Mise en forme du publipostage : corriger nombres, dates et polices dans Word

Word ne reprend pas les formats de nombre et de date d'Excel : un publipostage reçoit la valeur brute, si bien que 1 500,00 € arrive sous la forme 1500 et qu'une date peut s'afficher dans l'ordre américain. Vous corrigez cela dans Word en ajoutant un commutateur au champ de fusion : \# "$#,##0.00" pour une devise et \@ "d MMMM yyyy" pour une date. Appuyez sur Alt+F9 pour afficher les codes de champs, tapez le commutateur à l'intérieur des accolades, appuyez de nouveau sur Alt+F9 et mettez à jour.

Ce guide vous donne des exemples qui fonctionnent pour les nombres, les devises, les pourcentages, les dates et la casse du texte, puis corrige les autres problèmes de mise en forme courants : texte fusionné dans la mauvaise police, lignes vides dues à des champs vides, adresses en double interligne et tableaux qui se déforment.

Chat tigré assis sur un bureau en bois à côté d'un MacBook fermé, devant un mur bleu foncé.

Comment afficher et modifier le code d'un champ de fusion

Les champs de fusion sont toujours entourés de chevrons, comme «Montant». Les chevrons ne sont que la façon dont Word affiche le champ : taper «Montant» à la main crée du texte brut, pas un champ. Derrière chacun se trouve un code de champ que vous pouvez modifier :

Alt+F9 affiche ou masque les codes de tous les champs. «Montant» devient { MERGEFIELD Montant }.
Maj+F9 fait de même pour le seul champ sélectionné.
Cliquez à l'intérieur des accolades, après le nom du champ, et tapez le commutateur. Ne tapez pas les accolades elles-mêmes : elles ne fonctionnent que si Word les insère (Ctrl+F9 crée une paire vide).
Appuyez sur Alt+F9 pour revenir à l'affichage normal, puis sélectionnez le texte et appuyez sur F9 pour mettre à jour. Avec Aperçu des résultats activé, vous voyez immédiatement la valeur mise en forme.

Mettre en forme les nombres et les devises avec \#

Le commutateur d'image numérique \# prend un motif entre guillemets. Un 0 affiche toujours un chiffre, un # n'affiche un chiffre que s'il y en a un, et tout le reste (un symbole monétaire, un espace, du texte) est imprimé tel quel.

{ MERGEFIELD Montant \# "#,##0.00" }               1,234.50
{ MERGEFIELD Montant \# "$#,##0.00" }              $1,234.50
{ MERGEFIELD Montant \# "#,##0" }                  1,235
{ MERGEFIELD Montant \# "$#,##0.00;($#,##0.00)" }  ($1,234.50) pour une valeur négative
{ MERGEFIELD Montant \# "#,##0.00 EUR" }           1,234.50 EUR
{ MERGEFIELD CodePostal \# "00000" }               01000

Trois choses à savoir :

Longues décimales. Excel transmet parfois des valeurs suivies d'une longue série de décimales, comme 1234.5000000001. Tout motif avec un nombre fixe de décimales, comme #,##0.00, l'arrondit correctement.
Les séparateurs suivent la région de Windows. La virgule et le point du motif sont les séparateurs de milliers et de décimales de vos paramètres régionaux. Sur un système allemand ou français, le motif pour 1.234,50 ou 1 234,50 s'écrit avec ces séparateurs.
Zéros initiaux. \# "00000" rétablit les zéros qu'Excel a supprimés des codes postaux ou des identifiants, à condition que la valeur soit un nombre comptant au plus autant de chiffres.

Mettre en forme les pourcentages

Excel enregistre 25 % sous la forme 0,25, et c'est ce que Word reçoit. Un % dans le motif n'est imprimé que comme un caractère ; il ne multiplie pas par 100. Il vous faut donc un petit champ de formule autour du champ de fusion :

{ = { MERGEFIELD Taux } * 100 \# "0%" }      25%
{ = { MERGEFIELD Taux } * 100 \# "0.0%" }    25.0%

Insérez les deux paires d'accolades avec Ctrl+F9 : d'abord la paire extérieure, tapez = et un espace, puis de nouveau Ctrl+F9 pour la paire intérieure, et tapez MERGEFIELD Taux.

Mettre en forme les dates avec \@

Le commutateur de date \@ fonctionne de la même manière. Notez le M majuscule pour les mois : un m minuscule désigne les minutes.

{ MERGEFIELD DateFacture \@ "d MMMM yyyy" }    2 mars 2025
{ MERGEFIELD DateFacture \@ "MMMM d, yyyy" }   mars 2, 2025
{ MERGEFIELD DateFacture \@ "dd/MM/yyyy" }     02/03/2025
{ MERGEFIELD DateFacture \@ "MM/dd/yyyy" }     03/02/2025
{ MERGEFIELD DateFacture \@ "dddd, d MMMM" }   dimanche, 2 mars

Une date qui arrive avec une heure (par exemple 3/2/2025 12:00:00 AM) est nettoyée par le même commutateur, puisque le motif ne contient pas d'heure. Si le commutateur semble sans effet, vérifiez que la colonne Excel contient de vraies dates et non du texte qui ressemble seulement à une date.

Changer la casse du texte avec \*

Le commutateur de format \* modifie les majuscules, ce qui aide quand votre liste mélange « MARTIN » et « martin » :

{ MERGEFIELD Nom \* Upper }           MARTIN
{ MERGEFIELD Nom \* Lower }           martin
{ MERGEFIELD Ville \* Caps }          La Rochelle  (première lettre de chaque mot)
{ MERGEFIELD Remarque \* FirstCap }   Première lettre du premier mot uniquement

Caps met en majuscule la première lettre de chaque mot mais ne touche pas aux autres lettres : un nom tapé entièrement en majuscules reste en majuscules. Pour une telle liste, nettoyez d'abord la colonne dans Excel avec =NOMPROPRE(A2).

Conserver le style de police du champ

Le texte fusionné prend la mise en forme du champ dans Word, jamais celle de la cellule Excel. Le gras, les couleurs et les polices de votre tableur sont ignorés. Pour mettre en forme une valeur fusionnée :

Sélectionnez le champ entier, chevrons compris. Un clic sur le champ le fait apparaître en gris.
Appliquez la police, la taille, le gras ou la couleur.
Si la mise en forme disparaît après une mise à jour ou dans les documents terminés, appuyez sur Alt+F9, sélectionnez tout le code accolades comprises, appliquez-y la mise en forme et revenez à l'affichage normal.
Elle ne tient toujours pas ? Ajoutez \* CHARFORMAT au code et mettez en forme la première lettre de MERGEFIELD ; Word applique alors la mise en forme de cette lettre à tout le résultat.

Vous ne pouvez pas mettre en forme une partie seulement d'une valeur (par exemple mettre en gras le premier mot d'une adresse). Répartissez plutôt les données dans deux colonnes et mettez en forme chaque champ séparément.

Éviter les lignes vides dues aux champs vides

Quand un champ est vide pour certains destinataires (une deuxième ligne d'adresse, un nom de société), sa ligne peut rester comme un espace vide. Il existe trois solutions, de la plus simple à la plus souple.

Bloc d'adresse. Pour les adresses postales, Insérer un bloc d'adresse omet automatiquement les éléments vides.

Texte avant ou après un champ avec \b et \f. \b ajoute du texte avant une valeur et \f du texte après, mais seulement si le champ n'est pas vide. C'est utile pour des libellés à l'intérieur d'une ligne :

{ MERGEFIELD Téléphone \b "Tél. : " }

imprime « Tél. : 01 23 45 67 89 », ou rien du tout s'il n'y a pas de numéro de téléphone.

Un champ IF qui contient le saut de ligne. Placez le champ facultatif et sa marque de paragraphe dans un IF, pour que toute la ligne disparaisse quand le champ est vide. Ici, la touche Entrée après { MERGEFIELD Adresse2 } est tapée entre les guillemets, et la ligne du code postal commence juste après l'accolade fermante :

{ MERGEFIELD Adresse1 }
{ IF { MERGEFIELD Adresse2 } <> "" "{ MERGEFIELD Adresse2 }
" }{ MERGEFIELD CodePostal } { MERGEFIELD Ville }

Vous pouvez créer des champs IF simples via Publipostage, Règles, Si...Alors...Sinon ; pour des conditions imbriquées et d'autres exemples, consultez Comment utiliser la logique conditionnelle (instructions IF) dans le publipostage.

Corriger l'espacement des paragraphes dans les adresses

Le style Normal par défaut de Word ajoute 8 pt d'espace après chaque paragraphe, si bien qu'une adresse avec un paragraphe par ligne semble en double interligne. Sélectionnez l'adresse et appliquez le style Sans interligne, ou réglez l'espacement Avant et Après sur 0 pt dans l'onglet Mise en page. Vous pouvez aussi terminer chaque ligne d'adresse par Maj+Entrée (un saut de ligne) au lieu d'Entrée.

Activez Afficher tout (Ctrl+Maj+8) pendant que vous mettez en forme le modèle. Vous verrez les paragraphes vides oubliés, les espaces avant les champs et les sauts de page manuels qui se répéteront dans chaque document fusionné.

Les tableaux dans les documents de publipostage

Fixez la largeur des colonnes. Par défaut, un tableau s'adapte à son contenu : une seule valeur longue peut élargir une colonne et écraser les autres. Choisissez Disposition du tableau, Ajustement automatique, Largeur de colonne fixe.
Alignez les nombres à droite dans les colonnes de montants et donnez à chaque montant le même motif \#, pour que les décimales soient alignées.
Gardez les lignes entières. Dans Propriétés du tableau, Ligne, décochez « Autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages » pour qu'une ligne ne soit pas coupée entre deux pages.
Une seule ligne par destinataire. Un publipostage Word place une ligne Excel dans chaque document. Il ne peut pas remplir un tableau avec plusieurs lignes par destinataire (par exemple toutes les lignes d'une même facture). Le type Répertoire liste tous les enregistrements les uns après les autres dans un seul document, ce qui convient aux listes mais pas aux tableaux par client.

Ou corrigez plutôt le format dans Excel

Si vous préférez ne pas modifier les codes de champs, donnez à Word un texte déjà mis en forme. Ajoutez une colonne auxiliaire dans Excel avec la fonction TEXTE et insérez cette colonne comme champ de fusion :

=TEXTE(B2;"# ##0,00 €")      1 234,50 €
=TEXTE(C2;"j mmmm aaaa")     2 mars 2025
=TEXTE(D2;"0%")              25%
=TEXTE(E2;"00000")           01000

Comme le résultat est du texte, Word l'imprime exactement tel qu'il apparaît. L'inconvénient : chaque nouvelle colonne a besoin de sa propre colonne auxiliaire, et toute personne qui modifie la feuille doit les conserver.

Le même modèle sans commutateurs de champ

MailMergic effectue le publipostage de votre modèle Word dans le navigateur et reprend les formats de date, de devise et de nombre de votre fichier Excel : une valeur mise en forme comme 1 500,00 € ou 2 mars 2025 dans le tableur arrive ainsi dans le document, sans commutateur \# ni \@. Le contenu conditionnel se définit avec des règles visuelles au lieu de la syntaxe des champs IF, y compris le masquage des lignes d'adresse vides. Chaque ligne devient son propre fichier PDF ou Word, nommé à partir de vos données, prêt à être téléchargé ou envoyé par e-mail.

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Liste de contrôle avant de terminer le publipostage

Chaque champ de montant et de date a un commutateur (ou une colonne auxiliaire mise en forme).
Les valeurs fusionnées ont la même police et la même taille que le texte qui les entoure.
Les espaces et la ponctuation se trouvent en dehors des champs : «Prénom» «Nom», et non «Prénom»«Nom».
Les enregistrements dont les champs facultatifs sont vides ne laissent pas de lignes vides.
Aperçu des résultats donne un bon rendu pour les noms et adresses les plus courts et les plus longs de votre liste. Publipostage, Rechercher les erreurs repère les champs manquants avant que vous terminiez.

Vous imprimez des étiquettes ou des enveloppes ? Les mêmes commutateurs s'y appliquent ; consultez Comment faire un publipostage d'étiquettes, d'enveloppes et de badges dans Word.