Anexo e link de download: envie cada documento dos dois jeitos

Quando você envia a cada pessoa o próprio documento por e-mail, nem todo destinatário quer recebê-lo do mesmo jeito. Alguns preferem o arquivo direto na caixa de entrada, para salvar numa pasta sem pensar. Outros leem os e-mails no celular, ou trabalham numa empresa rígida com anexos, e se dão melhor com um link. Até agora era preciso escolher. Assim que você colocava um link de download no e-mail, o anexo sumia sem aviso, e nada na tela dizia isso.

Agora você vê exatamente como o seu documento chega a cada pessoa, e um único botão mantém o arquivo anexado ao lado do link. Seus destinatários usam o que for melhor para eles.

Dois tipos de link

Enquanto escreve o e-mail da sua mala direta, clique no botão de inserir, logo abaixo do texto, e escolha uma das duas opções no fim do menu. Você também pode digitar @ no texto e escolher um dos dois links na lista.

• O link de download inicia o download do arquivo com um clique.
• O link do portal abre uma página com os seus dados de remetente e um botão de download, uma recepção mais caprichada do que um arquivo solto.

Cada destinatário recebe o próprio link para o próprio documento. Se você já usava essas opções: elas ganharam nomes mais curtos, cada uma com uma descrição de uma linha no menu.

Veja o que cada pessoa recebe

Abaixo do texto do e-mail, na linha onde ficam os seus anexos, o seu documento agora aparece como o primeiro selo. Ele mostra o arquivo que cada pessoa recebe. Se você deu aos seus arquivos um nome personalizado na configuração de nome do arquivo, verá esse nome com os campos, por exemplo Fatura_[Nome].pdf, em que entra o nome de cada pessoa. Sem nome personalizado, o selo mostra o nome do modelo.

Ao lado do nome do arquivo, o selo diz o que vai acontecer:

• Sem link no e-mail, o selo informa que o documento é personalizado para cada destinatário: cada pessoa recebe o próprio arquivo anexado, como antes.
• Com um link no e-mail, o selo informa que vai apenas o link de download, apenas o link do portal ou apenas os links: o link no e-mail substitui o anexo. Na primeira vez, um aviso curto abaixo da linha explica isso.
• Com link e anexo, o selo mostra que o arquivo vai anexado junto com o link: cada pessoa recebe os dois.

Mantenha o arquivo anexado

Quando o selo indica que vai só o link, clique no botão de também anexar, logo ao lado. O arquivo volta para o e-mail e o link continua no texto. Mudou de ideia? O pequeno x no selo volta para o link sozinho, sem o anexo.

A sua escolha fica salva com o e-mail do modelo, então continua lá no próximo envio. Se você nunca clicar no botão, nada muda em relação a antes: um link no e-mail substitui o anexo.

Onde ajuda

• Faturas. Clientes que arquivam as faturas direto do anexo continuam fazendo isso, e quem prefere clicar a abrir um anexo usa o link.
• Certificados. Os participantes salvam o PDF nos próprios arquivos, e o link do portal oferece uma página organizada para abrir no celular.
• Contratos e arquivos grandes. Para um arquivo pesado, só o link deixa o e-mail leve. Um contrato que a outra parte precisa guardar, anexe também, para que ele fique na caixa de entrada dela.
• E-mails que são encaminhados. Quando um destinatário encaminha o seu e-mail a um colega ou ao financeiro, o arquivo anexado vai junto.

Bom saber

• Uma campanha somente por e-mail não envia documento, por isso não mostra o selo do documento.
• No aplicativo para desktop, os links de download e do portal não estão disponíveis, então lá o documento vai sempre anexado.

Experimente

Abra a sua próxima mala direta, coloque um link de download ou um link do portal no e-mail e olhe o selo na linha de anexos. Um clique no botão de também anexar e cada destinatário recebe as duas coisas. É a primeira vez que você escreve e-mails na MailMergic? O post sobre o novo editor de e-mail mostra o passo a passo.