Comment faire un publipostage simple dans Word (guide pour débutants)

Un publipostage simple demande deux fichiers : une liste Excel avec une ligne par personne et une lettre Word. Word lit la liste et produit un exemplaire de la lettre pour chaque ligne, avec le nom et l'adresse déjà remplis. Voici la méthode correcte la plus courte dans Microsoft Word, avec un exemple de trois lignes que vous pouvez reproduire.

Qu'est-ce qu'un publipostage ?

Un publipostage associe un document principal (la lettre, identique pour tout le monde) à une source de données (la liste des informations qui changent d'une personne à l'autre, en général une feuille Excel). Dans le document principal, vous placez des champs de fusion, des espaces réservés comme «Prénom» que Word remplace par la valeur de chaque ligne. Le résultat : une lettre personnalisée par ligne. Si votre liste compte 200 lignes, vous obtenez 200 lettres.

Il vous faut :

Microsoft Word pour Windows ou Mac (l'application de bureau). Word pour le web ne sait pas exécuter un publipostage.
Un fichier Excel contenant vos destinataires. Un fichier CSV fonctionne de la même façon.

L'exemple : une courte lettre à trois personnes

Nous allons envoyer une lettre de remerciement à trois participants d'un atelier. Voici toute la liste Excel :

Prénom	Nom	Adresse	Ville	CodePostal
Sophie	Martin	12 rue des Lilas	Lyon	69003
David	Bernard	45 avenue Foch	Lille	59000
Maria	Lopez	8 chemin du Lac	Annecy	74000

Deux règles comptent, même pour une liste aussi courte : les noms de colonnes se trouvent sur la ligne 1 (sans titre au-dessus) et chaque personne occupe exactement une ligne.

Comment faire un publipostage simple dans Word : 8 étapes

Créez la liste dans Excel. Saisissez le tableau ci-dessus dans un nouveau classeur, à partir de la cellule A1. Enregistrez-le (par exemple sous le nom participants.xlsx) et fermez Excel.
Rédigez la lettre dans Word. Ouvrez un nouveau document vierge et tapez le texte commun à tous. Laissez pour l'instant vides les emplacements du nom et de l'adresse. Ne tapez pas d'espaces réservés comme [Nom] à la main : Word les imprimerait tels quels.
Choisissez le type de document. Ouvrez l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage et choisissez Lettres.
Connectez la liste Excel. Cliquez sur Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante, choisissez participants.xlsx et cliquez sur Ouvrir. Dans la fenêtre Sélectionner le tableau, choisissez la feuille qui contient votre liste (par exemple Feuil1$), vérifiez que la case La première ligne de données contient les en-têtes de colonnes est cochée, puis cliquez sur OK.
Insérez les champs de fusion. Cliquez à l'endroit où l'adresse doit commencer, puis utilisez Insérer un champ de fusion pour ajouter Prénom, tapez un espace, ajoutez Nom, appuyez sur Entrée, ajoutez Adresse, et ainsi de suite. Placez un autre champ Prénom après « Bonjour ». Chaque champ apparaît entre chevrons, comme «Prénom».
Vérifiez le résultat. Cliquez sur Aperçu des résultats. Les chevrons sont remplacés par les données de Sophie. Utilisez les flèches juste à côté pour contrôler aussi David et Maria.
Créez les lettres. Cliquez sur Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels, choisissez Tous et cliquez sur OK. Word ouvre un nouveau document avec une lettre par page, soit trois pages dans notre exemple.
Enregistrez ou imprimez. Enregistrez le nouveau document sous son propre nom, ou imprimez-le avec Ctrl+P. Vous pouvez aussi choisir Terminer et fusionner > Imprimer les documents pour envoyer les lettres directement à l'imprimante.

Après l'étape 5, la lettre se présente ainsi dans Word :

«Prénom» «Nom»
«Adresse»
«CodePostal» «Ville»

Bonjour «Prénom»,

Merci d'avoir participé la semaine dernière à notre atelier tableur.
Votre attestation vous sera envoyée par courrier.

Cordialement,
Thomas Petit

Et la première lettre terminée ressemble à ceci :

Sophie Martin
12 rue des Lilas
69003 Lyon

Bonjour Sophie,

Merci d'avoir participé la semaine dernière à notre atelier tableur.
Votre attestation vous sera envoyée par courrier.

Cordialement,
Thomas Petit

Enregistrez le document principal pour la prochaine fois

Enregistrez aussi la lettre qui contient les champs de fusion (le document de l'étape 2, pas celui qui a été généré). Quand vous la rouvrez, Word affiche un message indiquant qu'il va exécuter une commande SQL pour lire vos données. C'est normal : cliquez sur Oui et la connexion à votre fichier Excel est rétablie. Si vous ajoutez plus tard des lignes dans Excel, enregistrez le classeur et le publipostage suivant les inclura.

Solutions rapides aux problèmes de débutant

Insérer un champ de fusion est grisé et ne fait rien. Aucune liste n'est encore connectée. Faites d'abord l'étape 4.
La lettre affiche «Prénom» au lieu d'un prénom. Cliquez sur Aperçu des résultats. Les lettres terminées de l'étape 7 contiennent toujours les vraies valeurs.
Un nom de champ contient des traits de soulignement, comme Code_postal. Votre colonne Excel s'appelait « Code postal ». Word remplace les espaces par des traits de soulignement. Le champ fonctionne quand même.
Les codes postaux perdent leur zéro initial, ou les montants affichent trop de décimales. Il s'agit d'un problème de mise en forme des données, expliqué dans notre guide pour préparer les données Excel pour un publipostage.
Une seule lettre apparaît. À l'étape 7, vous avez sans doute choisi Enregistrement actif. Recommencez avec Tous.

Pour aller plus loin

Ce tutoriel couvre la lettre de base. Une fois qu'elle fonctionne, ces guides vont plus loin :

Comment faire un publipostage dans Word : toutes les options de l'onglet Publipostage, dont les filtres, le bloc d'adresse, la ligne de salutation, les règles et l'e-mail, ainsi que les solutions aux erreurs courantes.
Publipostage de lettres professionnelles : formules d'appel selon la civilité, paragraphes réservés à certains destinataires, et impression, PDF ou e-mail.

Le même onglet Publipostage permet aussi de créer des enveloppes et des étiquettes. Si vous n'avez pas Word, LibreOffice Writer propose un assistant similaire, l'Assistant Mailing.

Le même publipostage dans MailMergic

Si Word n'est pas installé sur votre ordinateur, ou si vous voulez chaque lettre dans son propre fichier PDF plutôt que dans un long document unique, vous pouvez faire le même publipostage dans le navigateur avec MailMergic :

Importez votre lettre Word (.docx).
Importez votre liste Excel ou un fichier CSV, ou connectez une feuille Google Sheets. La première ligne devient votre liste de champs.
Faites glisser les noms de colonnes dans la lettre, là où les données doivent apparaître.
Vérifiez l'aperçu de quelques lignes, puis générez un fichier PDF ou Word par ligne. Téléchargez-les, ou envoyez chaque document par e-mail à son destinataire (l'envoi d'e-mails fait partie des offres payantes).

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