Mala direta de cartas comerciais: cartas personalizadas no Word

Uma mala direta de cartas comerciais gera uma carta pronta por cliente a partir de um único modelo do Word e de uma lista do Excel. O que muda de destinatário para destinatário é o endereço, a saudação, alguns valores no texto (número do cliente, valor, data) e às vezes parágrafos inteiros. Este guia mostra como configurar cada uma dessas partes para que as cartas pareçam escritas uma a uma, e como escolher no final entre impressão, PDF e email.

Os exemplos usam o Microsoft Word com uma lista do Excel. Se você precisa primeiro dos cliques básicos (conectar a lista, inserir um campo, Concluir e Mesclar), veja o guia completo de mala direta no Word.

Quais partes de uma carta comercial personalizar

Papel timbrado: igual para todos. Coloque-o no cabeçalho para que se repita em todas as páginas.
Data: normalmente igual para todos. Digite-a como texto comum em vez de inserir uma data que se atualiza sozinha, para que uma carta aberta de novo no mês seguinte ainda mostre o dia do envio.
Endereço do destinatário: personalizado (nome, cargo, empresa, rua, cidade, CEP, país).
Referência ou assunto: muitas vezes personalizado, por exemplo "Sua conta 10482".
Saudação: personalizada, e a parte que mais dá errado.
Corpo: principalmente texto fixo, com valores individuais e parágrafos opcionais.
Fecho e assinatura: fixos, ou personalizados quando pessoas diferentes assinam para clientes diferentes.

Os dados por trás das cartas

Dê a cada parte da carta a sua própria coluna. Esta lista de exemplo cobre tudo o que usamos a seguir:

Tratamento	Nome	Sobrenome	Empresa	Rua	Cidade	CEP	NumCliente	Saldo	Gerente
Dra.	Ana	Ferreira	Clínica Ferreira	Rua dos Ipês, 12	Porto Alegre	90010-000	10482	0	Laura Mendes
Sr.	João	Oliveira	Oliveira & Filhos	Rua do Porto, 7	Santos	11010-000	10519	420,00	Marcos Alves
	Alex	Moraes		Avenida do Morro, 301	Recife	50010-000	10533	0	Laura Mendes

Repare na terceira linha: sem tratamento e sem empresa. Listas reais de clientes sempre têm lacunas assim, e a carta precisa lidar com elas. Linha de cabeçalho, colunas de texto ou de número e CEPs estão explicados em detalhe no nosso guia sobre como preparar os dados do Excel para uma mala direta.

O endereço do destinatário

Você tem duas opções:

Bloco de Endereço (guia Correspondências): insere o endereço inteiro como um único campo e deixa de fora as linhas vazias, então a carta de Alex Moraes não tem uma linha em branco onde estaria a empresa. Na caixa de diálogo, escolha o formato do nome, marque Inserir nome da empresa e defina a regra do país como Incluir o país/região somente se for diferente de o seu próprio país. Se algo cair no lugar errado, use Coincidir Campos para indicar ao Word qual coluna é qual.
Campos de mesclagem separados: controle total sobre o layout (cargo numa linha própria, uma linha "A/C:"), mas campos vazios deixam linhas vazias, a menos que você os envolva num campo IF, como mostrado no guia completo de mala direta no Word.

Se você envia em envelopes com janela, confira uma vez a posição do endereço em relação à janela do envelope numa carta de teste impressa. Assim não é preciso uma rodada separada de envelopes.

A saudação: pelo tratamento, pelo gênero ou pelo nome

O jeito rápido: Linha de Saudação

A Linha de Saudação monta "Prezado(a) Dra. Ferreira," a partir do tratamento e do sobrenome, e usa uma alternativa como "Prezado(a) Senhor(a)," quando o nome está faltando. Serve para listas simples. O ponto fraco é o caso intermediário: uma linha com nome, mas sem tratamento, pode sair só como "Prezado(a) Moraes,", o que soa estranho numa carta comercial.

Melhor: um campo IF na coluna Tratamento

Um campo IF permite que você mesmo escreva as regras da saudação. Com tratamento: "Prezado(a) Dra. Ferreira,". Sem tratamento: "Prezado(a) Alex Moraes,".

{ IF "{ MERGEFIELD Tratamento }" = "" "Prezado(a) { MERGEFIELD Nome } { MERGEFIELD Sobrenome }," "Prezado(a) { MERGEFIELD Tratamento } { MERGEFIELD Sobrenome }," }

Para montá-lo, pressione Ctrl+F9 para cada par de chaves (chaves digitadas no teclado não funcionam), digite o texto entre elas e insira as partes MERGEFIELD com Inserir Campo de Mesclagem ou digitando-as dentro das suas próprias chaves de Ctrl+F9. Pressione Alt+F9 para alternar entre o código e o resultado, e depois confira as três linhas com Visualizar Resultados.

Saudação pelo gênero

Se a sua lista tem uma coluna de gênero em vez de tratamentos, o mesmo padrão funciona:

{ IF "{ MERGEFIELD Genero }" = "F" "Prezada Sra. { MERGEFIELD Sobrenome }," "Prezado Sr. { MERGEFIELD Sobrenome }," }

Cuidado com esta. Toda linha sem um "F" vira "Sr.", inclusive as vazias e quem não se identifica com nenhum dos dois. Uma coluna Tratamento preenchida com o que os clientes informaram, combinada com a alternativa pelo nome mostrada acima, evita esses erros. A alternativa mais simples é uma coluna Saudacao no Excel que já traga a saudação completa de cada linha.

Parágrafos condicionais com regras IF

Cartas comerciais muitas vezes têm textos que só alguns destinatários devem receber: um lembrete de pagamento, um aviso para clientes de uma certa região, uma oferta para um segmento de clientes. Use Regras > Se...Então...Senão na guia Correspondências:

Clique onde o parágrafo opcional deve entrar.
Escolha Regras > Se...Então...Senão.
Defina Nome do campo como Saldo, Comparação como Maior que e Comparar com como 0.
Em Inserir este texto, digite o parágrafo do lembrete. Deixe Caso contrário, inserir este texto vazio.
Clique em OK e visualize a carta de João Oliveira (saldo 420,00) e a de Ana Ferreira (saldo 0).

A caixa de diálogo só aceita texto simples. Para acrescentar o valor ou formatação, pressione Alt+F9 e edite o campo diretamente. O valor em si é um campo de mesclagem aninhado com formato numérico:

{ IF { MERGEFIELD Saldo } > 0 "Nossos registros mostram um saldo em aberto de R$ { MERGEFIELD Saldo \# "#.##0,00" } na conta { MERGEFIELD NumCliente }. Pedimos que seja quitado em até 14 dias." "" }

Você pode selecionar o texto dentro das aspas e deixá-lo em negrito ou mudar a fonte como qualquer outro texto. Mantenha cada regra com uma única decisão. Se uma carta precisa de muitas variações, geralmente fica mais claro dividir a lista e usar dois modelos.

Fecho e assinatura

Se uma única pessoa assina todas as cartas, o fecho é texto comum: "Atenciosamente," seguido do nome, do cargo e, se quiser, de uma imagem escaneada da assinatura colocada uma vez no modelo. Se pessoas diferentes assinam para clientes diferentes, acrescente o nome delas (e o cargo) como colunas, aqui a coluna Gerente, e insira-os como campos de mesclagem abaixo do fecho. Uma imagem de assinatura diferente para cada destinatário é difícil no Word: exige campos INCLUDEPICTURE que apontam para arquivos de imagem e quebram facilmente quando os arquivos mudam de lugar.

Imprimir, PDF ou email?

Imprimir: Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos. Cada carta começa numa página nova. Imprima antes um intervalo curto (De 1 Até 3) para conferir o papel, a posição do endereço e as configurações de frente e verso.
PDF: Concluir e Mesclar > Editar Documentos Individuais cria um documento com todas as cartas; Arquivo > Salvar Como > PDF o transforma em um único PDF combinado. O Word não consegue salvar a carta de cada cliente como um PDF separado sem uma macro ou um suplemento.
Email: Concluir e Mesclar > Enviar Mensagens de Email envia o texto da carta como corpo do email pelo Outlook, usando uma coluna de email da sua lista. Não consegue anexar a carta de cada cliente como PDF.

Se as cartas devem chegar aos clientes por email como documentos de verdade, o caminho do PDF é o que a maioria das empresas quer, e é aí que o Word deixa de ser prático.

Antes de enviar: um checklist rápido

Visualize uma linha com todos os campos preenchidos, uma linha com lacunas (sem tratamento, sem empresa) e a linha com o nome de empresa mais longo.
Confira se valores e datas estão no formato certo.
Use Verificar Erros na guia Correspondências antes de uma impressão grande.
Imprima ou abra três cartas e leia como o destinatário leria.

Para a primeira mala direta de todas, com um exemplo menor e cada clique explicado, veja o passo a passo de mala direta simples.

Quando uma ferramenta online é mais fácil

O Word é uma boa escolha quando você imprime um lote de cartas no seu próprio computador. Uma ferramenta online é mais fácil quando você precisa de um PDF por cliente, quer enviar cada carta por email como anexo ou não tem o Word instalado. O MailMergic trabalha com os mesmos modelos do Word no navegador:

Envie a sua carta (.docx) e a sua lista do Excel, CSV ou Google Sheets, e depois arraste as colunas para a carta.
Mostre ou oculte parágrafos com regras visuais em vez da sintaxe de campos IF, por exemplo um lembrete só para clientes com saldo em aberto, ou um bloco de assinatura diferente por região. Linhas de endereço vazias são ocultadas automaticamente.
Os formatos de data, moeda e número da sua planilha são mantidos, e você pode colocar uma imagem diferente por linha, como a assinatura do gerente que assina.
Gere um arquivo PDF ou Word por cliente, com nome tirado dos seus dados (por exemplo Carta_10482_Ferreira.pdf), e, se quiser, com uma senha por arquivo.
Nos planos pagos, envie cada carta por email ao seu destinatário como anexo em PDF, com campos de mesclagem na linha de assunto e na mensagem.

Os modelos podem ser salvos e reutilizados na próxima rodada. O plano gratuito cobre 100 documentos por mês (com marca d'água), sem cartão de crédito. Comece uma mala direta de cartas comerciais no MailMergic ou saiba mais sobre mala direta do Word com o MailMergic.