Anhang und Download-Link: Jedes Dokument auf beiden Wegen verschicken

Wenn Sie jedem Empfänger sein eigenes Dokument per E-Mail schicken, möchte nicht jeder es auf dieselbe Weise bekommen. Manche wollen die Datei direkt im Postfach, damit sie sie ohne Umweg in einem Ordner ablegen können. Andere lesen ihre E-Mails auf dem Handy oder arbeiten in einem Unternehmen, das bei Anhängen streng ist, und kommen mit einem Link besser zurecht. Bisher mussten Sie sich entscheiden. Sobald ein Download-Link in der E-Mail stand, fiel der Anhang stillschweigend weg, und nichts auf dem Bildschirm wies darauf hin.

Jetzt sehen Sie genau, wie Ihr Dokument bei jedem Empfänger ankommt, und ein einziger Button hält die Datei neben dem Link im Anhang. Ihre Empfänger nutzen einfach das, was für sie passt.

Zwei Arten von Links

Während Sie die E-Mail für Ihren Serienbrief schreiben, klicken Sie unter dem Text auf Einfügen und wählen einen der beiden Einträge unten im Menü. Alternativ tippen Sie @ in den Text und wählen Download-Link einfügen oder Portal-Link einfügen.

• Download-Link startet den Download der Datei mit einem Klick.
• Portal-Link öffnet eine Seite mit Ihren Absenderangaben und einem Download-Button, ein freundlicherer Empfang als eine nackte Datei.

Jeder Empfänger bekommt seinen eigenen Link zu seinem eigenen Dokument. Falls Sie die beiden schon kennen: Sie hießen bisher „Direkter Download“ und „Download-Portal“ und haben jetzt kürzere Namen, jeweils mit einer einzeiligen Erklärung im Menü.

Sehen, was jeder Empfänger bekommt

Unter dem E-Mail-Text, in der Zeile mit Ihren Anhängen, steht Ihr Dokument jetzt als erster Chip. Er nennt die Datei, die jeder Empfänger erhält. Haben Sie Ihren Dateien unter Dateiname einen eigenen Namen gegeben, sehen Sie diesen Namen mit seinen Feldern, zum Beispiel Rechnung_[Vorname].pdf, wobei für jeden Empfänger sein eigener Name eingesetzt wird. Ohne eigenen Namen zeigt der Chip den Namen der Vorlage.

Neben dem Dateinamen steht, was passieren wird:

• für jeden Empfänger personalisiert: Es steht kein Link in der E-Mail, also bekommt jeder seine eigene Datei als Anhang, genau wie bisher.
• nur Download-Link, nur Portal-Link oder nur Links: Der Link in der E-Mail ersetzt den Anhang. Beim ersten Mal erscheint darunter ein kurzer Hinweis: „Der Link in Ihrer E-Mail ersetzt den Anhang.“
• angehängt + Download-Link oder angehängt + Portal-Link: Jeder bekommt die Datei und den Link.

Die Datei behalten mit „Auch anhängen“

Steht auf dem Chip „nur Download-Link“, klicken Sie direkt daneben auf Auch anhängen. Die Datei kommt wieder in die E-Mail, und der Link bleibt im Text. Doch anders entschieden? Das kleine x auf dem Chip (Nur den Link senden, ohne Anhang) bringt Sie zurück zum Link allein.

Ihre Wahl wird mit der E-Mail der Vorlage gespeichert und ist beim nächsten Versand noch da. Klicken Sie den Button nie an, bleibt alles wie gewohnt: Ein Link in der E-Mail ersetzt den Anhang.

Wo es hilft

• Rechnungen. Kunden, die Rechnungen direkt aus dem Anhang ablegen, machen genau das weiter, und wer lieber klickt als einen Anhang zu öffnen, nimmt den Link.
• Urkunden und Teilnahmebescheinigungen. Teilnehmer speichern das PDF bei sich ab, und der Portal-Link bietet ihnen eine aufgeräumte Seite zum Öffnen auf dem Handy.
• Verträge und große Dateien. Bei einer großen Datei hält ein Link allein die E-Mail schlank. Einen Vertrag, den die andere Seite aufbewahren muss, hängen Sie zusätzlich an, damit er in ihrem Postfach liegt.
• E-Mails, die weitergeleitet werden. Leitet ein Empfänger Ihre E-Mail an eine Kollegin oder die Buchhaltung weiter, reist die angehängte Datei mit.

Gut zu wissen

• Eine reine E-Mail-Kampagne verschickt kein Dokument und zeigt deshalb keinen Dokument-Chip.
• In der Desktop-App gibt es keine Download- oder Portal-Links, dort wird das Dokument immer angehängt.

Ausprobieren

Öffnen Sie Ihren nächsten Serienbrief, fügen Sie einen Download-Link oder Portal-Link in die E-Mail ein und schauen Sie auf den Chip in der Anhangszeile. Ein Klick auf Auch anhängen, und jeder Empfänger bekommt beides. Neu beim Schreiben von E-Mails in MailMergic? Der Beitrag zum neuen E-Mail-Editor führt Sie durch alles Wichtige.