Formato en la combinación de correspondencia: corrija números, fechas y fuentes en Word

Word no toma los formatos de número y fecha de Excel: la combinación de correspondencia recibe el valor sin formato, así que 1.500,00 € llega como 1500 y una fecha puede aparecer en orden estadounidense. Eso se corrige en Word añadiendo un modificador al campo combinado: \# "#.##0,00 €" para la moneda y \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" para las fechas. Pulse Alt+F9 para mostrar los códigos de campo, escriba el modificador dentro de las llaves, pulse de nuevo Alt+F9 y actualice.

Esta guía le da ejemplos que funcionan para números, moneda, porcentajes, fechas y mayúsculas y minúsculas, y después resuelve los demás problemas de formato habituales: texto combinado con la fuente equivocada, líneas en blanco por campos vacíos, direcciones con doble espacio y tablas que se descomponen.

Cómo ver y editar el código de un campo combinado

Los campos combinados siempre aparecen entre comillas angulares, como «Importe». Las comillas angulares son solo la forma en que Word muestra el campo: si escribe «Importe» a mano, crea texto normal, no un campo. Detrás de cada uno hay un código de campo que puede editar:

• Alt+F9 muestra u oculta los códigos de todos los campos. «Importe» se convierte en { MERGEFIELD Importe }.
• Mayús+F9 hace lo mismo solo con el campo seleccionado.
• Haga clic dentro de las llaves, después del nombre del campo, y escriba el modificador. No escriba las llaves: solo funcionan si las inserta Word (Ctrl+F9 crea un par vacío).
• Pulse Alt+F9 para volver, seleccione el texto y pulse F9 para actualizar. Con Vista previa de resultados activada, verá el valor con formato de inmediato.

Formato de números y moneda con \#

El modificador de imagen numérica \# admite un patrón entre comillas. Un 0 muestra siempre una cifra, un # muestra una cifra solo si existe, y todo lo demás (un símbolo de moneda, un espacio, texto) se imprime tal cual.

{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00" }                  1.234,50
{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00 €" }                1.234,50 €
{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0" }                     1.235
{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00 €;(#.##0,00 €)" }   (1.234,50 €) para un valor negativo
{ MERGEFIELD Importe \# "#.##0,00 EUR" }              1.234,50 EUR
{ MERGEFIELD CP \# "00000" }                          08001

Tres cosas que conviene saber:

• Decimales largos. A veces Excel pasa valores con una larga cola de decimales, como 1234,5000000001. Cualquier patrón con un número fijo de decimales, como #.##0,00, lo redondea correctamente.
• Los separadores siguen la configuración regional de Windows. El punto y la coma del patrón son los separadores de miles y de decimales de su configuración regional. Los ejemplos de esta guía usan la configuración de España (1.234,50); en un sistema configurado para México o EE. UU., el patrón para 1,234.50 se escribe con esos separadores.
• Ceros iniciales. \# "00000" recupera los ceros que Excel eliminó de los códigos postales o identificadores, siempre que el valor sea un número con hasta esa cantidad de cifras.

Formato de porcentajes

Excel guarda 25 % como 0,25, y eso es lo que recibe Word. Un % en el patrón solo se imprime como carácter; no multiplica por 100. Por eso necesita un pequeño campo de fórmula alrededor del campo combinado:

{ = { MERGEFIELD Tasa } * 100 \# "0%" }      25%
{ = { MERGEFIELD Tasa } * 100 \# "0,0%" }    25,0%

Inserte ambos pares de llaves con Ctrl+F9: primero el par exterior, escriba = y un espacio, después pulse otra vez Ctrl+F9 para el par interior y escriba MERGEFIELD Tasa.

Formato de fechas con \@

El modificador de fecha \@ funciona igual. Fíjese en la M mayúscula para los meses: una m minúscula significa minutos.

{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy" }   2 de marzo de 2025
{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "d MMM yyyy" }              2 mar 2025
{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "dd/MM/yyyy" }              02/03/2025
{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "MM/dd/yyyy" }              03/02/2025
{ MERGEFIELD FechaFactura \@ "dddd, d 'de' MMMM" }       domingo, 2 de marzo

Una fecha que llega con una hora añadida (por ejemplo 3/2/2025 12:00:00 AM) queda limpia con el mismo modificador, porque el patrón no contiene ninguna hora. Si el modificador parece no tener efecto, compruebe que la columna de Excel contiene fechas reales y no texto que solo parece una fecha.

Cambiar mayúsculas y minúsculas con \*

El modificador de formato \* cambia el uso de mayúsculas, lo que resulta útil cuando su lista mezcla «GARCÍA» y «garcía»:

{ MERGEFIELD Apellido \* Upper }      GARCÍA
{ MERGEFIELD Apellido \* Lower }      garcía
{ MERGEFIELD Ciudad \* Caps }         Las Palmas  (primera letra de cada palabra)
{ MERGEFIELD Nota \* FirstCap }       Primera letra de la primera palabra solamente

Caps pone en mayúscula la primera letra de cada palabra, pero no toca las demás letras, de modo que un nombre escrito todo en mayúsculas sigue en mayúsculas. Para una lista así, limpie primero la columna en Excel con =NOMPROPIO(A2).

Mantenga el estilo de fuente del campo

El texto combinado adopta el formato del campo en Word, nunca el formato de la celda de Excel. La negrita, los colores y las fuentes de su hoja de cálculo se ignoran. Para dar estilo a un valor combinado:

1. Seleccione el campo completo, incluidas las dos comillas angulares. Al hacer clic en él, se pone gris.
2. Aplique la fuente, el tamaño, la negrita o el color.
3. Si el formato se pierde después de actualizar o en los documentos terminados, pulse Alt+F9, seleccione todo el código incluidas las llaves, aplique ahí el formato y vuelva a cambiar.
4. ¿Sigue sin mantenerse? Añada \* CHARFORMAT al código y dé formato a la primera letra de MERGEFIELD; Word aplicará entonces el formato de esa letra a todo el resultado.

No puede dar formato solo a una parte de un valor (por ejemplo poner en negrita la primera palabra de una dirección). En su lugar, divida los datos en dos columnas y dé formato a cada campo por separado.

Evite las líneas en blanco por campos vacíos

Cuando un campo está vacío para algunos destinatarios (una segunda línea de dirección, un nombre de empresa), su línea puede quedar como un hueco vacío. Hay tres soluciones, de la más sencilla a la más flexible.

Bloque de direcciones. Para direcciones postales, Insertar bloque de direcciones omite automáticamente las partes vacías.

Texto antes o después de un campo con \b y \f. \b añade texto antes de un valor y \f añade texto después, pero solo si el campo no está vacío. Es útil para etiquetas dentro de una línea:

{ MERGEFIELD Telefono \b "Teléfono: " }

imprime «Teléfono: 912 345 678», o nada en absoluto si no hay número de teléfono.

Un campo IF que contiene el salto de línea. Ponga el campo opcional y su marca de párrafo dentro de un IF, para que toda la línea desaparezca cuando el campo esté vacío. Aquí, el Intro después de { MERGEFIELD Direccion2 } se escribe dentro de las comillas, y la línea del código postal y la ciudad empieza justo después de la llave de cierre:

{ MERGEFIELD Direccion1 }
{ IF { MERGEFIELD Direccion2 } <> "" "{ MERGEFIELD Direccion2 }
" }{ MERGEFIELD CP } { MERGEFIELD Ciudad } ({ MERGEFIELD Provincia })

Puede crear campos IF sencillos desde Correspondencia, Reglas, Si...Entonces...Sino; para condiciones anidadas y más ejemplos, consulte Cómo usar la lógica condicional (sentencias IF) en la combinación de correspondencia.

Corrija el espaciado de párrafo en las direcciones

El estilo Normal predeterminado de Word añade 8 pto de espacio después de cada párrafo, así que una dirección con un párrafo por línea parece tener doble espacio. Seleccione la dirección y aplique el estilo Sin espaciado, o ponga a 0 pto el espaciado Antes y Después en la pestaña Disposición. También puede terminar cada línea de la dirección con Mayús+Intro (un salto de línea) en lugar de Intro.

Active Mostrar todo (Ctrl+Mayús+8) mientras da formato a la plantilla. Así verá los párrafos vacíos sobrantes, los espacios delante de los campos y los saltos de página manuales que se repetirán en cada documento combinado.

Tablas en documentos de combinación de correspondencia

• Fije el ancho de las columnas. De forma predeterminada, una tabla se ajusta a su contenido, así que un valor largo puede ensanchar una columna y aplastar las demás. Elija Disposición de tabla, Autoajustar, Ancho de columna fijo.
• Alinee los números a la derecha en las columnas de importes y dé a todos los importes el mismo patrón \#, para que los decimales queden alineados.
• Mantenga las filas juntas. En Propiedades de tabla, Fila, desmarque «Permitir dividir las filas entre páginas» para que una fila no se reparta entre dos páginas.
• Solo una fila por destinatario. Una combinación de correspondencia de Word coloca una fila de Excel en cada documento. No puede rellenar una tabla con varias filas por destinatario (por ejemplo todas las líneas de una misma factura). El tipo Directorio enumera todos los registros uno detrás de otro en un único documento, lo que sirve para listas, pero no para tablas por cliente.

O corrija el formato en Excel

Si prefiere no editar códigos de campo, dé a Word un texto que ya tenga formato. Añada en Excel una columna auxiliar con la función TEXTO e inserte esa columna como campo combinado:

=TEXTO(B2;"#.##0,00 €")     1.234,50 €
=TEXTO(C2;"d mmmm aaaa")    2 marzo 2025
=TEXTO(D2;"0%")             25%
=TEXTO(E2;"00000")          08001

Como el resultado es texto, Word lo imprime exactamente como se ve. El inconveniente es que cada columna nueva necesita su propia columna auxiliar, y quien edite la hoja tiene que mantenerlas.

La misma plantilla sin modificadores de campo

MailMergic hace la combinación de correspondencia de su plantilla de Word en el navegador y toma los formatos de fecha, moneda y número de su archivo de Excel, de modo que un valor con formato 1.500,00 € o 2 de marzo de 2025 en la hoja de cálculo llega así al documento, sin modificadores \# ni \@. El contenido condicional se define con reglas visuales en lugar de la sintaxis de campos IF, incluida la ocultación de líneas de dirección vacías. Cada fila se convierte en su propio archivo PDF o Word, con un nombre tomado de sus datos, listo para descargar o enviar por correo electrónico.

El plan gratuito le permite generar 100 documentos al mes (con marca de agua), sin tarjeta de crédito. Suba su plantilla de Word y revísela con sus propios datos.

Lista de comprobación antes de terminar la combinación de correspondencia

• Todos los campos de importe y fecha tienen un modificador (o una columna auxiliar con formato).
• Los valores combinados tienen la misma fuente y el mismo tamaño que el texto que los rodea.
• Los espacios y la puntuación quedan fuera de los campos: «Nombre» «Apellido», no «Nombre»«Apellido».
• Los registros con campos opcionales vacíos no dejan líneas en blanco.
• Vista previa de resultados se ve bien con los nombres y direcciones más cortos y más largos de su lista. Correspondencia, Comprobación automática de errores detecta los campos que faltan antes de terminar.

¿Va a imprimir etiquetas o sobres? Allí se aplican los mismos modificadores; consulte Cómo combinar correspondencia para etiquetas, sobres y tarjetas de identificación en Word.