5 formatos de archivo PDF que debe conocer
¿Qué sabemos de los formatos de archivo PDF y qué ventajas ofrecen?
Con la constante transición a la era digital, cada vez son más las personas que confían en los documentos electrónicos. Cuando se habla de formatos de archivo de documentos, PDF encabeza la lista. En 1993, Adobe lanzó el primer formato de archivo PDF. Desde entonces, han aparecido muchas otras variaciones de este conocido formato, cada una con su propia aplicación. Está a punto de conocerlos en este artículo.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es ISO?
- 5 D iferentes formatos de archivo PDF
- Formatos de archivo PDF de ISO – Comparación
- Ventajas de utilizar formatos de archivo PDF
- Conclusión
El PDF es en sí mismo una norma ISO (ISO 32000). Sobre ella, la organización ISO ha definido varias normas PDF especializadas, y estas son las cinco con las que es más probable que se encuentre. También existen estándares PDF de otras organizaciones, pero no los trataremos en este artículo.
¿Qué es ISO?
ISO es la Organización Internacional de Normalización, una federación de organismos nacionales de normalización que publica normas internacionales, entre ellas las del formato de documento portátil (PDF). ISO redacta las normas; no certifica productos ni archivos por sí misma. Cada norma se elabora por consenso en un comité técnico. En otras palabras, el estándar PDF para su documento depende de cómo pretenda almacenarlo, compartirlo y utilizarlo.
5 D iferentes formatos de archivo PDF
1. PDF/A es un subconjunto especializado del formato PDF diseñado específicamente para el archivado a largo plazo.
Para garantizar que los documentos sigan siendo legibles y visualmente coherentes incluso después de muchos años, PDF/A sigue estándares mucho más estrictos que los archivos PDF normales. Su propósito principal es preservar la información de forma fiable a lo largo del tiempo, por ejemplo, las cartas generadas a través de una combinación de correspondencia en Word.
Como un archivo PDF/A incorpora todo lo que necesita (fuentes, perfiles de color, imágenes) y descarta las dependencias externas, cualquier visor conforme, como Adobe Acrobat Reader, puede mostrarlo años después tal como se concibió.
2. PDF/E – PDF/E se utiliza desde 2008. PDF/E satisface las diferentes demandas de los lectores interactivos y pasivos. Los arquitectos, ingenieros, profesionales de la construcción y equipos de desarrollo de productos suelen utilizar este estándar porque ayuda a rotar y apilar objetos 3D en la pantalla. Además, la inclusión de datos de modelos de ingeniería 3D es un punto fuerte de PDF/E porque muchos datos 3D están relacionados de algún modo con los flujos de trabajo de diseño.
3. El estándar PDF/X se desarrolló a petición de las industrias gráfica y de impresión para facilitar el intercambio de documentos. Se trata de una norma cuyo objetivo es evitar los problemas que pueden surgir al intercambiar los documentos necesarios para una producción gráfica fluida, es decir, una impresión profesional.
4. PDF/VT (ISO 16612-2:2010) se basa en PDF/X-4 y añade dos cosas para la impresión de datos variables: grupos encapsulados de objetos gráficos, de modo que el contenido repetido se procesa una sola vez, y metadatos de partes del documento que permiten a una imprenta seleccionar y ordenar registros. VT es la abreviatura de «variable y transaccional». Así que puedes utilizar este formato para imprimir de todo, desde facturas de tarjetas de crédito y extractos bancarios hasta postales y catálogos personalizados, pasando por material para solicitar plaza en la universidad, felicitaciones navideñas y álbumes de fotos. Y también de las etiquetas a los billetes y de los cheques a los carnés de identidad.
5. PDF/UA (ISO 14289, abreviatura de Universal Accessibility, accesibilidad universal) ayuda a las personas con discapacidad a acceder a los documentos. Cuando se abren archivos PDF/UA con el software adecuado, se pueden abrir y leer con lectores de pantalla, lupas de pantalla, joysticks y otras tecnologías para ayudar a las personas con discapacidad visual a acceder al contenido.
Formatos de archivo PDF de ISO – Comparación
| Tipo de formato | Objetivo de desarrollo | Usuarios | Ventajas |
| PDF/A | Para almacenar archivos a largo plazo. | Empleados administrativos, Archiveros, Gestores de registros, Gestores de cumplimiento normativo | Proporciona una reproducción precisa de los documentos y garantiza que los ficheros de archivo puedan abrirse incluso después de un largo periodo de tiempo. |
| PDF/E | Abordar cuestiones clave en las áreas de dibujos de gran formato y multimedia. | Ingenieros civiles, Arquitectos, Diseñadores de interiores, Especialistas en construcción | Admite especificaciones de diseño y fabricación, así como multimedia interactivo, animación y apilamiento de objetos 3D en la pantalla. |
| PDF/X | Para garantizar que los documentos están listos para imprimirse aplicando correctamente fuentes, imágenes o perfiles de color. | Profesionales de la impresión, Diseñadores gráficos, Trabajadores creativos | Garantiza que el archivo funcionará cuando se envíe para impresión profesional (fuentes incrustadas, sin colores RGB, etc.). |
| PDF/VT | Para la impresión de datos variables (VDP). Desde la impresión de sobremesa hasta las máquinas de producción digital. | Campañas de marketing, Departamentos financieros | Mantiene los perfiles de color, las capas y la transparencia de los documentos y puede personalizar los datos, por lo que resulta útil para imprimir extractos bancarios, facturas y material de marketing personalizado. |
| PDF/UA | Mejorar y facilitar la legibilidad para los discapacitados visuales. | Personas con discapacidad | Esta norma es compatible con las tecnologías de asistencia que ayudan a los usuarios a leer y navegar. Al definir la estructura de un documento mediante etiquetas, la tecnología de asistencia puede determinar la estructura y reproducir el contenido en consecuencia. |
Ventajas de utilizar formatos de archivo PDF
- Universal: El formato PDF es independiente de la plataforma, lo que significa que puede abrir y ver un archivo PDF en cualquier sistema operativo, incluidos Mac, Windows, Linux y Solaris.
Son universalmente compatibles, lo que significa que cualquiera puede abrir y ver un archivo PDF independientemente de si Adobe Acrobat Reader está instalado en su ordenador. El formato PDF también es ideal para crear documentos empresariales listos para imprimir. - Se comprimen bien: El PDF comprime texto, gráficos vectoriales e imágenes, y la mayoría de las herramientas permiten reducir la resolución de las imágenes para obtener un archivo más ligero. Eso ayuda cuando necesita enviar un documento por correo electrónico o subirlo a un sitio web.
- Asegure y proteja sus datos: Los archivos PDF son una forma segura de enviar información que puede contener datos personales o confidenciales.
Los archivos PDF también pueden protegerse con contraseña, lo que garantiza que solo aquellos que tengan la contraseña correcta puedan ver el contenido del archivo. Esto añade una capa adicional de seguridad a sus datos. Además, los archivos PDF pueden firmarse con una firma electrónica, lo que le permite verificar la autenticidad del documento y de su remitente.
- Accesibilidad a un público amplio: Los archivos PDF son accesibles porque pueden ser abiertos y leídos por cualquier persona, independientemente del software que esté instalado en su ordenador o del ordenador o dispositivo que posea, incluidos teléfonos y tabletas. También puede traducir archivos PDF a otros idiomas, haciéndolos accesibles a un público amplio.
- Idealespara compartir: Los archivos PDF son ideales para compartir porque se ven igual en todos los dispositivos, son fáciles de adjuntar a un correo electrónico y no necesitan ningún software especial para abrirse. Los PDF también son habituales en las empresas y entre los profesionales, y son fáciles de crear. Puedes enviar un archivo PDF a cualquier persona y podrá verlo sin problemas.
- Resultado predecible: Como un PDF fija los márgenes, las fuentes y la orientación de la página en el momento de exportar, cada destinatario ve la página exactamente como se diseñó. Eso es lo que da a una carta o a una factura generada por combinación de correspondencia su aspecto uniforme y profesional.
Conclusión
En general, cada formato PDF tiene sus propias ventajas, como la posibilidad de incrustar contenidos multimedia, las funciones de seguridad y la compatibilidad entre plataformas. Además, pueden verse en diversos dispositivos, lo que los hace ideales para compartir y distribuir. Si busca una forma de hacer sus documentos más accesibles, cómodos y universalmente compatibles, piense en los PDF y sus variedades. Conocer y comprender cada tipo de formato PDF le facilitará enormemente su trabajo profesional, además de mejorar su calidad y llevarlo al siguiente nivel.
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