Le nouvel éditeur de documents : vos données sous les yeux pendant que vous concevez

Placer des champs sur un modèle demandait jusqu'ici une part de devinette. L'éditeur listait les noms de vos colonnes à gauche, mais beaucoup ne remarquaient pas qu'on peut faire glisser ces noms sur la page. Et pendant la mise en page, la page affichait « Prénom », pas ce que la lettre dirait vraiment pour Anna, ou pour la ligne 87 et son nom d'entreprise interminable.

L'éditeur repensé place vos données juste à côté de la page : chaque colonne, avec la vraie valeur de votre feuille de calcul.

Vos colonnes, avec leurs vraies valeurs

Le panneau de gauche présente chaque colonne sous forme de petite carte, avec son nom et la valeur de la ligne en cours. Les nombres et les dates s'affichent dans le format que vous avez choisi, et une cellule vide indique (vide) : une valeur manquante saute aux yeux. Le symbole à gauche de la carte indique le type de valeur (texte, nombre, date, code QR, etc.) ; un clic dessus permet de le changer. Dans un tableau très large, cliquez sur la loupe à côté de Colonnes et tapez une partie du nom.

Faites glisser une colonne sur la page

Faites glisser une carte sur la page. Une petite copie suit votre pointeur, et le champ arrive exactement là où vous relâchez, déjà sélectionné : vous pouvez changer sa taille ou sa police tout de suite. Vous pouvez aussi simplement cliquer sur une carte, et le champ apparaît sur la page que vous regardez.

Une colonne présente sur la page prend une légère teinte turquoise et remonte en tête de liste ; les autres attendent plus bas, sous Pas encore sur la page. Si vous avez utilisé une colonne plusieurs fois, la carte indique combien, par exemple ×2. Un clic sur une colonne placée vous amène à son champ et le sélectionne. Et un champ dont la colonne manque dans votre tableau apparaît en rouge tout en haut, avec Aucune colonne. Choisir.

Parcourez vos lignes

Au-dessus de la page se trouve une barre avec le sélecteur Modifier | Aperçu et la zone de ligne. Celle-ci indique la ligne affichée, par exemple « Ligne 3 sur 124 », avec à côté une valeur comme le nom. Les flèches avancent ou reculent d'une ligne, et le panneau suit.

Pour trouver une personne précise, cliquez sur le texte de la ligne et tapez un nom, une autre valeur ou un numéro de ligne, puis Entrée. La recherche affiche aussi le nom du fichier que recevra le document de cette ligne. Votre feuille figure elle aussi au début de la zone de ligne : vous changez de feuille directement à cet endroit.

Passez sur Aperçu et la page se remplit avec la ligne en cours. La petite flèche à côté propose Valeurs les plus longues : chaque champ affiche l'entrée la plus longue de sa colonne, pour vérifier que même le nom le plus long tient encore.

Une liste de contrôle, seulement quand il le faut

Quand tout est en ordre, Suivant vous fait avancer directement. C'est seulement s'il reste quelque chose à régler qu'une courte liste Avant de générer s'affiche : un champ sans colonne (il resterait vide dans chaque document), des correspondances proposées pour les champs de formulaire de votre PDF qui attendent votre accord, ou des erreurs possibles que la vérification lancée par Valider a trouvées dans vos données. Chaque point a un bouton qui mène à la correction, et Continuer poursuit malgré tout.

Le texte, les images, les codes QR, les codes-barres, les signatures, les filigranes et les formes se trouvent désormais en bas du panneau, sous Ajouter à la page. Cliquez sur un élément pour l'ajouter, ou faites-le glisser à sa place.

Où cela aide

• Les noms longs. Activez Valeurs les plus longues et voyez si l'entrée la plus longue tient sur une attestation ou une étiquette.
• Les trous dans votre liste. Parcourez quelques lignes et guettez (vide) avant qu'une lettre parte avec un blanc à la place du numéro client.
• Les tableaux très larges. Un export de 40 colonnes ne veut plus dire défiler longtemps : cherchez la colonne et faites-la glisser sur la page.
• La personne qui compte. Cherchez le client ou l'élève que vous voulez vérifier et regardez son document en premier.

Essayez-le

Le nouvel éditeur est disponible dès maintenant. Les modèles PDF et image profitent de tout ce qui est décrit ici, et les modèles Word et Excel affichent la même liste de colonnes et la même zone de ligne. Ouvrez l'un de vos modèles, ou importez un PDF et commencez gratuitement. La page publipostage PDF explique la suite.