Pièce jointe et lien de téléchargement : envoyez chaque document des deux façons

Quand vous envoyez à chaque personne son propre document par e-mail, tous les destinataires ne le veulent pas de la même façon. Certains préfèrent le fichier directement dans leur boîte de réception, pour le ranger dans un dossier sans y penser. D'autres lisent leurs e-mails sur leur téléphone, ou travaillent dans une entreprise stricte avec les pièces jointes, et s'en sortent mieux avec un lien. Jusqu'ici, il fallait choisir. Dès qu'un lien de téléchargement figurait dans l'e-mail, la pièce jointe disparaissait sans bruit, et rien à l'écran ne vous le signalait.

Désormais, vous voyez exactement comment votre document arrive chez chaque personne, et un seul bouton garde le fichier en pièce jointe à côté du lien. Vos destinataires utilisent ce qui leur convient.

Deux types de liens

Pendant que vous rédigez l'e-mail de votre publipostage, cliquez sur Insérer sous le texte et choisissez l'une des deux entrées en bas du menu. Vous pouvez aussi taper @ dans le texte et choisir Insérer un lien de téléchargement ou Insérer un lien vers le portail.

• Lien de téléchargement lance le téléchargement du fichier en un clic.
• Lien vers le portail ouvre une page avec vos coordonnées d'expéditeur et un bouton de téléchargement, un accueil plus soigné qu'un simple fichier.

Chaque destinataire reçoit son propre lien vers son propre document. Si vous les utilisiez déjà : ils s'appelaient « Téléchargement direct » et « Portail de téléchargement » et portent maintenant des noms plus courts, chacun avec une description d'une ligne dans le menu.

Voir ce que reçoit chaque personne

Sous le texte de l'e-mail, dans la ligne où se trouvent vos pièces jointes, votre document apparaît désormais comme la première puce. Elle indique le fichier que reçoit chaque personne. Si vous avez donné un nom personnalisé à vos fichiers sous Nom de fichier, vous voyez ce nom avec ses champs, par exemple Facture_[Prénom].pdf, où le prénom de chacun vient se placer. Sans nom personnalisé, la puce affiche le nom du modèle.

À côté du nom de fichier, la puce indique ce qui va se passer :

• personnalisé pour chaque destinataire : il n'y a pas de lien dans l'e-mail, donc chaque personne reçoit son propre fichier en pièce jointe, comme avant.
• lien de téléchargement uniquement, lien vers le portail uniquement ou liens uniquement : le lien dans l'e-mail remplace la pièce jointe. La première fois, une courte note sous la ligne le précise : « Le lien dans votre e-mail remplace la pièce jointe. »
• joint + lien de téléchargement ou joint + lien vers le portail : chaque personne reçoit le fichier et le lien.

Garder le fichier avec « Joindre aussi »

Quand la puce indique « lien de téléchargement uniquement », cliquez sur Joindre aussi juste à côté. Le fichier revient dans l'e-mail et le lien reste dans le texte. Vous changez d'avis ? Le petit x sur la puce (Envoyer uniquement le lien, sans pièce jointe) vous ramène au lien seul.

Votre choix est enregistré avec l'e-mail du modèle : il est toujours là au prochain envoi. Si vous ne touchez jamais à ce bouton, rien ne change par rapport à avant : un lien dans l'e-mail remplace la pièce jointe.

Où cela aide

• Les factures. Les clients qui classent leurs factures directement depuis la pièce jointe continuent de le faire, et ceux qui préfèrent cliquer plutôt qu'ouvrir une pièce jointe utilisent le lien.
• Les attestations et certificats. Les participants enregistrent le PDF chez eux, et le lien vers le portail leur offre une page soignée à ouvrir sur leur téléphone.
• Les contrats et les gros fichiers. Pour un fichier volumineux, un lien seul garde l'e-mail léger. Un contrat que l'autre partie doit conserver, joignez-le en plus, pour qu'il reste dans sa boîte de réception.
• Les e-mails transférés. Quand un destinataire transfère votre e-mail à un collègue ou au service comptable, le fichier joint voyage avec lui.

Bon à savoir

• Une campagne uniquement par e-mail n'envoie pas de document et n'affiche donc pas de puce de document.
• Dans l'application de bureau, les liens de téléchargement et vers le portail ne sont pas disponibles : le document y est toujours joint.

Essayez

Ouvrez votre prochain publipostage, ajoutez un Lien de téléchargement ou un Lien vers le portail dans l'e-mail et regardez la puce dans la ligne des pièces jointes. Un clic sur Joindre aussi, et chaque destinataire reçoit les deux. Vous découvrez la rédaction d'e-mails dans MailMergic ? L'article sur le nouvel éditeur d'e-mails vous guide pas à pas.