Archivo adjunto y enlace de descarga: envía cada documento de las dos formas

Cuando envías a cada persona su propio documento por correo, no todos los destinatarios lo quieren igual. Algunos prefieren el archivo directamente en su bandeja de entrada, para guardarlo en una carpeta sin pensarlo. Otros leen el correo en el móvil, o trabajan en una empresa estricta con los archivos adjuntos, y se apañan mejor con un enlace. Hasta ahora tenías que elegir. En cuanto ponías un enlace de descarga en el correo, el archivo adjunto desaparecía sin avisar, y nada en la pantalla te lo decía.

Ahora ves exactamente cómo llega tu documento a cada persona, y un solo botón mantiene el archivo adjunto junto al enlace. Tus destinatarios usan lo que mejor les venga.

Dos tipos de enlace

Mientras escribes el correo de tu combinación de correspondencia, haz clic en Insertar debajo del texto y elige una de las dos opciones al final del menú. También puedes escribir @ en el texto y elegir Insertar enlace de descarga o Insertar enlace al portal.

• Enlace de descarga inicia la descarga del archivo con un clic.
• Enlace al portal abre una página con tus datos de remitente y un botón de descarga, una bienvenida más cuidada que un simple archivo.

Cada destinatario recibe su propio enlace a su propio documento. Si ya los usabas: se llamaban «Descarga directa» y «Portal de descargas» y ahora tienen nombres más cortos, cada uno con una descripción de una línea en el menú.

Ve lo que recibe cada persona

Debajo del texto del correo, en la fila donde están tus archivos adjuntos, tu documento aparece ahora como la primera etiqueta. Muestra el archivo que recibe cada persona. Si les diste a tus archivos un nombre propio en Nombre de archivo, verás ese nombre con sus campos, por ejemplo Factura_[Nombre].pdf, donde se coloca el nombre de cada persona. Sin un nombre propio, la etiqueta muestra el nombre de la plantilla.

Junto al nombre del archivo, la etiqueta indica lo que va a pasar:

• personalizado para cada destinatario: no hay ningún enlace en el correo, así que cada persona recibe su propio archivo adjunto, igual que antes.
• solo enlace de descarga, solo enlace al portal o solo enlaces: el enlace del correo sustituye al archivo adjunto. La primera vez, una breve nota debajo de la fila lo explica: «El enlace de su correo sustituye al archivo adjunto.»
• adjunto + enlace de descarga o adjunto + enlace al portal: cada persona recibe el archivo y el enlace.

Conserva el archivo con «Adjuntar también»

Cuando la etiqueta dice «solo enlace de descarga», haz clic en Adjuntar también, justo al lado. El archivo vuelve al correo y el enlace se queda en el texto. ¿Has cambiado de idea? La pequeña x de la etiqueta (Enviar solo el enlace, sin archivo adjunto) te devuelve al enlace solo.

Tu elección se guarda con el correo de la plantilla, así que sigue ahí la próxima vez que envíes. Si nunca tocas el botón, todo funciona como antes: un enlace en el correo sustituye al archivo adjunto.

Dónde ayuda

• Facturas. Los clientes que archivan sus facturas directamente desde el adjunto siguen haciéndolo, y quien prefiere hacer clic antes que abrir un adjunto usa el enlace.
• Certificados. Los participantes guardan el PDF en sus archivos, y el enlace al portal les ofrece una página ordenada para abrir en el móvil.
• Contratos y archivos grandes. Con un archivo pesado, un enlace solo mantiene el correo ligero. Un contrato que la otra parte debe conservar, adjúntalo además, para que quede en su bandeja de entrada.
• Correos que se reenvían. Cuando un destinatario reenvía tu correo a un compañero o a contabilidad, el archivo adjunto viaja con él.

Conviene saber

• Una campaña solo de correo electrónico no envía ningún documento, así que no muestra la etiqueta del documento.
• En la aplicación de escritorio no hay enlaces de descarga ni al portal, así que allí el documento siempre va adjunto.

Pruébalo

Abre tu próxima combinación de correspondencia, añade un Enlace de descarga o un Enlace al portal al correo y mira la etiqueta en la fila de archivos adjuntos. Un clic en Adjuntar también y cada destinatario recibe las dos cosas. ¿Es la primera vez que escribes correos en MailMergic? El artículo sobre el nuevo editor de correo electrónico te guía paso a paso.