MailMergic in Google Sheets: Serienbrief starten, ohne die Tabelle zu verlassen

Wenn Ihre Daten in Google Sheets liegen, gingen die ersten Minuten jedes Auftrags bisher für Nebensächliches drauf. Tabelle herunterladen. Im Download-Ordner suchen. Tab wechseln. Hochladen. Und hoffen, dass es die richtige Fassung war, denn die vom Dienstag liegt schließlich auch noch dort.

Das MailMergic-Add-on für Google Sheets schneidet diese Strecke heraus. Einmal installieren, und es erscheint im Erweiterungen-Menü jeder Tabelle, die Sie öffnen. Die Seitenleiste liest die Tabelle, die Sie gerade vor sich haben, zeigt Ihnen, was sie gefunden hat, und übergibt Ihre Zeilen an den MailMergic-Assistenten.

So funktioniert es

Einmal über den Google Workspace Marketplace installieren. Kostenlos, mit jedem Google-Konto nutzbar, und danach ist nichts einzurichten.

Ab dann öffnen Sie eine beliebige Tabelle und wählen Erweiterungen, dann MailMergic. Rechts geht die Seitenleiste auf und liest die Tabelle, die vor Ihnen liegt: wie viele Zeilen sie enthält und welche Spalten gefunden wurden, jeweils mit Namen aufgelistet, damit Sie auf einen Blick bestätigen können, dass die richtige Tabelle gemeint ist.

Danach sind es zwei Schritte. Die Seitenleiste exportiert die Tabelle, in der Sie sich befinden, und öffnet MailMergic mit diesen Daten. Sie landen im Assistenten genau an der Stelle, an der Sie Ihre Vorlage wählen und Ihre Felder platzieren. Also bei dem, weswegen Sie gekommen sind.

Was es sehen kann und was nicht

Das Add-on ist auf die Tabelle beschränkt, in der es geöffnet ist. Das ist keine Absichtserklärung von uns, sondern die Berechtigung, die es anfordert: Googles spreadsheets.currentonly-Bereich, der ein Add-on auf genau die Datei beschränkt, in der Sie es geöffnet haben. Es kann Ihr Drive nicht durchsuchen, Ihre anderen Tabellen nicht sehen, und es verlangt auch keinen Zugriff darauf.

Innerhalb dieser einen Tabelle liest das Add-on Ihre Zeilen und übergibt sie an den Assistenten. Am Inhalt Ihrer Tabelle ändert es nichts, Ihre Daten gehen also in eine Richtung: aus der Tabelle in den Serienbrief, den Sie gerade aufsetzen.

Wo es hilft

• Die Tabelle ist die verlässliche Quelle: eine Liste, die jemand laufend pflegt, die Antworten eines Anmeldeformulars, ein Tracker, an dem mehrere arbeiten. Nehmen Sie den aktuellen Stand, ohne eine Kopie zu erzeugen, die sofort zu veralten beginnt
• Sie machen das jeden Monat: gleiche Tabelle, neue Zeilen. Zwei Klicks von der Tabelle in den Assistenten statt jedes Mal Download und Upload
• Formulare speisen Ihre Dokumente: Antworten aus Google Forms landen in einer Tabelle, und diese Tabelle ist einen Menüpunkt davon entfernt, zu Zertifikaten, Bestätigungen oder Briefen zu werden
• Sie arbeiten an einem geteilten Rechner: es wird nichts heruntergeladen, also bleibt auch nichts in einem Download-Ordner zurück, der nicht nur Ihnen gehört

Installieren

Das Add-on ist im Google Workspace Marketplace gelistet und mit einem Klick installiert. Danach ist es einfach da, in jeder Tabelle, immer dann, wenn aus den Zeilen vor Ihnen Dokumente werden sollen.

MailMergic-Add-on für Google Sheets installieren und den nächsten Serienbrief aus der Tabelle starten, die ohnehin schon offen ist.