Mala direta com Excel: prepare os dados e conecte ao Word

Não dá para fazer uma mala direta dentro do próprio Excel. O Excel guarda os dados (uma linha por destinatário), e a mala direta acontece no Word, que lê a sua planilha e preenche um documento por linha. A maioria dos problemas de mala direta, como datas erradas, zeros à esquerda perdidos ou destinatários faltando, começa na planilha. Por isso este guia trata de montar corretamente o lado do Excel e depois conectá-lo ao Word.

Dá para fazer mala direta no Excel?

Sozinho, não. O Excel não tem a guia Correspondências nem uma forma de gerar uma carta por linha. A configuração habitual é esta:

O Excel é a fonte de dados: os nomes das colunas na primeira linha e um destinatário por linha abaixo.
O Word é onde a mala direta acontece: você escreve a carta, conecta a pasta de trabalho em Correspondências > Selecionar Destinatários, insere os campos de mesclagem e gera os documentos.

Se você prefere não usar o Word, ferramentas online podem ler o arquivo do Excel diretamente e preencher um modelo em PDF, Word ou Excel. Falamos mais sobre isso no final deste guia.

Como organizar a planilha

O Word lê a sua planilha como uma tabela de banco de dados. Funciona melhor quando a planilha se parece com uma:

Uma única linha de cabeçalho, na linha 1. Nada de título, logotipo ou linhas vazias acima dela. Cada cabeçalho vira o nome de um campo de mesclagem.
Um registro por linha. Uma pessoa, cliente ou certificado por linha, sem linhas em branco no meio.
Uma informação por coluna. Separe os nomes em Nome e Sobrenome, e os endereços em Rua, Cidade e CEP. Juntar colunas no Word é sempre possível, mas separá-las lá não é.
Nomes de coluna curtos e únicos. Use nomes como Nome ou DataFatura. O Word transforma espaços em sublinhados ("Data Fatura" vira Data_Fatura) e se atrapalha com pontuação, então use só letras, números e sublinhados. Nunca deixe uma célula de cabeçalho vazia.
Sem células mescladas. Células mescladas quebram a grade que o Word espera. Use uma célula por valor e, se quiser um título visual, coloque-o em outra planilha.
Sem totais, subtotais ou observações na lista. Uma linha "Total" no final vira mais uma carta.
Fórmulas não são problema. O Word lê o resultado da fórmula, não a fórmula em si.

Uma planilha pronta para mala direta fica assim:

Nome	Sobrenome	Empresa	Rua	Cidade	CEP	Valor	Vencimento
Ana	Souza	Estúdio Palmeira	Rua das Palmeiras, 120	São Paulo	01310100	1.250,00	14/11/2026
Pedro	Lima		Avenida dos Carvalhos, 45	Curitiba	80010000	89,90	30/11/2026

Repare que Pedro não tem empresa. Células vazias não são problema; o Word simplesmente não insere nada. Como evitar que isso deixe uma linha em branco no endereço está explicado no nosso guia completo de mala direta no Word.

Números, datas e CEPs: por que eles mudam no Word

Esta é a parte que pega quase todo mundo. O Word lê o valor armazenado em cada célula, não a forma como o Excel o exibe. Por isso a planilha acima pode chegar ao Word assim:

Valor: 1250 em vez de 1.250,00, sem o símbolo da moeda. Valores calculados podem aparecer com muitas casas decimais.
Vencimento: na ordem de data padrão do seu computador, por exemplo 11/14/2026, em vez de 14/11/2026.
CEP: 1310100 em vez de 01310100, se a coluna estava armazenada como número.
Porcentagens: 0,15 em vez de 15%.

Há duas soluções confiáveis. Escolha uma por coluna.

Solução 1: transforme o valor em texto no Excel

Acrescente uma coluna auxiliar com a função TEXTO, que produz exatamente o texto que você quer que o Word imprima, e use essa coluna na mala direta:

Valor: =TEXTO(G2;"#.##0,00")
Data: =TEXTO(H2;"dd/mm/aaaa") (no Excel, m minúsculo é o mês)
CEP de oito dígitos: =TEXTO(F2;"00000000")
Porcentagem (se a coluna I tiver uma): =TEXTO(I2;"0%")

Para CEPs, telefones, números de cliente e tudo o que é um identificador e não uma quantidade, a opção mais limpa é formatar a coluna como Texto antes de digitar ou colar os valores. Formatar como Texto depois não traz de volta os zeros que o Excel já descartou.

Solução 2: formate o campo no Word

Mantenha o valor bruto no Excel e acrescente uma opção de formato ao campo de mesclagem no Word. Pressione Alt+F9 para mostrar os códigos de campo e edite-os:

{ MERGEFIELD Valor \# "#.##0,00" }
{ MERGEFIELD Vencimento \@ "dd/MM/yyyy" }
{ MERGEFIELD CEP \# "00000000" }

No Word, M maiúsculo é o mês. O nosso guia completo de mala direta no Word traz mais sobre essas opções. A solução 1 é mais fácil de conferir, porque você vê o resultado na planilha; a solução 2 mantém a planilha limpa.

Cuidado com colunas que misturam números e texto

O Word decide se uma coluna é de números ou de texto olhando as primeiras linhas. Se uma coluna tem quase só números, mas algumas células contêm texto (por exemplo CEPs como 80010000 ao lado de 80010-000, ou números de fatura com uma letra na frente), os valores minoritários podem chegar em branco. Transforme a coluna inteira em texto, com o formato Texto ou com uma coluna auxiliar TEXTO.

Várias planilhas e listas filtradas

O Word usa uma planilha por mala direta. Quando você conecta uma pasta de trabalho, a janela Selecionar Tabela lista todas as planilhas (com um $ no final, como Clientes$) e todos os intervalos nomeados. Escolha a que contém a sua lista.
Dados espalhados por várias planilhas: junte tudo numa planilha antes, por exemplo com PROCX ou PROCV pelo número do cliente, e faça a mala direta a partir dessa planilha.
Só algumas linhas: você não precisa de um arquivo separado. Filtre os destinatários no Word em Editar Lista de Destinatários, ou crie um intervalo nomeado que cubra só essas linhas.
Várias listas numa pasta de trabalho: mantenha cada lista na sua própria planilha, em vez de empilhá-las numa só com espaços entre elas.

Conecte o arquivo do Excel ao Word

Salve a pasta de trabalho e feche-a no Excel.
No Word, abra a sua carta e vá em Correspondências > Iniciar Mala Direta > Cartas (ou Etiquetas, Envelopes, Mensagens de Email).
Clique em Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente e escolha a pasta de trabalho.
Em Selecionar Tabela, escolha a planilha ou o intervalo nomeado e marque A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna.
Clique em Editar Lista de Destinatários e percorra a lista. Todas as linhas da planilha devem estar lá, com valores que façam sentido em cada coluna. É a forma mais rápida de perceber uma planilha errada ou um cabeçalho quebrado.
Insira os campos com Inserir Campo de Mesclagem, confira alguns registros com Visualizar Resultados e depois use Concluir e Mesclar.

É a sua primeira vez? O nosso passo a passo de mala direta simples percorre essas etapas com uma pequena lista de exemplo.

Alterar os dados depois

O documento do Word continua vinculado à pasta de trabalho. Se você corrigir um erro de digitação ou acrescentar linhas, salve a pasta de trabalho e depois abra de novo o documento do Word (clique em Sim quando o Word perguntar se deve executar o comando SQL) ou clique em Atualizar em Editar Lista de Destinatários. Se você renomear ou mover a pasta de trabalho, o Word pede para localizá-la de novo. Se você renomear uma coluna, todo campo que usava o nome antigo precisa ser inserido de novo.

Arquivos CSV e Google Sheets

O Word usa um arquivo CSV da mesma forma. Se nomes com acentos ou cedilha saírem embaralhados, salve o arquivo como CSV UTF-8 no Excel e escolha Unicode (UTF-8) se o Word perguntar a codificação. O Word não se conecta diretamente a uma planilha do Google Sheets; baixe-a antes como .xlsx ou .csv.

Checklist antes de começar a mala direta

Cabeçalhos na linha 1, sem nomes de cabeçalho vazios ou repetidos
Um registro por linha, sem linhas em branco, sem linha de totais
Sem células mescladas
Identificadores (CEP, telefone, número do cliente) armazenados como texto
Valores, datas e porcentagens formatados com TEXTO ou com uma opção de campo no Word
Todos os dados necessários para a carta numa única planilha
Pasta de trabalho salva e fechada

Mala direta com Excel sem o trabalho de formatação

O MailMergic lê o seu arquivo do Excel (.xlsx, .xls), um CSV ou uma planilha do Google Sheets diretamente no navegador e usa a primeira linha como a sua lista de campos. Diferente do Word, ele lê o formato de exibição de cada coluna, então 1.250,00 continua sendo um valor em moeda e 14/11/2026 continua sendo uma data, sem colunas auxiliares nem opções de campo. Você também pode mudar o formato de cada coluna, e a visualização aponta valores faltando e dados inconsistentes antes de você gerar os documentos.

Envie a sua carta do Word como modelo, arraste as colunas para o lugar certo e gere um arquivo PDF ou Word por linha. Baixe os arquivos ou, num plano pago, envie cada documento por email para o endereço da sua linha. O plano gratuito cobre 100 documentos por mês (com marca d'água). Comece uma mala direta do Word a partir do seu arquivo do Excel. Se o seu modelo é um formulário PDF ou outra planilha em vez de uma carta do Word, veja mala direta a partir do Excel para as outras opções.