Como fazer uma mala direta simples no Word (guia para iniciantes)

Uma mala direta simples precisa de dois arquivos: uma lista no Excel com uma linha por pessoa e uma carta no Word. O Word lê a lista e gera uma cópia da carta para cada linha, com o nome e o endereço já preenchidos. Abaixo está o caminho mais curto e correto para fazer isso no Microsoft Word, com um exemplo de três linhas que você pode copiar.

O que é uma mala direta?

Uma mala direta combina um documento principal (a carta que é igual para todos) com uma fonte de dados (a lista de informações que mudam de pessoa para pessoa, geralmente uma planilha do Excel). Dentro do documento principal você coloca campos de mesclagem, marcadores como «Nome» que o Word substitui pelo valor de cada linha. O resultado é uma carta personalizada por linha: se a sua lista tem 200 linhas, você recebe 200 cartas.

Você precisa de:

Microsoft Word para Windows ou Mac (o aplicativo da área de trabalho). O Word para a Web não faz mala direta.
Um arquivo do Excel com os seus destinatários. Um arquivo CSV funciona da mesma forma.

O exemplo: uma carta curta para três pessoas

Vamos enviar uma carta de agradecimento a três participantes de um workshop. Esta é a lista completa no Excel:

Nome	Sobrenome	Rua	Cidade	CEP
Ana	Souza	Rua das Palmeiras, 120	São Paulo	01310-100
Pedro	Lima	Avenida dos Carvalhos, 45	Curitiba	80010-000
Mariana	Costa	Rua do Lago, 8	Belo Horizonte	30130-000

Duas regras importam mesmo numa lista tão pequena: os nomes das colunas ficam na linha 1 (sem nenhum título acima deles), e cada pessoa ocupa exatamente uma linha.

Como fazer uma mala direta simples no Word em 8 passos

Crie a lista no Excel. Digite a tabela acima em uma pasta de trabalho nova, começando na célula A1. Salve o arquivo (por exemplo como participantes.xlsx) e feche o Excel.
Escreva a carta no Word. Abra um documento em branco e digite o texto que é igual para todos. Deixe por enquanto vazios os lugares do nome e do endereço. Não digite marcadores como [Nome] à mão: o Word os imprimiria literalmente.
Escolha o tipo de documento. Vá até a guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta e escolha Cartas.
Conecte a lista do Excel. Clique em Selecionar Destinatários > Usar uma Lista Existente, escolha participantes.xlsx e clique em Abrir. Na janela Selecionar Tabela, escolha a planilha que contém a sua lista (por exemplo Planilha1$), confira se a opção A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna está marcada e clique em OK.
Insira os campos de mesclagem. Clique onde o endereço deve começar e use Inserir Campo de Mesclagem para adicionar Nome, digite um espaço, adicione Sobrenome, pressione Enter, adicione Rua e assim por diante. Coloque outro campo Nome depois de "Olá, ". Cada campo aparece entre aspas angulares, como «Nome».
Visualize o resultado. Clique em Visualizar Resultados. Os campos entre aspas angulares são substituídos pelos dados da Ana. Use os botões de seta ao lado para conferir também Pedro e Mariana.
Gere as cartas. Clique em Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais, escolha Todos e clique em OK. O Word abre um documento novo com uma carta por página, três páginas no nosso exemplo.
Salve ou imprima. Salve o documento novo com um nome próprio ou imprima com Ctrl+P. Você também pode escolher Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos para mandar as cartas direto para a impressora.

Depois do passo 5, a carta fica assim no Word:

«Nome» «Sobrenome»
«Rua»
«CEP» «Cidade»

Olá, «Nome»,

Obrigado por participar do nosso workshop de planilhas na semana passada.
Seu certificado será enviado pelo correio.

Atenciosamente,
Tiago Ribeiro

E a primeira carta pronta fica assim:

Ana Souza
Rua das Palmeiras, 120
01310-100 São Paulo

Olá, Ana,

Obrigado por participar do nosso workshop de planilhas na semana passada.
Seu certificado será enviado pelo correio.

Atenciosamente,
Tiago Ribeiro

Salve o documento principal para a próxima vez

Salve também a carta com os campos de mesclagem (o documento do passo 2, não o que foi gerado). Quando você abri-la de novo, o Word mostra uma mensagem dizendo que vai executar um comando SQL para ler os seus dados. Isso é normal: clique em Sim e a conexão com o seu arquivo do Excel volta. Se depois você acrescentar linhas no Excel, salve a pasta de trabalho e a próxima mala direta já as inclui.

Soluções rápidas para problemas de iniciante

Inserir Campo de Mesclagem está cinza e não faz nada. Ainda não há nenhuma lista conectada. Faça primeiro o passo 4.
A carta mostra «Nome» em vez de um nome. Clique em Visualizar Resultados. As cartas prontas do passo 7 sempre contêm os valores reais.
Um nome de campo tem sublinhados, como Data_Nascimento. A sua coluna no Excel se chamava "Data Nascimento". O Word troca os espaços por sublinhados. Funciona do mesmo jeito.
Os CEPs perdem o zero à esquerda, ou os valores aparecem com casas decimais demais. Isso é um problema de formatação dos dados, explicado no nosso guia sobre como preparar os dados do Excel para uma mala direta.
Só aparece uma carta. No passo 7 você provavelmente escolheu Registro atual. Faça de novo com Todos.

Próximos passos

Este passo a passo cobre a carta básica. Quando ela estiver funcionando, estes guias vão além:

Como fazer mala direta no Word: todas as opções da guia Correspondências, incluindo filtros, Bloco de Endereço, Linha de Saudação, Regras e email, além de soluções para os erros mais comuns.
Mala direta de cartas comerciais: saudações conforme o tratamento, parágrafos que só alguns destinatários recebem, e impressão, PDF ou email.

A mesma guia Correspondências também cria envelopes e etiquetas. Se você não tem o Word, o LibreOffice Writer tem um Assistente de mala direta parecido.

A mesma mala direta no MailMergic

Se você não tem o Word no computador, ou quer cada carta como um arquivo PDF separado em vez de um documento longo, dá para fazer a mesma mala direta no navegador com o MailMergic:

Envie a sua carta do Word (.docx).
Envie a sua lista do Excel ou um arquivo CSV, ou conecte uma planilha do Google Sheets. A primeira linha vira a sua lista de campos.
Arraste os nomes das colunas para os lugares da carta onde os dados devem entrar.
Confira a prévia de algumas linhas e depois gere um arquivo PDF ou Word por linha. Baixe os arquivos ou envie cada documento por email ao seu destinatário (o envio por email faz parte dos planos pagos).

Não é preciso instalar nada, e o plano gratuito cobre 100 documentos por mês (com marca d'água). Comece uma mala direta do Word no MailMergic ou saiba mais sobre mala direta do Word com o MailMergic.