Combinación de correspondencia para cartas comerciales: cartas personalizadas en Word

Una combinación de correspondencia para cartas comerciales genera una carta terminada por cliente a partir de una sola plantilla de Word y una lista de Excel. Lo que cambia en cada destinatario es la dirección del destinatario, el saludo, algunos valores del texto (número de cliente, importe, fecha) y a veces párrafos enteros. Esta guía muestra cómo configurar cada una de esas partes para que las cartas parezcan escritas una a una, y cómo elegir al final entre imprimir, PDF y correo electrónico.

Los ejemplos usan Microsoft Word con una lista de Excel. Si primero necesita los clics básicos (conectar la lista, insertar un campo, Finalizar y combinar), consulte la guía de la pestaña Correspondencia.

Qué partes de una carta comercial conviene personalizar

Membrete: igual para todos. Póngalo en el encabezado para que se repita en todas las páginas.
Fecha: normalmente igual para todos. Escríbala como texto normal en lugar de insertar una fecha que se actualiza automáticamente, para que una carta que vuelva a abrir el mes que viene siga mostrando el día en que se envió.
Dirección del destinatario: personalizada (nombre, cargo, empresa, calle, ciudad, código postal, país).
Referencia o asunto: a menudo personalizado, por ejemplo «Su cuenta 10482».
Saludo: personalizado, y la parte que más a menudo sale mal.
Cuerpo: sobre todo texto fijo, con valores individuales y párrafos opcionales.
Despedida y firma: fijas, o personalizadas cuando distintas personas firman para distintos clientes.

Los datos detrás de las cartas

Dé a cada parte de la carta su propia columna. Esta lista de ejemplo cubre todo lo que se usa más abajo:

Tratamiento	Nombre	Apellido	Empresa	Direccion	Ciudad	CP	NumCliente	Saldo	Gestor
Dra.	Ana	Becker	Clínica Dental Becker	Calle del Olmo 12	Bilbao	48001	10482	0	Lucía Chen
Sr.	Javier	Ruiz	Ruiz e Hijos	Camino del Puerto 7	Málaga	29001	10519	420,00	Marcos Elías
	Alex	Moreno		Avenida de la Colina 301	Zaragoza	50001	10533	0	Lucía Chen

Fíjese en la tercera fila: no tiene tratamiento ni empresa. Las listas de clientes reales siempre tienen huecos como estos, y la carta tiene que resolverlos. La fila de encabezado, las columnas de texto frente a las numéricas y los códigos postales se explican en detalle en nuestra guía para preparar los datos de Excel para una combinación de correspondencia.

La dirección del destinatario

Tiene dos opciones:

Bloque de direcciones (pestaña Correspondencia): inserta la dirección completa como un solo campo y omite las líneas vacías, de modo que la carta de Alex Moreno no tiene una línea en blanco donde iría la empresa. En su cuadro de diálogo, elija el formato del nombre, marque Insertar nombre de la compañía y configure la regla del país como Incluir el país o región solo si es distinto de su propio país. Si algo aparece en el lugar equivocado, use Asignar campos para indicar a Word qué columna es cada una.
Campos combinados separados: control total sobre el diseño (el cargo en su propia línea, una línea «A la atención de»), pero los campos vacíos dejan líneas vacías a menos que los envuelva en un campo IF, como se muestra en la guía de la pestaña Correspondencia.

Si envía en sobres con ventana, compruebe una vez la posición de la dirección con la ventana del sobre en una carta de prueba impresa. Así no necesita una tirada aparte de sobres.

El saludo: según el tratamiento, el género o el nombre

La forma rápida: Línea de saludo

Línea de saludo construye «Estimada Dra. Becker:» a partir del tratamiento y el apellido, y usa un saludo alternativo como «Estimado señor o señora:» cuando falta el nombre. Sirve para listas sencillas. Su punto débil es el caso intermedio: una fila con nombre pero sin tratamiento puede quedar solo como «Estimado Moreno:», lo que suena raro en una carta comercial.

Mejor: un campo IF sobre la columna Tratamiento

Un campo IF le permite escribir usted mismo las reglas del saludo. Con tratamiento: «Buenos días, Dra. Becker:». Sin tratamiento: «Buenos días, Alex Moreno:».

{ IF "{ MERGEFIELD Tratamiento }" = "" "Buenos días, { MERGEFIELD Nombre } { MERGEFIELD Apellido }:" "Buenos días, { MERGEFIELD Tratamiento } { MERGEFIELD Apellido }:" }

Para construirlo, pulse Ctrl+F9 para cada par de llaves (las llaves escritas con el teclado no funcionan), escriba el texto entre ellas e inserte las partes MERGEFIELD con Insertar campo combinado o escribiéndolas dentro de sus propias llaves de Ctrl+F9. Pulse Alt+F9 para cambiar entre el código y el resultado, y compruebe después las tres filas con Vista previa de resultados.

Saludo según el género

Si su lista tiene una columna de género en lugar de tratamientos, funciona el mismo esquema:

{ IF "{ MERGEFIELD Genero }" = "M" "Estimada Sra. { MERGEFIELD Apellido }:" "Estimado Sr. { MERGEFIELD Apellido }:" }

Tenga cuidado con esta variante. Todas las filas sin una «M» pasan a ser «Sr.», incluidas las vacías y las de quienes no se identifican con ninguno de los dos. Una columna Tratamiento rellenada con lo que le indicaron los propios clientes, combinada con la alternativa del nombre completo que vimos arriba, evita esos errores. La alternativa más sencilla es una columna Saludo en Excel que ya contenga el saludo completo de cada fila.

Párrafos condicionales con reglas IF

Las cartas comerciales suelen contener texto que solo deben recibir algunos destinatarios: un recordatorio de pago, una nota para los clientes de una región determinada, una oferta para un segmento de clientes. Use Reglas > Si...Entonces...Sino en la pestaña Correspondencia:

Haga clic donde debe ir el párrafo opcional.
Elija Reglas > Si...Entonces...Sino.
En Nombre de campo elija Saldo, en Comparación Mayor que y en Comparar con escriba 0.
En Insertar este texto, escriba el párrafo del recordatorio. Deje vacío En caso contrario, insertar este texto.
Haga clic en Aceptar y revise la carta de Javier Ruiz (saldo 420,00) y la de Ana Becker (saldo 0).

El cuadro de diálogo solo admite texto sin formato. Para añadir el importe o dar formato, pulse Alt+F9 y edite el campo directamente. El importe en sí es un campo combinado anidado con un formato numérico:

{ IF { MERGEFIELD Saldo } > 0 "Según nuestros registros, la cuenta { MERGEFIELD NumCliente } tiene un saldo pendiente de { MERGEFIELD Saldo \# "#.##0,00" } €. Le rogamos que lo abone en un plazo de 14 días." "" }

Puede seleccionar texto dentro de las comillas y ponerlo en negrita o cambiar la fuente como cualquier otro texto. Limite cada regla a una sola decisión. Si una carta necesita muchas variantes, suele ser más claro dividir la lista y usar dos plantillas.

Despedida y firma

Si una sola persona firma todas las cartas, la despedida es texto normal: «Un cordial saludo,» seguido del nombre, el cargo y, si quiere, una imagen escaneada de la firma colocada una vez en la plantilla. Si distintas personas firman para distintos clientes, añada su nombre (y su cargo) como columnas, aquí la columna Gestor, e insértelas como campos combinados debajo de la despedida. Una imagen de firma distinta por destinatario es complicada en Word: necesita campos INCLUDEPICTURE que apunten a archivos de imagen y que se rompen fácilmente cuando los archivos cambian de sitio.

¿Imprimir, PDF o correo electrónico?

Imprimir: Finalizar y combinar > Imprimir documentos. Cada carta empieza en una página nueva. Imprima primero un intervalo corto (Desde 1 Hasta 3) para comprobar el papel, la posición de la dirección y la configuración de doble cara.
PDF: Finalizar y combinar > Editar documentos individuales crea un documento con todas las cartas; Archivo > Guardar como > PDF lo convierte en un único PDF combinado. Word no puede guardar la carta de cada cliente como un PDF independiente sin una macro o un complemento.
Correo electrónico: Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico envía el texto de la carta como cuerpo del correo a través de Outlook, usando una columna de correo electrónico de su lista. No puede adjuntar la carta de cada cliente en PDF.

Si las cartas deben llegar a los clientes por correo electrónico como documentos propiamente dichos, la vía del PDF es la que quiere la mayoría de las empresas, y ahí es donde Word deja de ser práctico.

Antes de enviar: una breve lista de comprobación

Revise en la vista previa una fila con todos los campos rellenos, una fila con huecos (sin tratamiento, sin empresa) y la fila con el nombre de empresa más largo.
Compruebe que los importes y las fechas tienen el formato correcto.
Use Comprobación automática de errores en la pestaña Correspondencia antes de una impresión grande.
Imprima o abra tres cartas y léalas como las leería el destinatario.

Para su primera combinación de correspondencia, con un ejemplo más pequeño y cada clic explicado, consulte la guía de combinación de correspondencia sencilla.

Cuando una herramienta en línea es más fácil

Word es una buena opción cuando imprime un lote de cartas desde su propio ordenador. Una herramienta en línea es más fácil cuando necesita un PDF por cliente, quiere enviar cada carta por correo electrónico como archivo adjunto o no tiene Word instalado. MailMergic trabaja con las mismas plantillas de Word en el navegador:

Suba su carta (.docx) y su lista de Excel, CSV o Google Sheets, y arrastre las columnas a la carta.
Muestre u oculte párrafos con reglas visuales en lugar de la sintaxis de campos IF, por ejemplo un recordatorio solo para los clientes con saldo pendiente o un bloque de firma distinto por región. Las líneas de dirección vacías se ocultan automáticamente.
Los formatos de fecha, moneda y número de su hoja de cálculo se conservan, y puede colocar una imagen distinta por fila, como la firma del gestor que firma la carta.
Genere un archivo PDF o Word por cliente, con un nombre tomado de sus datos (por ejemplo Carta_10482_Becker.pdf) y, si lo desea, con una contraseña por archivo.
En los planes de pago, envíe cada carta a su destinatario como archivo PDF adjunto, con campos combinados en el asunto y en el mensaje.

Las plantillas se pueden guardar y reutilizar en la siguiente tanda. El plan gratuito incluye 100 documentos al mes (con marca de agua), sin tarjeta de crédito. Empiece una combinación de correspondencia de cartas comerciales en MailMergic o lea más sobre la combinación de correspondencia de Word con MailMergic.