Einfachen Serienbrief in Word erstellen (Anleitung für Einsteiger)

Für einen einfachen Serienbrief brauchen Sie zwei Dateien: eine Excel-Liste mit einer Zeile pro Person und einen Word-Brief. Word liest die Liste und erzeugt für jede Zeile eine Kopie des Briefs, in der Name und Adresse bereits eingetragen sind. Unten finden Sie den kürzesten korrekten Weg in Microsoft Word, mit einem Beispiel aus drei Zeilen, das Sie direkt übernehmen können.

Was ist ein Serienbrief?

Ein Serienbrief verbindet ein Hauptdokument (den Brief, der für alle gleich bleibt) mit einer Datenquelle (der Liste mit den Angaben, die sich von Person zu Person ändern, meist eine Excel-Tabelle). Im Hauptdokument platzieren Sie Seriendruckfelder, also Platzhalter wie «Vorname», die Word durch den Wert aus jeder Zeile ersetzt. Das Ergebnis ist ein persönlicher Brief pro Zeile: Hat Ihre Liste 200 Zeilen, erhalten Sie 200 Briefe.

Sie brauchen:

Microsoft Word für Windows oder Mac (die Desktop-App). Word im Web kann keinen Seriendruck ausführen.
Eine Excel-Datei mit Ihren Empfängern. Eine CSV-Datei funktioniert genauso.

Das Beispiel: ein kurzer Brief an drei Personen

Wir schicken drei Workshop-Teilnehmern einen Dankesbrief. Das ist die gesamte Excel-Liste:

Vorname	Nachname	Straße	PLZ	Ort
Sarah	Becker	Lindenstraße 12	80331	München
David	Wagner	Eichenweg 45	50667	Köln
Maria	Hoffmann	Seestraße 8	01067	Dresden

Zwei Regeln gelten selbst für eine so kleine Liste: Die Spaltennamen stehen in Zeile 1 (ohne Überschrift darüber), und jede Person bekommt genau eine Zeile.

Einfachen Serienbrief in Word erstellen: 8 Schritte

Die Liste in Excel anlegen. Tippen Sie die Tabelle oben in eine neue Arbeitsmappe, beginnend in Zelle A1. Speichern Sie sie (zum Beispiel als teilnehmer.xlsx) und schließen Sie Excel.
Den Brief in Word schreiben. Öffnen Sie ein neues, leeres Dokument und schreiben Sie den Text, der für alle gleich ist. Lassen Sie die Stellen für Name und Adresse vorerst frei. Tippen Sie keine Platzhalter wie [Name] von Hand ein: Word würde sie wörtlich drucken.
Den Dokumenttyp wählen. Wechseln Sie zur Registerkarte Sendungen, klicken Sie auf Seriendruck starten und wählen Sie Briefe.
Die Excel-Liste verbinden. Klicken Sie auf Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden, wählen Sie teilnehmer.xlsx aus und klicken Sie auf Öffnen. Wählen Sie im Fenster Tabelle auswählen das Blatt mit Ihrer Liste (zum Beispiel Tabelle1$), achten Sie darauf, dass Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften angehakt ist, und klicken Sie auf OK.
Die Seriendruckfelder einfügen. Klicken Sie an die Stelle, an der die Adresse beginnen soll, und fügen Sie über Seriendruckfeld einfügen das Feld Vorname ein, tippen Sie ein Leerzeichen, fügen Sie Nachname ein, drücken Sie die Eingabetaste, fügen Sie Straße ein und so weiter. Setzen Sie ein weiteres Feld Vorname hinter „Hallo “. Jedes Feld erscheint in spitzen Klammern, etwa «Vorname».
Das Ergebnis prüfen. Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse. Die Felder in spitzen Klammern werden durch Sarahs Daten ersetzt. Prüfen Sie mit den Pfeiltasten daneben auch David und Maria.
Die Briefe erstellen. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten, wählen Sie Alle und klicken Sie auf OK. Word öffnet ein neues Dokument mit einem Brief pro Seite, in unserem Beispiel also drei Seiten.
Speichern oder drucken. Speichern Sie das neue Dokument unter einem eigenen Namen oder drucken Sie es mit Strg+P. Sie können auch Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken wählen, um die Briefe direkt an den Drucker zu schicken.

Nach Schritt 5 sieht der Brief in Word so aus:

«Vorname» «Nachname»
«Straße»
«PLZ» «Ort»

Hallo «Vorname»,

vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem Excel-Workshop letzte Woche.
Ihr Zertifikat schicken wir Ihnen per Post.

Mit freundlichen Grüßen
Thomas Bauer

Und so sieht der erste fertige Brief aus:

Sarah Becker
Lindenstraße 12
80331 München

Hallo Sarah,

vielen Dank für Ihre Teilnahme an unserem Excel-Workshop letzte Woche.
Ihr Zertifikat schicken wir Ihnen per Post.

Mit freundlichen Grüßen
Thomas Bauer

Das Hauptdokument für das nächste Mal speichern

Speichern Sie auch den Brief mit den Seriendruckfeldern (das Dokument aus Schritt 2, nicht das erzeugte). Wenn Sie ihn wieder öffnen, zeigt Word eine Meldung, dass ein SQL-Befehl ausgeführt wird, um Ihre Daten zu lesen. Das ist normal: Klicken Sie auf Ja, und die Verbindung zu Ihrer Excel-Datei ist wieder da. Fügen Sie später in Excel neue Zeilen hinzu, speichern Sie die Arbeitsmappe, und der nächste Seriendruck berücksichtigt sie.

Schnelle Lösungen für typische Anfängerprobleme

„Seriendruckfeld einfügen“ ist grau und reagiert nicht. Es ist noch keine Liste verbunden. Erledigen Sie zuerst Schritt 4.
Der Brief zeigt «Vorname» statt eines Namens. Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse. Die fertigen Briefe aus Schritt 7 enthalten immer echte Werte.
Ein Feldname enthält Unterstriche, etwa Telefon_privat. Ihre Excel-Spalte hieß „Telefon privat“. Word ersetzt Leerzeichen durch Unterstriche. Es funktioniert trotzdem.
Postleitzahlen verlieren die führende Null, oder Beträge zeigen zu viele Nachkommastellen. Das ist ein Problem der Datenformatierung, das wir in unserer Anleitung zum Vorbereiten von Excel-Daten für einen Serienbrief erklären.
Es erscheint nur ein Brief. In Schritt 7 haben Sie wahrscheinlich Aktueller Datensatz gewählt. Wiederholen Sie den Schritt mit Alle.

Wie es weitergeht

Diese Anleitung deckt den einfachen Brief ab. Sobald er funktioniert, gehen diese Anleitungen weiter:

Serienbrief in Word erstellen: alle Optionen der Registerkarte „Sendungen“, darunter Filter, Adressblock, Grußzeile, Regeln und E-Mail, dazu Lösungen für häufige Fehler.
Geschäftsbriefe als Serienbrief: Anreden nach Geschlecht oder Titel, Absätze, die nur manche Empfänger erhalten, und Drucken, PDF oder E-Mail im Vergleich.

Über dieselbe Registerkarte „Sendungen“ erstellen Sie auch Umschläge und Etiketten. Wenn Sie kein Word haben, bietet LibreOffice Writer einen ähnlichen Serienbrief-Assistenten.

Derselbe Serienbrief in MailMergic

Wenn Word nicht auf Ihrem Computer installiert ist oder Sie jeden Brief als eigene PDF-Datei statt als ein langes Dokument möchten, können Sie denselben Serienbrief mit MailMergic im Browser erstellen:

Laden Sie Ihren Word-Brief (.docx) hoch.
Laden Sie Ihre Excel-Liste oder eine CSV-Datei hoch, oder verbinden Sie ein Google Sheet. Die erste Zeile wird zu Ihrer Feldliste.
Ziehen Sie die Spaltennamen an die Stellen im Brief, an denen die Daten stehen sollen.
Prüfen Sie einige Zeilen in der Vorschau und erzeugen Sie dann eine PDF- oder Word-Datei pro Zeile. Laden Sie die Dateien herunter oder schicken Sie jedes Dokument per E-Mail an seinen Empfänger (der E-Mail-Versand ist Teil der kostenpflichtigen Tarife).

Sie müssen nichts installieren, und der kostenlose Tarif umfasst 100 Dokumente im Monat (mit Wasserzeichen). Starten Sie einen Word-Serienbrief in MailMergic oder erfahren Sie mehr über Word-Serienbriefe mit MailMergic.