Wofür wird ein Serienbrief verwendet? 10 typische Anwendungen und Vorteile

Ein Serienbrief kommt immer dann zum Einsatz, wenn dasselbe Dokument mit unterschiedlichen Angaben an viele Menschen gehen soll. Die fünf häufigsten Anwendungen sind Briefe, personalisierte E-Mails, Adressetiketten und Umschläge, Zertifikate sowie Rechnungen oder Kontoauszüge. Sie schreiben eine Vorlage, halten die wechselnden Angaben (Name, Adresse, Betrag, Datum) in einer Tabelle, und aus jeder Zeile wird ein eigenes fertiges Dokument.

Wenn Sie zuerst die Grundlagen der Funktionsweise kennenlernen möchten, lesen Sie Was ist ein Serienbrief?. Dieser Artikel ist die praktische Seite: zehn Dinge, die tatsächlich per Serienbrief erstellt werden, welche Daten jedes davon braucht, was es Ihnen erspart und wo der Seriendruck an seine Grenzen stößt.

10 Anwendungen des Serienbriefs

Zu jeder Anwendung unten finden Sie das Dokument, das Sie erstellen, die Spalten, die Ihre Tabelle braucht, und die Handarbeit, die dadurch wegfällt. Die Faustregel ist für alle gleich: Eine Zeile in der Tabelle entspricht einem Empfänger, und eine Spalte entspricht einer Angabe, die sich ändert.

1. Briefe

Dokument: Kundenmitteilungen, Schreiben zu Preisänderungen, Dankesbriefe an Spender, Zulassungs- oder Zusagebescheide, Mitteilungen an Mieter.
Daten: Anrede, Vorname, Nachname, Straße, Ort, Postleitzahl und dazu die ein oder zwei Angaben, die sich pro Person unterscheiden (Betrag, Datum, Aktenzeichen).
Was es erspart: Adressblock und Anrede für jeden Brief von Hand zu tippen und denselben Text immer wieder Korrektur zu lesen. Sie geben einen Text frei, und jedes Exemplar entspricht ihm.

In Word ist das der klassische Typ Briefe unter Sendungen > Seriendruck starten, bei dem Adressblock und Grußzeile die meiste Arbeit übernehmen. Unsere Anleitung zu personalisierten Briefen per Serienbrief führt Sie durch.

2. Personalisierte E-Mails

Dokument: Einladungen zu Veranstaltungen, Erinnerungen, Nachfassmails, Kontomitteilungen, verschickt als einzelne E-Mails statt als eine Nachricht mit langer BCC-Liste.
Daten: eine Spalte mit E-Mail-Adressen, ein Vorname und jede Angabe, auf die der Text Bezug nimmt (Termin, Kursname, offener Betrag).
Was es erspart: dieselbe E-Mail für jede Person zu kopieren, einzufügen und anzupassen. Jeder Empfänger erhält eine persönliche Nachricht mit seinen eigenen Angaben, und niemand sieht die Adressen der anderen.

3. Adressetiketten und Umschläge

Dokument: Bögen mit Adressetiketten für eine Aussendung oder bedruckte Umschläge.
Daten: Name und Adresse, aufgeteilt in eigene Spalten (Name, Straße, Ort, Postleitzahl, Land). Eine ganze Adresse in einer Zelle lässt sich kaum sauber anordnen.
Was es erspart: Hunderte Adressen von Hand zu schreiben oder zu tippen. Die Word-Option Beschriftungen kennt bereits das Layout gängiger Etikettenprodukte, sodass jeder Datensatz auf seinem eigenen Etikett auf dem Bogen landet.

4. Zertifikate und Urkunden

Dokument: Kursabschlusszertifikate, Schulungsnachweise, Teilnahmebescheinigungen, Auszeichnungen und Diplome.
Daten: Name des Teilnehmers, Titel des Kurses oder der Veranstaltung, Abschlussdatum und optional eine Punktzahl, Note oder Zertifikatsnummer.
Was es erspart: ein gestaltetes Zertifikat 200-mal zu öffnen, um den Namen zu ändern. Zertifikate liegen meist als gestaltetes PDF vor, daher ist das oft ein PDF-Serienbrief statt eines Word-Serienbriefs. Wie das funktioniert, zeigt unser Zertifikat-Generator.

5. Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen

Dokument: Rechnungen, monatliche Kontoauszüge, Spendenquittungen, Mitteilungen über Mitgliedsbeiträge.
Daten: Name und Adresse des Kunden, Rechnungs- oder Quittungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Beträge. Berechnen Sie Summen zuerst in der Tabelle, damit die Vorlage sie nur noch anzeigen muss.
Was es erspart: Zahlen erneut abzutippen, und genau dabei passieren teure Fehler. Die Zahlen kommen direkt aus Ihren Unterlagen.

6. Namensschilder, Tickets und Tischkarten

Dokument: Konferenzausweise, Eintrittskarten, Tischkarten, mehrere pro gedrucktem Bogen.
Daten: Name, Organisation, Funktion oder Ticketart und Sitz- oder Tischnummer.
Was es erspart: jedes Namensschild am Abend vor einer Veranstaltung von Hand zu bearbeiten. Wenn sich die Teilnehmerliste ändert, aktualisieren Sie die Tabelle und führen den Serienbrief erneut aus.

7. Verträge und ausgefüllte Formulare

Dokument: Arbeitsverträge, Mietverträge, Mandatsvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und amtliche Formulare wie Steuerformulare oder Anträge.
Daten: Namen der Vertragsparteien, Adressen, Anfangsdaten, Beträge, Kennungen oder Aktenzeichen.
Was es erspart: dieselben Felder immer wieder auszufüllen, samt den Tippfehlern, die dazugehören. Formulare, die bereits als ausfüllbare PDFs vorliegen, lassen sich Feld für Feld aus der Tabelle ausfüllen, statt neu abgetippt zu werden.

8. Zeugnisse und Elternbriefe

Dokument: Lernstandsberichte, Notenübersichten, Elternbriefe, Einverständniserklärungen, Schülerausweise.
Daten: Name des Schülers, Klasse, Noten pro Fach, Kommentar der Lehrkraft, Name und E-Mail-Adresse der Eltern.
Was es erspart: Noten aus der Notenliste in einen Bericht pro Schüler zu übertragen. Die Notentabelle, die Sie ohnehin führen, wird zur Datenquelle.

9. Verzeichnisse und Kataloge

Dokument: Mitarbeiter- oder Mitgliederverzeichnisse, Telefonlisten, Alumni-Listen, einfache Produktkataloge und Preislisten.
Daten: eine Zeile pro Eintrag (Name, Abteilung, Telefon, E-Mail oder Produkt, Beschreibung, Preis).
Was es erspart: eine lange Liste von Hand zu formatieren. Das Ergebnis ist hier ein Dokument mit allen Datensätzen und nicht ein Dokument pro Datensatz. In Word ist das der Typ Verzeichnis.

10. Personalisierte Tabellen

Dokument: Preisblätter pro Kunde, Verkaufsberichte pro Region, Übersichten pro Mitarbeiter, geliefert als Excel-Dateien mit funktionierenden Formeln.
Daten: eine Zeile pro Kunde, Region oder Mitarbeiter, mit den Zahlen, die in das jeweilige Blatt gehören.
Was es erspart: die monatliche Routine aus Speichern unter, Einfügen, Umbenennen und Wiederholen. Word kann keine Tabellen erzeugen, dafür brauchen Sie also ein Tool, das einen Serienbrief von Excel nach Excel erstellt. Unser Leitfaden zum Excel-Serienbrief behandelt das ausführlich.

Vorteile des Seriendrucks

Der Aufwand wächst nicht mehr mit der Liste. 20 Briefe einzurichten macht genauso viel Arbeit wie 2.000: eine Vorlage, eine Tabelle. Nur Drucken oder Versenden dauert länger.
Weniger Fehler. Namen, Beträge und Datumsangaben kommen aus den Daten, statt neu abgetippt zu werden. Ist etwas falsch, korrigieren Sie es einmal in der Vorlage oder der Tabelle und führen den Serienbrief erneut aus.
Einheitlichkeit. Jedes Dokument hat dasselbe Layout und denselben freigegebenen Text. Niemand ändert sein Exemplar ein wenig ab.
Persönlich statt allgemein. Jeder Leser sieht seinen eigenen Namen und seine eigenen Zahlen, und E-Mails gehen einzeln hinaus statt als Gruppennachricht.
Wiederverwendbar. Im nächsten Monat behalten Sie die Vorlage, tauschen die Liste aus und führen den Serienbrief erneut aus.
Eine einzige Datenquelle. Die Tabelle enthält die Daten, die Vorlage den Text. Sie müssen nie 200 leicht unterschiedliche Dateien auf demselben Stand halten.

Grenzen und Nachteile

Ganz ohne Reibung geht es beim Seriendruck nicht. Das sind die Probleme, auf die man am häufigsten stößt, meist mit Microsoft Word:

Ihre Daten müssen sauber sein. Leere Zellen, doppelte Zeilen und uneinheitliche Spalten tauchen in jedem Dokument auf. Investieren Sie vor dem Start fünf Minuten in die Tabelle.
Zahlen und Datumsangaben können ihre Formatierung verlieren. Word zeigt einen Excel-Betrag oft als 1234,5 statt 1.234,50 oder ein Datum im falschen Format. Abhilfe schafft ein Feldschalter wie \# "#.##0,00" oder \@ "d. MMMM yyyy", den Sie im Feldcode ergänzen (Alt+F9 schaltet die Feldcodes ein und aus).
Word liefert Ihnen ein großes Dokument. Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten legt alle Datensätze in eine einzige Datei. Um jeden Datensatz als eigenes PDF zu speichern, brauchen Sie ein Makro oder ein Add-in.
Word kann nicht an jede E-Mail ein PDF anhängen. E-Mail-Nachrichten senden verschickt Ihren Brief als E-Mail-Text (oder als angehängte Word-Datei), kann keiner Nachricht ein PDF oder eine andere persönliche Datei anhängen und setzt Outlook als Standard-E-Mail-Programm voraus.
Sie brauchen die Desktopversion von Word. Word für das Web kann keinen Seriendruck ausführen. Word für Windows und Word für Mac haben beide die Registerkarte Sendungen.
Die Einrichtung lohnt sich erst ab einer gewissen Menge. Bei fünf Briefen geht das Abtippen vielleicht schneller. Der Seriendruck gewinnt, sobald die Liste länger wird oder sich die Aufgabe wiederholt.
Komplexe Logik wird umständlich. Die Word-Regeln (Wenn... Dann... Sonst..., Datensatz überspringen wenn...) bewältigen einfache Varianten, aber Dokumente, deren Inhalt sich pro Person stark ändert, lassen sich als eine einzige Vorlage nur schwer pflegen.

So erstellen Sie diese Serienbriefe in MailMergic

MailMergic ist genau auf diese Anwendungsfälle ausgelegt und beseitigt die meisten der oben genannten Grenzen. Es läuft in Ihrem Browser, Sie brauchen also weder eine Word-Installation noch ein Add-in. Ihre Vorlage kann ein PDF (auch ausfüllbare PDF-Formulare), eine Word-Datei (.docx), eine Excel-Arbeitsmappe oder ein Bild sein, und Ihre Daten kommen aus Excel, CSV oder Google Sheets.

Laden Sie Ihre Vorlage und Ihre Tabelle hoch.
Platzieren Sie jede Spalte auf der Seite oder ordnen Sie sie einem Formularfeld zu, und sehen Sie sich eine beliebige Zeile in der Vorschau an.
Erzeugen Sie eine Datei pro Zeile (oder ein gemeinsames PDF), mit Dateinamen aus Ihren Spalten.
Laden Sie die Dateien herunter, oder senden Sie jede als Anhang an ihren Empfänger, mit personalisiertem Betreff und Text.

Das deckt die Zertifikate, Rechnungen, Verträge und Formulare aus der Liste oben ab und löst die zwei Word-Probleme, nach denen am häufigsten gefragt wird: ein PDF pro Datensatz und ein persönlicher Anhang für jede E-Mail. Mit dem kostenlosen Plan erstellen Sie 100 Dokumente pro Monat (mit Wasserzeichen), ohne Kreditkarte.

Starten Sie einen PDF-Serienbrief in Ihrem Browser, oder, wenn Ihre Vorlage ein Word-Brief ist, beginnen Sie stattdessen mit einer Word-Vorlage.