Personas de distintas profesiones tienen que enviar cada día el mismo documento con el mismo texto a varias personas. Estos documentos también tienen el mismo diseño y disposición de contenidos, pero con nombres y direcciones diferentes. Una forma obvia de crear este tipo de cartas es crearlas todas individualmente, aplicando el mismo esfuerzo una y otra vez. Otra solución podría ser la creación automática de estos documentos. Esta tarea puede automatizarse fácilmente utilizando la función Mail Merge de un procesador de textos como Microsoft Word .
Tabla de contenidos
- ¿Qué es la combinación de correspondencia?
- ¿Qué es la combinación de correspondencia en Word?
- ¿Qué tipos de documentos se pueden crear con Mail Merge?
- Conclusión
¿Qué es la combinación de correspondencia?
Imagina que se acerca la Navidad. En previsión de las fiestas, quieres escribir una carta de vacaciones y enviarla a tus parientes, colegas, amigos, compinches y conocidos. Has contado 25 personas. Utilizar un procesador de textos normal le resultará difícil porque tendrá que copiar y pegar uno a uno cada mensaje en una carta abierta. Te llevará bastante tiempo. Para acelerar este proceso, puede escribir una carta y crear una combinación de correspondencia con 25 saludos diferentes (Querida Ana, Querida Louren, Querida Fe, Querido Arnold, etc.).
Por último, con una combinación de correspondencia, puede ahorrar tiempo y crear rápidamente un documento PDF personalizado con el mínimo esfuerzo. No tienes que copiar cada carta y volver a escribir nombres y direcciones. Mail Merging automatiza el proceso de introducir datos únicos en el documento. La fusión de correspondencia funciona vinculando una base de datos a su documento. La base de datos contiene elementos únicos (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), y el documento es una carta, etiqueta, factura o cualquier otro archivo.
¿Qué es la combinación de correspondencia en Word?
Combinación de correspondencia es una función de Mirosoft Word y de la mayoría de las demás aplicaciones de tratamiento de textos. Permite a los usuarios enviar el mismo documento o carta a decenas de destinatarios. Esta función también le permite conectar una única plantilla de formulario a una fuente de datos. La fuente contiene datos del destinatario predefinidos y admitidos, como un nombre o una dirección.
Microsoft Word
es una herramienta que facilita la sustitución de una parte de un documento por elementos de datos únicos.
En otras palabras,«Combinar correspondencia» es una función que permite crear rápidamente documentos personalizados a partir de una fuente de datos existente (como una hoja de cálculo de Excel). Por ejemplo, si tiene una plantilla de formulario, puede rellenar algunos datos personalizados. A continuación, puede enviarlo por correo electrónico a cada persona como documento PDF. (Lea qué es un archivo PDF y cómo utilizarlo en nuestro artículo anterior .)
¿Qué tipos de documentos se pueden crear con Mail Merge?
- Facturas – Si eres autónomo y trabajas para varias empresas, necesitas enviar facturas a tus clientes para cobrar. Si tiene 10 o más proyectos diferentes, utilizar Mail Merge para estos fines resulta muy cómodo.
- Cartas de agradecimiento – Si le gusta cómo trabajan los empleados de su empresa, puede enviar cartas de agradecimiento personalizadas. Así podrá destacar los méritos de la persona y sus aportaciones a la empresa. El objetivo de este documento es hacer que el empleado se sienta importante. Ayuda a mantener en la empresa a un profesional valioso y a motivarlo para que trabaje de forma aún más productiva.
- Placas identificativas – Si organiza una reunión de negocios para 100 personas o más, entregará a cada invitado una tarjeta identificativa a la entrada. Los invitados pueden identificarse rápidamente y hacerles las preguntas adecuadas.
- Formularios fiscales para empleados – Si su empresa tiene empleados, necesita presentar formularios de impuestos al IRS todos los meses. Puede hacerlo rápidamente y sin perder tiempo si utiliza Mail Merge.
- Sobres -Puede crear sobres con información específica impresa en ellos (como la dirección) sin tener que escribirla individualmente.
- Formularios de solicitud de estudiantes – Si enseñas en una universidad o escuela superior, tienes que rellenar miles de formularios para tus alumnos, por ejemplo durante los exámenes anuales de acceso. Mail Merge facilita mucho este proceso. No es necesario copiar y pegar el texto a mano, sino que basta con introducir los nombres de los alumnos y el programa los rellenará automáticamente.
- Correo electrónico – Es una forma rápida y sencilla de enviar un correo electrónicopersonalizado a una gran audiencia.
- Etiquetas – Las etiquetas son ideales para enviar documentos e información a los clientes sobre diversos temas.
- Carteles – Si eres actor, bailarín o músico, necesitas crear carteles de calidad para anunciar tus conciertos en distintas ciudades y fechas. Un cartel bonito y bien diseñado atraerá a un público nuevo. Y el éxito no tardará en llegar.
- Certificados de los cursos – Cuando usted imparte un curso, al final de la formación suele entregar a sus alumnos certificados de aprovechamiento del curso. El certificado incluye el nombre del alumno, el resultado del examen y mucho más.
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Envíos a granel
– Si tiene su propia floristería y recibe 500 pedidos de ramos diferentes a la semana. Debe escribir el nombre y la dirección de cada destinatario en cada paquete. Cada vez que adjunte postales con el mismo texto. Por ejemplo:
«Querida Samanta, estamos encantados de complacerte con nuestras frescas y hermosas flores. ¡Que su día sea más hermoso y brillante! Y que su estado de ánimo sea más festivo. Gracias por elegirnos. Dolce Studio».
Por lo tanto, es necesario pegar el mismo texto a cada cliente y cambiar sólo el nombre y la dirección para la entrega de mensajería. Puede utilizar Mail Merge para redactar estas tarjetas para envíos masivos.
Conclusión
Mail Merge combina un documento con una fuente de datos para generar, por ejemplo, sobres con la dirección ya impresa o etiquetas de correo. Importa datos de una fuente independiente, como una hoja de cálculo. A continuación, rellena los espacios en blanco de la carta con la información necesaria para cada destinatario. Algunos procesadores de texto pueden insertar contenido de una base de datos, hoja de cálculo o tabla en documentos de texto.
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