Serienbrief formatieren: Zahlen, Datum und Schriftart in Word korrigieren

Word übernimmt Zahlen- und Datumsformate nicht aus Excel: Beim Seriendruck kommt der Rohwert an, sodass 1.500,00 € als 1500 erscheint und ein Datum womöglich in US-Reihenfolge. Das beheben Sie in Word, indem Sie dem Seriendruckfeld einen Schalter hinzufügen: \# "#.##0,00 €" für Währungen und \@ "d. MMMM yyyy" für Datumsangaben. Drücken Sie Alt+F9, um die Feldfunktionen anzuzeigen, tippen Sie den Schalter innerhalb der geschweiften Klammern ein, drücken Sie erneut Alt+F9 und aktualisieren Sie das Feld.

Diese Anleitung gibt Ihnen funktionierende Beispiele für Zahlen, Währungen, Prozentwerte, Datumsangaben und Groß- und Kleinschreibung und behebt danach die anderen häufigen Formatierungsprobleme: eingefügter Text in der falschen Schriftart, leere Zeilen durch leere Felder, Adressen mit doppeltem Zeilenabstand und Tabellen, die auseinanderfallen.

Die Feldfunktion eines Seriendruckfelds anzeigen und bearbeiten

Seriendruckfelder stehen immer in spitzen Klammern, etwa «Betrag». Die spitzen Klammern sind nur die Art, wie Word das Feld anzeigt: Wenn Sie «Betrag» von Hand eintippen, entsteht normaler Text, kein Feld. Hinter jedem Feld steht eine Feldfunktion, die Sie bearbeiten können:

• Alt+F9 blendet die Codes aller Felder ein oder aus. Aus «Betrag» wird { MERGEFIELD Betrag }.
• Umschalt+F9 macht dasselbe nur für das markierte Feld.
• Klicken Sie innerhalb der geschweiften Klammern hinter den Feldnamen und tippen Sie den Schalter ein. Tippen Sie die Klammern selbst nicht ein: Sie funktionieren nur, wenn Word sie einfügt (Strg+F9 erzeugt ein leeres Paar).
• Drücken Sie Alt+F9, um zurückzuschalten, markieren Sie dann den Text und drücken Sie F9, um ihn zu aktualisieren. Ist „Vorschau Ergebnisse“ eingeschaltet, sehen Sie den formatierten Wert sofort.

Zahlen und Währungen mit \# formatieren

Der numerische Bildschalter \# erwartet ein Muster in Anführungszeichen. Eine 0 zeigt immer eine Ziffer, ein # zeigt nur dann eine Ziffer, wenn es eine gibt, und alles andere (ein Währungszeichen, ein Leerzeichen, Text) wird so gedruckt, wie es eingetippt ist.

{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00" }                  1.234,50
{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €" }                1.234,50 €
{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0" }                     1.235
{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 €;(#.##0,00 €)" }   (1.234,50 €) bei einem negativen Wert
{ MERGEFIELD Betrag \# "#.##0,00 EUR" }              1.234,50 EUR
{ MERGEFIELD PLZ \# "00000" }                        01067

Drei Dinge sollten Sie wissen:

• Lange Nachkommastellen. Excel übergibt Werte manchmal mit einem langen Schwanz an Nachkommastellen, etwa 1234,5000000001. Jedes Muster mit einer festen Zahl an Nachkommastellen, etwa #.##0,00, rundet sie korrekt.
• Die Trennzeichen folgen Ihrer Windows-Region. Punkt und Komma im Muster sind die Tausender- und Dezimaltrennzeichen Ihrer Regionseinstellungen. Auf einem deutschen System schreiben Sie das Muster für 1.234,50 deshalb mit diesen Trennzeichen; auf einem englischen System lautet es #,##0.00.
• Führende Nullen. \# "00000" stellt Nullen wieder her, die Excel bei Postleitzahlen oder Kennnummern entfernt hat, solange der Wert eine Zahl mit höchstens so vielen Stellen ist.

Prozentwerte formatieren

Excel speichert 25 % als 0,25, und genau das erhält Word. Ein % im Muster wird nur als Zeichen gedruckt; es multipliziert nicht mit 100. Sie brauchen deshalb ein kleines Formelfeld um das Seriendruckfeld:

{ = { MERGEFIELD Satz } * 100 \# "0 %" }      25 %
{ = { MERGEFIELD Satz } * 100 \# "0,0 %" }    25,0 %

Fügen Sie beide Klammerpaare mit Strg+F9 ein: zuerst das äußere Paar, tippen Sie = und ein Leerzeichen, dann erneut Strg+F9 für das innere Paar, und tippen Sie MERGEFIELD Satz.

Datumsangaben mit \@ formatieren

Der Datumsschalter \@ funktioniert genauso. Beachten Sie das große M für Monate: Ein kleines m steht für Minuten.

{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "d. MMMM yyyy" }    2. März 2025
{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "dd.MM.yyyy" }      02.03.2025
{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "d.M.yy" }          2.3.25
{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "MM/dd/yyyy" }      03/02/2025 (US-Format)
{ MERGEFIELD Rechnungsdatum \@ "dddd, d. MMMM" }   Sonntag, 2. März

Ein Datum, das mit angehängter Uhrzeit ankommt (zum Beispiel 3/2/2025 12:00:00 AM), bereinigt derselbe Schalter, weil das Muster keine Uhrzeit enthält. Scheint der Schalter keine Wirkung zu haben, prüfen Sie, ob die Excel-Spalte echte Datumswerte enthält und nicht Text, der nur wie ein Datum aussieht.

Groß- und Kleinschreibung mit \* ändern

Der Formatschalter \* ändert die Groß- und Kleinschreibung. Das hilft, wenn Ihre Liste „SCHMIDT“ und „schmidt“ mischt:

{ MERGEFIELD Nachname \* Upper }      SCHMIDT
{ MERGEFIELD Nachname \* Lower }      schmidt
{ MERGEFIELD Ort \* Caps }            Bad Homburg  (erster Buchstabe jedes Worts)
{ MERGEFIELD Notiz \* FirstCap }      Nur der erste Buchstabe des ersten Worts

Caps schreibt den ersten Buchstaben jedes Worts groß, lässt die übrigen Buchstaben aber unverändert, sodass ein komplett in Großbuchstaben getippter Name in Großbuchstaben bleibt. Bei einer solchen Liste bereinigen Sie die Spalte zuerst in Excel mit =GROSS2(A2).

Die Schriftart des Felds beibehalten

Eingefügter Text übernimmt die Formatierung des Felds in Word, nie die Formatierung der Excel-Zelle. Fett, Farben und Schriftarten in Ihrer Tabelle werden ignoriert. So gestalten Sie einen eingefügten Wert:

1. Markieren Sie das ganze Feld einschließlich beider spitzen Klammern. Wenn Sie darauf klicken, wird es grau.
2. Wenden Sie Schriftart, Schriftgröße, Fettdruck oder Farbe an.
3. Springt die Formatierung nach einer Aktualisierung oder in den fertigen Dokumenten zurück, drücken Sie Alt+F9, markieren Sie den ganzen Code einschließlich der geschweiften Klammern, wenden Sie die Formatierung dort an und schalten Sie zurück.
4. Hält sie immer noch nicht? Ergänzen Sie den Code um \* CHARFORMAT und formatieren Sie den ersten Buchstaben von MERGEFIELD; Word überträgt die Formatierung dieses Buchstabens dann auf das ganze Ergebnis.

Sie können nicht nur einen Teil eines Werts formatieren (zum Beispiel das erste Wort einer Adresse fett). Teilen Sie die Daten stattdessen auf zwei Spalten auf und formatieren Sie jedes Feld einzeln.

Leere Zeilen durch leere Felder vermeiden

Ist ein Feld bei manchen Empfängern leer (eine zweite Adresszeile, ein Firmenname), kann seine Zeile als leere Lücke stehen bleiben. Es gibt drei Lösungen, von der einfachsten bis zur flexibelsten.

Adressblock. Für Postanschriften lässt „Adressblock einfügen“ leere Teile automatisch weg.

Text vor oder nach einem Feld mit \b und \f. \b fügt Text vor einem Wert ein und \f Text danach, aber nur, wenn das Feld nicht leer ist. Das ist nützlich für Beschriftungen innerhalb einer Zeile:

{ MERGEFIELD Telefon \b "Telefon: " }

druckt „Telefon: 0221 123456“, oder gar nichts, wenn keine Telefonnummer vorhanden ist.

Ein IF-Feld, das den Zeilenumbruch enthält. Setzen Sie das optionale Feld und seine Absatzmarke in ein IF-Feld, damit die ganze Zeile verschwindet, wenn das Feld leer ist. Hier wird die Eingabetaste nach { MERGEFIELD Adresse2 } innerhalb der Anführungszeichen gedrückt, und die Zeile mit PLZ und Ort beginnt direkt nach der schließenden Klammer:

{ MERGEFIELD Adresse1 }
{ IF { MERGEFIELD Adresse2 } <> "" "{ MERGEFIELD Adresse2 }
" }{ MERGEFIELD PLZ } { MERGEFIELD Ort }

Einfache IF-Felder können Sie über Sendungen, Regeln, Wenn...Dann...Sonst erstellen; für verschachtelte Bedingungen und weitere Beispiele lesen Sie Bedingte Logik (IF-Anweisungen) im Serienbrief verwenden.

Absatzabstände in Adressen korrigieren

Die Standardformatvorlage von Word fügt nach jedem Absatz 8 Pt. Abstand ein, sodass eine Adresse mit einem Absatz pro Zeile wie mit doppeltem Zeilenabstand aussieht. Markieren Sie die Adresse und wenden Sie entweder die Formatvorlage Kein Leerraum an, oder setzen Sie auf der Registerkarte „Layout“ den Abstand vor und nach auf 0 Pt. Alternativ beenden Sie jede Adresszeile mit Umschalt+Eingabe (einem Zeilenumbruch) statt mit der Eingabetaste.

Schalten Sie „Alle anzeigen“ (Strg+Umschalt+*) ein, während Sie die Vorlage formatieren. So sehen Sie überflüssige leere Absätze, Leerzeichen vor Feldern und manuelle Seitenumbrüche, die sich sonst in jedem zusammengeführten Dokument wiederholen.

Tabellen in Seriendruckdokumenten

• Spaltenbreiten festlegen. Standardmäßig passt sich eine Tabelle an ihren Inhalt an, sodass ein einziger langer Wert eine Spalte dehnen und die übrigen zusammenquetschen kann. Wählen Sie Tabellenlayout, AutoAnpassen, Feste Spaltenbreite.
• Zahlen rechtsbündig ausrichten in Betragsspalten und jedem Betrag dasselbe \#-Muster geben, damit die Dezimalstellen untereinander stehen.
• Zeilen zusammenhalten. Entfernen Sie unter Tabelleneigenschaften, Zeile das Häkchen bei „Zeilenwechsel auf Seiten zulassen“, damit eine Zeile nicht auf zwei Seiten verteilt wird.
• Nur eine Zeile pro Empfänger. Ein Word-Seriendruck setzt jeweils eine Excel-Zeile in ein Dokument. Er kann keine Tabelle mit mehreren Zeilen pro Empfänger füllen (zum Beispiel alle Positionen einer Rechnung). Der Typ „Verzeichnis“ listet alle Datensätze hintereinander in einem einzigen Dokument auf. Das passt für Listen, aber nicht für Tabellen pro Kunde.

Oder das Format stattdessen in Excel korrigieren

Wenn Sie lieber keine Feldfunktionen bearbeiten möchten, geben Sie Word bereits formatierten Text. Legen Sie in Excel eine Hilfsspalte mit der Funktion TEXT an und fügen Sie stattdessen diese Spalte als Seriendruckfeld ein:

=TEXT(B2;"#.##0,00 €")      1.234,50 €
=TEXT(C2;"T. MMMM JJJJ")    2. März 2025
=TEXT(D2;"0 %")             25 %
=TEXT(E2;"00000")           01067

Weil das Ergebnis Text ist, druckt Word es genau so, wie es angezeigt wird. Der Nachteil: Jede neue Spalte braucht ihre eigene Hilfsspalte, und jeder, der die Tabelle bearbeitet, muss sie pflegen.

Dieselbe Vorlage ohne Feldschalter

MailMergic führt den Seriendruck mit Ihrer Word-Vorlage im Browser aus und übernimmt die Datums-, Währungs- und Zahlenformate aus Ihrer Excel-Datei. Ein Wert, der in der Tabelle als 1.500,00 € oder 2. März 2025 formatiert ist, kommt also genau so im Dokument an, ohne \#- oder \@-Schalter. Bedingte Inhalte legen Sie mit visuellen Regeln statt mit IF-Feld-Syntax fest, einschließlich des Ausblendens leerer Adresszeilen. Jede Zeile wird zu einer eigenen PDF- oder Word-Datei, benannt nach Ihren Daten, bereit zum Herunterladen oder zum Versand per E-Mail.

Mit dem kostenlosen Tarif erzeugen Sie 100 Dokumente im Monat (mit Wasserzeichen), ohne Kreditkarte. Laden Sie Ihre Word-Vorlage hoch und sehen Sie sie mit Ihren eigenen Daten in der Vorschau.

Checkliste vor dem Abschluss des Seriendrucks

• Jedes Betrags- und Datumsfeld hat einen Schalter (oder eine formatierte Hilfsspalte).
• Eingefügte Werte haben dieselbe Schriftart und -größe wie der Text um sie herum.
• Leerzeichen und Satzzeichen stehen außerhalb der Felder: «Vorname» «Nachname», nicht «Vorname»«Nachname».
• Datensätze mit leeren optionalen Feldern hinterlassen keine leeren Zeilen.
• „Vorschau Ergebnisse“ sieht für die kürzesten und die längsten Namen und Adressen Ihrer Liste richtig aus. Sendungen, „Auf Fehler überprüfen“ findet fehlende Felder, bevor Sie den Seriendruck abschließen.

Drucken Sie Etiketten oder Umschläge? Dort gelten dieselben Schalter; siehe Etiketten, Umschläge und Namensschilder per Seriendruck in Word erstellen.