4 formas de proteger archivos PDF con contraseña

¿Buscas formas de proteger tus archivos PDF con contraseña? Eche un vistazo a nuestra comparación de los 4 mejores métodos, incluidos Adobe Acrobat, Microsoft Word, Smallpdf y PDFsam. Descubra los pros y los contras, los costes y la accesibilidad de cada método para ayudarle a elegir la mejor opción para sus necesidades.

Tabla de contenidos

• Introducción
• #nº 1 Protección mediante contraseña con Adobe Acrobat
• #nº 2 Protección mediante contraseña con Microsoft Word
• #3 Protección por contraseña con Smallpdf
• #4 Protección por contraseña con PDFsam
• Conclusión

Introducción

Proteger los archivos PDF con contraseña es una práctica habitual para particulares y empresas que desean proteger la información confidencial de accesos no autorizados. Existen muchas herramientas que pueden ayudar con esto y, si también trabaja con documentos en Word, puede resultarle útil crear una combinación de correspondencia en Word antes de exportar y proteger sus archivos. Existen varias aplicaciones de software y herramientas en línea que ofrecen protección por contraseña para PDF. En este artículo, comparamos las características de cuatro métodos populares, incluidos Adobe Acrobat, Microsoft Word, Smallpdf y PDFsam.

Cuadro comparativo:

Método	Pros	Contras	Coste	Accesibilidad
Adobe Acrobat	Configuración avanzada de contraseñas	Caro, requiere descarga de software	Caro	Escritorio, web y móvil
Microsoft Word	Interfaz familiar, fácil de usar	Solo contraseña de apertura, aplicación de escritorio para Windows	Incluye	Escritorio, web y móvil
Smallpdf	Interfaz sencilla y fácil de usar	Opciones limitadas de protección mediante contraseña	Gratuito/Pagado	En línea
PDFsam	Software libre y de código abierto	La versión gratuita no puede cifrar PDF	Se necesita una edición de pago para cifrar	Escritorio

#nº 1 Protección mediante contraseña con Adobe Acrobat

Adobe Acrobat es una potente herramienta para crear, editar y gestionar archivos PDF. Una de sus útiles funciones es la posibilidad de proteger un archivo PDF con contraseña, lo que añade una capa de seguridad y control al documento.

Explicaremos cómo proteger con contraseña un archivo PDF utilizando Adobe Acrobat:

Paso 1: Abra el archivo PDF en Adobe Acrobat

Inicie Adobe Acrobat y abra el archivo PDF que desea proteger. Para ello, haga clic en el menú«Archivo«, seleccione«Abrir» y vaya a la ubicación del archivo PDF.

Paso 2: Haga clic en «Todas las herramientas»

Seleccione «Todas las herramientas» en la barra situada en la parte superior izquierda de la ventana de Acrobat. En versiones anteriores de Acrobat, haga clic en la pestaña «Herramientas» de la barra de menú superior. En ambos casos obtendrá una lista de los conjuntos de herramientas disponibles.

Paso 3: Seleccione «Proteger un PDF»

Elija «Proteger un PDF» en esa lista. En versiones anteriores, la entrada se llama simplemente «Proteger». Las herramientas de protección se abren entonces en el panel izquierdo.

Paso 4: Seleccione «Cifrar con contraseña»

En el panel izquierdo, seleccione «Cifrar con contraseña» para abrir la configuración de la contraseña.

Paso 5: Marca la casilla junto a «Requerir una contraseña para abrir el documento».

Marque la casilla junto a«Requerir una contraseña para abrir el documento«. Esto solicitará al usuario que introduzca una contraseña antes de poder abrir el archivo PDF.

Paso 6: Introducir contraseña

Introduzca una contraseña en el campo«Contraseña de apertura del documento«. Asegúrate de elegir una contraseña segura que no sea fácil de adivinar. Una contraseña segura debe tener al menos ocho caracteres y contener una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos.

Paso 7: Confirmar contraseña

Confirme la contraseña en el campo«Confirmar contraseña«. Así se asegura de que ha introducido la contraseña correcta.

Paso 8: Establecer permisos

Opcionalmente, también puede establecer permisos para el documento, como impedir su impresión o edición. Para establecer los permisos, marque la casilla junto a«Restringir la edición e impresión del documento«. A continuación, seleccione los permisos que desea aplicar.

Paso 9: Guardar el archivo PDF

Una vez que haya establecido la contraseña y los permisos, haga clic en «Aceptar» para aplicar la protección por contraseña al archivo PDF. Guarde el archivo PDF haciendo clic en«Archivo» y luego en«Guardar» o«Guardar como«.

#nº 2 Protección mediante contraseña con Microsoft Word

Microsoft Word es un software de procesamiento de textos ampliamente utilizado que se puede usar para crear y editar varios tipos de documentos, incluidos archivos PDF. Word para Windows puede proteger un PDF con contraseña por sí solo, sin ninguna herramienta adicional: al guardar un documento como PDF, las opciones de exportación incluyen «Cifrar el documento con una contraseña», que bloquea el archivo con cifrado AES de 128 bits.

Cómo proteger con contraseña un archivo PDF con Microsoft Word:

Paso 1: Cree su documento en Microsoft Word

Cree en Microsoft Word el documento que desea guardar como archivo PDF protegido con contraseña. Asegúrese de incluir todas las imágenes, gráficos u otros elementos que desee que aparezcan en el documento PDF final.

Paso 2: Guardar el documento como archivo PDF

Haz clic en«Archivo» en la barra de menú superior y selecciona«Guardar como». En el cuadro de diálogo«Guardar como», elige«PDF» en el menú desplegable«Guardar como tipo», asigna un nombre al archivo PDF y elige una ubicación para guardarlo. No hagas clic todavía en «Guardar»: haz clic primero en el botón «Opciones...».

Paso 3: Marque «Cifrar el documento con una contraseña»

En el cuadro de diálogo «Opciones», marque la casilla situada junto a «Cifrar el documento con una contraseña» y haga clic en «Aceptar». Si esa casilla aparece atenuada, desactive primero la opción «Compatible con PDF/A», porque Word no puede combinar ambas.

Paso 4: Introduzca y confirme la contraseña

Escriba la contraseña que desea utilizar, repítala para confirmarla y haga clic en «Aceptar». Una contraseña segura debe tener al menos ocho caracteres y contener una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos.

Paso 5: Guardar el archivo PDF protegido con contraseña

De vuelta en el cuadro de diálogo «Guardar como», haga clic en «Guardar». Quien abra ahora el PDF tendrá que introducir la contraseña que ha establecido. La exportación de Word solo establece una contraseña para abrir el archivo, así que, si también necesita restringir la impresión o la edición, proteja el PDF con Adobe Acrobat o PDFsam Visual. Word para Mac no ofrece ninguna opción de contraseña al exportar a PDF, así que en un Mac utilice alguno de los otros métodos de este artículo.

#3 Protección por contraseña con Smallpdf

Smallpdf es una herramienta PDF en línea que ofrece una gran variedad de funciones, incluida la posibilidad de proteger los archivos PDF con contraseña.

Esta herramienta es fácil de usar y no requiere instalación ni descarga.

Cómo proteger con contraseña un archivo PDF utilizando Smallpdf:

Paso 1: Abre Smallpdf en tu navegador web

Navegue hasta el sitio web de Smallpdf en su navegador. Smallpdf es una herramienta gratuita, pero algunas de sus funciones pueden requerir una suscripción de pago.

Paso 2: Cargue el archivo PDF que desea proteger con contraseña

Una vez que esté en el sitio web de Smallpdf, haga clic en la opción «Proteger PDF» de la lista de herramientas disponibles. Se le dirigirá a una nueva página donde podrá cargar su archivo PDF. Haga clic en el botón «Elegir archivos» para seleccionar el archivo de su ordenador. También puede arrastrar y soltar el archivo en el cuadro de carga.

Paso 3: Introduzca una contraseña para el archivo PDF

Después de cargar su archivo PDF, Smallpdf le pedirá que introduzca una contraseña para el archivo. Escriba la contraseña y confírmela en el segundo campo. Esta única contraseña controla la apertura del documento: la herramienta Proteger PDF no tiene una contraseña de permisos aparte para restringir la impresión o la edición, así que, si la necesita, utilice Adobe Acrobat o PDFsam Visual.

Paso 4: Guardar el archivo PDF protegido con contraseña

Una vez que haya introducido su contraseña, haga clic en el botón «Proteger» para crear un archivo PDF protegido con contraseña. Smallpdf procesará el archivo y creará un nuevo archivo PDF protegido con contraseña. Puede descargar el archivo haciendo clic en el botón «Descargar«.

Paso 5: Verificar la protección mediante contraseña

Antes de compartir el archivo PDF protegido con contraseña, compruebe que la protección con contraseña se ha aplicado correctamente. Abra el archivo con su programa lector de PDF preferido e intente realizar cambios o ver el archivo sin introducir la contraseña. Si el archivo está correctamente protegido por contraseña, se le pedirá que introduzca la contraseña antes de poder realizar cambios o ver el contenido del archivo.

Smallpdf es una herramienta eficaz y fácil de usar para proteger archivos PDF con contraseña.
Recuerde elegir una contraseña segura y guardarla en un lugar seguro. Además, tenga en cuenta que, si bien la protección con contraseña es un buen primer paso para proteger sus archivos PDF, no es infalible y existen otras medidas de seguridad que tal vez desee considerar, como el cifrado o las firmas digitales.

Si quieres saber más sobre cómo firmar un archivo PDF, puedes leerlo en nuestro anterior artículo del blog.

#4 Protección por contraseña con PDFsam

PDFsam es una familia de aplicaciones de escritorio para manipular documentos PDF. PDFsam Basic es gratuito y de código abierto, pero sus seis herramientas (Merge, Split, Mix, Rotate, Extract pages e Insert pages) no incluyen el cifrado, por lo que no puede proteger un archivo con contraseña. La protección por contraseña es una función de pago: PDFsam Visual, que funciona en Windows, macOS y Linux, protege un archivo con cifrado AES 256, y PDFsam Enhanced hace lo mismo, pero solo en Windows.

Cómo proteger un PDF con contraseña utilizando PDFsam Visual:

Paso 1: Descargar e instalar PDFsam

El primer paso es descargar e instalar una edición capaz de cifrar PDF: PDFsam Visual, disponible para Windows, macOS y Linux, o PDFsam Enhanced, solo para Windows. Ambos son productos de pago, y PDFsam Visual cuenta con una versión de prueba gratuita. Los pasos siguientes se refieren a PDFsam Visual.

Paso 2: Inicie PDFsam Visual y abra «Protect PDF»

Una vez instalado PDFsam Visual, inicie la aplicación y seleccione la herramienta «Protect PDF» de la lista de herramientas.

Paso 3: Añada el PDF que desea proteger con contraseña

Haga clic en el botón «Añadir» y seleccione el PDF que desea proteger con contraseña. También puede arrastrar y soltar el archivo en la ventana de PDFsam.

Paso 4: Establecer la contraseña para el PDF

La herramienta ofrece dos tipos de contraseña. Una contraseña de usuario, también llamada contraseña de apertura, debe introducirse antes de que el PDF se abra. Una contraseña de propietario, también llamada contraseña de permisos, restringe ciertas acciones como imprimir, editar o copiar. Decida cuál de las dos necesita, o establezca ambas.

Paso 5: Elegir la configuración de la contraseña

Configure la contraseña según sus preferencias. En el campo de la contraseña de usuario, escriba la contraseña que los lectores necesitarán para abrir el archivo. Para restringir lo que pueden hacer con él, introduzca también una contraseña de propietario y marque las acciones que quiera permitir o bloquear, como imprimir, copiar o anotar.

Paso 6: Guardar el PDF protegido

Una vez que haya establecido la configuración de la contraseña, haga clic en el botón «Guardar» para establecer la protección con contraseña. El nuevo PDF protegido con contraseña se guardará en la ubicación que elija.

PDFsam Visual es una herramienta que permite a los usuarios proteger fácilmente sus PDF mediante contraseña. Con unos sencillos pasos, puedes establecer una contraseña para impedir el acceso no autorizado a tus documentos confidenciales. Tanto si necesita proteger información empresarial confidencial como datos personales, PDFsam Visual es una excelente opción para proteger sus archivos PDF.

Conclusión

En resumen, cada uno de estos métodos tiene sus puntos fuertes y débiles, y el método adecuado para proteger sus PDF con contraseña depende de sus necesidades y preferencias individuales. Adobe Acrobat ofrece opciones avanzadas de configuración de contraseñas, pero puede resultar caro y requiere la descarga del software. Microsoft Word y Smallpdf ofrecen interfaces fáciles de usar, pero sus opciones de protección mediante contraseña son limitadas. PDFsam Basic es gratuito y de código abierto, pero no puede cifrar PDF en absoluto, por lo que la protección con contraseña requiere PDFsam Visual o PDFsam Enhanced, ambos de pago. Es importante tener en cuenta factores como el coste, la accesibilidad y las necesidades de seguridad a la hora de elegir un método para proteger sus PDF con contraseña.

Adobe Acrobat:

• Ventajas: Ofrece configuraciones avanzadas de contraseñas, incluida la intensidad de cifrado y los permisos para usuarios o grupos específicos.
• Contras: Caro, requiere la descarga de software y puede tener una curva de aprendizaje empinada para los usuarios novatos.
• Coste: Acrobat Pro cuesta unos 19,99 dólares al mes con el plan anual, o unos 29,99 dólares al mes pagando mes a mes. Adobe ya no vende licencias perpetuas: la única compra única es Acrobat Pro 2024, que cubre tres años de uso en el escritorio. Consulte la página de precios de Adobe para ver las cifras actuales.
• Accesibilidad: Aplicación de escritorio, además de Acrobat en la web y las aplicaciones móviles, porque la suscripción va ligada a su cuenta de Adobe y no a un ordenador concreto.

Microsoft Word:

• Ventajas: Interfaz familiar para la mayoría de los usuarios, fácil de usar para la protección básica de contraseñas.
• Contras: solo establece una contraseña para abrir el archivo, sin opciones de permisos, y la función está en Word para Windows.
• Coste: Incluido en una suscripción a Microsoft 365, por 99,99 dólares al año en la versión Personal o 129,99 dólares al año en la versión Familia. Una licencia única de Office Hogar 2024 cuesta 179,99 dólares, y Word en la web es gratuito con una cuenta de Microsoft.
• Accesibilidad: Aplicación de escritorio para Windows y macOS, además de Word en la web y las aplicaciones móviles, con una licencia que cubre varios dispositivos. La exportación a PDF protegido con contraseña solo está en Word para Windows.

Smallpdf:

• Ventajas: Interfaz sencilla y fácil de usar para proteger con contraseña, con funciones adicionales como compresión y conversión de archivos.
• Contras: Las opciones de protección por contraseña son limitadas en la versión gratuita y pueden no ser suficientes para necesidades de alta seguridad.
• Coste: Versión gratuita disponible con opciones limitadas de protección por contraseña; los planes de pago oscilan entre 6 y 12 dólares al mes o entre 108 y 144 dólares al año.
• Accesibilidad: Herramienta online accesible desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

PDFsam:

• Ventajas: Software gratuito y de código abierto para las tareas cotidianas con PDF.
• Contras: PDFsam Basic, la versión gratuita, no puede cifrar PDF, así que la protección con contraseña obliga a comprar Enhanced o Visual.
• Coste: PDFsam Basic se descarga y se usa gratis, pero las ediciones capaces de proteger un PDF con contraseña son de pago.
• Accesibilidad: Software de escritorio al que sólo se puede acceder desde el ordenador en el que está instalado.