Rechnungen direkt in die Buchhaltung: E-Mail-Adresse hinterlegen

Rechnungen haben die Angewohnheit, zur kleinen monatlichen Pflichtaufgabe von irgendwem zu werden. Die Abbuchung läuft, die Rechnung wartet im Konto, und irgendwann muss sich jemand daran erinnern, sich einloggen, das PDF herunterladen und weiterleiten. Meistens ist dieses Jemand Sie, meistens fragt die Buchhaltung danach, und meistens passiert es eine Woche später, als es praktisch gewesen wäre.

Das können Sie jetzt abgeben. Hinterlegen Sie eine Rechnungs-E-Mail in Ihrem Konto, und nach jeder Abbuchung schicken wir die Rechnung automatisch als PDF an diese Adresse.

So funktioniert es

Öffnen Sie Ihre Seite Abrechnung, dort finden Sie das Feld Rechnungs-E-Mail. Adresse eintragen, an die die Rechnungen gehen sollen, speichern. Das war die gesamte Einrichtung.

Ab dann wird bei jeder erfolgreichen Zahlung die zugehörige Rechnung als PDF-Anhang an diese Adresse geschickt. Nichts zu merken, nichts herunterzuladen, nichts, das im Konto darauf wartet, bemerkt zu werden.

Die Adresse ist von Ihrer Anmeldeadresse getrennt, und genau darum geht es. Ihr Login bleibt Ihrer, und der Papierkram geht dorthin, wo Papierkram bei Ihnen hingeht: in ein Buchhaltungspostfach, zur Steuerkanzlei, an eine gemeinsame Finanzadresse oder in den Ordner, den Ihr Dokumentenmanagement überwacht.

Vollkommen freiwillig

Lassen Sie das Feld leer, ändert sich nichts. Es kommt keine zusätzliche E-Mail, und Ihre Rechnungen bleiben wie bisher in Ihrem Konto zum Herunterladen bereit. Das hier schalten Sie ein, weil es Ihnen einen Schritt spart, es passiert Ihnen nicht einfach.

Wo es hilft

• Die Buchhaltung sind nicht Sie: die Rechnung erreicht die zuständige Person ohne Weiterleitung dazwischen
• Buchhaltung läuft über ein Postfach: viele Kanzleien und Buchhaltungstools arbeiten mit einer eigenen Adresse, und das PDF landet direkt dort
• Belege müssen abgelegt werden: ein PDF, das von selbst ankommt, können Sie am selben Tag ablegen, statt es zum Quartalsende zu rekonstruieren
• Niemand hat den Zugang: wer die Rechnung braucht, hat oft gar kein Konto, und braucht jetzt auch keins

Einmal einstellen

Es dauert etwa zehn Sekunden, und danach denken Sie nie wieder daran. Öffnen Sie Ihre Abrechnungsseite, tragen Sie die Adresse ein, und lassen Sie die Rechnungen von hier an ihren Weg allein finden.