Faturas direto para a contabilidade: adicione um e-mail de cobrança
Faturas têm o dom de virar a pequena tarefa mensal de alguém. A cobrança passa, a fatura fica esperando na conta e, em algum momento, alguém precisa lembrar que ela existe, fazer login, baixar o PDF e encaminhar. Normalmente esse alguém é você, normalmente quem pede é a contabilidade e normalmente isso acontece uma semana depois do momento em que teria sido conveniente.
Agora dá para delegar. Adicione um e-mail de cobrança à sua conta e, depois de cada cobrança, enviamos a fatura em PDF para esse endereço automaticamente.
Como funciona
Abra sua página de Cobrança e você encontra o campo E-mail de cobrança. Digite o endereço para onde as faturas devem ir e salve. Essa é toda a configuração.
A partir daí, toda vez que um pagamento é concluído, a fatura correspondente vai para esse endereço como anexo em PDF. Nada para lembrar, nada para baixar, nada esperando em uma conta até alguém reparar.
O endereço é separado daquele com que você faz login, e é exatamente esse o ponto. Seu acesso continua sendo seu, e a papelada vai para onde a papelada vai na sua organização: uma caixa da contabilidade, um escritório contábil, um endereço financeiro compartilhado ou a pasta que o seu sistema de documentos monitora.
Totalmente opcional
Deixe o campo vazio e nada muda. Nenhum e-mail extra chega, e suas faturas continuam disponíveis para download na sua conta, exatamente como antes. Isso é algo que você liga porque economiza um passo, não algo que simplesmente acontece com você.
Onde ajuda
- A contabilidade não é você: a fatura chega a quem precisa dela sem um encaminhamento no meio
- A contabilidade funciona por caixa de entrada: muitos escritórios e ferramentas contábeis trabalham a partir de um endereço dedicado, e o PDF cai direto lá
- Despesas precisam ser arquivadas: um PDF que chega sozinho é arquivado no mesmo dia em vez de reconstruído no fechamento do trimestre
- Ninguém tem o login: quem precisa da fatura muitas vezes não tem conta, e agora também não precisa ter
Configure uma vez
Leva uns dez segundos e você nunca mais pensa nisso. Abra sua página de Cobrança, adicione o endereço e deixe as faturas seguirem seu caminho sozinhas daqui em diante.