O assistente da MailMergic: descreva sua mala direta e ele a constrói

Toda ferramenta de mala direta pede que você conheça os passos antes de dar o primeiro. Enviar o modelo, anexar os dados, posicionar os campos, conferir uma prévia, escolher as opções, enviar. Se essa sequência já está na sua cabeça, são quatro minutos. Se não está, a primeira tela é uma prova para a qual ninguém lhe deu tempo de estudar.

O novo assistente da MailMergic troca a prova por uma frase. Você descreve o que envia e para quem, solta seus arquivos no chat, e ele prepara tudo junto com você, um passo de cada vez, em palavras comuns. Ele entrou no ar ontem e funciona para todo mundo, inclusive sem conta.

Comece com o que você tem

A maioria das ferramentas presume que você chega com um modelo pronto e uma planilha impecável. O assistente presume bem menos.

• Você tem um PDF. Solte no chat. Ele lê a página e conta o que encontrou.
• Você não tem um PDF. Descreva o que quer enviar e alguns desenhos da galeria de modelos aparecem como cartões ilustrados. Toque em um e ele fica pronto, exatamente como se você o tivesse trazido.
• Você tem uma planilha. Solte também, em qualquer ordem. Uma tabela que chega antes do PDF espera quieta e se anexa sozinha assim que o documento aparece.
• Você não tem uma planilha. Digite ou cole os destinatários direto no chat, na forma em que estiverem. O assistente os organiza em uma lista de verdade, mostra a você, e só transforma em seus dados depois do seu aval.

Se a sua pasta de trabalho tem várias planilhas, ele confere se a selecionada é mesmo aquela cujas colunas combinam com o seu documento, e avisa quando outra parece encaixar melhor.

Ele olha antes de aconselhar

É isso que o torna mais do que uma janela de conversa. Antes de opinar, o assistente examina o seu material real: renderiza a sua página e a lê, tira linhas reais da sua tabela e compara as duas coisas.

Daí decorrem três coisas úteis.

Formulários preenchíveis se preenchem sozinhos. Se o seu PDF traz campos de formulário, como costuma acontecer em requerimentos, ele descobre qual coluna pertence a cada campo e propõe o conjunto inteiro de uma vez. Cada campo aparece em um cartão dentro do chat, então você vê a correspondência completa de relance e muda com um toque o que não concordar. Onde fica em dúvida, deixa o campo vazio em vez de adivinhar.

A tabela inteira é conferida, não só o começo dela. Uma olhada nas primeiras linhas esconde justamente os problemas que estragam uma tiragem de 400 documentos. O assistente lê todas as linhas e relata os valores que não combinam com a coluna: o endereço partido em duas células na linha 87, aquela data escrita num formato que as outras não usam, texto onde deveriam estar números. Tudo volta como uma tabela organizada, com um valor corrigido sugerido sempre que o conserto é evidente.

Você vê um documento real cedo. Assim que seus campos estão ligados e seus dados anexados, ele renderiza a primeira linha sem que você peça, de modo que você olha para um documento pronto em vez de imaginá-lo. Se algo ficou torto na página, ele mesmo pode mover ou redimensionar o campo: propõe as correções, você aprova num cartão pequeno, e então ele renderiza a página de novo e olha o resultado antes de dizer que está resolvido.

Um documento a partir de várias linhas

Duas coisas genuinamente difíceis de descobrir em qualquer ferramenta de mala direta fazem parte natural da conversa aqui.

Agrupar. Às vezes várias linhas vão na mesma página: uma fatura por cliente com todos os itens, um resumo por turma, uma carta por domicílio. Diga ao assistente como as linhas se agrupam e ele deixa o agrupamento pronto, e então explica a única parte que cabe a você, posicionar as linhas repetidas na página. Seus documentos passam a ser contados, e cobrados, uma vez por grupo e não uma vez por linha.

Folhas de etiquetas e crachás. Quando uma página traz várias cópias do mesmo desenho pequeno, linhas consecutivas se despejam nos espaços repetidos e uma folha nova começa assim que eles enchem. Três espaços em uma página e sete linhas dão três folhas, sem você calcular onde cada linha cai.

E-mail, com ensaio geral

Se cada documento deve chegar ao seu próprio destinatário, o assistente cuida também do envio, e nisso ele é propositalmente cuidadoso.

Ele pergunta cedo, e uma vez só, se você quer baixar os arquivos ou enviá-los por e-mail, porque acrescentar o e-mail depois obriga a rodar tudo de novo. Explica em uma linha cada jeito de configurar um remetente, verificar o seu próprio endereço de e-mail, conectar o seu domínio ou conectar o seu servidor de e-mail, diz qual escolheria e por quê, e entrega tudo o que é sensível a um formulário de verdade em vez de pedir códigos ou senhas dentro de uma conversa.

Ele mesmo redige o assunto e o corpo, personalizados com as suas colunas, e coloca os dois em um cartão editável onde você reescreve o que quiser. Depois oferece um e-mail de teste: um documento verdadeiro, montado com os seus dados reais, entregue na sua própria caixa de entrada, para você ver exatamente o que os destinatários verão antes que qualquer um deles veja. Se o envio deve acontecer mais tarde, combinem o momento: os documentos são produzidos agora e os e-mails saem na hora marcada.

Nada sai sozinho. Os e-mails só são enviados depois que você aperta o botão de confirmação no cartão de resumo, nunca no meio de uma conversa. Escrever para os seus destinatários exige um plano pago; o download funciona em todos os planos, inclusive nos gratuitos.

Você continua no comando

O assistente pode preparar. Gerar os documentos é a única ação diante da qual ele sempre para e pergunta. O cartão de resumo lista cada opção, dos nomes de arquivo à compressão e à senha, e ali você muda qualquer uma delas antes de confirmar.

Quando uma resposta termina em uma escolha, as opções aparecem como fichas para tocar, então você raramente digita mais de uma frase. Ele responde no seu idioma e muda assim que você muda. E fica fora do jargão de propósito: nada de marcadores, correspondências ou linhas de cabeçalho, apenas os campos do seu PDF e as colunas da sua tabela.

Também não é um jardim murado. Um botão devolve o seu trabalho ao editor clássico, no exato passo a que você chegou, e um botão no editor traz você de volta ao chat com tudo o que construiu. Suas conversas ficam guardadas, então você pode reabrir uma meses depois e ver como um documento foi montado.

O que ele ainda não faz

O assistente conduz modelos PDF. As malas diretas de Word, Excel e imagem continuam lá e totalmente inalteradas, mas essas você prepara nos editores próprios delas, pelo botão de novo modelo na página inicial. Tudo em volta é compartilhado: as mesmas planilhas, os mesmos e-mails, o mesmo agendamento. Peça uma mala direta do Word ao assistente e ele dirá isso com clareza em uma linha, apontando o editor certo, em vez de fingir ou converter o seu arquivo em outra coisa sem avisar.

Onde ele ajuda

• Na primeira vez. Ninguém lê um manual para uma tarefa que espera terminar em dez minutos. Aqui é o manual que faz as perguntas.
• Na tarefa de duas vezes por ano. Os certificados anuais, a carta anual de aluguel, a tabela de preços da temporada. Tempo suficiente para esquecer cada ajuste, e a conversa lembra por você.
• Em dados que você não coletou. Uma exportação de outro sistema, uma lista mantida por um colega, um formulário desenhado por outra pessoa. A conferência de todas as linhas acha o que uma rolagem rápida nunca acharia.
• Em requerimentos e fichas de inscrição. Tudo que tem muitas caixas preenchíveis, onde o trabalhoso é ligar cada uma a uma coluna.
• Ao passar o trabalho para outra pessoa. Quem nunca tocou na ferramenta descreve a tarefa e chega a um documento pronto sem treinamento prévio.

Experimente

Abra o assistente e descreva o que quer enviar, ou toque no exemplo e veja um percurso completo acontecer na sua frente. Você tem 40 mensagens por dia no plano gratuito e 200 em um plano pago, e não precisa de conta para começar. Criar uma preserva tudo o que você construiu na conversa e ainda dá 25 créditos de bônus para testar em trabalho real.