Documents d'entretien annuel depuis un export SIRH : un fichier par salarié

Le calibrage a été verrouillé mardi soir. Le classeur maître contient désormais 240 lignes : trois notes par catégorie chacune, un score global pondéré, des commentaires du manager et, pour 214 lignes, une augmentation validée. Noter, calibrer, communiquer : tel est l’ordre conventionnel, et la campagne en est à l’étape communiquer.

Ce classeur est une dette. Chaque salarié attend sa synthèse d’évaluation, 214 attendent une lettre d’augmentation, et le fichier qui contient tout cela ne doit jamais quitter les RH. La réponse manuelle est de 240 passages « Enregistrer sous » par livrable ; comptez 80 heures pour les seules synthèses.

Voici l’idée sur laquelle cet article est construit : la synthèse, la lettre d’augmentation et le dossier sont le même travail exécuté avec des modèles différents. Un export, un modèle par livrable, un fichier par salarié, et un lancement de publipostage génère un document restreint par ligne. La suite est la construction complète : la synthèse avec l’arithmétique du score imprimée sur la page, la lettre d’augmentation depuis les mêmes lignes, le dossier défini proprement, la livraison avec accusés de réception, et les limites honnêtes, dont celle-ci : un manager avec huit collaborateurs directs reçoit huit fichiers.

Table des matières

• Un export, un modèle par livrable, un fichier par salarié
• L’export SIRH : une ligne par salarié, toutes les colonnes dont la campagne a besoin
• Deux erreurs auxquelles la phase documentaire ne survit pas
• La synthèse d’évaluation, construite en entier
• Prévisualisez les salariés qui cassent le lot
• La lettre d’augmentation : un second modèle sur les mêmes lignes
• Le dossier d’évaluation : tous les livrables dans un fichier par salarié
• La livraison aux managers : huit collaborateurs, huit fichiers
• La note qui change après le verrouillage
• Le Mac, la macro et la campagne suivante
• Foire aux questions
• Un export en entrée, 240 documents en sortie

Un export, un modèle par livrable, un fichier par salarié

Chaque document que les RH doivent à la fin de la campagne a la même forme : des colonnes d’identité plus des colonnes propres au livrable, un modèle, un fichier par salarié. La synthèse d’évaluation, la lettre d’augmentation, le dossier d’évaluation et le relevé de rémunération globale sont quatre modèles sur un seul export, pas quatre projets.

Livrable	Moment de la campagne	Colonnes lues	Livré comme
Synthèse d’évaluation	Semaine de communication (les 240 lignes)	Notes, commentaires, objectifs	PDF au manager
Lettre d’augmentation	Après validation (les 214 lignes avec augmentation)	Salaire, augmentation, date d’effet	PDF, classé après l’entretien privé
Dossier d’évaluation	Fin de campagne (240 lignes)	Les deux jeux de colonnes	Un PDF en plusieurs parties par salarié, classé
Relevé de rémunération globale	Hors campagne	Rémunération et avantages	PDF

Cherchez ce sujet et deux camps répondent. Les galeries de modèles vous tendent un formulaire vierge à remplir 240 fois. Les conseils de rédaction vous disent ce que le paragraphe de synthèse doit contenir. Aucun des deux ne répond à ce qui se passe une fois le formulaire rempli 240 fois.

Pour être juste envers le SIRH, le module de performance collecte notes et validations avec compétence. L’étape des courriers n’est simplement pas couverte, et c’est pourquoi la campagne se termine encore par un export. L’export n’est pas un échec. C’est le flux de travail, et la phase documentaire est le dernier kilomètre qu’aucun logiciel ne prend en charge.

Le mécanisme sous-jacent est le publipostage Excel vers Excel, et le guide complet parcourt chaque écran de l’assistant, cet article reste donc sur les parties propres aux RH. Une règle de périmètre d’entrée de jeu, parce qu’elle façonne la section livraison plus bas : le moteur de fusion génère un fichier par ligne, point. Chaque membre de la famille est par salarié. Rien sur cette page ne consolide entre salariés.

L’export SIRH : une ligne par salarié, toutes les colonnes dont la campagne a besoin

Une feuille de données, 240 lignes. Les colonnes de notes alimentent la synthèse, les colonnes de salaire alimentent la lettre, les colonnes d’identité alimentent tout, et les colonnes d’e-mail alimentent le routage. L’export utilise les colonnes A à V, plus trois colonnes calculées que vous ajoutez : title_shown (W), la sentinelle check (X) et full_name (Y) :

Colonne	Exemple	Où elle atterrit
employee_id (A)	E-1207	Nom de fichier
first_name (B), last_name (C)	Jonas, Weiss	Salutation, nom de fichier, full_name
job_title (D), new_title (E)	Support Engineer, vide	Résolues dans title_shown
department (F)	Customer Support	Bloc d’en-tête
manager_name (G)	Priya Nair	Ligne de contexte
manager_email (H)	p.nair@example.com	Routage
review_period (I)	2026 Annual	Ligne de titre
hire_date (J)	2026-03-09	Ligne d’ancienneté
results_rating (K), competencies_rating (L), collaboration_rating (M)	4,0 ; 3,0 ; 3,5	Tableau des catégories
overall_score (N, calculée)	3,5	Classée au calibrage
prior_score (O)	vide	Ligne de la campagne précédente
manager_comments (P), development_goal (Q)	texte	Espaces réservés sur cellule entière
current_salary (R), merit_pct (S)	61 800 ; 0,04	Lettre d’augmentation
new_salary (T, calculée), effective_date (U)	64 300 ; 2026-10-01	Lettre d’augmentation
employee_email (V)	j.weiss@example.com	Routage du lancement 2
title_shown (W, calculée)	Support Engineer	Bloc d’en-tête
check (X, calculée)	vide	Sentinelle avant génération
full_name (Y, calculée)	Jonas Weiss	Lignes de titre

La colonne overall_score est le pont entre la réunion de calibrage et les documents : =ARRONDI(K2*0,4 + L2*0,35 + M2*0,25; 1) recopiée vers le bas est ce que la réunion a classé. Le calibrage modifie les notes par catégorie dans ces lignes ; au verrouillage, les mêmes lignes génèrent les documents. Rien n’est retapé entre la réunion et le lancement du publipostage.

Trois autres colonnes calculées tranchent des décisions avant qu’aucun document n’existe. new_salary (T) : =ARRONDI(R2*(1+S2); -2) recopiée vers le bas, pour que 61 800 à 4 % devienne 64 300 (arrondissez à la centaine que votre politique de rémunération utilise). title_shown (W) : =SI(E2<>""; E2; D2), pour qu’une promotion en cours de campagne l’emporte sur l’ancien titre sans que le modèle ne contienne jamais de logique de promotion. Et full_name (Y) : =B2&" "&C2 recopiée vers le bas, pour que le nom atterrisse dans les cellules de titre comme un seul espace réservé sur cellule entière.

La colonne manager_comments paie avant même qu’un document n’existe : 240 commentaires lus sur un seul écran en une seule fois, et les cellules vides sont votre liste de relance.

Une sentinelle a sa place dans l’export avant le chargement : la colonne check (X), =SI(NB.VIDE(K2:M2)>0; "INCOMPLET"; "") recopiée vers le bas, filtrée jusqu’à zéro résultat avant de générer. La ligne pour laquelle elle existe est la recrue notée sur deux catégories sur trois.

Les noms à tirets bas gardent les espaces réservés en ligne fonctionnels (Bonjour @first_name,) dans les fichiers générés ; les espaces réservés sur cellule entière acceptent les espaces, et ce sont eux que l’aperçu en direct de l’éditeur résout, alors donnez sa propre cellule à chaque champ que vous voulez surveiller. La détection d’en-tête scanne les 15 premières lignes avec une bannière « Modifier », et l’export peut aussi vivre dans un fichier séparé (.xlsx, .csv, .ods entre autres) ou une Google Sheet via OAuth, un instantané au moment de la connexion (resélectionnez pour rafraîchir). Assembler l’export depuis le SIRH est un travail côté entrée ; une comparaison avec Power Query arrivera plus tard dans cette série.

Téléchargez cette construction. performance-review-template.xlsx est le classeur que cet article décrit : l’export de 240 lignes avec Jonas Weiss à la ligne 118, les modèles de synthèse et de lettre, et l’arithmétique du score déjà câblée. Gratuit, sans inscription. Un lancement ne lit qu’une seule feuille comme source de données, et le fichier est livré avec la feuille de données en première position : chargez-le tel quel et c’est déjà la feuille depuis laquelle il fusionne. Collez votre propre export par-dessus le moment venu ; les modèles ne changent pas. Les adresses d’exemple utilisent example.com ; les libellés et les données d’exemple sont en anglais, et Excel affiche automatiquement les formules en français.

Deux erreurs auxquelles la phase documentaire ne survit pas

La première est la feuille de tout l’effectif. Un supérieur veut envoyer à une personne ses propres chiffres et joint le classeur entier. Les collègues comparent en quelques minutes, et le rappel du message échoue. L’e-mail mal adressé figure parmi les types de violation les plus fréquemment signalés au régulateur britannique, et la mauvaise pièce jointe de tableur est un motif récurrent des rapports d’incident.

La deuxième est le décalage d’une ligne. Quelque part dans une boucle copier-coller de 240 passages, un faux mouvement colle les notes de la ligne 118 dans le document de la ligne 119. Personne ne le remarque à l’envoi. Cela ressort quand deux salariés comparent leurs courriers, et il n’existe de sortie élégante ni pour les chiffres ni pour la conversation.

La réponse est la structure, pas la vigilance. Vérifier deux fois ne passe pas à l’échelle de 240. Un document généré depuis la ligne 118 contient la ligne 118 et rien d’autre, parce que la liste du personnel n’y a jamais été. L’argument général est dans cinq propriétés que seul un fichier possède ; les RH sont le public pour qui la restriction par construction n’est pas une propriété mais la définition du poste.

La mécanique qui rend cela vrai : la feuille de données est exclue de la sortie d’un clic droit, le classeur maître ne quitte jamais les RH, les documents des salariés partent en PDF, et un mot de passe par fichier peut être appliqué au lancement (un même mot de passe pour tout le lancement).

Deux réalités restent les vôtres, pas celles de l’outil : l’approbation des critères d’évaluation par les instances représentatives du personnel, et la discipline des demandes d’accès aux données. Une sortie à un salarié par document rend d’ailleurs la demande d’accès propre à satisfaire, parce qu’il n’y a aucune donnée de tiers à caviarder dans le fichier.

Le traitement des données, une fois pour toutes : les fichiers sont traités dans des centres de données de l’UE et chiffrés en transit et au repos ; MailMergic est conforme au RGPD et au CCPA, les fichiers ne servent jamais à entraîner des IA, et la rétention est configurable de 1 à 180 jours (confidentialité).

La synthèse d’évaluation, construite en entier

La cible est une page en portrait qui se lit comme le formulaire que vous utilisez déjà, sauf que chaque cellule variable est un champ de fusion. C’est l’exemplaire type de la famille : la lettre d’augmentation réutilise plus loin tout ce qui est construit ici, sauf les colonnes qu’elle lit. Réglez la page tôt : mise en page par feuille et zone d’impression depuis l’onglet de ruban « Paramètres d’impression », pour que le PDF soit une page propre par salarié.

Le modèle de synthèse d’évaluation, cellule par cellule

Le bloc d’en-tête : @full_name en titre, résolu sur la feuille de données par la colonne calculée pour que le nom reste un seul espace réservé sur cellule entière, puis @title_shown, @department, @review_period, et une ligne de contexte nommant @manager_name.

Le tableau des catégories : C6, C7 et C8 contiennent @results_rating, @competencies_rating et @collaboration_rating. La colonne A porte les libellés de catégorie et vos textes d’ancrage de 1 à 5. D6:D8 impriment les pondérations en texte statique, 40 %, 35 %, 25 %, pour que l’arithmétique figure sur la page que le salarié lit.

Les champs de prose, @manager_comments et @development_goal, vivent dans des cellules avec renvoi à la ligne, combinées via « Fusionner et centrer » d’Excel, dimensionnées pour le paragraphe le plus long de la colonne ; la section aperçu retrouvera ce paragraphe. La ligne d’ancienneté utilise hire_date, pour qu’une évaluation sur période partielle nomme sa vraie fenêtre. Les lignes de signature et de date restent statiques. Taper @ ouvre le sélecteur de colonnes filtré ; la mécanique de l’éditeur reste dans le guide complet.

Le score global pondéré en arithmétique simple

C9 calcule le score :

=ARRONDI(C6*0,4 + C7*0,35 + C8*0,25; 1)

Résultats 40 pour cent, compétences 35, collaboration 25. Les pondérations doivent totaliser 1 ; une coquille 0,4/0,35/0,3 gonfle chaque score de l’entreprise de la même marge invisible.

Pour Jonas Weiss, l’arithmétique donne 1,6 + 1,05 + 0,875 = 3,525, et ARRONDI à une décimale donne 3,5. Le score est un résultat expliqué que le salarié peut vérifier contre les pondérations imprimées à côté, pas un verdict venu de nulle part.

L’arithmétique simple est un choix délibéré : transparente pour qui hérite du modèle, vérifiable en cas de litige, et pleinement sur le chemin de recalcul documenté. Des formes plus denses de la même pondération en une seule cellule existent ; tout ce qui dépasse l’arithmétique simple mérite un test sur une ligne avant le lot.

Un piège que l’arithmétique cache : une cellule vide s’évalue à 0, si bien qu’un salarié noté 4, 4, et pas encore noté sur la collaboration imprime en silence un 3,0 plausible. Le remède vit dans les données, avant qu’aucun fichier n’existe : la sentinelle INCOMPLET de la section schéma. Une attente côté éditeur : avant toute substitution de ligne, C6:C8 contiennent le texte littéral @, C9 affiche donc une erreur plutôt qu’un score ; une arithmétique sur du texte d’espace réservé n’a rien à calculer. Faites avancer l’aperçu flottant « Ligne N sur M » et elle se résout salarié par salarié.

Libellés de niveau et mise en forme qui voyagent

La cellule de niveau C10 utilise des SI imbriqués, qui figurent sur la liste de recalcul :

=SI(C9>=4,5; "Exceptionnel"; SI(C9>=3,5; "Conforme aux attentes"; SI(C9>=2,5; "En progression"; "En deçà des attentes")))

Les seuils sont des espaces réservés pour les ancres de votre échelle ; 3,5 atterrit sur Conforme aux attentes. N’utilisez pas de RECHERCHEV vers une feuille de niveaux séparée et exclue ; ce qu’une recherche vers une feuille exclue affiche dans un fichier livré est exactement la question à laquelle cette série ne présume jamais de réponse.

Le partage côté mise en forme : une échelle de couleurs ou un jeu d’icônes sur les trois cellules de catégorie est documenté comme reporté, et une mise en avant des scores faibles a sa place sur la cellule du score global elle-même, en règle sur valeur de cellule (inférieur à 2,5), le type documenté ; une règle à formule teintant un bloc entier ne figure pas sur la liste de préservation. Les formats de nombre se règlent une fois et s’appliquent 240 fois : une décimale sur les notes pour que 3,5 s’imprime 3,5, un format de date sur la ligne d’ancienneté. La liste complète de ce qui est préservé est dans le guide de référence.

Prévisualisez les salariés qui cassent le lot

Ne prévisualisez pas seulement la ligne 1 ; la ligne 1 est le salarié autour duquel le modèle a été conçu. Faites avancer l’aperçu flottant « Ligne N sur M » jusqu’aux lignes qui cassent les lots d’évaluation :

• Jonas Weiss, ligne 118, embauché le 9 mars. La ligne d’ancienneté doit nommer la période partielle, et la ligne de la campagne précédente doit lire le vide comme « Première campagne », pas comme 0. Le garde-fou est une cellule du modèle contenant =SI(C11=""; "Première campagne"; C11), avec @prior_score garé dans la cellule auxiliaire C11, hors de la zone d’impression.
• Aline Castro, promue en cours de campagne. Son titre se résout une fois sur la feuille de données (title_shown), le modèle n’a donc besoin d’aucune logique de promotion. L’aperçu ne fait que le prouver.
• Le score global le plus bas de l’entreprise, un 1,9, délibérément sans nom. Les SI imbriqués doivent atterrir sur En deçà des attentes, la règle sur valeur de cellule appliquée au score doit réellement se déclencher (une règle qui ne se déclenche jamais ressemble trait pour trait à une règle cassée), et cette cellule de commentaires sera lue de plus près que toute autre du lot. C’est aussi, en général, le plus long paragraphe de manager_comments ; vérifiez ce que le bloc à renvoi à la ligne fait de 900 caractères.
• Le nom le plus long de l’effectif, un double nom de famille de 34 caractères. Le renvoi à la ligne de la cellule de titre et le nom de fichier doivent tous deux y survivre.
• Les deux salariés qui partagent un nom de famille. Deux Weiss dans 240 lignes est la norme, pas l’exception, et c’est pourquoi le motif de nom de fichier porte l’identifiant : Review_2026_@employee_id_@last_name.pdf devient Review_2026_E-1207_Weiss.pdf.

Terminez par le test sur une ligne : générez une synthèse et ouvrez-la exactement comme le manager le fera. Une minute environ, et il répond à la question de savoir si quelque chose s’affiche en #NOM? ou #VALEUR! et si la règle à formule est bien arrivée. Les macros sont supprimées au chargement ; tout calcul de score qui vit aujourd’hui en VBA passe donc d’abord dans des cellules.

La lettre d’augmentation : un second modèle sur les mêmes lignes

Rien ne change côté données. La lettre lit les colonnes que la synthèse n’a jamais touchées : current_salary, merit_pct, new_salary, effective_date.

La lettre est de la prose plus un petit bloc de chiffres. Les champs en ligne portent la prose : Bonjour @first_name, et une phrase nommant le nouveau salaire et @effective_date. Les cellules en ligne se substituent à la génération, alors lisez-les dans le test sur une ligne ; l’aperçu en direct résout les espaces réservés sur cellule entière, et c’est là que le bloc de chiffres justifie sa place. Les conventions de la lettre d’augmentation sont peu coûteuses à suivre avec des champs de fusion : énoncer le changement clairement, nommer la date d’effet. Le bloc de chiffres affiche le salaire actuel 61 800 depuis @current_salary, le nouveau salaire 64 300 depuis @new_salary, et une ligne d’augmentation =C14-C13, une soustraction dans le modèle, qui imprime 2 500. Un format de nombre monétaire réglé une fois s’imprime correctement dans les 214 lettres.

Le calcul vit là où vit la validation : la revue de rémunération a validé un nombre, pas une formule, new_salary se résout donc sur la feuille de données et la trace de validation reste dans une seule colonne vérifiable. La lettre et la synthèse ne peuvent jamais se contredire, parce que toutes deux ont été construites depuis la même ligne.

Le lot est le jeu de lignes : un fichier par ligne. 214 lignes sur 240 portent une augmentation, le lancement des lettres utilise donc une source de lignes ne contenant que ces lignes, en pratique une copie filtrée de la feuille de données. Les 26 lignes sans changement reçoivent soit un courrier sans augmentation depuis le même modèle, soit restent hors du lot ; tranchez, et ne laissez pas le hasard décider.

La convention de remise : le manager annonce l’augmentation dans un entretien privé ; la lettre suit vers le dossier du salarié. Et le quatrième membre de la famille tient en une phrase : un relevé de rémunération globale suit le même schéma, le salaire restant en C13, la retraite, la prime et les avantages prenant C15, C16 et C17, et une simple somme (=C13+C15+C16+C17) les totalisant. Lettre d’augmentation, avis de salaire, relevé de rémunération globale : des noms différents, la même ligne.

Le dossier d’évaluation : tous les livrables dans un fichier par salarié

Le terme est employé partout et défini nulle part, alors voici la définition : un dossier d’évaluation est tout ce qu’un salarié emporte de la campagne dans un seul fichier. La page de synthèse plus la page de lettre d’augmentation, plus une feuille d’objectifs si vous en tenez une. Un salarié, un fichier. C’est toute la définition.

Les modèles sont des feuilles, le dossier est donc un modèle multifeuilles. Une feuille Synthèse et une feuille Lettre dans un même classeur produisent une sortie en deux parties par ligne, et la mise en page par feuille garde chaque partie sur sa propre page. La construction de fin de mois expédie trois feuilles par région avec la même mécanique.

Les bascules de feuilles font servir un seul classeur à chaque lancement : un clic droit choisit quelles feuilles modèles sont rendues cette fois. Synthèse seule en semaine de communication, lettre seule après validation, le dossier complet pour l’archivage. La limite honnête : la sélection des feuilles vaut par lancement, pas par ligne. Chaque ligne d’un lancement reçoit les mêmes feuilles.

Ce qu’un dossier n’est pas, dit avant que quiconque ne le demande : un recueil par manager. Un fichier ne contient jamais deux salariés. L’option de PDF combiné unique rend tous les enregistrements dans un seul document (PDF uniquement) et est un artefact de relecture interne pour les RH, jamais un fichier de distribution.

Le choix du format : les documents des salariés partent en PDF ; la construction des grilles tarifaires porte l’argument général PDF ou classeur. Si un .xlsx doit un jour partir, la même discipline du test sur une ligne s’applique, et rien ici ne présume de ce que les références vers une feuille exclue affichent dans un classeur livré. Le classement est mécanique : Packet_2026_@employee_id_@last_name.pdf se dépose dans le dossier documentaire SIRH de chaque salarié, et le ZIP se trie par identifiant.

La livraison aux managers : huit collaborateurs, huit fichiers

Le routage est une décision de colonne. Définissez manager_email comme colonne de destinataires et chaque synthèse part vers le manager qui mène l’entretien. La pièce jointe vient de la même ligne que celle qui l’a construite, personne ne choisit donc jamais un fichier parmi 240 à la main ; le mode d’échec de la mauvaise pièce jointe, celui de la section des deux erreurs, est fermé structurellement.

L’arithmétique honnête, avant que vous ne posiez la question : Priya Nair a huit collaborateurs directs, huit lignes portent donc son adresse, et elle reçoit huit e-mails, chacun avec un PDF restreint. Il n’existe pas de fichier consolidé par manager. Huit collaborateurs, cela veut dire huit fichiers. La forme est défendable pour une raison exactement : chaque fichier se transfère vers son propre entretien individuel sans toucher aux sept autres. Un recueil consolidé reconstruirait exactement l’exposition que cette construction existe pour supprimer.

Rendez les huit e-mails utilisables : l’objet porte des champs de fusion (Synthèse d'évaluation : @first_name @last_name, campagne annuelle 2026), la boîte de réception d’un manager se lit donc comme une check-list d’entretiens à planifier.

Deux lancements, une seule configuration : le lancement 1 part vers les managers avant la semaine d’entretiens ; le lancement 2, après signature, bascule la colonne de destinataires vers employee_email, ou renonce entièrement à l’envoi et archive le ZIP.

Les accusés de réception font de l’envoi un rituel : livraisons, ouvertures et rebonds atterrissent par destinataire dans un tableau de bord. La liste des non-ouverts du jeudi est la liste de relance des managers. Un rebond est le manager parti que l’export a manqué, détecté au premier jour plutôt que dans un couloir le jour de l’entretien. L’envoi depuis votre propre domaine est une fonctionnalité des plans payants.

La note qui change après le verrouillage

Cela arrive à chaque campagne. Un recours atterrit le mardi de la semaine d’entretiens, et un directeur remonte la note de résultats d’un salarié de 2 à 3.

La correction tient en une cellule : modifiez results_rating dans cette ligne. Le score global recalcule de 3,2 à 3,6, et le libellé bascule de lui-même de En progression à Conforme aux attentes, parce que le libellé lit le score et que le score lit les notes.

Puis régénérez : une relance complète prend environ une minute, et si vous ne voulez que le fichier corrigé, une copie filtrée à une ligne de la feuille de données sert de source de lignes. Le motif de nom de fichier produit le nom identique, le fichier corrigé remplace donc le fichier périmé partout où il était classé. La régénération remplace le renvoi.

Côté audit : la correction existe à exactement un endroit, la feuille de données, avant d’exister dans un quelconque document. Un dossier de 240 copies retouchées à la main n’apprend jamais les corrections. Le classeur, toujours.

Le Mac, la macro et la campagne suivante

La version VBA de ce flux exact est le flux de travail 3 du guide sans VBA : la macro qui ne fonctionne pas sur Office pour Mac, si bien que la directrice RH emprunte une machine Windows une fois par trimestre. La version navigateur met le rituel à la retraite : n’importe quel système, rien à installer. La migration prend 2 à 4 heures, tests compris ; le premier publipostage prend environ cinq minutes ; les relances, environ une minute.

Le rythme de la campagne, compressé :

• Exporter. Le jour du verrouillage des notes : tirez l’export et recopiez vers le bas les colonnes calculées.
• Balayer. Lisez la colonne de commentaires sur un seul écran ; relancez les vides.
• Prévisualiser. Parcourez les cinq lignes difficiles ; lancez le test sur une ligne sur le score le plus bas.
• Générer et envoyer. Contrôlez deux fichiers par sondage contre la feuille de données, envoyez le lancement 1, guettez le rebond.
• Suivre. Relancez les non-ouverts ; traitez le recours avec une cellule et une relance.

La campagne suivante est un collage, pas une reconstruction : nouvel export dans la feuille de données, une recopie vers le bas sur review_period, relance. Le modèle est un travail terminé de la campagne précédente ; résistez à l’envie de le redessiner en pleine campagne. Et une chose ne change jamais : rien ne tourne sans surveillance. La configuration est conservée, le rythme est donc coller, prévisualiser, lancer, et l’envoi tient en un clic.

L’intendance : un crédit par ligne générée, 240 synthèses coûtent donc 240 crédits par lancement, et le plan gratuit couvre un vrai lot pilote (tarifs). Les limites de 25 Mo et de 100 000 lignes sont hors de portée, et la génération rend la plupart des points de la check-list avant envoi vrais par construction.

Foire aux questions

Q : Comment générer un document d’entretien annuel pour chaque salarié depuis un seul fichier Excel ?

R : Conservez une ligne par salarié et un modèle dont les cellules variables sont des champs de fusion @colonne. Un lancement de publipostage génère un fichier restreint par ligne, nommé depuis vos colonnes, téléchargé en ZIP. 240 lignes produisent 240 documents en un seul lancement.

Q : Comment calculer un score global pondéré à partir de notes par catégorie dans Excel ?

R : De l’arithmétique simple : =ARRONDI(C6*0,4 + C7*0,35 + C8*0,25; 1) pour une pondération 40/35/25. Vérifiez que les pondérations totalisent 1, et traitez les formes plus denses en une seule cellule comme des candidates au test sur une ligne avant un lot.

Q : Comment empêcher les salariés de voir les notes des autres quand j’envoie les documents d’évaluation ?

R : Générez chaque document depuis la ligne de ce salarié avec la feuille de données exclue de la sortie, et tirez l’adresse du destinataire de la même ligne. Masquer des lignes ou filtrer un classeur partagé n’est pas du caviardage ; un fichier généré n’a jamais contenu les données de quelqu’un d’autre.

Q : Un manager peut-il recevoir un seul fichier combiné avec les évaluations de tous ses collaborateurs directs ?

R : Non. Le moteur de fusion génère un fichier par ligne, huit collaborateurs directs signifient donc huit fichiers, chacun routable vers l’adresse du manager depuis sa propre ligne. L’option de PDF combiné rend tous les enregistrements dans un seul document interne et n’est pas un recueil par manager.

Q : Un salarié peut-il demander une copie de son évaluation au titre du RGPD ?

R : En général oui, et les réponses doivent caviarder les données de tiers. Cette obligation est la vôtre, pas celle de l’outil, mais un document qui n’a jamais contenu que la ligne d’un seul salarié n’a aucune donnée de collègue à caviarder, ce qui rend la demande propre à satisfaire.

Q : Comment créer des lettres d’augmentation depuis le même tableur que les évaluations ?

R : Ajoutez un second modèle qui lit les colonnes de salaire : @current_salary, @new_salary (résolue sur la feuille de données), @effective_date. Lancez-le contre les lignes qui portent une augmentation. Lettre et synthèse viennent de la même ligne, elles ne peuvent donc jamais se contredire.

Q : Que contient un dossier d’évaluation de salarié ?

R : Tout ce qu’un salarié emporte de la campagne, dans un seul fichier : la synthèse d’évaluation, la lettre d’augmentation, et une feuille d’objectifs si vous en tenez une. Mécaniquement, c’est un modèle multifeuilles produisant un PDF en plusieurs parties par salarié. Jamais un recueil par manager.

Q : Puis-je protéger par mot de passe les documents d’évaluation générés ?

R : Oui. La sortie PDF prend en charge un mot de passe par fichier, avec le même mot de passe pour tout le lancement. Traitez-le comme une protection de transport ; le contrôle premier est que chaque fichier a été généré depuis une ligne et n’a jamais contenu les données de quelqu’un d’autre.

Q : Ce flux fonctionne-t-il sur Mac, ou ai-je encore besoin de la machine Windows avec la macro ?

R : Il s’exécute dans le navigateur sur n’importe quel système, sans installation d’Office. La macro liée à Windows qui imposait le rituel trimestriel de la machine empruntée est exactement le flux que le guide sans VBA met à la retraite.

Q : Puis-je programmer l’envoi automatique des documents d’évaluation à la clôture de la campagne ?

R : Il n’y a pas de minuterie. La configuration est conservée, le rythme est donc : coller le nouvel export, relancer en une minute environ, et l’envoi tient en un clic. Si un envoi entièrement sans intervention est une exigence ferme, une plateforme de workflow est la réponse honnête, charge de surveillance comprise.

Un export en entrée, 240 documents en sortie

Le classeur du mardi soir devient chaque document que la campagne doit, sans jamais quitter les RH : les synthèses en semaine de communication, les lettres après validation, les dossiers vers l’archivage, chaque fichier restreint à un salarié parce qu’il a été construit depuis une ligne. La règle tient en une ligne : un export, un modèle par livrable, un fichier par salarié.

La première exécution prend environ cinq minutes sur le plan gratuit, avec votre propre export. C’est moins qu’un seul passage « Enregistrer sous » pour un seul salarié.

Générez vos documents d'évaluation →

Le mécanisme est nouveau pour vous ? Commencez par le guide complet. Vous remplacez la macro ? Le guide sans VBA parcourt la migration. Vous pesez les classes d’outils ? Lisez le guide de décision. La variante destinée aux clients est la construction des grilles tarifaires, et la variante finance est le pack de fin de mois. Le pas à pas sur les états locatifs par bien est en ligne : le guide de l’état locatif. Une analyse approfondie de la préservation des formules arrive dans cette série ; elle sera liée depuis ici dès sa publication.