Publipostage avec Excel : préparer vos données et les connecter à Word

Vous ne pouvez pas faire un publipostage dans Excel lui-même. Excel contient les données (une ligne par destinataire), et le publipostage s'exécute dans Word, qui lit votre feuille et remplit un document par ligne. La plupart des problèmes de publipostage, comme des dates erronées, des zéros initiaux perdus ou des destinataires manquants, prennent naissance dans le tableur. Ce guide explique donc comment bien préparer le côté Excel, puis comment le connecter à Word.

Peut-on faire un publipostage dans Excel ?

Pas avec Excel seul. Excel n'a pas d'onglet Publipostage et ne sait pas produire une lettre par ligne. La configuration habituelle est la suivante :

Excel est la source de données : les noms de colonnes sur la première ligne, un destinataire par ligne en dessous.
Word est l'endroit où se fait le publipostage : vous rédigez la lettre, connectez le classeur via Publipostage > Sélection des destinataires, insérez les champs de fusion et générez les documents.

Si vous préférez ne pas utiliser Word du tout, des outils en ligne peuvent lire directement le fichier Excel et remplir un modèle PDF, Word ou Excel. Vous en saurez plus à la fin de ce guide.

Comment organiser la feuille

Word lit votre feuille comme une table de base de données. Il fonctionne le mieux quand la feuille en a l'allure :

Une seule ligne d'en-tête, sur la ligne 1. Aucun titre, logo ou ligne vide au-dessus. Chaque en-tête devient un nom de champ de fusion.
Un enregistrement par ligne. Une personne, un client ou un certificat par ligne, sans lignes vides entre les deux.
Une information par colonne. Séparez les noms en Prénom et Nom, et les adresses en Adresse, Ville et CodePostal. Vous pouvez toujours combiner des colonnes dans Word, mais pas les découper.
Des noms de colonnes courts et uniques. Utilisez des noms comme Prénom ou DateFacture. Word transforme les espaces en traits de soulignement (« Code postal » devient Code_postal) et gère mal la ponctuation : limitez-vous aux lettres, aux chiffres et aux traits de soulignement. Ne laissez jamais une cellule d'en-tête vide.
Pas de cellules fusionnées. Les cellules fusionnées cassent la grille qu'attend Word. Utilisez une cellule par valeur et, si vous voulez un titre visuel, placez-le sur une autre feuille.
Pas de totaux, sous-totaux ni notes dans la liste. Une ligne « Total » en bas devient une lettre de plus.
Les formules ne posent pas de problème. Word lit le résultat d'une formule, pas la formule elle-même.

Une feuille prête pour un publipostage ressemble à ceci :

Prénom	Nom	Société	Adresse	Ville	CodePostal	Montant	Échéance
Sophie	Martin	Studio des Pins	12 rue des Pins	Bourg-en-Bresse	01000	1 250,00	14 nov. 2026
David	Bernard		45 avenue Foch	Lille	59000	89,90	30 nov. 2026

Notez que David n'a pas de société. Les cellules vides ne posent pas de problème : Word n'insère simplement rien. Pour éviter que cela laisse une ligne vide dans l'adresse, consultez notre guide de l'onglet Publipostage.

Nombres, dates et codes postaux : pourquoi ils changent dans Word

C'est le piège dans lequel presque tout le monde tombe. Word lit la valeur stockée de chaque cellule, pas la façon dont Excel l'affiche. La feuille ci-dessus peut donc arriver dans Word sous cette forme :

Montant : 1250 au lieu de 1 250,00, sans symbole monétaire. Les valeurs calculées peuvent afficher de longues décimales.
Échéance : dans l'ordre de date par défaut de votre ordinateur, par exemple 11/14/2026, au lieu de 14 nov. 2026.
CodePostal : 1000 au lieu de 01000, si la colonne était stockée comme nombre.
Pourcentages : 0,15 au lieu de 15 %.

Il existe deux solutions fiables. Choisissez-en une par colonne.

Solution 1 : transformer la valeur en texte dans Excel

Ajoutez une colonne auxiliaire avec la fonction TEXTE, qui produit exactement le texte que Word doit imprimer, et utilisez cette colonne dans le publipostage :

Montant : =TEXTE(G2;"# ##0,00")
Date : =TEXTE(H2;"j mmmm aaaa") (dans Excel, le m minuscule désigne le mois)
Code postal à cinq chiffres : =TEXTE(F2;"00000")
Pourcentage (si la colonne I en contient un) : =TEXTE(I2;"0%")

Pour les codes postaux, numéros de téléphone, numéros de client et tout ce qui est un identifiant plutôt qu'une quantité, le plus propre est de mettre la colonne au format Texte avant de saisir ou de coller les valeurs. Appliquer le format Texte après coup ne fait pas revenir les zéros qu'Excel a déjà supprimés.

Solution 2 : mettre en forme le champ dans Word

Conservez la valeur brute dans Excel et ajoutez un commutateur de format au champ de fusion dans Word. Appuyez sur Alt+F9 pour afficher les codes de champs et modifiez-les :

{ MERGEFIELD Montant \# "#,##0.00" }
{ MERGEFIELD Échéance \@ "d MMMM yyyy" }
{ MERGEFIELD CodePostal \# "00000" }

Dans Word, le M majuscule désigne le mois. Notre guide de l'onglet Publipostage en dit plus sur les commutateurs. La solution 1 est plus facile à vérifier, car vous voyez le résultat dans la feuille ; la solution 2 garde la feuille propre.

Attention aux colonnes qui mélangent nombres et texte

Word décide si une colonne contient des nombres ou du texte en regardant les premières lignes. Si une colonne contient surtout des nombres mais que certaines cellules contiennent du texte (par exemple des codes postaux comme 69003 à côté de codes étrangers comme SW1A 1AA, ou des numéros de facture avec un préfixe en lettres), les valeurs minoritaires peuvent arriver vides. Passez toute la colonne en texte, avec le format Texte ou une colonne auxiliaire TEXTE.

Plusieurs feuilles et listes filtrées

Word utilise une seule feuille par publipostage. Quand vous connectez un classeur, la fenêtre Sélectionner le tableau liste chaque feuille (suivie d'un $, comme Clients$) et chaque plage nommée. Choisissez celle qui contient votre liste.
Données réparties sur plusieurs feuilles : regroupez-les d'abord sur une seule feuille, par exemple avec RECHERCHEX ou RECHERCHEV sur un numéro de client, puis faites le publipostage à partir de cette feuille.
Seulement certaines lignes : inutile de créer un fichier séparé. Filtrez les destinataires dans Word via Modifier la liste de destinataires, ou créez une plage nommée qui ne couvre que ces lignes.
Plusieurs listes dans un même classeur : placez chaque liste sur sa propre feuille plutôt que de les empiler sur une seule feuille avec des espaces entre elles.

Connecter le fichier Excel à Word

Enregistrez le classeur et fermez-le dans Excel.
Dans Word, ouvrez votre lettre et allez dans Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Lettres (ou Étiquettes, Enveloppes, Messages électroniques).
Cliquez sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante et choisissez le classeur.
Dans Sélectionner le tableau, choisissez la feuille ou la plage nommée et cochez La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes.
Cliquez sur Modifier la liste de destinataires et faites-la défiler. Chaque ligne de votre feuille doit y figurer, avec des valeurs cohérentes dans chaque colonne. C'est le moyen le plus rapide de repérer une mauvaise feuille ou un en-tête défectueux.
Insérez vos champs avec Insérer un champ de fusion, vérifiez quelques enregistrements avec Aperçu des résultats, puis utilisez Terminer et fusionner.

Vous débutez ? Notre tutoriel de publipostage simple reprend ces étapes avec une petite liste d'exemple.

Modifier les données plus tard

Le document Word reste lié au classeur. Si vous corrigez une faute de frappe ou ajoutez des lignes, enregistrez le classeur, puis rouvrez le document Word (cliquez sur Oui quand Word propose d'exécuter la commande SQL) ou cliquez sur Actualiser dans Modifier la liste de destinataires. Si vous renommez ou déplacez le classeur, Word vous demande de le retrouver. Si vous renommez une colonne, tout champ qui utilisait l'ancien nom doit être inséré à nouveau.

Fichiers CSV et Google Sheets

Word peut utiliser un fichier CSV de la même façon. Si les noms avec des accents ou des trémas s'affichent mal, enregistrez le fichier au format CSV UTF-8 dans Excel et choisissez Unicode (UTF-8) si Word demande l'encodage. Word ne peut pas se connecter directement à une feuille Google Sheets : téléchargez-la d'abord au format .xlsx ou .csv.

Liste de contrôle avant de lancer le publipostage

En-têtes sur la ligne 1, sans nom d'en-tête vide ou en double
Un enregistrement par ligne, sans lignes vides ni ligne de total
Aucune cellule fusionnée
Identifiants (code postal, téléphone, numéro de client) stockés en texte
Montants, dates et pourcentages mis en forme avec TEXTE ou avec un commutateur de champ dans Word
Toutes les données nécessaires à la lettre sur une seule feuille
Classeur enregistré et fermé

Le publipostage Excel sans le travail de mise en forme

MailMergic lit votre fichier Excel (.xlsx, .xls), un CSV ou une feuille Google Sheets directement dans le navigateur et utilise la première ligne comme liste de champs. Contrairement à Word, il lit le format d'affichage de chaque colonne : 1 250,00 reste un montant en devise et 14 nov. 2026 reste une date, sans colonne auxiliaire ni commutateur de champ. Vous pouvez aussi modifier le format colonne par colonne, et l'aperçu signale les valeurs manquantes et les incohérences de données avant la génération.

Importez votre lettre Word comme modèle, faites glisser les colonnes à leur place et générez un fichier PDF ou Word par ligne. Téléchargez-les, ou, avec une offre payante, envoyez chaque document par e-mail à l'adresse figurant sur sa ligne. L'offre gratuite couvre 100 documents par mois (avec un filigrane). Lancez un publipostage Word à partir de votre fichier Excel. Si votre modèle est un formulaire PDF ou un autre tableur plutôt qu'une lettre Word, consultez publipostage depuis Excel pour les autres options.