Cómo hacer una combinación de correspondencia sencilla en Word (guía para principiantes)

Para una combinación de correspondencia sencilla necesita dos archivos: una lista de Excel con una fila por persona y una carta de Word. Word lee la lista y genera una copia de la carta por cada fila, con el nombre y la dirección ya rellenados. A continuación encontrará la forma más corta y correcta de hacerlo en Microsoft Word, con un ejemplo de tres filas que puede copiar.

¿Qué es una combinación de correspondencia?

Una combinación de correspondencia une un documento principal (la carta que es igual para todos) con un origen de datos (la lista con la información que cambia en cada persona, normalmente una hoja de Excel). Dentro del documento principal se colocan campos combinados, marcadores como «Nombre» que Word sustituye por el valor de cada fila. El resultado es una carta personalizada por fila: si su lista tiene 200 filas, obtendrá 200 cartas.

Necesita:

Microsoft Word para Windows o Mac (la aplicación de escritorio). Word para la Web no puede realizar una combinación de correspondencia.
Un archivo de Excel con sus destinatarios. Un archivo CSV funciona igual.

El ejemplo: una carta breve para tres personas

Vamos a enviar una carta de agradecimiento a tres participantes de un taller. Esta es la lista de Excel completa:

Nombre	Apellido	Direccion	Ciudad	CP
Laura	García	Calle Mayor 12	Madrid	28013
Daniel	Martín	Avenida de la Constitución 45	Sevilla	41004
María	López	Calle de Colón 8	Valencia	46004

Incluso en una lista tan pequeña hay dos reglas importantes: los nombres de las columnas van en la fila 1 (sin ningún título encima) y cada persona ocupa exactamente una fila.

Cómo hacer una combinación de correspondencia sencilla en Word: 8 pasos

Cree la lista en Excel. Escriba la tabla anterior en un libro nuevo, empezando por la celda A1. Guárdelo (por ejemplo como participantes.xlsx) y cierre Excel.
Escriba la carta en Word. Abra un documento en blanco y escriba el texto que es igual para todos. De momento, deje vacíos los huecos del nombre y la dirección. No escriba a mano marcadores como [Nombre]: Word los imprimiría tal cual.
Elija el tipo de documento. Vaya a la pestaña Correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y elija Cartas.
Conecte la lista de Excel. Haga clic en Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente, elija participantes.xlsx y haga clic en Abrir. En la ventana Seleccionar tabla, elija la hoja que contiene su lista (por ejemplo Hoja1$), compruebe que la casilla La primera fila de datos contiene encabezados de columna está marcada y haga clic en Aceptar.
Inserte los campos combinados. Haga clic donde deba empezar la dirección y use Insertar campo combinado para añadir Nombre, escriba un espacio, añada Apellido, pulse Intro, añada Direccion, y así sucesivamente. Ponga otro campo Nombre después de «Hola, ». Cada campo aparece entre comillas angulares, como «Nombre».
Revise el resultado. Haga clic en Vista previa de resultados. Las comillas angulares se sustituyen por los datos de Laura. Use los botones de flecha que hay al lado para comprobar también a Daniel y a María.
Genere las cartas. Haga clic en Finalizar y combinar > Editar documentos individuales, elija Todos y haga clic en Aceptar. Word abre un documento nuevo con una carta por página, tres páginas en nuestro ejemplo.
Guarde o imprima. Guarde el documento nuevo con su propio nombre o imprímalo con Ctrl+P. También puede elegir Finalizar y combinar > Imprimir documentos para enviar las cartas directamente a la impresora.

Después del paso 5, la carta tiene este aspecto en Word:

«Nombre» «Apellido»
«Direccion»
«CP» «Ciudad»

Hola, «Nombre»:

Gracias por participar la semana pasada en nuestro taller de hojas de cálculo.
Le enviaremos su certificado por correo postal.

Un cordial saludo,
Tomás Ruiz

Y así queda la primera carta terminada:

Laura García
Calle Mayor 12
28013 Madrid

Hola, Laura:

Gracias por participar la semana pasada en nuestro taller de hojas de cálculo.
Le enviaremos su certificado por correo postal.

Un cordial saludo,
Tomás Ruiz

Guarde el documento principal para la próxima vez

Guarde también la carta con los campos combinados (el documento del paso 2, no el generado). Cuando vuelva a abrirla, Word muestra un mensaje que indica que va a ejecutar un comando SQL para leer sus datos. Es normal: haga clic en Sí y se restablece la conexión con su archivo de Excel. Si más adelante añade filas en Excel, guarde el libro y la siguiente combinación de correspondencia las incluirá.

Soluciones rápidas para problemas de principiante

Insertar campo combinado está en gris y no hace nada. Todavía no hay ninguna lista conectada. Haga primero el paso 4.
La carta muestra «Nombre» en lugar de un nombre. Haga clic en Vista previa de resultados. Las cartas terminadas del paso 7 siempre contienen valores reales.
Un nombre de campo tiene guiones bajos, como Primer_Nombre. Su columna de Excel se llamaba «Primer Nombre». Word sustituye los espacios por guiones bajos. Sigue funcionando.
Los códigos postales pierden el cero inicial o los importes muestran demasiados decimales. Es un problema de formato de los datos, que explicamos en nuestra guía para preparar los datos de Excel para una combinación de correspondencia.
Solo aparece una carta. Probablemente eligió Registro actual en el paso 7. Repítalo con Todos.

Siguientes pasos

Esta guía cubre la carta básica. Cuando le funcione, estas guías van más allá:

Cómo hacer una combinación de correspondencia en Word: todas las opciones de la pestaña Correspondencia, incluidos los filtros, Bloque de direcciones, Línea de saludo, Reglas y el correo electrónico, además de soluciones para los errores habituales.
Combinación de correspondencia para cartas comerciales: saludos según el tratamiento, párrafos que solo reciben algunos destinatarios y la elección entre imprimir, PDF o correo electrónico.

La misma pestaña Correspondencia también crea sobres y etiquetas. Si no tiene Word, LibreOffice Writer ofrece un Asistente para combinar correspondencia parecido.

La misma combinación de correspondencia en MailMergic

Si no tiene Word en su ordenador, o quiere cada carta como un archivo PDF independiente en lugar de un único documento largo, puede hacer la misma combinación de correspondencia en el navegador con MailMergic:

Suba su carta de Word (.docx).
Suba su lista de Excel o un archivo CSV, o conecte una hoja de Google Sheets. La primera fila se convierte en su lista de campos.
Arrastre los nombres de las columnas a la carta, al lugar donde deben ir los datos.
Revise algunas filas en la vista previa y genere un archivo PDF o Word por fila. Descárguelos o envíe cada documento por correo electrónico a su destinatario (el envío por correo electrónico forma parte de los planes de pago).

No hay nada que instalar y el plan gratuito incluye 100 documentos al mes (con marca de agua). Empiece una combinación de correspondencia de Word en MailMergic o lea más sobre la combinación de correspondencia de Word con MailMergic.