Combinación de correspondencia con Excel: prepare los datos y conéctelos a Word

No se puede hacer una combinación de correspondencia dentro de Excel. Excel contiene los datos (una fila por destinatario) y la combinación se realiza en Word, que lee su hoja y rellena un documento por fila. La mayoría de los problemas de la combinación de correspondencia, como fechas incorrectas, ceros iniciales perdidos o destinatarios que faltan, empiezan en la hoja de cálculo. Por eso esta guía trata de cómo preparar correctamente la parte de Excel y cómo conectarla después con Word.

¿Se puede hacer una combinación de correspondencia en Excel?

No por sí solo. Excel no tiene pestaña Correspondencia ni ninguna forma de generar una carta por fila. Lo habitual es:

Excel es el origen de datos: los nombres de las columnas en la primera fila y un destinatario por fila debajo.
Word es donde se realiza la combinación de correspondencia: usted escribe la carta, conecta el libro en Correspondencia > Seleccionar destinatarios, inserta los campos combinados y genera los documentos.

Si prefiere no usar Word, hay herramientas en línea que leen directamente el archivo de Excel y rellenan una plantilla de PDF, Word o Excel. Encontrará más información al final de esta guía.

Cómo organizar la hoja

Word lee su hoja como una tabla de base de datos. Funciona mejor cuando la hoja se parece a una:

Una sola fila de encabezado, en la fila 1. Sin título, logotipo ni filas vacías encima. Cada encabezado se convierte en el nombre de un campo combinado.
Un registro por fila. Una persona, cliente o certificado por fila, sin filas en blanco entre medias.
Un dato por columna. Separe los nombres en Nombre y Apellido, y las direcciones en Direccion, Ciudad y CP. Siempre puede juntar columnas en Word, pero allí no puede separarlas.
Nombres de columna cortos y únicos. Use nombres como Nombre o FechaFactura. Word convierte los espacios en guiones bajos («Fecha Factura» pasa a ser Fecha_Factura) y tiene problemas con los signos de puntuación, así que limítese a letras, números y guiones bajos. No deje nunca una celda de encabezado vacía.
Sin celdas combinadas. Las celdas combinadas rompen la cuadrícula que Word espera. Use una celda por valor y, si quiere un título visual, póngalo en otra hoja.
Sin totales, subtotales ni notas en la lista. Una fila «Total» al final se convierte en una carta más.
Las fórmulas no son un problema. Word lee el resultado de una fórmula, no la fórmula en sí.

Una hoja lista para una combinación de correspondencia tiene este aspecto:

Nombre	Apellido	Empresa	Direccion	Ciudad	CP	Importe	Vencimiento
Laura	García	Estudio Pino	Calle Mayor 12	Barcelona	08001	1.250,00	14 nov 2026
Daniel	Martín		Avenida de la Constitución 45	Sevilla	41004	89,90	30 nov 2026

Fíjese en que Daniel no tiene empresa. Las celdas vacías no son un problema; Word simplemente no inserta nada. Cómo evitar que eso deje una línea en blanco en la dirección se explica en nuestra guía de la pestaña Correspondencia.

Números, fechas y códigos postales: por qué cambian en Word

Esta es la parte en la que cae casi todo el mundo. Word lee el valor almacenado de cada celda, no la forma en que Excel lo muestra. Así, la hoja anterior puede llegar a Word de esta manera:

Importe: 1250 en lugar de 1.250,00, sin el símbolo de moneda. Los valores calculados pueden mostrar decimales largos.
Vencimiento: en el orden de fecha predeterminado de su equipo, por ejemplo 11/14/2026, en lugar de 14 nov 2026.
CP: 8001 en lugar de 08001, si la columna se guardó como número.
Porcentajes: 0,15 en lugar de 15 %.

Hay dos soluciones fiables. Elija una por columna.

Solución 1: convierta el valor en texto en Excel

Añada una columna auxiliar con la función TEXTO, que genera exactamente el texto que quiere que Word imprima, y use esa columna en la combinación de correspondencia:

Importe: =TEXTO(G2;"#.##0,00")
Fecha: =TEXTO(H2;"d mmmm aaaa") (en Excel, la m minúscula es el mes)
Código postal de cinco dígitos: =TEXTO(F2;"00000")
Porcentaje (si la columna I contiene uno): =TEXTO(I2;"0%")

Para los códigos postales, números de teléfono, números de cliente y cualquier otro dato que sea un identificador y no una cantidad, lo más limpio es dar a la columna el formato Texto antes de escribir o pegar los valores. Aplicar el formato Texto después no recupera los ceros que Excel ya ha eliminado.

Solución 2: aplique el formato al campo en Word

Mantenga el valor original en Excel y añada un modificador de formato al campo combinado en Word. Pulse Alt+F9 para mostrar los códigos de campo y edítelos:

{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00" }
{ MERGEFIELD Vencimiento \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" }
{ MERGEFIELD CP \# "00000" }

En Word, la M mayúscula es el mes. En nuestra guía de la pestaña Correspondencia encontrará más sobre los modificadores. La solución 1 es más fácil de comprobar porque ve el resultado en la hoja; la solución 2 mantiene la hoja limpia.

Cuidado con las columnas que mezclan números y texto

Word decide si una columna es numérica o de texto mirando las primeras filas. Si una columna contiene sobre todo números pero algunas celdas tienen texto (por ejemplo números de cliente como 10452 junto a 10452-B, o números de factura con un prefijo de letras), los valores minoritarios pueden llegar vacíos. Convierta toda la columna en texto, ya sea con el formato Texto o con una columna auxiliar con TEXTO.

Varias hojas y listas filtradas

Word usa una hoja por combinación de correspondencia. Al conectar un libro, la ventana Seleccionar tabla muestra todas las hojas (con un $ al final, como Clientes$) y todos los rangos con nombre. Elija la que contiene su lista.
Datos repartidos en varias hojas: reúnalos primero en una sola hoja, por ejemplo con BUSCARX o BUSCARV a partir de un número de cliente, y haga la combinación de correspondencia desde esa hoja.
Solo algunas filas: no necesita un archivo aparte. Filtre los destinatarios en Word en Editar lista de destinatarios, o cree un rango con nombre que abarque solo esas filas.
Varias listas en un mismo libro: ponga cada lista en su propia hoja en lugar de apilarlas en una sola hoja con huecos entre ellas.

Conecte el archivo de Excel con Word

Guarde el libro y ciérrelo en Excel.
En Word, abra su carta y vaya a Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Cartas (o Etiquetas, Sobres, Mensajes de correo electrónico).
Haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente y elija el libro.
En Seleccionar tabla, elija la hoja o el rango con nombre y marque La primera fila de datos contiene encabezados de columna.
Haga clic en Editar lista de destinatarios y recórrala. Deben aparecer todas las filas de su hoja, con valores coherentes en cada columna. Es la forma más rápida de detectar una hoja equivocada o un encabezado roto.
Inserte sus campos con Insertar campo combinado, compruebe algunos registros con Vista previa de resultados y use después Finalizar y combinar.

¿Es la primera vez? Nuestra guía de combinación de correspondencia sencilla recorre estos pasos con una pequeña lista de ejemplo.

Cambiar los datos más adelante

El documento de Word sigue vinculado al libro. Si corrige una errata o añade filas, guarde el libro y vuelva a abrir el documento de Word (haga clic en Sí cuando Word pregunte si debe ejecutar el comando SQL) o haga clic en Actualizar en Editar lista de destinatarios. Si cambia el nombre del libro o lo mueve, Word le pide que vuelva a buscarlo. Si cambia el nombre de una columna, tendrá que volver a insertar todos los campos que usaban el nombre anterior.

Archivos CSV y Google Sheets

Word puede usar un archivo CSV de la misma manera. Si los nombres con tildes o eñes salen con caracteres extraños, guarde el archivo como CSV UTF-8 en Excel y elija Unicode (UTF-8) si Word le pregunta por la codificación. Word no puede conectarse directamente a una hoja de Google Sheets; descárguela antes como .xlsx o .csv.

Lista de comprobación antes de empezar la combinación de correspondencia

Encabezados en la fila 1, sin nombres de encabezado vacíos ni repetidos
Un registro por fila, sin filas en blanco ni fila de totales
Sin celdas combinadas
Identificadores (código postal, teléfono, número de cliente) guardados como texto
Importes, fechas y porcentajes con formato mediante TEXTO o con un modificador de campo en Word
Todos los datos necesarios para la carta en una sola hoja
Libro guardado y cerrado

Combinación de correspondencia desde Excel sin trabajo de formato

MailMergic lee su archivo de Excel (.xlsx, .xls), un CSV o una hoja de Google Sheets directamente en el navegador y usa la primera fila como lista de campos. A diferencia de Word, lee el formato de visualización de cada columna, de modo que 1.250,00 sigue siendo un importe en moneda y 14 nov 2026 sigue siendo una fecha, sin columnas auxiliares ni modificadores de campo. También puede cambiar el formato de cada columna, y la vista previa señala los valores que faltan y los datos que no coinciden antes de generar los documentos.

Suba su carta de Word como plantilla, arrastre las columnas a su sitio y genere un archivo PDF o Word por fila. Descárguelos o, con un plan de pago, envíe cada documento por correo electrónico a la dirección de su fila. El plan gratuito incluye 100 documentos al mes (con marca de agua). Empiece una combinación de correspondencia de Word con su archivo de Excel. Si su plantilla es un formulario PDF u otra hoja de cálculo en lugar de una carta de Word, consulte la combinación de correspondencia desde Excel para ver las demás opciones.