Serienbrief in Word erstellen: Anleitung zur Registerkarte Sendungen

Um in Word einen Serienbrief zu erstellen, öffnen Sie die Registerkarte Sendungen und arbeiten sich von links nach rechts vor: Seriendruck starten (Dokumenttyp wählen), Empfänger auswählen (Liste verbinden), Felder einfügen, Vorschau Ergebnisse und schließlich Fertig stellen und zusammenführen. Diese Anleitung erklärt jede Option auf dem Weg dorthin und endet mit Lösungen für die Fehler, auf die man am häufigsten stößt: falsche Zahlen- und Datumsformate, leere Adresszeilen und fehlende Empfänger.

Die folgenden Schritte beziehen sich auf Word für Microsoft 365 unter Windows. Word für Mac hat dieselbe Registerkarte „Sendungen“ mit fast identischen Schaltflächen. Word im Web kann ein Seriendruckdokument öffnen, aber keinen Seriendruck ausführen. Wenn Sie noch nie einen Serienbrief erstellt haben, beginnen Sie mit unserer Anleitung für einen einfachen Serienbrief und kommen Sie hierher zurück, wenn Sie eine bestimmte Option brauchen.

Die Registerkarte „Sendungen“ im Überblick

Erstellen: Umschläge und Beschriftungen für eine einzelne Adresse (kein Seriendruck).
Seriendruck starten: Seriendruck starten, Empfänger auswählen, Empfängerliste bearbeiten.
Felder schreiben und einfügen: Seriendruckfelder hervorheben, Adressblock, Grußzeile, Seriendruckfeld einfügen, Regeln, Felder zuordnen, Etiketten aktualisieren.
Vorschau Ergebnisse: Vorschau Ergebnisse, Navigation zwischen Datensätzen, Empfänger suchen, Auf Fehler überprüfen.
Fertig stellen: Fertig stellen und zusammenführen.

Die meisten Schaltflächen bleiben grau, bis der vorherige Schritt erledigt ist. „Seriendruckfeld einfügen“ wird zum Beispiel erst aktiv, wenn eine Empfängerliste verbunden ist.

Schritt 1: Seriendruck starten und den Dokumenttyp wählen

Öffnen Sie das Dokument, das Sie verwenden möchten (oder ein leeres), und klicken Sie auf Seriendruck starten. Der gewählte Typ bestimmt, wie Word das Ergebnis aufbaut:

Briefe: eine Kopie des Dokuments pro Empfänger, jede beginnt auf einer neuen Seite. Geeignet für Briefe, Urkunden, Verträge und alles, was eine Seite oder länger ist.
E-Mail-Nachrichten: eine E-Mail pro Empfänger, versendet über Outlook. Der Dokumenttext wird zum Text der E-Mail.
Umschläge: fragt nach dem Umschlagformat und macht aus der Seite einen Umschlag; jeder Empfänger bekommt einen Umschlag.
Etiketten: fragt nach dem Etikettenprodukt (zum Beispiel einem Standardbogen für Adressetiketten) und füllt ein Etikett pro Empfänger, mehrere pro Seite.
Verzeichnis: setzt alle Datensätze hintereinander in ein einziges Dokument, ohne Seitenumbrüche. Geeignet für Telefonlisten, Kataloge oder eine gedruckte Teilnehmerliste.
Normales Word-Dokument: entfernt die Seriendruck-Einrichtung und macht die Datei wieder zu einem gewöhnlichen Dokument.
Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen: derselbe Ablauf als sechsstufiger Bereich auf der rechten Seite. Beim ersten Mal praktisch, danach langsamer.

Schritt 2: Empfänger auswählen

Empfänger auswählen verbindet das Dokument mit Ihrer Datenquelle. Es gibt drei Möglichkeiten:

Neue Liste eingeben: Sie tragen die Empfänger in ein kleines Formular in Word ein. Word speichert die Liste als eigene Adresslistendatei. Für ein Dutzend Namen in Ordnung, für mehr mühsam.
Vorhandene Liste verwenden: die übliche Wahl. Wählen Sie eine Excel-Arbeitsmappe, eine CSV-Datei, eine Access-Datenbank oder eine andere unterstützte Datei. Bei Excel fragt anschließend das Fenster Tabelle auswählen, welches Blatt verwendet werden soll; setzen Sie das Häkchen bei Erste Datenreihe enthält Spaltenüberschriften.
Aus Outlook-Kontakten auswählen: verwendet einen Kontakteordner aus Outlook.

Word verbindet sich pro Seriendruck mit genau einem Blatt oder Bereich. Wie Sie dieses Blatt aufbauen (Kopfzeile, ein Datensatz pro Zeile, Text- oder Zahlenspalten), erklärt unsere Anleitung zum Vorbereiten von Excel-Daten für einen Serienbrief.

Schritt 3: Empfängerliste bearbeiten (filtern, sortieren, Duplikate entfernen)

Empfängerliste bearbeiten öffnet das Fenster „Seriendruckempfänger“. Hier legen Sie fest, wer dabei ist, ohne die Quelldatei zu ändern:

Kontrollkästchen: Entfernen Sie das Häkchen bei einer Zeile, um diesen Empfänger auszulassen.
Sortieren: Bringen Sie die Briefe in eine Reihenfolge, zum Beispiel nach Postleitzahl für eine Massensendung.
Filtern: Nehmen Sie nur Zeilen auf, die bestimmte Bedingungen erfüllen, etwa Land Gleich Deutschland oder Saldo Größer als 0. Zu den Vergleichen gehören Gleich, Ungleich, Kleiner als, Größer als, Ist leer, Ist nicht leer, Enthält und Enthält nicht, und mehrere Bedingungen lassen sich mit Und oder Oder verknüpfen.
Duplikate suchen: listet Zeilen auf, die gleich aussehen, damit Sie die überzähligen abwählen können.
Empfänger suchen: durchsucht die Liste nach einem Namen oder Wert.
Aktualisieren: Markieren Sie im unteren Feld die Datenquelle und klicken Sie auf Aktualisieren, nachdem Sie die Excel-Datei geändert und gespeichert haben.

Filter und abgewählte Zeilen werden mit dem Dokument gespeichert. Sie sind später auch der häufigste Grund für „fehlende“ Empfänger (siehe die Lösungen unten).

Schritt 4: Felder einfügen

Seriendruckfeld einfügen

Setzt eine einzelne Spalte, etwa «Vorname» oder «Rechnungsnummer», an die Cursorposition. Das ist die flexibelste Option und die, mit der die meisten Nutzer alles erledigen. Seriendruckfelder hervorheben hinterlegt alle Felder grau, damit Sie sie auch in einem langen Dokument finden.

Adressblock

Fügt eine vollständige Postanschrift als ein einziges Feld ein. Im zugehörigen Dialog wählen Sie das Namensformat (zum Beispiel „Herrn Joshua Randall jr.“ oder nur „Joshua Randall“), ob der Firmenname enthalten sein soll und ob Land oder Region immer, nie oder nur dann angezeigt wird, wenn es sich von Ihrem eigenen unterscheidet. Der Adressblock lässt leere Zeilen automatisch weg, und das ist sein größter Vorteil gegenüber einzelnen Feldern. Zeigt die Vorschau falsche Daten, klicken Sie auf Felder zuordnen und teilen Word mit, welche Ihrer Spalten der Vorname, die Straße, der Ort und so weiter ist.

Grußzeile

Fügt eine Anrede wie „Sehr geehrter Herr Randall,“ ein. Sie wählen das Anredewort, das Namensformat und das Satzzeichen, dazu eine Ersatzanrede für Zeilen ohne Namen („Sehr geehrte Damen und Herren,“). Für förmliche Anreden braucht die Grußzeile eine Anredespalte (Herr, Frau, Dr.), die über „Felder zuordnen“ zugeordnet ist. Wenn Sie mehr Kontrolle möchten, zum Beispiel eine eigene Begrüßung je nach Anrede, lesen Sie die Anrederegeln in unserer Anleitung für Geschäftsbriefe als Serienbrief.

Regeln

Die Schaltfläche Regeln fügt Word-Felder ein, die die Ausgabe je Datensatz verändern:

Wenn...Dann...Sonst: fügt je nach Feldwert den einen oder anderen Text ein, zum Beispiel einen Erinnerungssatz nur dann, wenn der Saldo größer als 0 ist.
Datensatz überspringen wenn: lässt Datensätze aus, die eine Bedingung erfüllen, zum Beispiel Zeilen, in denen die E-Mail-Adresse leer ist. (Ein Filter in „Empfängerliste bearbeiten“ erledigt dasselbe und ist leichter zu überprüfen.)
Frage und Eingeben: fragen während des Seriendrucks einen Wert bei Ihnen ab, entweder einmal oder für jeden Datensatz.
Datensatz zusammenführen # und Seriendrucksequenz #: fügen die Position des Datensatzes ein, nützlich zum Nummerieren von Briefen.
Nächster Datensatz und Nächster Datensatz wenn: springen zum nächsten Datensatz, ohne eine neue Seite zu beginnen. Etiketten verwenden „Nächster Datensatz“ automatisch, um mehrere Empfänger auf einen Bogen zu setzen.
Textmarke festlegen: speichert einen Wert, den Sie an anderer Stelle im Dokument wiederverwenden können.

Schritt 5: Vorschau Ergebnisse und Fehler prüfen

Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse, um die Felder durch echte Daten zu ersetzen. Mit den Pfeilen daneben blättern Sie durch die Datensätze, und Empfänger suchen springt zu einem bestimmten Datensatz. Prüfen Sie mindestens den ersten Datensatz, einen Datensatz mit einem leeren optionalen Feld und einen mit langen Werten.

Auf Fehler überprüfen bietet drei Modi: den Seriendruck simulieren und Fehler in einem neuen Dokument melden, ihn ausführen und bei jedem Fehler anhalten, oder ihn ausführen und die Fehler am Ende melden. Die Simulation ist ein sicherer Test vor einem großen Druckauftrag.

Schritt 6: Fertig stellen und zusammenführen

Einzelne Dokumente bearbeiten: erstellt ein neues Dokument (mit Namen wie Serienbriefe1, Etiketten1 und so weiter), das alle Datensätze nacheinander enthält. Sie wählen Alle, Aktueller Datensatz oder einen Bereich von/bis. Nutzen Sie das zum Korrekturlesen, für einzelne Änderungen oder um das Ergebnis zu speichern.
Dokumente drucken: schickt die Datensätze direkt an den Drucker, mit derselben Auswahl zwischen Alle, Aktueller Datensatz oder Bereich.
E-Mail-Nachrichten senden: verfügbar beim Typ „E-Mail-Nachrichten“. Sie wählen die Spalte mit der E-Mail-Adresse, geben eine Betreffzeile ein und wählen HTML oder Nur-Text. Word verschickt die E-Mails über Outlook, das als Standard-E-Mail-App eingerichtet sein muss.

Zwei Grenzen sollten Sie kennen, bevor Sie anfangen. Word bietet keine Option, jeden Datensatz als eigene PDF-Datei zu speichern: „Einzelne Dokumente bearbeiten“ liefert eine Datei, und Datei > Speichern unter > PDF macht daraus eine einzige zusammengefasste PDF. Um sie pro Empfänger aufzuteilen, brauchen Sie ein Makro oder ein Add-in. Außerdem setzt „E-Mail-Nachrichten senden“ den Dokumenttext in den Text der E-Mail; eine separate Datei, etwa einen Brief als PDF, kann es nicht an jeden Empfänger anhängen.

Speichern Sie auch das Hauptdokument. Wenn Sie es wieder öffnen, fragt Word, ob ein SQL-Befehl ausgeführt werden soll, der Ihre Datenquelle liest. Klicken Sie auf Ja, um die Verbindung wiederherzustellen.

Häufige Fehler beim Serienbrief und ihre Lösung

Zahlen zeigen zu viele Nachkommastellen oder verlieren die Währung

Word liest den gespeicherten Wert einer Excel-Zelle, nicht die Art, wie die Zelle angezeigt wird. Ein in Excel als Währung formatierter Betrag wie 1.250,50 € kann als 1250,5 ankommen, und berechnete Werte können lange Nachkommastellen zeigen. Die Lösung ist ein Zahlenschalter am Feld. Drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzuzeigen (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen Sie „Feldfunktionen ein/aus“), und fügen Sie innerhalb der geschweiften Klammern einen Schalter hinzu:

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00" }

Drücken Sie erneut Alt+F9, um die Feldfunktionen auszublenden, und sehen Sie sich die Vorschau an. Ein Währungssymbol können Sie innerhalb der Anführungszeichen ergänzen. Welche Trennzeichen Word verwendet, hängt von den Regionseinstellungen Ihres Systems ab.

Datumsangaben erscheinen im falschen Format

Datumsangaben kommen oft in US-Reihenfolge an (Monat zuerst) oder mit angehängter Uhrzeit. Fügen Sie einen Datumsschalter hinzu und verwenden Sie dabei ein großes M für Monate:

{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "d. MMMM yyyy" }

Das ergibt 14. November 2026. Mit "dd.MM.yyyy" erhalten Sie 14.11.2026. Sieht ein Datum dann immer noch falsch aus, enthält die Excel-Spalte wahrscheinlich Text statt echter Datumswerte.

Postleitzahlen oder Kennnummern verlieren ihre führenden Nullen

Excel speichert 01067 als Zahl 1067. Formatieren Sie die Spalte in Excel entweder als Text, bevor Sie die Werte eintippen, oder erzwingen Sie in Word fünf Stellen mit \# "00000". Die Excel-Seite erklärt unsere Anleitung zu Excel-Daten.

Leere Zeilen, wo ein Feld leer ist

Wenn Sie die Adresse aus einzelnen Feldern zusammensetzen und manche Zeilen keinen Adresszusatz oder keine Firma haben, lässt Word eine leere Zeile stehen. Es gibt zwei Lösungen: Verwenden Sie den Adressblock, der leere Zeilen unterdrückt, oder schließen Sie die Zeile in ein IF-Feld ein, damit die Absatzmarke nur gedruckt wird, wenn das Feld einen Wert hat. Fügen Sie die geschweiften Klammern mit Strg+F9 ein (getippte Klammern funktionieren nicht) und drücken Sie innerhalb der Anführungszeichen die Eingabetaste:

{ IF { MERGEFIELD Adresszusatz } <> "" "{ MERGEFIELD Adresszusatz }
" "" }

Empfänger fehlen

Öffnen Sie Empfängerliste bearbeiten und suchen Sie nach abgewählten Zeilen oder einem aktiven Filter (Filtern > Alle löschen).
Prüfen Sie, ob Sie unter „Tabelle auswählen“ das richtige Blatt gewählt haben. In einer Arbeitsmappe mit mehreren Blättern steht die Liste oft auf dem zweiten.
Wenn Sie in Excel Zeilen hinzugefügt haben, speichern Sie die Arbeitsmappe und klicken Sie dann in der Empfängerliste auf Aktualisieren oder öffnen Sie das Hauptdokument neu.
Suchen Sie im Dokument nach einer Regel Datensatz überspringen wenn (Alt+F9 zeigt sie an).

Weitere häufige Probleme

Es kommt nur ein Brief heraus: Sie haben unter „Fertig stellen und zusammenführen“ Aktueller Datensatz gewählt oder das Hauptdokument mit Strg+P gedruckt, statt „Fertig stellen und zusammenführen“ > „Dokumente drucken“ zu verwenden.
„Seriendruckfeld einfügen“ ist grau: Es sind keine Empfänger verbunden, oder der Dokumenttyp ist „Normales Word-Dokument“.
Seriendruckfelder erscheinen im Ergebnis als «Vorname»: Der Text wurde mit spitzen Klammern eingetippt statt eingefügt. Löschen Sie ihn und verwenden Sie „Seriendruckfeld einfügen“.
Felder zeigen den Code {MERGEFIELD ...} statt der Werte: Die Feldfunktionen sind eingeschaltet. Drücken Sie Alt+F9.
Word meldet ein ungültiges Seriendruckfeld: Eine Spalte wurde in Excel umbenannt oder gelöscht, nachdem das Feld eingefügt wurde. Wählen Sie in dem Dialog, den Word anzeigt, die passende Spalte, oder löschen Sie das Feld und fügen Sie es neu ein.

Wenn Word an seine Grenzen stößt: MailMergic

Die Registerkarte „Sendungen“ ist gut für gedruckte Briefe, Umschläge und Etiketten. Umständlich wird es, wenn Sie eine PDF pro Empfänger brauchen, eine E-Mail mit dem jeweiligen Dokument im Anhang oder Datums- und Betragsangaben, die genauso aussehen wie in Ihrer Tabelle. MailMergic verwendet dieselben Word-Vorlagen im Browser:

Laden Sie Ihre .docx-Vorlage und Ihre Daten aus Excel, CSV oder Google Sheets hoch.
Ziehen Sie Spalten als Platzhalter in das Dokument. Datums-, Währungs- und Zahlenformate aus Excel bleiben ohne Feldschalter erhalten.
Erzeugen Sie eine PDF- oder Word-Datei pro Zeile, jeweils benannt nach Ihren Daten (zum Beispiel Rechnung_Schmidt.pdf), und laden Sie alle als ZIP herunter.
In den kostenpflichtigen Tarifen schicken Sie jedes Dokument als PDF-Anhang per E-Mail an seinen Empfänger, mit Seriendruckfeldern in Betreff und Nachricht. Outlook ist nicht nötig.

Es gibt einen kostenlosen Tarif mit 100 Dokumenten im Monat (mit Wasserzeichen). Starten Sie einen Word-Serienbrief in MailMergic oder sehen Sie, wie sich der Word-Serienbrief in MailMergic von der eingebauten Funktion unterscheidet.