Des personnes de professions différentes doivent envoyer le même document avec le même texte à plusieurs personnes chaque jour. Ces documents ont également la même conception et la même disposition du contenu, mais avec des noms et des adresses différents. Une façon évidente de créer de telles lettres est de les créer toutes individuellement, en appliquant le même effort encore et encore. Une autre solution pourrait consister à créer automatiquement de tels documents. Cette tâche peut facilement être automatisée en utilisant la fonction de fusion de courrier d’un traitement de texte tel que Microsoft Word .
Table des matières
- Qu’est-ce que la fusion de courrier ?
- Qu’est-ce que la fusion de courrier dans Word ?
- Quels types de documents pouvez-vous créer à l’aide de Mail Merge ?
- Conclusion
Qu’est-ce que la fusion de courrier ?
Imaginez que Noël approche. En prévision des vacances, vous souhaitez écrire une lettre de vacances et l’envoyer à vos parents, collègues, amis, copains et connaissances. Vous avez compté 25 personnes. L’utilisation d’un traitement de texte ordinaire sera difficile car vous devrez copier et coller chaque message un par un dans une lettre ouverte. Cela vous prendra un certain temps. Pour accélérer ce processus, vous pouvez écrire une lettre et créer une fusion postale avec 25 salutations différentes (Chère Anne, Cher Louren, Chère Faith, Cher Arnold, etc.).
Enfin, avec une fusion postale, vous pouvez gagner du temps et créer rapidement un document PDF personnalisé avec un minimum d’efforts. Vous n’avez pas besoin de copier chaque lettre et de réécrire les noms et les adresses. La fusion postale automatise le processus d’insertion de données uniques dans le document. La fusion de courrier fonctionne en reliant une base de données à votre document. La base de données contient des éléments uniques (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), et le document est une lettre, une étiquette, une facture ou tout autre fichier.
Qu’est-ce que la fusion de courrier dans Word ?
Fusion de courrier est une fonctionnalité de Mirosoft Word et de la plupart des autres applications de traitement de texte. Il permet aux utilisateurs d’envoyer le même document ou la même lettre à des dizaines de destinataires. Cette fonctionnalité vous permet également de connecter un modèle de formulaire unique à une source de données. La source contient des données de destinataire prédéfinies et prises en charge, telles qu’un nom ou une adresse.
Microsoft Word
est un outil qui permet de remplacer facilement une partie d’un document par des éléments de données uniques.
En d’autres termes, la« fusion postale » est une fonction qui vous permet de créer rapidement des documents personnalisés à partir d’une source de données existante (comme une feuille de calcul Excel). Par exemple, si vous disposez d’un modèle de formulaire, vous pouvez remplir des données personnalisées. Vous pouvez ensuite l’envoyer par courrier électronique à chaque personne sous forme de document PDF. (Pour savoir ce qu’est un fichier PDF et comment l’utiliser, lisez notre article précédent .)
Quels types de documents pouvez-vous créer à l’aide de Mail Merge ?
- Factures – Si vous êtes un travailleur indépendant et que vous travaillez pour diverses entreprises, vous devez envoyer des factures à vos clients pour être payé. Si vous avez 10 projets différents ou plus, l’utilisation de Mail Merge à cette fin est très pratique.
- Lettres de remerciement – Si vous aimez la façon dont vos employés travaillent dans votre entreprise, vous pouvez leur envoyer des lettres d’appréciation personnalisées. Vous pourrez ainsi mettre en valeur les mérites de la personne et ses contributions à l’entreprise. L’objectif d’un tel document est de faire en sorte que l’employé se sente important. Cela permet de garder un professionnel de valeur dans l’entreprise et de le motiver à travailler de manière encore plus productive.
- Badges nominatifs – Si vous organisez une réunion d’affaires pour 100 personnes ou plus, vous donnerez à chaque invité un badge nominatif à l’entrée. Les invités peuvent rapidement s’identifier et leur poser les bonnes questions.
- Formulaires fiscaux pour les employés – Si votre entreprise emploie des salariés, vous devez remplir chaque mois des formulaires fiscaux auprès de l’IRS. Vous pouvez le faire rapidement et sans perdre de temps si vous utilisez Mail Merge.
- Enveloppes -Vous pouvez créer des enveloppes sur lesquelles sont imprimées des informations spécifiques (comme l’adresse) sans avoir à les écrire individuellement.
- Formulaires de candidature des étudiants – Si vous enseignez dans une université ou un collège, vous devez remplir des milliers de formulaires pour vos étudiants, par exemple lors des examens d’entrée annuels. Mail Merge rend ce processus beaucoup plus facile. Vous n’avez pas à copier et coller le texte à la main, mais il vous suffit d’entrer les noms des élèves et le programme les remplira automatiquement.
- Courriel – C’est un moyen simple et rapide d’envoyer un courrielpersonnalisé à un large public.
- Étiquettes – Les étiquettes sont idéales pour l’envoi de documents et la transmission d’informations aux clients sur divers sujets.
- Affiches – Si vous êtes acteur, danseur ou musicien, vous devez créer des affiches de qualité pour annoncer vos concerts dans différentes villes à différentes dates. Une affiche bien conçue et de qualité attirera un nouveau public. Et le succès ne se fera pas attendre.
- Certificats de cours – Lorsque vous donnez un cours, à la fin de votre formation, vous remettez généralement des certificats d’achèvement de cours à vos étudiants. Le certificat comprend le nom de l’étudiant, le résultat de l’examen et plus encore.
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Envois en vrac
– Si vous avez votre propre magasin de fleurs et que vous recevez 500 commandes de bouquets différents par semaine. Vous devez inscrire le nom et l’adresse de chaque destinataire sur chaque colis. Chaque fois, vous joignez des cartes postales avec le même texte. Par exemple :
« Cher Samanta, nous sommes heureux de vous faire plaisir avec nos fleurs fraîches et magnifiques. Que votre journée soit plus belle et plus lumineuse ! Et que votre humeur soit plus festive ! Merci de nous avoir choisis. Dolce Studio ».
Vous devez donc coller le même texte à chaque client et ne changer que le nom et l’adresse pour la livraison par coursier. Vous pouvez utiliser Mail Merge pour rédiger ces cartes pour les envois en nombre.
Conclusion
La fusion postale combine un document avec une source de données, pour générer des enveloppes pré-adressées ou des étiquettes de publipostage, par exemple. Il importe les données d’une source distincte, telle qu’une feuille de calcul. Il remplit ensuite les espaces vides de la lettre avec les informations requises pour chaque destinataire. Certains traitements de texte peuvent insérer le contenu d’une base de données, d’une feuille de calcul ou d’un tableau dans des documents texte.
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