Un documento cada vez: escribe los datos, sin hoja de cálculo

No todos los documentos van a cien personas. Un concesionario rellena los mismos papeles de venta para cada comprador. Recursos humanos prepara una solicitud de vacaciones cada vez que alguien la pide. Una asesora de créditos completa la misma solicitud mientras el cliente está sentado frente a ella. Una persona, un documento, y lo necesitas ya.

Hasta ahora, MailMergic pedía una hoja de cálculo incluso en ese caso. Así que muchos de ustedes hicieron lo lógico: abrir el archivo de la última vez, sobrescribir la única fila con los datos de la nueva persona, guardarlo como «comprador (12).xlsx» y volver a subirlo. Funciona, pero es un rodeo cada vez.

Ahora puedes saltarte la hoja de cálculo. Escribe los datos en MailMergic y tu plantilla se rellena exactamente igual que con un archivo.

Dónde encontrarlo

La opción aparece en cuanto has creado uno o dos documentos con una plantilla. Cuando están listos, el paso Descargar te pregunta ¿El siguiente?, con la frase «El mismo documento para otra persona.» Haz clic en Escribir el siguiente y vuelves al paso Hoja de cálculo con el formulario abierto.

También puedes abrirlo tú en el paso Hoja de cálculo. Al pie de la tarjeta que muestra tu archivo, haz clic en Añadir datos a mano. Si tu último archivo tenía una sola entrada, el enlace dice Escribir el siguiente. Una vez que lo hayas usado, se queda en esa tarjeta en todas tus plantillas.

Cómo funciona

El formulario Escriba los datos tiene una casilla para cada dato que necesita tu plantilla: el nombre, la fecha, la dirección, todo lo que colocaste en la página. Debajo, en También en su hoja de cálculo, están las columnas que no se imprimen pero que igual importan, como la dirección de correo a la que envías el documento o la columna que usas para el nombre del archivo.

Si tu último documento era para una sola persona, el formulario empieza con sus datos y solo cambias lo que sea diferente. Una nota arriba te dice de quién son esos datos, y Empezar en blanco vacía el formulario si prefieres empezar de cero. Las casillas que aún no has rellenado aparecen como Aún vacío, y Mostrar solo los campos vacíos oculta todo lo que ya está hecho.

Los formularios oficiales pueden tener decenas de casillas. Cuando hay muchas, Buscar un campo te deja escribir parte de un nombre, como «teléfono» o «fecha de nacimiento», y muestra solo las casillas que coinciden.

Cuando termines, haz clic en Siguiente. Tus datos pasan al paso Editar igual que una hoja de cálculo, así que ves el documento rellenado antes de crearlo. Después lo descargas o lo envías por correo en el paso Descargar, como siempre. MailMergic guarda lo que escribiste en un pequeño archivo con el nombre del primer dato, por ejemplo «Maria Lopez (escrito)», para que la próxima vez el formulario empiece desde ahí.

¿Has cambiado de idea? Subir una hoja de cálculo te devuelve a la zona de carga. Y para las listas no cambia nada: suelta tu hoja de cálculo y obtienes un documento por fila, como siempre.

Dónde ayuda

• Papeles de venta. Contratos de compraventa y formularios de matriculación para cada comprador, rellenados mientras espera.
• Solicitudes. Solicitudes de préstamo, de ayudas o de permisos que completas para un cliente cada vez.
• Formularios de RR. HH. Solicitudes de vacaciones, formularios de incorporación y cartas para un solo empleado.
• Certificados a demanda. Un certificado de finalización para el único alumno que terminó esta semana.

Pruébalo

Escribir los datos ya está disponible para todas las cuentas de MailMergic. Crea un documento con tu plantilla y luego haz clic en Escribir el siguiente. ¿Eres nuevo en MailMergic? Sube un PDF y empieza gratis, o mira cómo funciona la combinación de correspondencia con PDF.