro y después haga clic en Actualizar en la lista de destinatarios o vuelva a abrir el documento principal.
Compruebe si hay una regla Omitir registro si en el documento (Alt+F9 la muestra).

Otros problemas frecuentes

Solo sale una carta: eligió Registro actual en Finalizar y combinar, o imprimió el documento principal con Ctrl+P en lugar de usar Finalizar y combinar > Imprimir documentos.
Insertar campo combinado está en gris: no hay destinatarios conectados o el tipo de documento es Documento normal de Word.
Los campos aparecen como «Nombre» en el resultado: el texto se escribió con comillas angulares en lugar de insertarse. Bórrelo y use Insertar campo combinado.
Los campos muestran el código {MERGEFIELD ...} en lugar de los valores: los códigos de campo están activados. Pulse Alt+F9.
Word avisa de un campo de combinación no válido: se cambió el nombre de una columna o se eliminó en Excel después de insertar el campo. Elija la columna correspondiente en el cuadro de diálogo que muestra Word, o elimine el campo y vuelva a insertarlo.

Cuando las opciones de Word no bastan: MailMergic

La pestaña Correspondencia funciona bien para cartas impresas, sobres y etiquetas. Se complica cuando necesita un PDF por destinatario, un correo electrónico con el documento de cada persona adjunto o fechas e importes que se vean igual que en su hoja de cálculo. MailMergic usa las mismas plantillas de Word en el navegador:

Suba su plantilla .docx y sus datos de Excel, CSV o Google Sheets.
Arrastre las columnas al documento como marcadores de posición. Los formatos de fecha, moneda y número de Excel se conservan sin modificadores de campo.
Genere un archivo PDF o Word por fila, cada uno con un nombre tomado de sus datos (por ejemplo Factura_Garcia.pdf), y descárguelos en un ZIP.
En los planes de pago, envíe cada documento a su destinatario como archivo PDF adjunto, con campos combinados en el asunto y en el mensaje. No necesita Outlook.

Hay un plan gratuito con 100 documentos al mes (con marca de agua). Empiece una combinación de correspondencia de Word en MailMergic o vea cómo se compara la combinación de correspondencia de Word en MailMergic con la función integrada.