¿Para qué sirve la combinación de correspondencia? 10 usos habituales y ventajas

La combinación de correspondencia se usa siempre que el mismo documento tiene que llegar a muchas personas con datos distintos. Los cinco usos más habituales son las cartas modelo, los correos electrónicos personalizados, las etiquetas de correo y los sobres, los certificados, y las facturas o los extractos. Usted redacta una sola plantilla, guarda los datos variables (nombre, dirección, importe, fecha) en una hoja de cálculo, y cada fila se convierte en su propio documento terminado.

Si primero quiere conocer los fundamentos de cómo funciona, lea ¿Qué es la combinación de correspondencia?. Este artículo es la parte práctica: diez cosas que la gente realmente hace con la combinación de correspondencia, qué datos necesita cada una, cuánto trabajo le ahorra y dónde llega a sus límites.

10 usos de la combinación de correspondencia

Para cada uso se indica el documento que se obtiene, las columnas que necesita su hoja de cálculo y el trabajo manual que sustituye. La regla general es la misma para todos: una fila de la hoja de cálculo equivale a un destinatario, y una columna equivale a un dato que cambia.

1. Cartas modelo

Documento: avisos a clientes, cartas de cambio de precios, cartas de agradecimiento a donantes, cartas de admisión o aceptación, avisos a inquilinos.
Datos: tratamiento, nombre, apellidos, calle, ciudad, código postal, más uno o dos datos que cambian para cada persona (importe, fecha, número de referencia).
Lo que ahorra: escribir a mano el bloque de dirección y el saludo de cada carta, y revisar el mismo texto una y otra vez. Usted aprueba un solo texto y todas las copias coinciden con él.

En Word, este es el tipo clásico Cartas de Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia, donde Bloque de direcciones y Línea de saludo hacen la mayor parte del trabajo. Nuestra guía de cartas personalizadas con combinación de correspondencia lo explica paso a paso.

2. Correos electrónicos personalizados

Documento: invitaciones a eventos, recordatorios, seguimientos, avisos de cuenta, enviados como correos individuales en lugar de un solo mensaje con una larga lista en CCO.
Datos: una columna con la dirección de correo electrónico, el nombre y cualquier dato al que haga referencia el texto (fecha de la cita, nombre del curso, saldo pendiente).
Lo que ahorra: copiar, pegar y editar el mismo correo para cada persona. Cada destinatario recibe un mensaje individual con sus propios datos, y nadie ve la dirección de los demás.

3. Etiquetas de correo y sobres

Documento: hojas de etiquetas de dirección para un envío postal, o sobres impresos.
Datos: nombre y dirección repartidos en columnas separadas (nombre, calle, ciudad, código postal, país). Una dirección completa en una sola celda es difícil de maquetar limpiamente.
Lo que ahorra: escribir a mano o teclear cientos de direcciones. La opción Etiquetas de Word ya conoce el formato de los productos de etiquetas más comunes, así que cada registro cae en su propia etiqueta de la hoja.

4. Certificados y premios

Documento: certificados de finalización de curso, certificados de formación, certificados de asistencia, premios y diplomas.
Datos: nombre del participante, título del curso o del evento, fecha de finalización y, opcionalmente, una puntuación, una calificación o un número de certificado.
Lo que ahorra: abrir un certificado diseñado 200 veces para cambiar el nombre. Los certificados suelen ser un PDF diseñado, así que a menudo se trata de una combinación de correspondencia en PDF y no en Word. Consulte nuestro creador de certificados para ver cómo funciona.

5. Facturas, extractos y recibos

Documento: facturas, extractos de cuenta mensuales, recibos de donaciones, avisos de cuotas de socio.
Datos: nombre y dirección del cliente, número de factura o de recibo, fechas de emisión y de vencimiento, importes. Calcule primero los totales en la hoja de cálculo, para que la plantilla solo tenga que mostrarlos.
Lo que ahorra: volver a teclear cifras, que es donde se cometen los errores caros. Los números salen directamente de sus registros.

6. Acreditaciones, entradas y tarjetas de mesa

Documento: acreditaciones para congresos, pases de entrada, tarjetas de mesa, varios por hoja impresa.
Datos: nombre, organización, cargo o tipo de entrada y número de asiento o de mesa.
Lo que ahorra: editar cada acreditación a mano la noche antes de un evento. Cuando cambia la lista de asistentes, actualiza la hoja de cálculo y vuelve a ejecutar la combinación de correspondencia.

7. Contratos y formularios rellenados

Documento: contratos de trabajo, contratos de alquiler, cartas de encargo, acuerdos de confidencialidad y formularios oficiales, como formularios fiscales o solicitudes.
Datos: nombres de las partes, direcciones, fechas de inicio, importes, números de identificación o de expediente.
Lo que ahorra: rellenar los mismos campos una y otra vez, y las erratas que eso conlleva. Los formularios que ya existen como PDF rellenables se pueden rellenar campo por campo desde la hoja de cálculo en lugar de volver a teclearlos.

8. Boletines de notas y cartas a las familias

Documento: informes de evaluación, boletines de notas, cartas a las familias, autorizaciones, carnés de estudiante.
Datos: nombre del alumno, clase, notas por asignatura, comentario del profesor, nombre y correo electrónico del padre, la madre o el tutor.
Lo que ahorra: copiar las notas del cuaderno de calificaciones a un boletín por alumno. La hoja de calificaciones que ya lleva se convierte en el origen de datos.

9. Directorios y catálogos

Documento: directorios de personal o de socios, listas de teléfonos, listados de antiguos alumnos, catálogos de productos y listas de precios sencillos.
Datos: una fila por entrada (nombre, departamento, teléfono, correo electrónico, o bien producto, descripción, precio).
Lo que ahorra: dar formato a mano a una lista larga. Aquí el resultado es un único documento con todos los registros, no un documento por registro. En Word es el tipo Directorio.

10. Hojas de cálculo personalizadas

Documento: hojas de precios por cliente, informes de ventas por región, resúmenes por empleado, entregados como archivos de Excel con fórmulas que funcionan.
Datos: una fila por cliente, región o empleado, con las cifras que van en su hoja.
Lo que ahorra: la rutina mensual de Guardar como, pegar, cambiar el nombre y repetir. Word no puede producir hojas de cálculo, así que hace falta una herramienta que combine Excel con Excel. Nuestra guía de combinación de correspondencia en Excel lo explica en detalle.

Ventajas de la combinación de correspondencia

El esfuerzo ya no crece con la lista. Preparar 20 cartas y 2.000 cartas lleva el mismo trabajo: una plantilla, una hoja de cálculo. Solo la impresión o el envío tardan más.
Menos errores. Los nombres, los importes y las fechas salen de los datos en lugar de teclearse de nuevo. Si algo está mal, lo corrige una vez en la plantilla o en la hoja de cálculo y vuelve a ejecutar la combinación de correspondencia.
Coherencia. Todos los documentos tienen el mismo diseño y el mismo texto aprobado. Nadie edita su copia de forma ligeramente distinta.
Personal en lugar de genérico. Cada lector ve su propio nombre y sus propias cifras, y los correos salen de uno en uno y no como un mensaje de grupo.
Reutilizable. El mes siguiente conserva la plantilla, cambia la lista por la nueva y la vuelve a ejecutar.
Una única fuente de verdad. La hoja de cálculo contiene los datos y la plantilla contiene el texto. Nunca tendrá 200 archivos ligeramente distintos que mantener sincronizados.

Límites y desventajas

La combinación de correspondencia no está libre de complicaciones. Estos son los problemas con los que más se encuentra la gente, sobre todo en Microsoft Word:

Sus datos tienen que estar limpios. Las celdas vacías, las filas duplicadas y las columnas incoherentes aparecen en todos los documentos. Dedique cinco minutos a la hoja de cálculo antes de empezar.
Los números y las fechas pueden perder su formato. Word a menudo muestra un importe de Excel como 1234,5 en lugar de 1.234,50, o una fecha en el formato equivocado. La solución es un modificador de campo como \# "#.##0,00" o \@ "d 'de' MMMM 'de' yyyy", añadido en el código de campo (Alt+F9 muestra y oculta los códigos de campo).
Word le da un único documento grande. Finalizar y combinar > Editar documentos individuales pone todos los registros en un solo archivo. Guardar cada registro como un PDF independiente requiere una macro o un complemento.
Word no puede adjuntar un PDF a cada correo. Enviar mensajes de correo electrónico envía su carta como cuerpo del correo (o como archivo de Word adjunto), no puede adjuntar un PDF ni ningún otro archivo personal a cada mensaje y necesita Outlook como aplicación de correo predeterminada.
Necesita Word de escritorio. Word para la Web no puede ejecutar una combinación de correspondencia. Word para Windows y Word para Mac tienen ambos la pestaña Correspondencia.
La configuración solo compensa a partir de cierto volumen. Para cinco cartas, escribirlas puede ser más rápido. La combinación de correspondencia sale ganando cuando la lista crece o la tarea se repite.
La lógica compleja se vuelve engorrosa. Las Reglas de Word (Si... Entonces... Sino..., Omitir registro si...) resuelven variaciones sencillas, pero los documentos cuyo contenido cambia mucho de una persona a otra son difíciles de mantener como una sola plantilla.

Cómo hacer estas combinaciones de correspondencia en MailMergic

MailMergic está pensado precisamente para estos casos de uso y elimina la mayoría de los límites anteriores. Funciona en el navegador, así que no necesita tener Word instalado ni ningún complemento. Su plantilla puede ser un PDF (incluidos los formularios PDF rellenables), un archivo .docx de Word, un libro de Excel o una imagen, y sus datos pueden venir de Excel, CSV o Google Sheets.

Suba su plantilla y su hoja de cálculo.
Coloque cada columna en la página, o asígnela a un campo de formulario, y revise la vista previa de cualquier fila.
Genere un archivo por fila (o un único PDF combinado), con nombres de archivo tomados de sus columnas.
Descargue los archivos, o envíe cada uno por correo electrónico a su destinatario como archivo adjunto, con un asunto y un mensaje personalizados.

Eso cubre los certificados, las facturas, los contratos y los formularios de la lista anterior, y resuelve los dos problemas de Word por los que más se pregunta: un PDF por registro y un archivo adjunto personal en cada correo. El plan gratuito le permite crear 100 documentos al mes (con marca de agua), sin tarjeta de crédito.

Empiece una combinación de correspondencia en PDF en su navegador o, si su plantilla es una carta de Word, empiece con una plantilla de Word.