Como fazer mala direta no Word: a guia Correspondências passo a passo

Para fazer uma mala direta no Word, abra a guia Correspondências e trabalhe da esquerda para a direita: Iniciar Mala Direta (escolha o tipo de documento), Selecionar Destinatários (conecte a sua lista), insira os campos, Visualizar Resultados e, por fim, Concluir e Mesclar. Este guia explica cada opção pelo caminho e termina com soluções para os erros que mais aparecem: formatos errados de números e datas, linhas de endereço em branco e destinatários que somem.

Os passos abaixo se referem ao Word do Microsoft 365 no Windows. O Word para Mac tem a mesma guia Correspondências, com botões quase idênticos. O Word para a Web consegue abrir um documento de mala direta, mas não consegue executar a mala direta. Se você nunca fez uma, comece pelo nosso passo a passo de mala direta simples e volte aqui quando precisar de uma opção específica.

A guia Correspondências num relance

Criar: Envelopes e Etiquetas para um único endereço (não é mala direta).
Iniciar Mala Direta: Iniciar Mala Direta, Selecionar Destinatários, Editar Lista de Destinatários.
Gravar e Inserir Campos: Realçar Campos de Mesclagem, Bloco de Endereço, Linha de Saudação, Inserir Campo de Mesclagem, Regras, Coincidir Campos, Atualizar Etiquetas.
Visualizar Resultados: Visualizar Resultados, navegação entre registros, Localizar Destinatário, Verificar Erros.
Concluir: Concluir e Mesclar.

A maioria dos botões fica cinza até que o passo anterior esteja feito. Inserir Campo de Mesclagem, por exemplo, só fica ativo depois que uma lista de destinatários está conectada.

Passo 1: Iniciar Mala Direta e escolher o tipo de documento

Abra o documento que você quer usar (ou um documento em branco) e clique em Iniciar Mala Direta. O tipo escolhido define como o Word monta o resultado:

Cartas: uma cópia do documento por destinatário, cada uma começando numa página nova. Use para cartas, certificados, contratos e qualquer coisa com uma página ou mais.
Mensagens de Email: um email por destinatário, enviado pelo Outlook. O texto do documento vira o corpo do email.
Envelopes: pede o tamanho do envelope e transforma a página em um envelope; cada destinatário recebe um envelope.
Etiquetas: pede o modelo de etiqueta (por exemplo uma folha padrão de etiquetas de endereço) e preenche uma etiqueta por destinatário, várias por página.
Diretório: coloca todos os registros um depois do outro num único documento, sem quebras de página. Use para listas telefônicas, catálogos ou uma lista impressa de participantes.
Documento Normal do Word: remove a configuração de mala direta e transforma o arquivo de novo em um documento comum.
Assistente de Mala Direta Passo a Passo: o mesmo processo num painel de seis etapas à direita. Prático na primeira vez, mais lento depois.

Passo 2: Selecionar Destinatários

Selecionar Destinatários conecta o documento à sua fonte de dados. Há três opções:

Digitar uma Nova Lista: você digita os destinatários num pequeno formulário dentro do Word. O Word salva a lista como um arquivo de lista de endereços separado. Serve para uma dúzia de nomes, mas fica cansativo com mais.
Usar uma Lista Existente: a escolha habitual. Escolha uma pasta de trabalho do Excel, um arquivo CSV, um banco de dados do Access ou outro arquivo compatível. No caso do Excel, a janela Selecionar Tabela pergunta em seguida qual planilha usar; marque A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna.
Escolher nos Contatos do Outlook: usa uma pasta de contatos do Outlook.

O Word se conecta a uma planilha ou intervalo por mala direta. Como organizar essa planilha (linha de cabeçalho, um registro por linha, colunas de texto ou de número) está explicado no nosso guia sobre como preparar os dados do Excel para uma mala direta.

Passo 3: Editar Lista de Destinatários (filtrar, classificar, remover duplicatas)

Editar Lista de Destinatários abre a janela Destinatários da Mala Direta. Aqui você decide quem entra, sem mexer no arquivo de origem:

Caixas de seleção: desmarque uma linha para deixar esse destinatário de fora.
Classificar: ordena as cartas, por exemplo por CEP para envio em massa.
Filtrar: inclui só as linhas que atendem a condições, como País Igual a Brasil ou Saldo Maior que 0. As comparações incluem igual, diferente, menor que, maior que, está em branco, não está em branco, contém e não contém, e várias condições podem ser combinadas com E ou Ou.
Localizar duplicatas: lista as linhas que parecem iguais para você desmarcar as que sobram.
Localizar destinatário: procura um nome ou valor na lista.
Atualizar: selecione a fonte de dados na caixa de baixo e clique em Atualizar depois de alterar e salvar o arquivo do Excel.

Filtros e linhas desmarcadas ficam salvos com o documento. Eles também são o motivo mais comum de destinatários "sumidos" mais tarde (veja as soluções abaixo).

Passo 4: Inserir campos

Inserir Campo de Mesclagem

Coloca uma única coluna, como «Nome» ou «NumeroFatura», na posição do cursor. É a opção mais flexível, e a que a maioria das pessoas usa para tudo. Realçar Campos de Mesclagem sombreia todos os campos em cinza para você encontrá-los num documento longo.

Bloco de Endereço

Insere um endereço postal completo como um único campo. Na caixa de diálogo você escolhe o formato do nome (por exemplo "Sr. Joshua Randall Jr." ou só "Joshua Randall"), se o nome da empresa entra e se o país ou região aparece sempre, nunca ou só quando for diferente do seu. O Bloco de Endereço pula as linhas vazias automaticamente, e essa é a sua principal vantagem sobre campos separados. Se a visualização mostrar dados errados, clique em Coincidir Campos e indique ao Word qual das suas colunas é o nome, a rua, a cidade e assim por diante.

Linha de Saudação

Insere uma saudação como "Prezado Sr. Randall,". Você escolhe a palavra de saudação, o formato do nome e a pontuação, além de uma alternativa para as linhas em que o nome está faltando ("Prezado(a) Senhor(a),"). Para gerar saudações formais, ela precisa de uma coluna de tratamento (Sr., Sra., Dr.) associada em Coincidir Campos. Para ter mais controle, por exemplo uma saudação diferente para cada tratamento, veja as regras de saudação no nosso guia de mala direta para cartas comerciais.

Regras

O botão Regras insere campos do Word que mudam o resultado para cada registro:

Se...Então...Senão: insere um texto ou outro conforme o valor de um campo, por exemplo uma frase de lembrete só quando Saldo for maior que 0.
Ignorar Registro Se: deixa de fora os registros que atendem a uma condição, por exemplo linhas em que Email está em branco. (Um filtro em Editar Lista de Destinatários faz o mesmo trabalho e é mais fácil de conferir.)
Perguntar e Preencher: pedem um valor durante a mala direta, uma única vez ou para cada registro.
Nº do Registro de Mesclagem e Nº da Sequência de Mesclagem: inserem a posição do registro, útil para numerar as cartas.
Próximo Registro e Próximo Registro Se: passam para o registro seguinte sem começar uma página nova. As etiquetas usam Próximo Registro automaticamente para colocar vários destinatários numa folha.
Definir Indicador: guarda um valor que você pode reutilizar em outra parte do documento.

Passo 5: Visualizar Resultados e verificar erros

Clique em Visualizar Resultados para substituir os campos por dados reais. As setas ao lado percorrem os registros, e Localizar Destinatário salta para um registro específico. Confira pelo menos o primeiro registro, um registro com um campo opcional vazio e um com valores longos.

Verificar Erros oferece três modos: simular a mala direta e relatar os erros num documento novo, concluí-la parando a cada erro, ou concluí-la e relatar os erros no final. A simulação é um teste seguro antes de uma impressão grande.

Passo 6: Concluir e Mesclar

Editar Documentos Individuais: cria um documento novo (chamado Cartas1, Etiquetas1 e assim por diante) com todos os registros, um depois do outro. Você escolhe Todos, Registro atual ou um intervalo De/Até. Use para revisar, fazer ajustes pontuais ou salvar o resultado.
Imprimir Documentos: manda os registros direto para a impressora, com a mesma escolha entre Todos, Registro atual ou intervalo.
Enviar Mensagens de Email: disponível no tipo Mensagens de Email. Você escolhe a coluna com o endereço de email, digita uma linha de assunto e escolhe HTML ou texto sem formatação. O Word envia os emails pelo Outlook, que precisa estar configurado como o seu aplicativo de email padrão.

Vale conhecer dois limites antes de começar. O Word não tem opção para salvar cada registro como um PDF separado: Editar Documentos Individuais gera um único arquivo, e Arquivo > Salvar Como > PDF transforma esse arquivo em um único PDF combinado. Para dividi-lo por destinatário é preciso uma macro ou um suplemento. E Enviar Mensagens de Email coloca o texto do documento no corpo do email; não consegue anexar um arquivo separado, como uma carta em PDF, para cada destinatário.

Salve também o documento principal. Quando você o abrir de novo, o Word pergunta se deve executar um comando SQL que lê a sua fonte de dados. Clique em Sim para reconectar.

Erros comuns de mala direta e como corrigi-los

Números aparecem com casas decimais demais ou perdem a moeda

O Word lê o valor armazenado numa célula do Excel, não a forma como a célula é exibida. 1.250,50 formatado como moeda no Excel pode chegar como 1250,5, e valores calculados podem aparecer com muitas casas decimais. A solução é uma opção numérica no campo. Pressione Alt+F9 para mostrar os códigos de campo (ou clique com o botão direito no campo e escolha Alternar Códigos de Campo) e acrescente a opção dentro das chaves:

{ MERGEFIELD Valor \# "#.##0,00" }

Pressione Alt+F9 de novo para ocultar os códigos e veja a visualização. Você pode colocar um símbolo de moeda dentro das aspas. Os separadores que o Word usa dependem das configurações regionais do seu sistema.

Datas aparecem no formato errado

As datas muitas vezes chegam na ordem americana (mês primeiro) ou com a hora junto. Acrescente uma opção de data, usando M maiúsculo para os meses:

{ MERGEFIELD DataFatura \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" }

Isso imprime 14 de novembro de 2026. "dd/MM/yyyy" imprime 14/11/2026. Se uma data ainda parecer errada, a coluna do Excel provavelmente contém texto em vez de datas de verdade.

CEPs ou códigos perdem os zeros à esquerda

O Excel guarda o CEP 01310100 como o número 1310100. Formate a coluna como Texto no Excel antes de digitar os valores, ou force oito dígitos no Word com \# "00000000". O lado do Excel está explicado no nosso guia de dados do Excel.

Linhas em branco quando um campo está vazio

Se você monta o endereço com campos separados e algumas linhas não têm Complemento ou Empresa, o Word deixa uma linha vazia. Há duas soluções: usar o Bloco de Endereço, que suprime as linhas vazias, ou envolver a linha num campo IF para que a marca de parágrafo só seja impressa quando o campo tiver um valor. Insira as chaves com Ctrl+F9 (chaves digitadas não funcionam) e pressione Enter dentro das aspas:

{ IF { MERGEFIELD Complemento } <> "" "{ MERGEFIELD Complemento }
" "" }

Destinatários estão faltando

Abra Editar Lista de Destinatários e procure linhas desmarcadas ou um filtro ativo (Filtrar > Limpar Tudo).
Confira se você escolheu a planilha certa em Selecionar Tabela. Numa pasta de trabalho com várias planilhas, a lista muitas vezes está na segunda.
Se você acrescentou linhas no Excel, salve a pasta de trabalho e depois clique em Atualizar na lista de destinatários ou abra de novo o documento principal.
Verifique se há uma regra Ignorar Registro Se no documento (Alt+F9 a mostra).

Outros problemas frequentes

Só sai uma carta: você escolheu Registro atual em Concluir e Mesclar, ou imprimiu o documento principal com Ctrl+P em vez de usar Concluir e Mesclar > Imprimir Documentos.
Inserir Campo de Mesclagem está cinza: não há destinatários conectados, ou o tipo de documento é Documento Normal do Word.
Os campos aparecem como «Nome» no resultado: o texto foi digitado com as aspas angulares em vez de inserido. Apague-o e use Inserir Campo de Mesclagem.
Os campos mostram o código {MERGEFIELD ...} em vez dos valores: os códigos de campo estão ativados. Pressione Alt+F9.
O Word informa um campo de mesclagem inválido: uma coluna foi renomeada ou excluída no Excel depois de o campo ser inserido. Escolha a coluna correspondente na caixa de diálogo que o Word mostra, ou apague o campo e insira-o de novo.

Quando as opções do Word não bastam: MailMergic

A guia Correspondências é boa para cartas impressas, envelopes e etiquetas. Ela se complica quando você precisa de um PDF por destinatário, de um email com o documento de cada pessoa em anexo, ou de datas e valores com a mesma aparência da sua planilha. O MailMergic usa os mesmos modelos do Word no navegador:

Envie o seu modelo .docx e os seus dados do Excel, CSV ou Google Sheets.
Arraste as colunas para o documento como marcadores. Os formatos de data, moeda e número do Excel são mantidos sem opções de campo.
Gere um arquivo PDF ou Word por linha, cada um com um nome tirado dos seus dados (por exemplo Fatura_Souza.pdf), e baixe todos num ZIP.
Nos planos pagos, envie cada documento por email ao seu destinatário como anexo em PDF, com campos de mesclagem no assunto e na mensagem. Sem precisar do Outlook.

Existe um plano gratuito com 100 documentos por mês (com marca d'água). Comece uma mala direta do Word no MailMergic ou veja como a mala direta do Word no MailMergic se compara ao recurso nativo.