Qu’est-ce que la fusion de courrier ?

Les personnes exerçant différentes professions doivent envoyer chaque jour le même document avec le même texte à plusieurs personnes. Ces documents ont également la même conception et la même disposition du contenu, mais avec des noms et des adresses différents. Une façon évidente de créer de telles lettres est de les créer toutes individuellement, en déployant les mêmes efforts à chaque fois. Une autre solution pourrait être un moyen de créer automatiquement ces documents. Cette tâche peut facilement être automatisée en utilisant la fonction de publipostage dans un traitement de texte comme Microsoft Word.

Table des matières

• Qu’est-ce que la fusion de courrier ?
• Qu’est-ce que la fusion de courrier dans Word ?
• Quels types de documents pouvez-vous créer à l’aide de Mail Merge ?
• Comment faire un publipostage ?
• Questions fréquentes
• Conclusion

Qu’est-ce que la fusion de courrier ?

Imaginez que Noël approche. En prévision des vacances, vous souhaitez écrire une lettre de vacances et l’envoyer à vos parents, collègues, amis, copains et connaissances. Vous avez compté 25 personnes. L’utilisation d’un traitement de texte ordinaire sera difficile car vous devrez copier et coller chaque message un par un dans une lettre ouverte. Cela vous prendra un certain temps. Pour accélérer ce processus, vous pouvez écrire une lettre et créer un publipostage dans Word avec 25 formules de salutation différentes (Cher Anne, Cher Louren, Cher Faith, Cher Arnold, etc.).
Enfin, avec une fusion postale, vous pouvez gagner du temps et créer rapidement un document PDF personnalisé avec un minimum d’efforts. Vous n’avez pas besoin de copier chaque lettre et de réécrire les noms et les adresses. La fusion postale automatise le processus d’insertion de données uniques dans le document. La fusion de courrier fonctionne en reliant une base de données à votre document. La base de données contient des éléments uniques (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), et le document est une lettre, une étiquette, une facture ou tout autre fichier.

Qu’est-ce que la fusion de courrier dans Word ?

Fusion de courrier est une fonctionnalité de Microsoft Word et de la plupart des autres applications de traitement de texte. Il permet aux utilisateurs d’envoyer le même document ou la même lettre à des dizaines de destinataires. Cette fonctionnalité vous permet également de connecter un modèle de formulaire unique à une source de données. La source contient des données de destinataire prédéfinies et prises en charge, telles qu’un nom ou une adresse.
Microsoft Word est un outil qui permet de remplacer facilement une partie d’un document par des éléments de données uniques.

En d’autres termes, le «publipostage» est une fonctionnalité qui vous permet de créer rapidement des documents personnalisés à partir d’une source de données existante (comme une feuille de calcul Excel). Par exemple, si vous avez un modèle de formulaire, vous pouvez y insérer des données personnalisées. Vous pouvez ensuite l’envoyer par e-mail à chaque personne sous forme de document PDF. (Pour en savoir plus sur ce qu’est un fichier PDF et comment l’utiliser, consultez notre article précédent.)

Quels types de documents pouvez-vous créer à l’aide de Mail Merge ?

• Factures – Si vous êtes un travailleur indépendant et que vous travaillez pour différentes entreprises, vous devez envoyer des factures à vos clients pour être payé. Si vous avez 10 projets différents ou plus, l’utilisation du publipostage à de telles fins est très pratique.
• Lettres de remerciement – Si vous appréciez la façon dont vos employés travaillent dans votre entreprise, vous pouvez envoyer des lettres de remerciement personnalisées. De cette façon, vous pouvez mettre en évidence les mérites de la personne et ses contributions à l’entreprise. Le but d’un tel document est de faire en sorte que l’employé se sente important. Cela permet de conserver un professionnel précieux dans l’entreprise et de le motiver à travailler encore plus efficacement.

• Bulletins de paie et documents RH – Si votre entreprise a des employés, vous produisez chaque mois des bulletins de paie, des attestations et d’autres documents personnalisés. Avec le publipostage, vous les créez tous en une seule fois au lieu de les remplir un par un.
• Enveloppes -Vous pouvez créer des enveloppes sur lesquelles sont imprimées des informations spécifiques (comme l’adresse) sans avoir à les écrire individuellement.
• Formulaires de candidature des étudiants – Si vous enseignez dans une université ou un collège, vous devez remplir des milliers de formulaires pour vos étudiants, par exemple lors des examens d’entrée annuels. Le publipostage facilite grandement ce processus. Vous n’avez pas à copier et coller du texte à la main, mais simplement à saisir les noms des étudiants, et le programme les remplira automatiquement.

• Affiches – Si vous êtes un acteur, un danseur ou un musicien, vous devez créer des affiches de qualité pour annoncer vos concerts dans différentes villes à différentes dates. Une affiche magnifiquement et correctement conçue attirera un nouveau public. Et le succès ne se fera pas attendre.
• Certificats de cours – Lorsque vous enseignez un cours, à la fin de votre formation, vous remettez généralement des certificats de fin de cours à vos étudiants. Le certificat comprend le nom de l’étudiant, le résultat de l’examen et plus encore.

• Expéditions en gros – Si vous avez votre propre magasin de fleurs et que vous recevez 500 commandes de bouquets différents par semaine. Vous devez écrire le nom et l’adresse de chaque destinataire sur chaque colis. Chaque fois, vous joignez des cartes postales avec le même texte. Par exemple :
  
  « Cher Samanta, nous sommes heureux de vous faire plaisir avec nos fleurs fraîches et magnifiques. Que votre journée soit plus belle et plus lumineuse ! Et que votre humeur soit plus festive ! Merci de nous avoir choisis. Dolce Studio ».
  
  Vous devez donc coller le même texte à chaque client et ne changer que le nom et l’adresse pour la livraison par coursier. Vous pouvez utiliser Mail Merge pour rédiger ces cartes pour les envois en nombre.

Comment faire un publipostage ?

Le processus est très similaire dans presque tous les outils. En résumé, voici les étapes :

1. Préparez votre source de données. Créez une feuille de calcul Excel ou Google Sheets avec une colonne par champ variable (nom, adresse, montant, etc.) et une ligne par destinataire.
2. Créez le modèle de document. Rédigez la lettre, le certificat ou la facture dans Word et insérez des champs de fusion là où les informations personnalisées doivent apparaître.
3. Reliez les données au modèle. Associez la feuille de calcul au document et faites correspondre chaque colonne à son champ.
4. Vérifiez un aperçu. Contrôlez quelques enregistrements pour repérer les erreurs, comme des dates ou des montants mal formatés.
5. Générez et envoyez les documents. Créez tous les documents en une seule fois, imprimez-les ou envoyez-les par e-mail sous forme de pièces jointes PDF personnalisées.

Pour voir le processus en détail, consultez notre guide étape par étape du publipostage dans Microsoft Word. Et si vous préférez ne pas dépendre de Word ni des macros, avec le publipostage en ligne de MailMergic vous téléversez votre modèle et votre fichier Excel, puis générez et envoyez les PDF personnalisés directement depuis votre navigateur.

Questions fréquentes

De quoi ai-je besoin pour faire un publipostage ?

De deux choses seulement : un document modèle (par exemple une lettre dans Word) et une source de données contenant les informations de vos destinataires, généralement une feuille de calcul Excel ou Google Sheets.

Puis-je envoyer les documents fusionnés par e-mail au format PDF ?

Oui. Word seul rend cela difficile (il faut des macros), mais des outils comme MailMergic génèrent chaque document en PDF et l’envoient automatiquement en pièce jointe personnalisée à chaque destinataire. Nous expliquons les détails dans notre FAQ.

Le publipostage sert-il uniquement aux lettres ?

Non. Vous pouvez créer des étiquettes, des enveloppes, des factures, des certificats, des badges et tout document combinant une mise en page fixe et des données variables.

Faut-il savoir coder ?

Non. Les outils de publipostage modernes fonctionnent sans code : préparez votre feuille de calcul, téléversez votre modèle, et le reste est automatique.

Conclusion

La fusion postale combine un document avec une source de données, pour générer des enveloppes pré-adressées ou des étiquettes de publipostage, par exemple. Il importe les données d’une source distincte, telle qu’une feuille de calcul. Il remplit ensuite les espaces vides de la lettre avec les informations requises pour chaque destinataire. Certains traitements de texte peuvent insérer le contenu d’une base de données, d’une feuille de calcul ou d’un tableau dans des documents texte.

Prêt à créer vos propres documents personnalisés ? Avec MailMergic, vous combinez votre modèle Word avec vos données Excel et envoyez les PDF obtenus par e-mail, le tout en ligne et sans rien installer.

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