Geschäftsbriefe als Serienbrief: personalisierte Briefe in Word

Ein Serienbrief für Geschäftsbriefe erzeugt aus einer einzigen Word-Vorlage und einer Excel-Liste einen fertigen Brief pro Kunde. Pro Empfänger ändern sich die Empfängeradresse, die Anrede, einige Werte im Text (Kundennummer, Betrag, Datum) und manchmal ganze Absätze. Diese Anleitung zeigt, wie Sie jeden dieser Teile so einrichten, dass die Briefe wirken, als wären sie einzeln geschrieben, und wie Sie sich am Ende zwischen Drucken, PDF und E-Mail entscheiden.

Die Beispiele verwenden Microsoft Word mit einer Excel-Liste. Wenn Sie zuerst die grundlegenden Klicks brauchen (Liste verbinden, Feld einfügen, Fertig stellen und zusammenführen), lesen Sie die Anleitung zur Registerkarte „Sendungen“.

Welche Teile eines Geschäftsbriefs Sie personalisieren

• Briefkopf: für alle gleich. Setzen Sie ihn in die Kopfzeile, damit er auf jeder Seite wiederholt wird.
• Datum: meist für alle gleich. Tippen Sie es als normalen Text ein, statt ein automatisch aktualisiertes Datum einzufügen. So zeigt ein Brief, den Sie nächsten Monat wieder öffnen, immer noch den Tag, an dem er verschickt wurde.
• Empfängeradresse: personalisiert (Name, Position, Firma, Straße, Ort, Postleitzahl, Land).
• Bezugs- oder Betreffzeile: oft personalisiert, zum Beispiel „Ihr Kundenkonto 10482“.
• Anrede: personalisiert, und der Teil, der am häufigsten schiefgeht.
• Brieftext: überwiegend fester Text, mit einzelnen Werten und optionalen Absätzen.
• Grußformel und Unterschrift: fest, oder personalisiert, wenn für verschiedene Kunden verschiedene Personen unterschreiben.

Die Daten hinter den Briefen

Geben Sie jedem Teil des Briefs eine eigene Spalte. Diese Beispielliste enthält alles, was im Folgenden verwendet wird:

Anrede	Vorname	Nachname	Firma	Straße	Ort	PLZ	Kundennr	Saldo	Betreuer
Frau Dr.	Anna	Becker	Zahnarztpraxis Becker	Ulmenweg 12	Hamburg	20095	10482	0	Laura Klein
Herr	Jonas	Wolf	Wolf & Söhne	Hafenstraße 7	Bremen	28195	10519	420,00	Markus Ehlers
	Alex	Krause		Bergstraße 301	Leipzig	04109	10533	0	Laura Klein

Beachten Sie die dritte Zeile: keine Anrede und keine Firma. Echte Kundenlisten haben immer solche Lücken, und der Brief muss damit zurechtkommen. Kopfzeile, Text- oder Zahlenspalten und Postleitzahlen behandelt ausführlich unsere Anleitung zum Vorbereiten von Excel-Daten für einen Serienbrief.

Die Empfängeradresse

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Adressblock (Registerkarte „Sendungen“): fügt die ganze Adresse als ein Feld ein und lässt leere Zeilen weg, sodass der Brief an Alex Krause keine leere Zeile dort hat, wo die Firma stünde. Wählen Sie im Dialog das Namensformat, setzen Sie das Häkchen bei Firmenname einfügen und stellen Sie die Länderregel auf Land/Region nur einschließen, wenn abweichend von Ihrem eigenen Land. Landet etwas an der falschen Stelle, teilen Sie Word über Felder zuordnen mit, welche Spalte was ist.
• Einzelne Seriendruckfelder: volle Kontrolle über das Layout (Position in einer eigenen Zeile, eine Zeile „z. Hd.“), aber leere Felder hinterlassen leere Zeilen, sofern Sie sie nicht in ein IF-Feld einschließen, wie in der Anleitung zur Registerkarte „Sendungen“ gezeigt.

Wenn Sie Fensterumschläge verwenden, prüfen Sie die Position der Adresse einmal mit einem ausgedruckten Testbrief gegen das Sichtfenster. Dann entfällt ein eigener Durchgang für Umschläge.

Die Anrede: nach Titel, Geschlecht oder Vorname

Der schnelle Weg: Grußzeile

Die Grußzeile setzt aus Anrede und Nachname „Sehr geehrte Frau Dr. Becker,“ zusammen und verwendet eine Ersatzanrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren,“, wenn der Name fehlt. Für einfache Listen reicht das. Ihre Schwäche ist der Fall dazwischen: Eine Zeile mit Namen, aber ohne Anrede kann nur mit dem Nachnamen herauskommen, etwa „Sehr geehrte Krause,“, und das liest sich in einem Geschäftsbrief seltsam.

Besser: ein IF-Feld auf der Spalte Anrede

Mit einem IF-Feld schreiben Sie die Regeln für die Anrede selbst. Mit Anrede: „Guten Tag Frau Dr. Becker,“. Ohne Anrede: „Guten Tag Alex Krause,“.

{ IF "{ MERGEFIELD Anrede }" = "" "Guten Tag { MERGEFIELD Vorname } { MERGEFIELD Nachname }," "Guten Tag { MERGEFIELD Anrede } { MERGEFIELD Nachname }," }

Um es aufzubauen, drücken Sie für jedes Klammerpaar Strg+F9 (über die Tastatur getippte geschweifte Klammern funktionieren nicht), tippen den Text dazwischen und fügen die MERGEFIELD-Teile über „Seriendruckfeld einfügen“ ein oder tippen sie in ihre eigenen Strg+F9-Klammern. Mit Alt+F9 wechseln Sie zwischen Code und Ergebnis. Prüfen Sie dann alle drei Zeilen mit „Vorschau Ergebnisse“.

Anrede nach Geschlecht

Wenn Ihre Liste statt einer Anrede eine Spalte für das Geschlecht hat, funktioniert dasselbe Muster:

{ IF "{ MERGEFIELD Geschlecht }" = "W" "Sehr geehrte Frau { MERGEFIELD Nachname }," "Sehr geehrter Herr { MERGEFIELD Nachname }," }

Seien Sie hier vorsichtig. Jede Zeile ohne „W“ wird zu „Herr“, auch leere Zeilen und alle, die keines von beidem bevorzugen. Eine Anrede-Spalte, die nach den Angaben Ihrer Kunden gefüllt ist, kombiniert mit der Vornamen-Variante von oben, vermeidet diese Fehler. Die einfachste Alternative ist eine Spalte Briefanrede in Excel, die für jede Zeile schon die vollständige Anrede enthält.

Bedingte Absätze mit IF-Regeln

Geschäftsbriefe enthalten oft Text, den nur manche Empfänger bekommen sollen: eine Zahlungserinnerung, einen Hinweis für Kunden in einer bestimmten Region, ein Angebot für ein Kundensegment. Verwenden Sie dafür Regeln > Wenn...Dann...Sonst auf der Registerkarte „Sendungen“:

1. Klicken Sie an die Stelle, an der der optionale Absatz stehen soll.
2. Wählen Sie Regeln > Wenn...Dann...Sonst.
3. Setzen Sie Feldname auf Saldo, Vergleich auf Größer als und Vergleichen mit auf 0.
4. Tippen Sie unter Diesen Text einfügen den Erinnerungsabsatz ein. Lassen Sie Andernfalls diesen Text einfügen leer.
5. Klicken Sie auf OK und sehen Sie sich in der Vorschau den Brief an Jonas Wolf (Saldo 420,00) und den an Anna Becker (Saldo 0) an.

Der Dialog nimmt nur reinen Text an. Um den Betrag oder eine Formatierung zu ergänzen, drücken Sie Alt+F9 und bearbeiten das Feld direkt. Der Betrag selbst ist ein verschachteltes Seriendruckfeld mit Zahlenformat:

{ IF { MERGEFIELD Saldo } > 0 "Laut unseren Unterlagen besteht auf Ihrem Kundenkonto { MERGEFIELD Kundennr } ein offener Betrag von { MERGEFIELD Saldo \# "#.##0,00" } €. Bitte begleichen Sie ihn innerhalb von 14 Tagen." "" }

Text innerhalb der Anführungszeichen können Sie markieren und wie jeden anderen Text fett setzen oder die Schrift ändern. Beschränken Sie jede Regel auf eine einzige Entscheidung. Braucht ein Brief viele Varianten, ist es meist übersichtlicher, die Liste aufzuteilen und zwei Vorlagen zu verwenden.

Grußformel und Unterschrift

Wenn eine Person jeden Brief unterschreibt, ist die Grußformel normaler Text: „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Name, Position und, wenn Sie möchten, einem eingescannten Unterschriftsbild, das Sie einmal in die Vorlage setzen. Unterschreiben verschiedene Personen für verschiedene Kunden, legen Sie deren Namen (und Position) als Spalten an, hier die Spalte Betreuer, und fügen Sie sie unter der Grußformel als Seriendruckfelder ein. Ein eigenes Unterschriftsbild pro Empfänger ist in Word schwierig: Es braucht INCLUDEPICTURE-Felder, die auf Bilddateien verweisen und leicht kaputtgehen, wenn Dateien verschoben werden.

Drucken, PDF oder E-Mail?

• Drucken: Fertig stellen und zusammenführen > Dokumente drucken. Jeder Brief beginnt auf einer neuen Seite. Drucken Sie zuerst einen kurzen Bereich (Von 1 Bis 3), um Papier, Adressposition und Einstellungen für den beidseitigen Druck zu prüfen.
• PDF: Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten erstellt ein Dokument mit allen Briefen; Datei > Speichern unter > PDF macht daraus eine einzige zusammengefasste PDF. Ohne Makro oder Add-in kann Word den Brief jedes Kunden nicht als eigene PDF speichern.
• E-Mail: Fertig stellen und zusammenführen > E-Mail-Nachrichten senden verschickt den Brieftext als Text der E-Mail über Outlook und nutzt dafür eine E-Mail-Spalte aus Ihrer Liste. Den Brief jedes Kunden als PDF anhängen kann es nicht.

Sollen die Briefe Ihre Kunden per E-Mail als richtige Dokumente erreichen, ist der Weg über PDF das, was die meisten Unternehmen wollen, und genau dort wird Word unbequem.

Vor dem Versand: eine kurze Checkliste

• Sehen Sie sich in der Vorschau eine Zeile mit allen Feldern an, eine Zeile mit Lücken (keine Anrede, keine Firma) und die Zeile mit dem längsten Firmennamen.
• Prüfen Sie, ob Beträge und Datumsangaben das richtige Format haben.
• Nutzen Sie vor einem großen Druckauftrag „Auf Fehler überprüfen“ auf der Registerkarte „Sendungen“.
• Drucken oder öffnen Sie drei Briefe und lesen Sie sie so, wie der Empfänger sie lesen würde.

Für den allerersten Serienbrief, mit einem kleineren Beispiel und jedem Klick ausführlich beschrieben, lesen Sie die Anleitung für einen einfachen Serienbrief.

Wann ein Online-Tool einfacher ist

Word ist eine gute Wahl, wenn Sie einen Stapel Briefe von Ihrem eigenen Computer aus drucken. Ein Online-Tool ist einfacher, wenn Sie eine PDF pro Kunde brauchen, jeden Brief als Anhang per E-Mail verschicken möchten oder Word nicht installiert haben. MailMergic arbeitet mit denselben Word-Vorlagen im Browser:

• Laden Sie Ihren Brief (.docx) und Ihre Liste aus Excel, CSV oder Google Sheets hoch und ziehen Sie dann die Spalten in den Brief.
• Blenden Sie Absätze mit visuellen Regeln ein oder aus, statt IF-Feld-Syntax zu schreiben, zum Beispiel eine Erinnerung nur für Kunden mit offenem Saldo oder einen eigenen Unterschriftsblock je Region. Leere Adresszeilen werden automatisch ausgeblendet.
• Datums-, Währungs- und Zahlenformate aus Ihrer Tabelle bleiben erhalten, und Sie können pro Zeile ein anderes Bild platzieren, etwa die Unterschrift des zuständigen Betreuers.
• Erzeugen Sie eine PDF- oder Word-Datei pro Kunde, benannt nach Ihren Daten (zum Beispiel Brief_10482_Becker.pdf), auf Wunsch mit einem Passwort pro Datei.
• In den kostenpflichtigen Tarifen schicken Sie jeden Brief als PDF-Anhang per E-Mail an seinen Empfänger, mit Seriendruckfeldern in Betreffzeile und Nachricht.

Vorlagen lassen sich speichern und beim nächsten Durchgang wiederverwenden. Der kostenlose Tarif umfasst 100 Dokumente im Monat (mit Wasserzeichen), ohne Kreditkarte. Starten Sie einen Serienbrief für Geschäftsbriefe in MailMergic oder erfahren Sie mehr über Word-Serienbriefe mit MailMergic.