À quoi sert le publipostage ? 10 utilisations courantes et ses avantages

Le publipostage sert chaque fois qu’un même document doit être envoyé à de nombreuses personnes avec des informations différentes. Ses cinq usages les plus courants sont les lettres types, les e-mails personnalisés, les étiquettes d’adresse et les enveloppes, les certificats, et les factures ou relevés. Vous rédigez un seul modèle, vous gardez les informations qui varient (nom, adresse, montant, date) dans un tableur, et chaque ligne devient un document terminé à part entière.

Si vous voulez d’abord les bases de son fonctionnement, lisez Qu’est-ce que le publipostage ?. Cet article en est le versant pratique : dix choses que l’on produit réellement par publipostage, les données dont chacune a besoin, ce qu’elle vous fait gagner et les limites du publipostage.

10 utilisations du publipostage

Pour chaque usage ci-dessous, vous trouverez le document produit, les colonnes dont votre tableur a besoin et le travail manuel qu’il remplace. La règle de base est la même pour tous : une ligne du tableur correspond à un destinataire, et une colonne à une information qui change.

1. Lettres types

Document : avis aux clients, lettres de changement de tarif, lettres de remerciement aux donateurs, lettres d’admission ou d’acceptation, avis aux locataires.
Données : civilité, prénom, nom, rue, ville, code postal, plus les une ou deux informations qui diffèrent d’une personne à l’autre (montant, date, numéro de référence).
Ce que vous y gagnez : vous ne saisissez plus à la main le bloc d’adresse et la formule d’appel de chaque lettre, et vous ne relisez plus sans cesse le même texte. Vous validez un seul texte, et chaque exemplaire y est conforme.

Dans Word, c’est le type classique Lettres, sous Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage, où Bloc d’adresse et Ligne de salutation font l’essentiel du travail. Notre guide sur les lettres personnalisées par publipostage vous accompagne pas à pas.

2. E-mails personnalisés

Document : invitations à des événements, rappels, relances, avis concernant un compte, envoyés sous forme d’e-mails individuels plutôt que d’un seul message avec une longue liste en Cci.
Données : une colonne d’adresses e-mail, un prénom et toute information à laquelle le texte fait référence (date du rendez-vous, nom de la formation, solde dû).
Ce que vous y gagnez : vous ne copiez, collez et modifiez plus le même e-mail pour chaque personne. Chaque destinataire reçoit un message individuel avec ses propres informations, et personne ne voit l’adresse des autres.

3. Étiquettes d’adresse et enveloppes

Document : planches d’étiquettes d’adresse pour un envoi postal, ou enveloppes imprimées.
Données : nom et adresse répartis dans des colonnes distinctes (nom, rue, ville, code postal, pays). Une adresse complète dans une seule cellule est difficile à mettre en page proprement.
Ce que vous y gagnez : vous n’écrivez ou ne saisissez plus des centaines d’adresses. L’option Étiquettes de Word connaît déjà la mise en page des références d’étiquettes courantes, si bien que chaque enregistrement arrive sur sa propre étiquette de la planche.

4. Certificats et distinctions

Document : certificats de fin de formation, attestations de formation, attestations de présence, distinctions et diplômes.
Données : nom du participant, intitulé de la formation ou de l’événement, date de fin et, au besoin, une note, une mention ou un numéro de certificat.
Ce que vous y gagnez : vous n’ouvrez plus 200 fois un certificat mis en page pour changer le nom. Les certificats se présentent généralement sous forme de PDF mis en page : il s’agit donc souvent d’un publipostage PDF plutôt que d’un publipostage Word. Découvrez comment cela fonctionne avec notre outil de création de certificats.

5. Factures, relevés et reçus

Document : factures, relevés de compte mensuels, reçus de dons, appels de cotisation.
Données : nom et adresse du client, numéro de facture ou de reçu, dates d’émission et d’échéance, montants. Calculez d’abord les totaux dans le tableur, pour que le modèle n’ait plus qu’à les afficher.
Ce que vous y gagnez : vous ne ressaisissez plus de chiffres, et c’est là que naissent les erreurs coûteuses. Les montants viennent directement de vos données.

6. Badges, billets et marque-places

Document : badges de conférence, laissez-passer, marque-places pour les tables, plusieurs par feuille imprimée.
Données : nom, organisation, fonction ou type de billet, et numéro de place ou de table.
Ce que vous y gagnez : vous ne modifiez plus chaque badge à la main la veille d’un événement. Quand la liste des participants change, vous mettez à jour le tableur et relancez le publipostage.

7. Contrats et formulaires remplis

Document : contrats de travail, baux, lettres de mission, accords de confidentialité, et formulaires officiels comme les formulaires fiscaux ou les demandes.
Données : noms des parties, adresses, dates de début, montants, numéros d’identification ou de dossier.
Ce que vous y gagnez : vous ne remplissez plus sans cesse les mêmes champs, avec les fautes de frappe qui vont avec. Les formulaires qui existent déjà en PDF à remplir peuvent être remplis champ par champ depuis le tableur au lieu d’être ressaisis.

8. Bulletins scolaires et lettres aux parents

Document : bilans de progression, bulletins de notes, lettres aux parents, autorisations parentales, cartes d’élève.
Données : nom de l’élève, classe, notes par matière, appréciation de l’enseignant, nom et e-mail du parent.
Ce que vous y gagnez : vous ne recopiez plus les notes du carnet de notes dans un bulletin par élève. Le tableur de notes que vous tenez déjà devient la source de données.

9. Annuaires et catalogues

Document : annuaires du personnel ou des membres, listes téléphoniques, annuaires d’anciens élèves, catalogues de produits simples et listes de prix.
Données : une ligne par entrée (nom, service, téléphone, e-mail, ou produit, description, prix).
Ce que vous y gagnez : vous ne mettez plus en forme une longue liste à la main. Ici, le résultat est un seul document contenant tous les enregistrements, et non un document par enregistrement. Dans Word, c’est le type Répertoire.

10. Feuilles de calcul personnalisées

Document : grilles tarifaires par client, rapports de ventes par région, synthèses par employé, livrés sous forme de fichiers Excel avec des formules qui fonctionnent.
Données : une ligne par client, région ou employé, avec les chiffres qui vont dans sa feuille.
Ce que vous y gagnez : la routine mensuelle « Enregistrer sous, coller, renommer, recommencer ». Word ne sait pas produire de feuilles de calcul : il faut donc un outil qui fait un publipostage d’Excel vers Excel. Notre guide du publipostage Excel traite le sujet en détail.

Les avantages du publipostage

L’effort ne grandit plus avec la liste. Préparer 20 lettres ou 2 000 lettres demande le même travail : un modèle, un tableur. Seuls l’impression ou l’envoi prennent plus de temps.
Moins d’erreurs. Les noms, montants et dates viennent des données au lieu d’être ressaisis. Si quelque chose est faux, vous le corrigez une fois dans le modèle ou dans le tableur et vous relancez le publipostage.
Cohérence. Chaque document a la même mise en page et le même texte validé. Personne ne modifie son exemplaire à sa façon.
Personnel plutôt que générique. Chaque lecteur voit son propre nom et ses propres chiffres, et les e-mails partent de façon individuelle plutôt que sous forme de message groupé.
Réutilisable. Le mois suivant, vous gardez le modèle, vous remplacez la liste par la nouvelle et vous relancez.
Une seule source de vérité. Le tableur contient les données, le modèle contient le texte. Vous n’avez jamais 200 fichiers légèrement différents à tenir à jour.

Limites et inconvénients

Le publipostage n’est pas sans accrocs. Voici les problèmes que l’on rencontre le plus souvent, surtout avec Microsoft Word :

Vos données doivent être propres. Les cellules vides, les lignes en double et les colonnes incohérentes se retrouvent dans chaque document. Consacrez cinq minutes au tableur avant de commencer.
Les nombres et les dates peuvent perdre leur mise en forme. Word affiche souvent un montant Excel sous la forme 1234,5 au lieu de 1 234,50, ou une date dans le mauvais format. La solution est un commutateur de champ comme \# "#,##0.00" ou \@ "d MMMM yyyy", ajouté dans le code de champ (Alt+F9 affiche ou masque les codes de champ).
Word vous donne un seul gros document. Terminer et fusionner > Modifier des documents individuels place tous les enregistrements dans un seul fichier. Enregistrer chaque enregistrement dans son propre PDF nécessite une macro ou un complément.
Word ne peut pas joindre un PDF à chaque e-mail. Envoyer des messages électroniques envoie votre lettre comme corps de l’e-mail (ou en pièce jointe Word), ne peut joindre ni PDF ni aucun autre fichier personnel à chaque message, et exige qu’Outlook soit votre application de messagerie par défaut.
Il vous faut Word pour ordinateur. Word pour le web ne sait pas faire de publipostage. Word pour Windows et Word pour Mac ont tous deux l’onglet Publipostage.
La préparation n’est rentable qu’à partir d’un certain volume. Pour cinq lettres, les taper peut aller plus vite. Le publipostage l’emporte dès que la liste s’allonge ou que la tâche se répète.
La logique complexe devient laborieuse. Les Règles de Word (Si...Alors...Sinon..., Ignorer l’enregistrement si) gèrent les variations simples, mais les documents dont le contenu change fortement d’une personne à l’autre sont difficiles à maintenir dans un seul modèle.

Réaliser ces publipostages dans MailMergic

MailMergic est conçu précisément pour ces usages, et il lève la plupart des limites ci-dessus. Il fonctionne dans votre navigateur : vous n’avez besoin ni d’installer Word ni d’un complément. Votre modèle peut être un PDF (y compris un formulaire PDF à remplir), un fichier Word .docx, un classeur Excel ou une image, et vos données viennent d’Excel, d’un CSV ou de Google Sheets.

Importez votre modèle et votre tableur.
Placez chaque colonne sur la page, ou associez-la à un champ de formulaire, et affichez l’aperçu de n’importe quelle ligne.
Générez un fichier par ligne (ou un seul PDF regroupé), avec des noms de fichiers tirés de vos colonnes.
Téléchargez les fichiers, ou envoyez chacun à son destinataire en pièce jointe, avec un objet et un message personnalisés.

Cela couvre les certificats, factures, contrats et formulaires de la liste ci-dessus, et résout les deux problèmes de Word sur lesquels on nous interroge le plus : un PDF par enregistrement, et une pièce jointe personnelle pour chaque e-mail. L’offre gratuite vous permet de créer 100 documents par mois (avec un filigrane), sans carte bancaire.

Lancez un publipostage PDF dans votre navigateur, ou, si votre modèle est une lettre Word, commencez plutôt avec un modèle Word.