Serienbrief aus Excel: Daten richtig vorbereiten und mit Word verbinden

Einen Serienbrief können Sie nicht in Excel selbst erstellen. Excel enthält die Daten (eine Zeile pro Empfänger), und der Seriendruck läuft in Word, das Ihre Tabelle liest und pro Zeile ein Dokument füllt. Die meisten Probleme beim Serienbrief, etwa falsche Datumsangaben, verlorene führende Nullen oder fehlende Empfänger, entstehen in der Tabelle. Deshalb geht es in dieser Anleitung darum, die Excel-Seite richtig einzurichten und sie dann mit Word zu verbinden.

Kann man in Excel einen Serienbrief erstellen?

Nicht allein. Excel hat keine Registerkarte „Sendungen“ und keine Möglichkeit, pro Zeile einen Brief zu erzeugen. Üblich ist diese Aufteilung:

Excel ist die Datenquelle: Spaltennamen in der ersten Zeile, darunter ein Empfänger pro Zeile.
Word ist der Ort, an dem der Seriendruck stattfindet: Sie schreiben den Brief, verbinden die Arbeitsmappe unter Sendungen > Empfänger auswählen, fügen Seriendruckfelder ein und erzeugen die Dokumente.

Wenn Sie lieber ganz auf Word verzichten möchten, gibt es Online-Tools, die die Excel-Datei direkt lesen und eine PDF-, Word- oder Excel-Vorlage füllen. Mehr dazu am Ende dieser Anleitung.

So bauen Sie die Tabelle auf

Word liest Ihre Tabelle wie eine Datenbanktabelle. Am besten funktioniert es, wenn sie auch so aussieht:

Eine Kopfzeile, in Zeile 1. Kein Titel, kein Logo und keine leeren Zeilen darüber. Jede Überschrift wird zum Namen eines Seriendruckfelds.
Ein Datensatz pro Zeile. Eine Person, ein Kunde oder eine Urkunde pro Zeile, ohne leere Zeilen dazwischen.
Eine Information pro Spalte. Teilen Sie Namen in Vorname und Nachname auf und Adressen in Straße, Ort und PLZ. Spalten zusammenführen können Sie in Word jederzeit, aufteilen dagegen nicht.
Kurze, eindeutige Spaltennamen. Verwenden Sie Namen wie Vorname oder Rechnungsdatum. Word macht aus Leerzeichen Unterstriche („Telefon privat“ wird zu Telefon_privat) und kommt mit Satzzeichen schlecht zurecht. Beschränken Sie sich daher auf Buchstaben, Ziffern und Unterstriche. Lassen Sie nie eine Kopfzelle leer.
Keine verbundenen Zellen. Verbundene Zellen zerstören das Raster, das Word erwartet. Verwenden Sie eine Zelle pro Wert und legen Sie eine optische Überschrift, wenn Sie eine möchten, auf ein anderes Blatt.
Keine Summen, Zwischensummen oder Notizen in der Liste. Eine Zeile „Summe“ am Ende wird zu einem weiteren Brief.
Formeln sind kein Problem. Word liest das Ergebnis einer Formel, nicht die Formel selbst.

Eine Tabelle, die für den Serienbrief bereit ist, sieht so aus:

Vorname	Nachname	Firma	Straße	Ort	PLZ	Betrag	Faelligkeit
Sarah	Becker	Atelier Kiefer	Lindenstraße 12	Dresden	01067	1.250,00	14. Nov. 2026
David	Wagner		Eichenweg 45	Köln	50667	89,90	30. Nov. 2026

Beachten Sie, dass David keine Firma hat. Leere Zellen sind in Ordnung; Word fügt dann einfach nichts ein. Wie Sie verhindern, dass dadurch eine leere Zeile in der Adresse entsteht, erklärt unsere Anleitung zur Registerkarte „Sendungen“.

Zahlen, Datum und Postleitzahlen: Warum sie sich in Word ändern

An dieser Stelle stolpern fast alle. Word liest den gespeicherten Wert jeder Zelle, nicht die Art, wie Excel ihn anzeigt. Die Tabelle oben kann deshalb so in Word ankommen:

Betrag: 1250 statt 1.250,00, ohne Währungssymbol. Berechnete Werte können lange Nachkommastellen zeigen.
Faelligkeit: im Standard-Datumsformat Ihres Computers, zum Beispiel 14.11.2026, statt 14. Nov. 2026.
PLZ: 1067 statt 01067, wenn die Spalte als Zahl gespeichert war.
Prozentwerte: 0,15 statt 15 %.

Es gibt zwei zuverlässige Lösungen. Wählen Sie pro Spalte eine davon.

Lösung 1: Den Wert in Excel in Text umwandeln

Legen Sie eine Hilfsspalte mit der Funktion TEXT an, die genau den Text erzeugt, den Word drucken soll, und verwenden Sie diese Spalte im Seriendruck:

Betrag: =TEXT(G2;"#.##0,00")
Datum: =TEXT(H2;"T. MMMM JJJJ") (im deutschen Excel stehen T, M und J für Tag, Monat und Jahr)
Fünfstellige PLZ: =TEXT(F2;"00000")
Prozentwert (falls Spalte I einen enthält): =TEXT(I2;"0%")

Für Postleitzahlen, Telefonnummern, Kundennummern und alles andere, was eine Kennung und keine Menge ist, ist die sauberste Lösung, die Spalte als Text zu formatieren, bevor Sie die Werte eintippen oder einfügen. Wenn Sie die Spalte erst nachträglich als Text formatieren, kommen Nullen, die Excel bereits entfernt hat, nicht zurück.

Lösung 2: Das Feld in Word formatieren

Lassen Sie den Rohwert in Excel stehen und ergänzen Sie in Word einen Formatschalter am Seriendruckfeld. Drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzuzeigen, und bearbeiten Sie sie:

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00" }
{ MERGEFIELD Faelligkeit \@ "d. MMMM yyyy" }
{ MERGEFIELD PLZ \# "00000" }

In Word steht das große M für den Monat. Mehr zu Schaltern finden Sie in unserer Anleitung zur Registerkarte „Sendungen“. Lösung 1 lässt sich leichter prüfen, weil Sie das Ergebnis in der Tabelle sehen; Lösung 2 hält die Tabelle schlank.

Vorsicht bei Spalten, die Zahlen und Text mischen

Word entscheidet anhand der ersten Zeilen, ob eine Spalte Zahlen oder Text enthält. Stehen in einer Spalte überwiegend Zahlen, aber in einigen Zellen Text (zum Beispiel Postleitzahlen wie 50667 neben ausländischen wie SW1A 1AA, oder Rechnungsnummern mit einem Buchstaben davor), können die selteneren Werte leer ankommen. Machen Sie die ganze Spalte zu Text, entweder mit dem Format Text oder mit einer TEXT-Hilfsspalte.

Mehrere Blätter und gefilterte Listen

Word verwendet pro Seriendruck ein Blatt. Wenn Sie eine Arbeitsmappe verbinden, listet das Fenster „Tabelle auswählen“ jedes Blatt (mit einem $ am Ende, etwa Kunden$) und jeden benannten Bereich auf. Wählen Sie den Eintrag mit Ihrer Liste.
Daten auf mehreren Blättern verteilt: Führen Sie sie zuerst auf einem Blatt zusammen, zum Beispiel mit XVERWEIS oder SVERWEIS über eine Kundennummer, und starten Sie den Seriendruck dann von diesem Blatt.
Nur bestimmte Zeilen: Dafür brauchen Sie keine eigene Datei. Filtern Sie die Empfänger in Word unter „Empfängerliste bearbeiten“ oder legen Sie einen benannten Bereich an, der nur diese Zeilen umfasst.
Mehrere Listen in einer Arbeitsmappe: Geben Sie jeder Liste ein eigenes Blatt, statt sie mit Lücken dazwischen auf einem Blatt zu stapeln.

Die Excel-Datei mit Word verbinden

Speichern Sie die Arbeitsmappe und schließen Sie sie in Excel.
Öffnen Sie in Word Ihren Brief und gehen Sie zu Sendungen > Seriendruck starten > Briefe (oder Etiketten, Umschläge, E-Mail-Nachrichten).
Klicken Sie auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden und wählen Sie die Arbeitsmappe.
Wählen Sie unter Tabelle auswählen das Blatt oder den benannten Bereich und setzen Sie das Häkchen bei Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften.
Klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten und scrollen Sie durch die Liste. Jede Zeile Ihrer Tabelle sollte dort stehen, mit sinnvollen Werten in jeder Spalte. So erkennen Sie am schnellsten ein falsches Blatt oder eine fehlerhafte Kopfzeile.
Fügen Sie Ihre Felder mit Seriendruckfeld einfügen ein, prüfen Sie einige Datensätze mit Vorschau Ergebnisse und verwenden Sie dann Fertig stellen und zusammenführen.

Neu beim Thema? Unsere Anleitung für einen einfachen Serienbrief geht diese Schritte mit einer kleinen Beispielliste durch.

Daten später ändern

Das Word-Dokument bleibt mit der Arbeitsmappe verknüpft. Wenn Sie einen Tippfehler korrigieren oder Zeilen hinzufügen, speichern Sie die Arbeitsmappe und öffnen Sie dann das Word-Dokument erneut (klicken Sie auf Ja, wenn Word fragt, ob der SQL-Befehl ausgeführt werden soll), oder klicken Sie in „Empfängerliste bearbeiten“ auf Aktualisieren. Wenn Sie die Arbeitsmappe umbenennen oder verschieben, bittet Word Sie, sie erneut zu suchen. Wenn Sie eine Spalte umbenennen, müssen Sie jedes Feld, das den alten Namen verwendet hat, neu einfügen.

CSV-Dateien und Google Sheets

Word kann eine CSV-Datei genauso verwenden. Wenn Namen mit Akzenten oder Umlauten verstümmelt ankommen, speichern Sie die Datei in Excel als CSV UTF-8 und wählen Sie Unicode (UTF-8), falls Word nach der Codierung fragt. Mit einem Google Sheet kann sich Word nicht direkt verbinden; laden Sie es zuerst als .xlsx oder .csv herunter.

Checkliste vor dem Seriendruck

Überschriften in Zeile 1, keine leeren oder doppelten Spaltennamen
Ein Datensatz pro Zeile, keine leeren Zeilen, keine Summenzeile
Keine verbundenen Zellen
Kennungen (PLZ, Telefon, Kundennummer) als Text gespeichert
Beträge, Datumsangaben und Prozentwerte entweder mit TEXT oder mit einem Feldschalter in Word formatiert
Alle Daten für den Brief auf einem Blatt
Arbeitsmappe gespeichert und geschlossen

Serienbrief aus Excel ohne Formatierungsaufwand

MailMergic liest Ihre Excel-Datei (.xlsx, .xls), eine CSV-Datei oder ein Google Sheet direkt im Browser und verwendet die erste Zeile als Ihre Feldliste. Anders als Word liest es das Anzeigeformat jeder Spalte, sodass 1.250,00 ein Währungsbetrag und 14. Nov. 2026 ein Datum bleibt, ohne Hilfsspalten oder Feldschalter. Sie können das Format auch pro Spalte überschreiben, und die Vorschau weist auf fehlende Werte und unpassende Daten hin, bevor Sie die Dokumente erzeugen.

Laden Sie Ihren Word-Brief als Vorlage hoch, ziehen Sie die Spalten an die richtige Stelle und erzeugen Sie eine PDF- oder Word-Datei pro Zeile. Laden Sie die Dateien herunter oder schicken Sie in einem kostenpflichtigen Tarif jedes Dokument per E-Mail an die Adresse in seiner Zeile. Der kostenlose Tarif umfasst 100 Dokumente im Monat (mit Wasserzeichen). Starten Sie einen Word-Serienbrief mit Ihrer Excel-Datei. Wenn Ihre Vorlage statt eines Word-Briefs ein PDF-Formular oder eine weitere Tabelle ist, finden Sie die anderen Möglichkeiten unter Serienbrief aus Excel.